DOKU
Riset yang menunjukkan bahwa banyak invoice yang tidak dilunasi tepat waktu. Yuk, intip tips ini agar invoice pelunasan tepat waktu!
Dalam bisnis, pelunasan pembayaran untuk pembelian bahan baku, bahan penunjang, dsb. merupakan hal yang penting—terlebih bagi pihak yang menjual barang tersebut. Jika tidak dilunasi, maka perusahaan tersebut bisa mengalami kerugian karena pemasukannya berkurang.
Dari sisi pembeli, tidak melunasi tagihan bisa mengakibatkan perusahaan kamu dicap sebagai perusahaan yang tidak bonafide. Ke depannya, mungkin akan sulit untuk melakukan transaksi dengan pihak penjual tersebut.
Nah, sebagai penjual, kamu pasti menyadari bahwa tagihan yang tidak dilunasi merupakan hambatan besar bagi bisnis. Maka dari itu, penting untuk mempelajari bagaimana caranya agar invoice pelunasan bisa dilunasi oleh pembeli tepat waktu. Yuk, pelajari caranya di artikel berikut!
1. Susun Format Invoice dengan Sederhana dan Mudah Dipahami
Terkadang, pihak pembeli merasa enggan untuk segera melunasi invoice-nya karena isinya terlalu rumit dan susah dipahami. Akibatnya, mereka tidak tahu berapa jumlah yang harus dibayar dan ke mana pembayaran tersebut harus dilakukan.
Maka dari itu, sangat disarankan untuk membuat invoice secara sederhana namun jelas. Dalam artian, invoice tersebut memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk pelunasan. Misalnya seperti berapa jumlah yang harus dibayar, bagaimana cara pembayarannya, dan kapan waktu tenggatnya berakhir.
Read more: Contoh Invoice Sederhana dan Bagaimana Cara Membuatnya dengan Mudah
2. Sampaikan Invoice Penagihan kepada Orang yang Tepat
Dalam sebuah transaksi bisnis, mungkin invoice tidak langsung diterima oleh pihak keuangan yang memproses keluar-masuk dana perusahaan. Maka dari itu, pastikan orang yang menerima invoice tersebut kredibel dan memang bisa menyampaikan invoice tersebut ke pihak yang bertanggung jawab atas pelunasan.
Hal ini bisa membantu pelunasan tagihan agar selalu tepat waktu. Selain itu, melakukan hal ini juga meminimalisir kemungkinan invoice tidak diproses karena hilang.
3. Kirim Invoice Penagihan Secepatnya
Imbauan jangan suka menunda-nunda pekerjaan tampaknya juga berlaku pada saat pengiriman invoice. Jika memang tidak ada halangan tertentu untuk mengirim invoice, lebih baik lakukan secepatnya. Hal ini untuk mengantisipasi adanya pembayaran yang lambat atau kendala lain yang mungkin timbul ke depannya.
Dengan mengirim invoice penagihan secepatnya, pihak pembeli pun bisa menerima informasi tagihan dalam waktu yang cepat juga. Alhasil, mereka bisa memproses tagihan tersebut sesegera mungkin tanpa harus menunggu periode akuntansi selanjutnya. Kalau sudah begini, pembayaran lambat bisa dicegah, bukan?
Selain itu, dengan mengirim invoice penagihan dengan segera, pihak pembeli bisa memiliki waktu yang cukup untuk memproses dana yang ada dan mengalokasikannya untuk membayar tagihan. Jadi, pihak pembeli pun tidak perlu tergesa-gesa melakukan pembayaran tagihan.
4. Siasati dengan Mengatur Jatuh Tempo yang Lebih Awal
Selain dengan tiga cara di atas, kamu bisa mengatur jatuh tempo yang lebih awal. Tujuannya adalah supaya kamu bisa memiliki waktu cadangan apabila pembeli terlambat melakukan pembayaran lagi.
Selain dengan mengatur waktu jatuh tempo yang lebih awal, kamu juga bisa menawarkan benefit jika mereka melunasi tagihan sebelum waktu jatuh tempo. Dengan cara ini, pembeli pun akan termotivasi untuk menyelesaikan pelunasan lebih cepat.
Invoice pelunasan yang diselesaikan dalam waktu lebih cepat tentunya akan menguntungkan dua pihak. Dari sisi pembeli, utang usaha bisa segera diselesaikan. Dari sisi penjual, tagihan yang sudah lunas menandakan tidak ada pemasukan yang tertunda. Penjual pun bisa memutar kembali uang tersebut untuk membeli produk maupun untuk mengembangkan bisnis.
