Contoh Invoice Perorangan dan Cara Membuatnya dengan Mudah

Baru merintis usaha sendiri dan bingung cara bikin invoice? Ini contoh invoice perorangan yang bisa kamu tiru untuk tingkatkan kepercayaan pelanggan.

Sebagai pelaku usaha, meski terbilang cukup baru, kamu perlu mulai memahami cara membuat invoice. Tak perlu khawatir, ada banyak contoh invoice perorangan yang bisa kamu manfaatkan sebagai template untuk keperluan usahamu.

Mengapa setiap pelaku usaha, termasuk UMKM, perlu membuat dan memperhatikan invoice? Jawabannya tidak lain adalah untuk menjaga kelancaran dan mempertahankan serta mendorong perkembangan bisnis dalam jangka panjang.

Hal ini karena invoice membantu kamu untuk melacak transaksi yang terjadi sehingga pencatatan keuangan usaha pun akurat. Selain itu, invoice juga kamu perlukan untuk keperluan perpajakan, pemantauan stok, hingga menjaga dan meningkatkan kredibilitas.

Perbedaan Invoice Perorangan dan Perusahaan

Pada dasarnya invoice adalah surat penagihan yang dibuat dan dikeluarkan oleh pihak penjual, lalu diberikan kepada pelanggan setelah pihak penjual memenuhi pesanan pelanggan.

Sebuah invoice memuat detail produk, baik barang maupun jasa, harga, jumlah produk yang ditransaksikan, dan beberapa rincian terkait transaksi lainnya. Dokumen yang terlihat simpel ini pun akan menjadi bukti transaksi yang dimiliki oleh pihak pembeli maupun penjual.

Berdasarkan pihak yang mengeluarkan, ada dua jenis invoice yang dikenal: invoice perorangan dan invoice perusahaan. Apa perbedaan keduanya?

Seperti namanya, invoice perorangan adalah invoice yang dikeluarkan oleh suatu entitas bisnis secara individu. Seperti contoh adalah para freelancer atau pemilik usaha (umumnya UMKM) yang menjual produknya baik barang maupun jasa secara mandiri.

Sementara itu invoice perusahaan adalah invoice yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. Tentunya, klien yang memperoleh invoice ini bisa berupa sesama perusahaan maupun perorangan.

Kalau melihat lebih detail contoh invoice perorangan maupun perusahaan, kamu juga mungkin akan menemukan beberapa perbedaan lainnya yang cukup signifikan, seperti:

informasi tentang identitas bisnis
format dan kelengkapan rincian transaksi
keberadaan nomor pajak
kompleksitas

Hal-Hal yang Harus Ada di Invoice

Format invoice dapat dibuat sederhana sesuai kebutuhan. Namun, hal ini bukan berarti kamu dapat membuat aturan sendiri dengan mengabaikan dan tidak ikut menyertakan berbagai komponen penting dalam sebuah invoice seperti berikut ini.

1. Nomor Invoice

Nomor invoice merupakan sederet nomor unik dan dapat berupa gabungan angka dan huruf maupun hanya salah satunya sesuai ketetapan masing-masing entitas bisnis. Keberadaan nomor invoice sangat penting dalam membantu pengelolaan dan pelacakan transaksi.

2. Tanggal Invoice

Tanggal invoice lazimnya dibuat sesuai dengan transaksi yang terjadi. Tujuan adanya komponen ini adalah untuk memudahkan identifikasi waktu terjadinya transaksi.

3. Informasi Penjual

Informasi penjual biasanya ada di bagian paling atas seperti kop surat. Jika kamu memiliki logo bisnis, maka tambahkan untuk menambah nilai branding di mata pelanggan. Selain tiu, pastikan beberapa hal berikut juga tercatat:

Nama freelancer, UMKM, maupun perusahaan penyedia produk barang atau jasa
Alamat bisnis
Nomor telepon, e-mail, atau informasi terkait kanal komunikasi lainnya
Alamat freelancer, UMKM maupun perusahaan penyedia produk barang atau jasa
Nomor identifikasi pajak (jika diperlukan terutama untuk invoice perusahaan)
Informasi Pembeli

Umumnya model bisnis B2B penting untuk mengikutsertakan informasi ini ke dalam invoice yang digunakan. Walau begitu tak ada salahnya pelaku B2C juga menambahkan komponen ini dalam invoice.

