14 Cara Follow up Customer Agar Cepat Closing

Table of Contents

Cara Follow up Customer – Setiap perusahaan tahu bahwa proses follow-up kepada calon customer adalah langkah penting yang tidak boleh diabaikan. Ketika seorang calon pelanggan menunjukkan minat pada produk atau layanan Anda, itu hanya langkah awal. Tanpa tindak lanjut yang tepat, peluang untuk mengubah minat tersebut menjadi pembelian bisa hilang begitu saja.

Menurut penelitian, sekitar 80% penjualan membutuhkan lebih dari lima follow-up sebelum akhirnya berhasil mencapai closing. Data ini menunjukkan bahwa banyak sales yang tidak melanjutkan komunikasi dengan cukup intensif, yang mengakibatkan peluang penjualan hilang. Selain itu, 50% penjualan terjadi setelah 5 percakapan lebih, dan 71% pelanggan yang dihubungi dalam waktu 24 jam lebih cenderung melakukan pembelian. Angka-angka ini menggarisbawahi betapa pentingnya melakukan follow-up yang teratur dan tepat waktu.

Follow-up bukan hanya tentang menghubungi calon customer sekali atau dua kali. Ini adalah proses berkelanjutan yang memerlukan pendekatan yang tepat untuk memastikan komunikasi tetap terbuka, relevan, dan tidak mengganggu. Dengan strategi follow-up yang efektif, Anda dapat membangun hubungan lebih kuat dengan calon pelanggan, mengatasi keraguan mereka, dan pada akhirnya mencapai closing yang diinginkan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas mengapa follow-up customer sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda, serta memberikan sembilan cara ampuh untuk melakukan follow-up hingga akhirnya mencapai closing.

Apa Itu Follow-Up Customer

Follow-up customer adalah proses penting untuk membangun hubungan yang berkelanjutan dengan calon pelanggan. Melalui komunikasi yang teratur—baik melalui telepon, email, atau pertemuan langsung—follow-up membantu calon pelanggan membuat keputusan pembelian yang lebih yakin.

Dengan strategi follow-up yang tepat, Anda tidak hanya meningkatkan peluang closing, tetapi juga menciptakan pengalaman positif yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih pesat.

Mengapa Follow-Up Customer Penting untuk Bisnis?

Follow-up adalah kunci untuk mengubah minat menjadi aksi. Sebagian besar calon pelanggan tidak akan langsung membeli setelah interaksi pertama. Tanpa tindak lanjut yang tepat, peluang untuk menutup penjualan bisa hilang, berikut adalah beberapa manfaat follow up customer:

1. Meningkatkan Peluang Penjualan

Follow-up yang tepat dapat meningkatkan peluang penutupan penjualan secara signifikan. Data menunjukkan bahwa 80% penjualan membutuhkan lebih dari 5 follow-up untuk dapat terwujud. Bahkan, dengan melakukan follow-up yang konsisten, peluang closing bisa meningkat hingga 60% lebih besar dibandingkan jika hanya menghubungi calon pelanggan sekali. Ini menggarisbawahi betapa pentingnya menjaga komunikasi dengan calon customer agar keputusan pembelian mereka lebih matang.

2. Menjaga Hubungan dengan Pelanggan Lama

Follow-up tidak hanya penting untuk prospek baru, tetapi juga untuk pelanggan lama. Komunikasi yang berkelanjutan dengan pelanggan lama dapat memperkuat loyalitas mereka terhadap bisnis Anda. Pelanggan yang merasa dihargai dan diperhatikan lebih cenderung untuk kembali membeli atau merekomendasikan produk Anda kepada orang lain. Dengan melakukan follow-up, Anda tidak hanya menjaga hubungan yang baik, tetapi juga membuka peluang untuk penjualan tambahan melalui upselling atau cross-selling.

