DOKU
Invoice istilah yang kerap kamu temukan sehari-hari sebagai pelaku bisnis atau usaha. Namun, sebagian orang—terutama bagi pelaku usaha yang masih awal—masih kerap menyamakan invoice dan nota maupun kuitansi.
Nyatanya, invoice, kuitansi, dan nota adalah tiga hal yang berbeda. Agar tak salah memahami dan menggunakannya saat bertransaksi, simak ulasan berikut ini.
Apa Itu Invoice?
Invoice adalah sebuah dokumen yang mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen tersebut memuat rincian apa saja produk (barang maupun jasa) yang ditransaksikan dan dilengkapi tanggal terjadinya transaksi.
Dokumen ini merupakan elemen yang penting dalam melakukan audit maupun pengontrolan bisnis secara internal, terutama untuk bisnis yang termasuk dalam kelompok badan usaha kena pajak.
Pasalnya, invoice digunakan sebagai pencatatan penjualan yang berhasil kamu lakukan. Di sisi lain, invoice menjadi alat untuk menerangkan kewajiban pelanggan agar membayar produk yang ditransaksikan.
Sebuah invoice biasanya merincikan beberapa hal terkait transaksi yang dilakukan, antara lain sebagai berikut.
- Ketentuan pembayaran yang harus diselesaikan
- Harga produk yang ditransaksikan
- Detail pengiriman produk
- Lain-lain
Hal-hal yang berkaitan dengan pembayaran perlu di detailkan dalam sebuah invoice, termasuk di antaranya harga awal dan harga diskon (jika ada), tata cara pembayaran, biaya tambahan, pajak, dan lain sebagainya hingga mencapai harga final yang harus dibayarkan pelanggan.
Perbedaan Invoice vs Kuitansi vs Nota
Setelah mengetahui apa itu invoice, pastikan kamu juga mengetahui perbedaannya dengan kuitansi dan nota. Nah, apa saja perbedaan ketiganya?
Invoice adalah dokumen transaksi yang di dalamnya memuat detail penjualan dengan ketentuan pembayaran di kemudian hari. Dokumen ini diberikan oleh pembeli ke penjual, biasanya setelah pembeli melakukan pemesanan.
Sementara itu, kuitansi adalah sebuah dokumen yang menjadi tanda bukti pembayaran. Kuitansi diberikan setelah pembeli melakukan transaksi. Adapun dalam kuitansi tersebut, penjual membubuhkan tanda tangan sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima.
Sepintas kuitansi mirip dengan nota, tetapi ada perbedaan mendasar antara keduanya. Berdasarkan penjelasan di atas, kuitansi merupakan bukti penjual menerima uang dari pembeli, sedangkan nota merupakan bukti telah terjadinya transaksi jual-beli.
Informasi dalam nota pun lebih detail daripada kuitansi, tetapi lebih simpel dibandingkan invoice. Nota memuat rincian barang yang dibeli, tetapi biasanya digunakan untuk badan usaha yang tidak terkena pajak sehingga harga barang pada nota pun tidak dikenakan pajak.
Fungsi Invoice
Fungsi atau tujuan utama invoice adalah untuk sebagai catatan untuk pembeli maupun penjual atas transaksi yang dilakukan. Selain itu, ada beberapa fungsi invoice lainnya yakni seperti berikut, baik untuk pemilik bisnis maupun pelanggannya.
Pencatatan Account Payable dan Account Receivable
Account payable alias utang usaha adalah segala kewajiban sebuah pihak perusahaan kepada pihak lainnya yang harus dipenuhi secepatnya dalam jangka waktu tertentu seperti yang sudah ditentukan. Contoh account payable adalah pembelian secara kredit.
Sementara itu, account receivable adalah piutang usaha, yakni sejumlah uang perusahaan miliknya yang belum dibayarkan oleh pihak lain (pelanggan). Account receivable juga bisa diartikan sebagai catatan transaksi dari pihak lain yang berutang pada perusahaan tersebut.
Dalam hal ini, invoice pun dapat membantu pelacakan account payable maupun account receivable masing-masing pihak. Dengan begitu, kamu dapat menjaga cash flow bisnis dengan baik dan membuat strategi usaha yang tepat.