5. Berikan Pilihan Cara Pembayaran yang Fleksibel
Memberikan beberapa pilihan cara pembayaran juga menjadi salah satu trik mempercepat pembeli melunasi tagihannya. Memangnya, cara pembayaran seperti apa yang dimaksud?
Secara umum, ada dua pilihan cara pembayaran yang banyak digunakan suatu bisnis dalam melunasi tagihan, yaitu secara tunai maupun melalui transfer. Nah, supaya pembeli bisa bebas melakukan pembayaran menggunakan cara yang mereka inginkan, kamu perlu menyediakan beberapa opsi pembayaran yang bisa dipilih.
Sebagai contoh, kamu bisa menyediakan channel pembayaran melalui e-Wallet, cek, dsb. Dengan adanya keberagaman metode pembayaran, pembeli jadi merasa bebas untuk menentukan metode pembayaran yang ingin mereka gunakan.
6. Terapkan Sistem Benefit dan Denda
Sama seperti hukum yang menerapkan sistem sanksi, solusi agar invoice pelunasan bisa dilunasi tepat waktu adalah dengan menerapkan denda. Denda akan berlaku jika pihak pembeli terlambat melakukan pembayaran (baik separuh maupun semua dari total tagihan).
Di sisi lain, jika pelanggan berhasil melakukan pembayaran segera setelah invoice diterbitkan, kamu bisa mengucapkan rasa terima kasih dengan cara memberikan benefit kepada mereka. Misalnya dalam bentuk cashback, diskon, voucher, maupun hadiah fisik.
7. Kirimkan Reminder
Cara agar invoice pelunasan bisa dilunasi tepat waktu adalah dengan mengirimkan reminder berkala kepada pihak yang ditagih. Dengan demikian, mereka akan ingat kapan tagihan akan jatuh tempo.
Dalam memberikan informasi pengingat, kamu juga bisa mengabarkan adanya sistem denda untuk pembeli yang melakukan pelunasan tagihan secara terlambat. Ini bisa memotivasi mereka untuk melunasi tagihan lebih cepat.
8. Nyatakan dengan Tegas
Meskipun kamu menjalin hubungan yang baik dengan pihak pembeli, tagihan yang tidak dilunasi tepat waktu bakal menimbulkan permasalahan bagi kedua belah pihak. Maka dari itu, sebagai penjual, kamu berhak untuk menyatakan dengan tegas kapan jatuh tempo pelunasan tagihan.
Demikian juga jika pembeli terlambat melakukan pelunasan. Kamu memiliki hak untuk menagih uang tersebut secara paksa. Selain untuk menyelamatkan pendapatan perusahaan, secara tidak langsung kamu membantu pihak pembeli untuk mengurangi utang usaha.
9. Gunakan Aplikasi untuk Membuat Invoice
Terkadang, kamu jadi menunda pembuatan invoice dan mengirimkannya ke pembeli karena merasa pembuatan invoice rumit dilakukan. Padahal, jika kamu sudah memiliki template invoice pelunasan, pembuatan invoice bisa lebih mudah dilakukan.
Selain memiliki template yang bisa kamu ubah sesuai kebutuhan, kamu juga bisa menggunakan software khusus untuk membuat dokumen seperti invoice. Saat ini software/aplikasi semacam ini sudah banyak dijumpai sehingga kamu tinggal pilih saja software/aplikasi yang sesuai dengan budget dan kebutuhan.
Sama seperti pembuatan aplikasi menggunakan template, membuat invoice dengan menggunakan aplikasi bisa lebih cepat dilakukan. Format yang digunakan pun jadi sama dan kamu pun tidak perlu mengeceknya satu per satu.
Nah, itulah 9 cara agar invoice pelunasan bisa dilunasi oleh pelanggan tepat waktu. Semoga informasi di atas bermanfaat, ya!
Jangan lupa, kamu juga harus memahami pentingnya menyediakan sarana pembayaran yang nyaman bagi pelanggan. Untuk solusi yang satu ini, kamu dapat bergabung menjadi salah satu Juragan DOKU.
Juragan DOKU punya beragam fitur untuk mewujudkan hal tersebut. Misalnya fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.
Tidak ketinggalan, dengan bergabung menjadi member Juragan DOKU, kamu juga berkesempatan mendapat pelatihan bisnis gratis secara online yang dibimbing langsung oleh para mentor bisnis andal. Tentunya ini bisa menambah modal usaha pecel lele yang kamu jalankan dari sisi skill.Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di sini atau unduh aplikasinya secara gratis di website ini, atau bisa juga melalui smartphone di Play Store maupun App Store. Pakai Juragan DOKU, usaha pasti makin gencar.