3. Peningkatan Citra Bisnis

Komunikasi yang konsisten melalui follow-up juga berperan besar dalam memperkuat citra dan reputasi brand. Pelanggan yang merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik akan lebih cenderung berbicara positif tentang bisnis Anda, yang pada gilirannya dapat meningkatkan citra perusahaan secara keseluruhan. Selain itu, perusahaan yang aktif dalam berinteraksi dan merespons pelanggan dengan cepat cenderung dipandang lebih profesional dan dapat dipercaya.

4. Mengurangi Risiko Kehilangan Prospek

Menurut sebuah studi oleh The Rain Group, 50% penjualan terjadi setelah percakapan kelima. Banyak prospek yang hilang karena kurangnya follow-up yang tepat waktu dan efektif. Tanpa tindak lanjut yang memadai, prospek yang sebelumnya tertarik bisa beralih ke pesaing. Dengan follow-up yang cepat dan relevan, Anda dapat mengurangi risiko kehilangan peluang dan memastikan bahwa setiap prospek diberikan perhatian yang mereka butuhkan untuk memutuskan pembelian.

Berikut adalah 14 cara follow up customer agar cepat closing

**1. Manfaatkan Auto-reply untuk Meningkatkan Efisiensi**

Mengeluarkan sedikit dana untuk menggunakan platform auto-reply dapat membantu meningkatkan efisiensi. Dengan menggunakan akun berbayar dari berbagai layanan auto-reply, kamu bisa menjadwalkan pesan dari jauh hari sebelumnya. Salah satu penyedia auto-reply terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Dengan adanya fitur pengingat dan penyimpan data, serta integrasi dengan berbagai aplikasi populer, auto-reply Qontak dapat membantumu merespons pesan pelanggan dari berbagai kanal komunikasi secara otomatis.

2. Tindak Lanjuti dengan Cepat dan Tidak Terlalu Sering

Setiap orang mempunyai kesibukannya masing-masing dan dapat melupakan kamu dengan mudah. Oleh karena itu, jangan pernah menunda follow up. Ini adalah cara follow up customer terbaik agar kamu tetap terhubung dengan pelanggan. Namun, tidak perlu melakukan follow up setiap hari pada klien yang sama karena dapat membuat mereka risih. Berikan jeda selama dua hari atau seminggu, paling lambat.

3. Manfaatkan Auto Responder dengan Baik

Jika sudah menggunakan tools auto responder, pastikan kamu memanfaatkannya semaksimal mungkin. Ciptakan berbagai kampanye dan cara follow up yang berbeda untuk pelanggan dan kontak yang berbeda. Dari melakukan upsell produk hingga memberikan voucher gratis, kamu dapat membuat pesan yang menarik untuk pelanggan.

4. Siapkan Jadwal Follow up Secara Terencana

Mempersiapkan materi follow up jauh-jauh hari dapat membantumu menghemat waktu dalam melakukan follow up pelanggan. Persiapkan beberapa hal, seperti email atau kartu ucapan terima kasih, sebelum mengetahui untuk siapa materi tersebut akan dikirim. Kemudian, tinggal menyesuaikan nama-nama orang tersebut saat kamu sudah mengetahuinya. Hal ini sangat bermanfaat jika kamu tidak menggunakan auto responder.

5. Sampaikan Tujuan Follow up dengan Jelas

Pastikan kamu memiliki tujuan yang jelas dalam melakukan follow up. Apakah kamu ingin menanyakan informasi keputusan klien, meminta pertemuan, mengucapkan terima kasih, atau hanya menanyakan apakah klien mengalami kendala tertentu dengan produkmu.

6. Bujuk Pelanggan dengan Demo Gratis

Bujuk pelanggan untuk mencoba demo atau konsultasi gratis sebelum menjual produkmu. Berikan pengalaman yang berkesan dan positif untuk pelanggan saat mencoba produk. Hal ini dapat mendorong pelanggan untuk membeli produkmu jika mereka merasa puas dengan pelayanan yang kamu berikan.

