Minimalisasi Kecurangan, Pebisnis Wajib Tahu Apa Itu Stock Opname

Stock opname atau inventarisasi stok sangatlah penting dalam manajemen penyediaan. Artikel ini membahas apa itu stock opname, serta cara dan tips melakukannya.

Dalam industri perdagangan, ketersediaan stok menjadi hal krusial yang perlu diketahui. Agar terhindar dari berbagai risiko, termasuk kecurangan, penting dilakukan pengecekan silang. Di antara hal yang bisa dilakukan oleh pebisnis adalah stock opname. Melalui artikel ini, kamu akan mengetahui apa itu stock opname, berikut cara dan tips melakukannya.

Apa Itu Stock Opname: Tujuan dan Manfaat

Stock opname adalah proses pengecekan stok barang di gudang dan membandingkannya dengan pencatatan di sistem atau buku administrasi. Di sini, dilakukan pencocokan antara pencatatan dengan realita di lapangan.

Tujuan utama dari pengecekan silang ini adalah untuk mengetahui keandalan dan keakuratan informasi stok di gudang. Proses ini penting dilakukan agar pencatatan benar-benar sesuai dan tidak ada manipulasi. Oleh karena itu, stock opname dilakukan oleh pihak auditor, yaitu pihak yang tidak terkait sama sekali dengan pihak pencatat maupun penjaga gudang.

Apabila terjadi ketidakcocokan antara pencatatan dengan realita stok di gudang, perlu dilakukan investigasi untuk mengetahui kebenarannya. Jika terjadi tindak kecurangan, hasil stock opname bisa menjadi data yang kuat.

Dilihat dari tujuan dan apa itu stock opname, dapatlah dirincikan manfaat pelaksanaan stock opname sebagai berikut:

1. Memastikan akurasi stok

Dengan melakukan stock opname secara rutin, kamu dapat memastikan bahwa stok di gudang sudah cocok dengan pencatatan. Sebaliknya, petugas auditor juga bisa menilai apakah pencatatan telah dilakukan dengan saksama. Dari aktivitas ini, kamu bisa menganalisis kecukupan stok. Bisnis pun bisa terhindar dari kerugian, baik dikarenakan stok yang kurang ataupun berlebih.

2. Mendeteksi kebocoran atau kerugian

Jika terdapat perbedaan antara stok di gudang dengan pencatatan di sistem, kamu bisa segera mengetahuinya. Informasi ini akan membantumu mengambil langkah berikutnya. Misalnya, dengan mencari penyebab perbedaan. Di antara kemungkinannya, barang hilang atau rusak. Bisa juga perbedaan terjadi karena kesalahan pencatatan.

Mengetahui ketidaksesuaian stok sejak dini akan membantu menghindari kerugian yang besar. Apabila ketidakcocokan terjadi karena kesalahan pencatatan, data bisa lekas diperbaiki. Jika terjadi tindak kejahatan, tindak lanjut bisa dilakukan dengan segera.

3. Meningkatkan efisiensi operasional

Ketika stok diketahui secara akurat, tidak akan terjadi kekurangan ataupun penumpukan barang. Kekurangan stok dapat membuatmu kelabakan karena tidak dapat memenuhi pesanan yang masuk. Sementara itu, kelebihan stok dapat menambah beban perawatan dan pemasaran yang ditanggung. Oleh karena itu, akurasi stok dapat membuat operasional bisnis menjadi lebih efisien. Kerugian pun akan lebih mudah dihindari.

4. Memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan

Apabila stok barang di gudang akurat, kamu akan lebih mudah melakukan analisis dan perencanaan bisnis. Sebagai contoh, akan lebih mudah bagimu untuk mengetahui produk yang laris ketika stok barang sesuai dengan pencatatan. Dengan demikian, kamu akan lebih tepat dalam merencanakan pengadaan barang dan memutuskan manajemen stok yang baik.

5. Memastikan kepuasan pelanggan

Kesesuaian stok dengan pencatatan juga berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan. Bayangkan jika pelanggan memesan produk yang berstatus “tersedia” di toko online. Padahal, kenyataan di gudang, produk tersebut sudah habis. Hal tersebut tentu dapat mengecewakan pelanggan.

Cara Melakukan Stock Opname

Stock opname dapat dilakukan oleh auditor dari luar perusahaan atau kamu sebagai pemilik bisnis. Gambaran yang lebih jelas tentang cara melakukan stock opname dapat dilihat dengan mengikuti tujuh langkah di bawah ini.