Pencatatan Pajak
Invoice penjualan memuat informasi yang kamu perlukan sebagai pemilik bisnis untuk membuat laporan tahunan. IRS pun merekomendasikan bahwa pemilik usaha kecil juga sebaiknya menyimpan pencatatan transaksi bisnis harian, termasuk invoice.
Pelacakan Inventaris
Kalau kamu menjalankan bisnis yang menyimpan inventaris, maka fungsi invoice pun semakin diperlukan. Invoice akan membantumu melacak seberapa banyak produk yang tersisa, seberapa banyak yang akan kamu perlukan, hingga kapan menambah stok produk.
read more: Jangan Sampai Salah, Ini Cara Membuat Invoice yang Tepat
Jenis-Jenis Invoice
Ternyata ada banyak jenis invoice yang bisa kamu gunakan—tentu masing-masing memiliki peruntukan yang berbeda. Berikut adalah beberapa di antaranya yang paling banyak digunakan.
Invoice Proforma
Jenis invoice ini merupakan invoice paling umum. Invoice proforma dikirimkan oleh suatu bisnis pada klien atau pelanggan sebelum melakukan delivery produk yang akan ditransaksikan.
Invoice proforma memuat estimasi biaya yang harus dipenuhi pelanggan sehingga transaksi tersebut dapat dijalankan. Adapun tujuan invoice ini bukanlah penagihan, melainkan pemberitahuan pada pelanggan terkait total biaya serta kapan harus melakukan pembayaran.
Invoice Final
Kebalikan dari invoice proforma, invoice final justru dikirim setelah pelanggan selesai melakukan pembayaran sesuai kesepakatan. Rincian dalam invoice final biasanya lebih detail dibandingkan invoice proforma dan umumnya memuat beberapa hal seperti berikut.
- Seluruh barang atau pekerjaan yang dilakukan
- Total biaya dari seluruh transaksi
- Nomor invoice
- Tanggal jatuh tempo
- Metode pembayaran yang tersedia atau dapat diterima
Invoice Interim
Jenis invoice ini biasanya digunakan untuk penagihan terhadap transaksi atau proyek yang cukup besar dan disepakati adanya multiple payment. Di samping bisnis besar, bisnis kecil atau yang baru berkembang hingga freelancer juga biasanya menggunakan invoice interim.
Hal ini karena invoice interim dikirim setiap progress pekerjaan (transaksi) ini telah tercapai. Dengan begitu, para pelaku bisnis atau penyedia jasa maupun barang mengatur cash flow dengan lebih baik, terutama transaksi atau kerja sama dalam jangka panjang.
Invoice Berulang
Jenis invoice ini sangat berguna dan kerap dipakai oleh bisnis yang memiliki pelanggan sama dan rutin menggunakan produk mereka (biasanya berlangganan). Contoh paling mudah dan banyak pengguna invoice berulang adalah perusahaan penyedia internet atau layanan IT.
Namun, ada invoice berulang juga bisa dipakai oleh berbagai bisnis lainnya. Jika kamu seorang freelance atau penyedia jasa manajemen media sosial misalnya, model invoice ini bisa kamu terapkan pula.
Invoice Kredit
Jenis invoice ini juga biasa disebut nota kredit. Invoice kredit biasa dikeluarkan oleh bisnis yang memberikan diskon, pengembalian dana atau refund, maupun adanya koreksi pada invoice sebelumnya kepada pelanggan.
Karena itu, nominal dalam invoice kredit selalu bernilai minus. Seperti contoh, jika kamu memberi diskon sebesar Rp1.000.000,00, maka angka yang tertulis pada invoice adalah Rp1.000.000,00.
Nah, itulah apa yang dimaksud dengan invoice berikut fungsi dan jenis-jenisnya. Melihat pentingnya invoice dalam sebuah bisnis, pastikan kamu tidak pernah menyepelekan dokumen yang satu ini—bahkan jika kamu juga baru memulai bisnis, ya!
Tenang saja, kamu tidak harus membuat invoice secara manual, kok. Sekarang kamu bisa lebih praktis karena ada aplikasi Juragan DOKU. Ayo bergabung dengan Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!
Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR dan yang gak boleh dilewatkan, pelatihan online bisnis gratis yang nantinya akan dibimbing oleh para mentor bisnis yang handal!
Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu download via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini.
Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, Gabung jadi Juragan DOKU, Sekarang!