7. Singkat, Padat, dan Jelas

Pastikan pesan follow up yang kamu kirimkan singkat, padat, dan jelas agar mudah dipahami. Pasalnya, setiap orang memiliki kesibukan masing-masing dan tidak semua orang memiliki waktu, bahkan untuk sekadar mendengarkan kalimatmu.

Namun, selalu awali follow up dengan salam sebelum mengutarakan tujuanmu menghubungi mereka. Jika dilakukan melalui telepon, gunakan nada yang sopan dan halus.

8. Ucapkan Terima Kasih

Mengucapkan terima kasih setiap kali pelanggan membeli produk kita adalah salah satu cara follow up customer. Jika pembelian dilakukan secara online, kamu bisa mengirimkan ucapan terima kasih melalui platform atau email. Meskipun terkesan sepele, tindakan ini dapat membuat pelanggan merasa dihargai.

9. Meminta Feedback

Metode tindak lanjut lainnya adalah dengan meminta feedback dari pelanggan. Kamu bisa mengirimkan survei yang berisi beberapa pertanyaan dan pilihan atau memberi mereka formulir bebas untuk diisi. Selain membantu menjaga kontak dengan pelanggan, feedback dapat memberi ide pada konsumen untuk melakukan repeat order.

10. Memastikan Tidak Ada Masalah

Sebelum mengakhiri interaksi dengan pelanggan, pastikan untuk menanyakan apakah ada keluhan terhadap layanan atau produkmu. Jika ada, dengarkan keluhan mereka dan berikan solusi terbaik. Namun, jika pelanggan tidak memiliki keluhan, beri tahu mereka untuk segera menghubungimu jika ada yang perlu diperbaiki. Hal ini akan meninggalkan kesan positif di mata pelanggan.

11. Informasikan Fitur Baru

Memberi tahu pelanggan tentang fitur baru yang dirilis adalah tindakan proaktif yang dapat membantu mereka mendapatkan hasil maksimal dari produk atau layanan kita. Mengirim pesan berkala untuk memberitahukan fitur baru juga dapat membuat pelanggan merasa dihargai, terutama jika fitur tersebut adalah permintaan mereka sebelumnya.

12. Lakukan Follow Up pada Semua Pelanggan

Jangan hanya melakukan follow up dengan pelanggan baru, tetapi juga dengan pelanggan yang sudah lama berinteraksi dengan bisnis. Kirimkan pesan yang berisi informasi produk kita dalam bentuk konten, panduan, atau bahkan informasi webinar jika ada. Cara follow up customer ini dapat mengingatkan pelanggan untuk tetap loyal terhadap brand-mu.

13. Kirim Newsletter yang Bermanfaat

Kirimkan newsletter yang mungkin bermanfaat bagi pelanggan. Berikan informasi berguna tentang cara memaksimalkan penggunaan produkmu. Jika pelanggan telah menyatakan keprihatinan atau minat dalam menggunakan beberapa bagian dari produk kita, kirimkan artikel atau informasi yang dapat membantu mereka. Kamu juga bisa mengirimkan pesan otomatis di waktu yang tepat saat konsumen membutuhkan bantuan menggunakan produk atau menjelajahi situs.

14. Berikan Tawaran Khusus

Terakhir, berikan penawaran khusus untuk pelanggan setia kita seperti potongan harga atau produk gratis. Program referral marketing juga bisa ditawarkan agar pelanggan tertarik untuk merekomendasikan produk kita ke orang lain dengan harapan bisa mendapatkan diskon lebih besar. Tindakan ini dapat membuat pelanggan merasa dihargai dan membantu mempertahankan hubungan baik dengan mereka.

Cara Follow Up Customer dengan Studi Kasus: Showroom Mobil Bekas – Dhani Mobkas

1. Cara Follow-Up Customer Lewat WhatsApp

Pendekatan Psikologis: Gunakan urgensi dan rasa takut kehilangan (FOMO) untuk mendorong keputusan cepat. Misalnya, “Stok terbatas!” atau “Hanya tersisa satu unit!”.