4. Deskripsi Produk dan Transaksi

Kalau menemukan contoh invoice perorangan maupun perusahaan, kamu pasti akan menemukan bagian ini. Pasalnya, deskripsi produk dan transaksi boleh dibilang merupakan bagian utama dan terpenting dalam setiap invoice.

Adapun hal-hal yang termasuk di dalamnya adalah:

Daftar produk (barang maupun jasa)
Kuantitas produk
Harga satuan
Diskon (jika ada)
Total harga

Beberapa bisnis barangkali memerlukan beberapa informasi tambahan lainnya, seperti:

Besarnya pajak
Total biaya yang harus dibayar dengan pajak
Metode pembayaran
Batas waktu pembayaran
Syarat dan ketentuan lainnya
Tanda Pengenal

Bagian ini dapat diberikan paraf atau tanda tangan dari pihak penjual dan biasanya berada di bagian paling bawah lembar invoice. Kamu juga bisa menambahkan dengan membubuhkan stempel logo bisnis.

Contoh Invoice Perorangan

Sebagai gambaran, berikut adalah contoh invoice perorangan yang cukup simpel.

Kamu juga bisa download contoh invoice di atas dengan klik tautan ini

Cara Membuat Invoice Perorangan

Contoh invoice perorangan di atas dapat kamu jadikan sebagai templat maupun referensi dengan penyesuaian sesuai kebutuhan dan transaksi yang kamu lakukan.

Namun, jika masih bingung bagaimana membuatnya, berikut langkah-langkah yang bisa kamu siapkan,

1. Siapkan Tools Pendukung

Kamu bisa menggunakan beberapa tools mudah dan dasar untuk membuat invoice seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel. Bahkan Microsoft Word mempunyai beberapa templat khusus invoice yang bisa langsung kamu pakai.

Kalau nantinya kamu mengirim invoice ini dalam bentuk soft file, maka ekspor invoice dalam bentuk PDF sebelum memberikannya pada pelanggan. Pastikan kamu tetap membubuhkan setidaknya tanda tangan sebagai tanda pengenal.

2. Siapkan Informasi Pembeli

Pastikan kamu tahu siapa yang membeli produkmu, minimal nama, nomor kontak yang aktif dan dapat dihubungi, serta alamat. Hal ini juga untuk meminimalkan terjadinya pesanan fiktif yang bakal merugikanmu.

3. Siapkan Detail Transaksi

Periksa kembali apa saja yang dipesan oleh pelanggan. Pastikan bahwa kamu memiliki produk tersebut sehingga tak mengganggu transaksi nantinya dan mengecewakan pelanggan yang dapat merusak usahamu.

Masukkan seluruh pesanan ke dalam kolom-kolom yang tersedia dalam templat invoice yang kamu, mulai dari jening barang, kuantitas, harga per satuan, hingga harga total yang harus dibayarkan.

Kamu bisa menambahkan diskon jika memang memberikannya dan pastikan menyertakan pula total harga yang harus dibayarkan setelah diskon dan pajak jika ada. Tentunya, berikan detail diskon dan pajak agar tidak menimbulkan kebingungan.

Nah, itulah contoh invoice perorangan dan cara membuatnya. Selain invoice, kamu juga harus memahami pentingnya menyediakan sarana pembayaran yang nyaman bagi pelanggan. Untuk solusi yang satu ini, kamu dapat bergabung menjadi salah satu Juragan DOKU.

Juragan DOKU punya beragam fitur untuk mewujudkan hal tersebut. Misalnya fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.

Tidak ketinggalan, dengan bergabung menjadi member Juragan DOKU, kamu juga berkesempatan mendapat pelatihan bisnis gratis secara online yang dibimbing langsung oleh para mentor bisnis andal. Tentunya ini bisa menambah modal usaha pecel lele yang kamu jalankan dari sisi skill.Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di sini atau unduh aplikasinya secara gratis di website ini, atau bisa juga melalui smartphone di Play Store maupun App Store. Pakai Juragan DOKU, usaha pasti makin gencar.