1. Merencanakan Stock Opname

Rencanakanlah kapan stock opname dilakukan. Selanjutnya, datalah seluruh peralatan yang diperlukan dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan. Apabila hendak melaksanakan stock opname, pastikan bahwa seluruh karyawan sudah diberi tahu. Pastikan mereka telah memahami apa itu stock opname. Dengan demikian, seluruh karyawan dapat diajak berkoordinasi saat opname terjadi.

2. Menentukan Metode Stock Opname

Stock opname bisa dilakukan secara manual, pencatatan otomatis, ataupun memanfaatkan barcode. Pilihlah metode yang sesuai dengan bisnismu. Semakin banyak jenis produk yang tersedia di gudang, teknologi akan semakin diperlukan.

3. Identifikasi dan Klasifikasi Barang

Tentukanlah barang-barang apa saja yang akan dihitung. Selanjutnya, kelompokkanlah barang-barang yang sejenis dalam satu grup. Metode ini akan memudahkan petugas untuk menghitung barang sesuai jenis produknya.

4. Menghitung Stok di Gudang

Hitunglah setiap produk yang tersedia di gudang. Jangan lupa untuk selalu mencatatnya, ya! Pastikan untuk selalu teliti saat melakukan perhitungan.

5. Mencocokkan Stok Gudang dengan Administrasi

Setelah jumlah stok di gudang dihitung dengan teliti, cocokkanlah hasilnya dengan catatan pada sistem administrasi. Jika terjadi perbedaan, lakukanlah investigasi untuk menemukan penyebabnya.

6. Membuat Laporan

Setelah stock opname selesai, buatlah laporan terperinci tentang hasil perhitungan. Laporan harus meliputi nama barang beserta jumlahnya secara fisik, perbedaan yang terjadi antara stok fisik dan pencatatan administrasi, penjelasan mengapa perbedaan tersebut dapat terjadi, serta tindak lanjut yang dilakukan untuk menyelesaikannya.

7. Mengoreksi Data

Setelah melakukan stock opname dan melaporkan hasilnya, koreksilah data pada sistem administrasi agar cocok dengan kenyataan fisik di gudang. Dengan demikian, tidak ada lagi perbedaan antara perhitungan fisik dengan pencatatan administrasi.

Tips Saat Melakukan Stock Opname

Dari uraian di atas, dapat terlihat bahwa stock opname adalah proses penting dalam manajemen persediaan. Stock opname atau inventarisasi stok bertujuan untuk menghitung dan memastikan jumlah stok yang tersedia di gudang atau toko. Agar proses ini dapat dilakukan dengan baik, diperlukan beberapa tips yang dapat membantu memudahkan dan meningkatkan efektivitas stock opname. Beberapa tips yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut.

Mempersiapkan Stock Opname dengan Baik

Persiapkan peralatan, sumber daya manusia, dan penjadwalan dengan baik. Pastikan semua orang yang terlibat sudah memahami apa itu stock opname dan turut bersiap.

Memilih Waktu yang Tepat

Lakukanlah stock opname saat bisnis sepi atau stok mencukupi. Jangan lakukan stock opname saat bisnis sedang memberikan promo atau sedang sibuk.

Memilih Metode yang Sesuai

Kelompokkan barang-barang sesuai jenis atau kategorinya. Selanjutnya, pilih metode stock opname yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Melibatkan Seluruh Karyawan

Sosialisasiskan apa itu stock opname kepada seluruh karyawan dan libatkanlah mereka ketika melakukan stock opname. Dengan demikian, semua bisa saling berkoordinasi dan turut menyukseskan audit penting ini.

Cek dan Verifikasi

Saat melakukan pengecekan stok fisik, cek dan verifikasi setiap produk dengan saksama. Diperlukan ketekunan dan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan.

Memanfaatkan Teknologi

Gunakanlah teknologi yang sesuai dengan keadaan bisnismu. Jika produk-produkmu termasuk banyak, teknologi barcode bisa sangat membantu saat dilakukan stock opname. Apabila bisnismu sudah besar, otomatisasi bisa menjadi pilihan.

Mengevaluasi Hasil

Jangan lupa untuk mengevaluasi hasil stock opname dan memperbaiki kinerja atau sistem yang harus diperbaiki.

Kamu punya bisnis? Ingin Go Digital, jangkau calon pelanggan lebih luas dan omzet meningkat?

Ayo bergabung dengan Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!

Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR dan yang gak boleh dilewatkan, pelatihan online bisnis gratis yang nantinya akan dibimbing oleh para mentor bisnis yang handal!

Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu download via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini.

Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, Gabung jadi Juragan DOKU, Sekarang!