DOKU
Cara membuat invoice sebenarnya tidaklah sulit. Namun, kalau kamu punya banyak jenis transaksi dengan kebutuhan yang berbeda-beda, maka kamu perlu menyesuaikan pula format dari masing-masing invoice yang akan dikirim.
Selain itu, selain format, kamu juga perlu memperhatikan apa saja yang menjadi isi dari sebuah invoice. Pasalnya, informasi dalam invoice inilah yang menjadi nilai penting dan tujuan utama dari pembuatan dokumen penagihan ini.
Tujuan Pembuatan Invoice
Terutama bagi kamu yang baru memulai bisnis, ada baiknya untuk mengetahui sekilas apa itu invoice dan tujuan dari pembuatan invoice untuk bisnismu.
Secara sederhana, invoice adalah dokumen yang memuat detail sebuah transaksi termasuk pembayaran yang diberikan dari pihak penjual ke pembeli atau dari penyedia jasa ke klien. Adapun waktu penyerahan invoice berbeda-beda sesuai jenis invoice yang digunakan.
Umumnya tujuan pembuatan invoice adalah untuk mencatat detail transaksi yang dilakukan. Namun lebih jauh, hal ini memiliki tujuan dan dampak lain yang kalah penting bagi bisnis, antara lain sebagai berikut.
Bukti Penagihan
Sebagai pelaku bisnis, invoice dapat membantu pencatatan account receivable alias piutang usaha. Sementara itu bagi pelanggan atau klien, invoice membantu pencatatan account payable yang harus segera dilunasi.
Dalam kata lain, pembuatan invoice akan mempermudah pembukuan akuntansi. Adanya dokumen ini juga dapat menjadi “pengingat” sekaligus menjaga cash flow agar tetap aman dan lancar.
Bukti Laporan Pajak
Pencatatan dan pelaporan pajak harus benar-benar dilakukan secara detail dan berhati-hati. Invoice pun berperan sebagai sumber data besarnya pajak yang harus dibayarkan berdasarkan transaksi yang sudah dilakukan.
Alat Analisis Bisnis
Kalau ingin bisnis terus tumbuh dan berkembang, kamu harus mampu membaca situasi. Invoice bisa jadi salah satu alat untuk mengetahui berbagai informasi esensial yang kamu perlukan untuk pengembangan bisnis.
Lewat invoice, kamu bisa mendapat data dan insight mengenai produk apa saja yang paling banyak dicari oleh pasar, waktu pembelian yang paling banyak menghasilkan transaksi, hingga jenis industri atau karakter pelanggan atau klien yang menggunakan produkmu.
Hal-Hal yang Harus Ada Saat Membuat Invoice
Cara membuat invoice sederhana bisa secara manual. Setidaknya, kamu harus mencantumkan beberapa hal berikut di setiap invoice yang akan kamu buat.
Judul Invoice
Seperti mayoritas dokumen formal lainnya, jangan sampai kamu terlewat memberi judul pada invoice yang dibuat. Kamu cukup menuliskan kata INVOICE dengan seluruh huruf kapital sehingga mempermudah identifikasi dokumen dan ukuran yang cukup besar.
Identitas Bisnis
Masukkan identitas bisnismu, seperti logo, nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon. Kamu dapat meletakkan bagian ini di sisi atas dokumen (biasanya sejajar dengan tulisan INVOICE) sebagai penanda siapa pihak yang mengeluarkan invoice tersebut.
Tanggal Penerbitan Invoice
Kapan sebuah invoice diterbitkan membantu pelacakan atau audit transaksi di kemudian hari. Tanggal penerbitan invoice juga akan memudahkanmu saat harus menyusun laporan transaksi. Umumnya, tanggal penerbitan invoice adalah tanggal pembelian produk.
Nomor Invoice
Nomor invoice akan memudahkanmu dan tim dalam melakukan pengarsipan keuangan. Kamu juga bisa membuat kode tertentu dalam invoice untuk mempermudah pengkategorian.
Identitas Pelanggan atau Klien
Masukkan identitas pelanggan atau klien yang menjadi pihak pembayar. Kamu bisa meletakkan setidaknya nama perusahaan pelanggan atau klien dan alamat mereka. Pastikan tidak ada data yang salah.
Detail Produk
Boleh dibilang, ini bagian inti dari sebuah invoice. Cantumkanlah detail barang yang ditransaksikan, mulai dari nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga. Selain itu, masukkan pula detail lain yang diperlukan seperti biaya layanan, pajak, dan lain sebagainya.
Ketentuan dan Tanggal Pembayaran
Tidak semua pembayaran sebuah transaksi dilakukan secara tunai. Beberapa transaksi bisa dilakukan dengan sistem termin atau kredit.
Pastikan ketentuan pembayaran disebutkan detail, termasuk tanggal setiap pembayaran harus dilakukan. Apabila terdapat denda yang akan dikenakan jika pembayaran melebihi batas ketentuan, tuliskan dengan jelas dalam invoice.
Read more: Serba-Serbi Invoice: Pengertian, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya
Tips Saat Membuat Invoice
Tak cuma elemen penting di atas, ada pula beberapa tips cara membuat invoice agar terlihat profesional dan lebih mudah seperti berikut.
Buat Desain yang Simpel
Kamu dapat membuat sendiri template invoice. Walau begitu, hindari terlalu banyak memberi desain dan visual yang justru akan membuat lembar invoice menjadi terlalu ramai dan sulit dipahami.
Gunakan font yang profesional sekalipun kamu mempunyai brand identity tertentu yang identik dengan font unik. Pun kamu tak perlu menampilkan banyak warna—cukup tinta hitam di atas kertas putih seperti biasanya atau tidak lebih dari tiga warna.
Bagaimanapun, invoice menjadi bagian tak terpisahkan dari laporan dan dokumen administrasi, sehingga buatlah sesimpel dan sejelas mungkin.
Siapkan Layout yang Berbeda
Seperti disebutkan sebelumnya, ada beberapa jenis invoice yang biasa digunakan bisnis untuk keperluan masing-masing.
Meski umumnya elemen yang harus ada dalam tiap jenis invoice sama, kamu bisa membuat layout yang berbeda sesuai poin-poin utama dalam tiap model invoice. Layout yang berbeda juga dapat membantumu mengidentifikasi jenis invoice saat pengarsipan.
Gunakan Otomatisasi
Cara membuat invoice manual paling mudah dan rapi adalah menggunakan Excel. Agar tidak terus membuat baru setiap akan membuat invoice, pastikan kamu menyimpan master file secara terpisah.
Namun kini, ada cara lebih praktis untuk membuat invoice. Kamu bisa menggunakan layanan pembuat invoice secara otomatis. Tinggal masukkan data-data dalam invoice, lalu tinggal kirim. Mudah, bukan?
Cara ini akan membantumu menghemat banyak waktu sekaligus meminimalkan human error sehingga kamu punya lebih banyak waktu untuk melakukan aktivitas bisnis lain yang lebih strategis.
DOKU menyediakan layanan e-Invoice untuk mendukung kebutuhan pembuatan invoice termasuk untuk UMKM. Dengan begitu, bisnis jadi makin berkesan profesional dan meningkatkan citra di mata pelanggan atau klien.
Ayo bergabung dengan Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!
Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR dan yang gak boleh dilewatkan, pelatihan online bisnis gratis yang nantinya akan dibimbing oleh para mentor bisnis yang handal!
Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu download via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini.
Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, Gabung jadi Juragan DOKU, Sekarang!