DOKU
Piutang usaha adalah salah satu hal yang tidak terhindarkan dalam bisnis. Pahami pengertian, jenis, dan cara mengelolanya di sini!
Selain kewajiban berupa hutang usaha, setiap bisnis yang melayani penjualan kredit tentunya juga punya aset di kategori piutang usaha. Meski lumrah dimiliki, tetapi piutang usaha adalah aset yang belum sepenuhnya menjadi milik Anda. Ini karena bentuknya masih terutang.
Pemilik bisnis wajib memahami dan mengelola piutang dengan baik agar tidak mengganggu operasional maupun profit perusahaan.
Definisi Piutang Usaha
Piutang usaha adalah kategori aset lancar pada catatan keuangan perusahaan yang terjadi karena ada transaksi kredit. Artinya barang atau jasa sudah terjual dan dicatat sebagai pendapatan, namun uangnya masih belum dibayar oleh pelanggan.
Faktur penjualan atau faktur terutang biasanya menjadi acuan untuk piutang usaha. Selain data penjualan berupa nama barang, jumlah, dan nominal hutang, dalam faktur ini juga tercatat tanggal jatuh tempo. Ini adalah tanggal di mana pelanggan perlu melunasi atau membayar hutangnya pada perusahaan.
Jadi, secara umum piutang usaha di sisi perusahaan adalah utang bagi pelanggan. Lalu bagaimana pengaruh piutang usaha terhadap bisnis yang kamu kelola?
1. Risiko Kredit Macet
Piutang usaha memang termasuk dalam aset lancar. Namun, jumlah atau nominalnya masih berbentuk kredit atau terutang.
Perusahaan belum menerima dalam bentuk uang sehingga posisinya masih 50:50 untuk cash flow. Ketika piutang terbayar, maka kas bertambah. Sementara saat piutang tak tertagih, maka beban yang bertambah. Risiko inilah yang membuat beberapa perusahaan menghindari penjualan secara kredit.
2. Beban Transaksi Bertambah
Penjualan kredit atau piutang usaha mengharuskan Anda untuk membuat invoice dan mengirimnya ke pelanggan. Belum lagi ada proses untuk follow up ketika tagihan mendekati jatuh tempo. Ini akan menimbulkan biaya tambahan dibandingkan transaksi tunai.
3. Penjualan Meningkat
Di luar risiko tadi, penjualan kredit bisa meningkatkan volume penjualan secara keseluruhan. Artinya pendapatan juga akan meningkat sehingga keuntungan juga bertambah sehingga perusahaan lebih berkembang.
4. Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan Bertambah
Sementara itu, pemberian layanan kredit untuk proses pembelian juga dapat meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan. Pelanggan merasa dipercaya dan diberikan kemudahan untuk berbelanja.
Jenis-Jenis Piutang
Sama halnya dengan utang usaha, piutang juga terdiri dari beberapa jenis yang penggunaannya tidak sama. Ada piutang yang terkait dengan kegiatan operasional harian perusahaan, ada yang tidak. Berikut adalah penjelasan singkat mengenai jenis-jenis piutang:
1. Trade Receivable (Piutang Usaha)
Ini adalah tagihan perusahaan kepada pembeli atau pihak lain atas barang dan jasa yang diberikan. Rata-rata bisnis berjenis B2B menggunakan jenis piutang usaha ini.
Jadi, perusahaan menjual barang atau jasa secara kredit ke pelanggan dengan termin pembayaran tertentu. Selain bisa meningkatkan cash flow saat terbayar, piutang usaha juga sebagai cara untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
Biasanya, pelanggan dengan track record pembayaran yang bagus akan mendapat kredit melalui piutang usaha ini untuk membeli produk. Semakin baik track record, biasanya perusahaan berani memberikan kredit lebih besar.
2. Non Trade Receivable (Piutang Non Usaha)
Piutang jenis ini asalnya dari transaksi penjualan barang dan jasa yang tidak termasuk dalam aktivitas operasional perusahaan. Contoh paling mudah dari piutang non usaha adalah pinjaman dari perusahaan terhadap karyawan.
Biasanya beberapa perusahaan menyediakan layanan pinjaman atau kasbon untuk karyawannya. Selain itu, contoh lainnya adalah klaim asuransi yang belum cair atau terbayar.
3. Notes Receivable (Piutang Wesel)
Ini adalah surat perjanjian atau surat berharga dari kreditur kepada debitur. Surat ini menjadi bukti bahwa debitur perlu melakukan pembayaran dengan nominal tertentu sesuai dengan tanggal termin yang disepakati di awal perjanjian.