Best Practice di WhatsApp: Pesan WhatsApp harus singkat, langsung, dan personal. Jangan terlalu sering menghubungi pelanggan, pilih waktu yang tepat seperti jam kerja atau pagi hingga sore hari.

Menggunakan Stiker atau Media Visual: Mengirim gambar mobil atau video pendek yang menarik dapat memberikan gambaran lebih jelas tentang produk yang ditawarkan.

Template Pesan WhatsApp:

“Halo Bapak Dika, ini Dani dari Dani Mobkas. Terima kasih telah mengunjungi showroom kami. Kami ingin mengingatkan Bapak tentang Toyota Avanza 2018 yang Bapak lihat. Mobil ini masih tersedia dan stoknya terbatas! Hanya ada satu unit tersisa. Jika Bapak tertarik atau ingin informasi lebih lanjut, saya siap membantu kapan saja. 😊”

2. Cara Follow-Up Customer Lewat Email

Pendekatan Psikologis dalam Email: Gunakan social proof dengan menyertakan testimonial atau studi kasus dari pelanggan lain yang puas dengan mobil yang sama. Hal ini akan memperkuat kepercayaan pelanggan.

Best Practices dalam Follow-Up Email: Buat subjek email yang menarik dan memberikan rasa urgensi. Jaga isi email tetap to the point dan personal, serta sesuaikan dengan kebutuhan pelanggan yang sudah berinteraksi dengan Anda sebelumnya.

Jangka Waktu Follow-Up: Idealnya, follow-up email dikirimkan 2-3 hari setelah interaksi pertama, agar pelanggan tidak merasa terganggu, tetapi tetap diingatkan.

Template Email Follow-Up:

Subject: Bapak Dika, Toyota Avanza 2018 Masih Tersedia di Dani Mobkas!

Hi Bapak Dika,

Terima kasih sudah mengunjungi Dani Mobkas beberapa hari lalu! Kami ingin mengingatkan bahwa Toyota Avanza 2018 yang Bapak lihat masih tersedia di showroom kami. Banyak pelanggan kami yang memilih mobil ini karena kenyamanannya dan harga yang sangat terjangkau.

Kami juga menawarkan program pembiayaan yang fleksibel untuk memudahkan Bapak dalam melakukan pembelian. Jika Bapak ingin test drive atau mendapatkan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.

Hanya ada satu unit tersisa! Segera hubungi kami agar Bapak bisa mendapatkan mobil idaman ini.

Terima kasih,
Dani – Dani Mobkas

3. Cara Follow-Up Customer Lewat Telepon

Pendekatan Psikologis dalam Telepon: Gunakan teknik mendengarkan aktif untuk menunjukkan perhatian kepada pelanggan. Tanyakan apa yang membuat mereka ragu atau apakah ada informasi tambahan yang mereka butuhkan.

Best Practices di Telepon: Jaga tempo percakapan agar nyaman, tidak terburu-buru, dan pastikan pelanggan merasa didengar. Tanyakan apakah mereka ingin melanjutkan percakapan atau jika ada hal yang perlu dijelaskan.

Timing dan Durasi Percakapan: Percakapan harus singkat dan fokus pada kebutuhan pelanggan. Hindari percakapan panjang yang tidak relevan dan beri pelanggan ruang untuk berpikir.

Template Skrip Telepon Follow-Up:

“Halo Bapak Dika, ini Dani dari Dani Mobkas. Saya ingin menindaklanjuti percakapan kita mengenai Toyota Avanza 2018 yang Bapak lihat beberapa hari lalu. Apakah Bapak masih tertarik untuk melanjutkan pembelian atau ada hal lain yang Bapak ingin ketahui?”

Jika pelanggan tertarik:
“Kami bisa mempersiapkan pembiayaan yang fleksibel untuk Bapak, atau jika Bapak ingin test drive, kami bisa jadwalkan waktu yang sesuai dengan Bapak.”

Jika pelanggan ragu:
“Saya paham jika Bapak ingin berpikir lebih lanjut. Jika ada pertanyaan lainnya atau Bapak ingin melihat mobil lain, saya siap membantu kapan saja.”

Dengan pendekatan yang tepat, seperti penggunaan urgensi, media visual, dan komunikasi yang personal, Anda dapat meningkatkan peluang untuk closing. Pastikan untuk selalu menjaga keseimbangan antara memberi informasi yang jelas dan tidak terlalu memaksa pelanggan.

Jika setelah follow-up, pelanggan tidak merespon, itu bisa jadi hal yang cukup umum dalam proses penjualan. Ada beberapa alasan mengapa hal ini bisa terjadi, dan penting untuk menghadapi situasi ini dengan strategi yang tepat. Berikut adalah beberapa insight dan pendekatan yang bisa Anda coba:

1. Evaluasi Waktu dan Kanal Follow-Up

Pelanggan mungkin tidak merespons karena waktu atau cara Anda menghubungi mereka tidak tepat. Coba lakukan evaluasi terhadap kanal dan waktu follow-up Anda.

Waktu: Pastikan Anda menghubungi mereka pada waktu yang tepat (misalnya, jam kerja atau saat mereka tidak terlalu sibuk).

Kanal: Beberapa pelanggan mungkin lebih responsif melalui email, sementara yang lain lebih suka WhatsApp atau telepon. Cobalah menggunakan kanal yang lebih mereka sukai atau sering mereka gunakan.

2. Jangan Terlalu Memaksa

Jika pelanggan tidak merespons, pastikan Anda tidak terkesan terlalu agresif atau memaksa. Terlalu banyak follow-up yang mengganggu bisa membuat pelanggan merasa tertekan dan malah menjauh. Cobalah untuk memberi ruang, tapi tetap menjaga komunikasi terbuka.

Tips: Kirim follow-up yang lebih ringan, seperti “Jika Anda membutuhkan waktu lebih lama untuk mempertimbangkan, saya paham. Saya akan tetap di sini jika ada pertanyaan.”

Setelah beberapa kali percakapan, beri jeda waktu yang cukup sebelum follow-up berikutnya, jangan terlalu sering.

3. Tawarkan Nilai Lebih

Pelanggan sering kali mengabaikan follow-up karena mereka merasa belum melihat nilai yang cukup dalam produk atau layanan Anda. Cobalah untuk memberikan lebih banyak informasi atau manfaat yang relevan dengan kebutuhan mereka.

Contoh: Coba kirimkan informasi baru atau penawaran menarik yang bisa memotivasi mereka untuk merespons, seperti diskon khusus, promo, atau testimonial dari pelanggan lain yang puas dengan produk Anda.

4. Cek Kualitas Pesan Anda

Terkadang, pelanggan tidak merespons karena pesan Anda tidak cukup menarik atau tidak memuat informasi yang mereka butuhkan. Cobalah untuk memastikan pesan Anda clear, to the point, dan relevan dengan kebutuhan mereka.

Tanya apa yang mereka butuhkan: Alih-alih hanya menawarkan produk, coba untuk bertanya jika ada hal tertentu yang mereka butuhkan atau jika ada informasi lebih lanjut yang mereka ingin ketahui.

5. Menggunakan Teknik Pendekatan Soft Closing

Jika pelanggan masih tidak merespon setelah beberapa follow-up, coba gunakan soft closing. Ini adalah pendekatan yang lebih halus dan tidak memaksa, di mana Anda memberi mereka pilihan untuk melanjutkan atau tidak tanpa merasa tertekan.

Contoh:
“Jika sekarang bukan waktu yang tepat untuk melanjutkan pembelian, saya sepenuhnya mengerti. Saya hanya ingin memastikan jika Anda membutuhkan bantuan atau informasi tambahan. Jangan ragu untuk menghubungi saya kapan saja.”

6. Dapatkan Feedback

Jika setelah beberapa follow-up pelanggan masih tidak merespons, bisa jadi mereka tidak tertarik lagi. Cobalah untuk meminta feedback secara sopan. Ini memberi mereka kesempatan untuk mengungkapkan alasan mereka dan membantu Anda memperbaiki pendekatan di masa depan.