Berbeda dengan piutang lain, piutang wesel mengharuskan peminjam memberi jaminan. Jadi, ketika pinjaman tidak dilunasi maka jaminan akan diambil.
Melalui piutang wesel ini, perusahaan bisa memperoleh pendapatan tambahan dari bunga dan biaya administrasi. Dalam pencatatannya di laporan keuangan, pinjaman dengan termin lebih dari satu tahun akan masuk dalam kategori piutang jangka panjang.
Read more: Patut Dicoba! 5 Sumber Modal Usaha Tanpa Utang
Cara Mengelola Piutang yang Efektif
Menurut ACA (Association of Credit and Collection Professionals) sistem manajemen piutang usaha dalam perusahaan yang dikelola dengan baik bisa meningkatkan rasio penagihan sampai 27%. Hal inilah yang seharusnya membuat setiap perusahaan mengelola piutangnya dengan baik.
Anda bisa mengikuti cara-cara di bawah ini untuk pengelolaan yang lebih efektif dan efisien:
1. Buat Kebijakan Kredit yang Tepat
Mengelola piutang usaha dengan tepat bisa Anda mulai melalui pembuatan kebijakan yang tepat. Contohnya adalah penetapan jangka waktu pembayaran, jumlah minimal pembelian, hingga prosedur penagihan.
Saat aturan-aturan terkait penjualan kredit atau piutang usaha dibuat dengan sebaik mungkin, maka ini bisa membantu mengurangi risiko piutang tidak tertagih. Staff perusahaan yang bertugas di divisi penjualan dan penagihan juga bisa lebih optimal dalam bekerja.
2. Buat Daftar Kredibilitas Pelanggan
Sebaiknya perusahaan membuat daftar pelanggan yang diperbolehkan melakukan pembelian kredit. Daftar ini bisa membantu mengurangi resiko kredit macet karena piutang tidak tertagih.
Indikatornya bisa Anda lihat dari riwayat pembayaran pelanggan dan juga durasi waktu pelanggan menjadi pembeli di perusahaan.
3. Fokus atau Utamakan Penjualan Tunai
Piutang tak tertagih bisa mengganggu bisnis cash flow perusahaan. Apalagi jika jumlahnya besar. Anda bisa mengurangi risiko ini dengan meniadakan penjualan kredit.
Fokus saja pada penjualan tunai agar pendapatan dan kas bertambah di waktu yang sama. Risikonya, jumlah pelanggan mungkin tidak sebanyak perusahaan yang memberlakukan penjualan kredit. Ini karena tidak sedikit pelanggan yang tertarik membeli tanpa modal terlebih dahulu.
4. Arsipkan Bukti Piutang dengan Baik
Pencatatan dan pengarsipan menjadi dua hal penting dalam pengelolaan keuangan, khususnya penjualan kredit. Dalam transaksi ini, perusahaan sudah kehilangan barang atau jasa yang berpindah tangan ke pembeli. Namun, hasil penjualan masih berbentuk piutang, bukan uang tunai.
Untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan seperti pelanggan yang kabur atau counter attack tidak melakukan pembelian, maka perusahaan perlu bukti. Bukti ini bisa diperoleh dari faktur penjualan, surat perjanjian, dan lain sebagainya. Pastikan untuk mengarsip dan menyimpan bukti piutang dalam beberapa salinan.
5. Buat Alur Penjualan Kredit yang Jelas
Transaksi penjualan kredit perlu dilakukan dalam alur yang jelas untuk meminimalisir kesalahan seperti salah harga, salah kirim, atau tagihan yang berbeda. Alur yang jelas juga bisa membantu karyawan untuk menjalankan tugasnya dengan mudah.
Misalkan pelanggan A melakukan pembelian kredit dan tanggal jatuh tempo akhir bulan ini. Dua minggu sebelum jatuh tempo, perusahaan bisa mengingatkan sehingga resiko piutang terbayar lebih besar.
Kamu memiliki bisnis yang sedang berkembang atau ingin memulai bisnis baru? Persiapkan bisnis lebih matang di era digital seperti saat ini dengan bergabung bersama Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!
Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR, atau donwload Aplikasi Juragan DOKU yang bisa terima pembayaran dalam satu aplikasi.
Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu donwload via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini.
Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, gabung dengan DOKU, Sekarang!