Contoh :“Terima kasih atas waktu yang telah Anda luangkan. Jika Anda tidak tertarik, kami sangat menghargai jika Anda bisa memberi sedikit feedback mengenai produk atau layanan kami. Kami terus berusaha untuk lebih baik.”

7. Beri Waktu dan Spasi

Kadang-kadang pelanggan memang membutuhkan waktu lebih untuk memutuskan. Tidak semua orang bisa langsung membuat keputusan, jadi memberi mereka sedikit ruang untuk berpikir adalah langkah yang bijak.

Jika Semua Cara Tidak Berhasil

Beri Ruang: Jika setelah beberapa kali follow-up, pelanggan masih tidak merespons, beri mereka waktu dan ruang. Terkadang mereka akan kembali sendiri jika mereka membutuhkan produk Anda di masa depan.

Sikap Positif: Jangan anggap kegagalan follow-up sebagai hal yang negatif. Setiap percakapan adalah kesempatan belajar. Anda bisa memperbaiki pendekatan dan terus membangun hubungan yang positif dengan prospek.

Ingin Bisnis UMKM / Korporasi Anda Tumbuh Pesat di Tahun 2025? Berikan Opsi Pembayaran Beragam untuk Pelanggan Anda bersama DOKU

Di tahun 2025, pelanggan semakin mengutamakan kenyamanan dan kemudahan dalam bertransaksi. Faktanya, 67% orang Indonesia kini lebih memilih bertransaksi secara cashless karena alasan kemudahan dan keamanan (Visa Study).

Keunggulan DOKU:

Metode Pembayaran Luas

DOKU menyediakan rangkaian produk pembayaran terluas, mulai dari Kartu Kredit, cicilan Kartu Kredit, Transfer Bank, E-wallet, PayLater, Direct Debit, Digital Banking, QRIS, hingga OTC (Over The Counter), di mana pelanggan bisa melunasi pembeliannya melalui transaksi tunai di gerai minimarket dengan menggunakan kode tertentu.

Memiliki Lisensi Terlengkap

DOKU adalah satu-satunya penyedia layanan pembayaran di Indonesia yang memiliki lima lisensi dari Bank Indonesia, yaitu untuk payment gateway, transfer dana, uang elektronik, dompet elektronik, dan operator QRIS.

Pengalaman dan Sertifikasi Unggul

Dengan menggunakan payment gateway yang tepat, hal tersebut memungkinkan pelanggan melakukan pembayaran tanpa kendala. Alhasil, komplain pelanggan dapat terhindarkan.

Perlu diketahui, Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) adalah standar keamanan informasi kepemilikan yang dikelola oleh PCI Security Standards Council, yang dibentuk oleh American Express, Discover Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide, dan Visa Inc.

Telah Dipercaya Ratusan Ribu Merchant Korporat

Tercatat lebih dari 150.000 merchant korporat dari lintas industri telah menggunakan layanan pembayaran DOKU, termasuk diantaranya Google, Garuda, Prudential dan Traveloka.

CEO DOKU, Chris Yeo, menegaskan pentingnya keunggulan yang dimiliki DOKU dalam sektor fintech pembayaran di Indonesia. “Saya pikir keunggulan kami sebagai payment fintech company adalah memiliki 6 lisensi pembayaran yang tidak dimiliki oleh semua fintech di Indonesia. Lisensi pembayaran ini memungkinkan kami menghasilkan berbagai macam produk pembayaran yang berbeda, seperti payment gateway, pembayaran lintas batas (cross-border), pembayaran tagihan (billers), e-money, e-wallet, QRIS, hingga collecting agent untuk mengumpulkan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).”

Hubungi kami
Sales kami siap memberikan informasi lebih lanjut, atau daftar di sini untuk mulai menawarkan berbagai opsi pembayaran kepada pelanggan Anda!