DOKU
Ingin menerbitkan surat tagihan kepada pelanggan? Ini referensi contoh surat invoice yang bisa kamu buat sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Bingung ketika ingin menagih pembayaran kepada pelanggan? Dalam bisnis, proses penagihan bisa Anda lakukan dengan menerbitkan invoice dan mengirimkannya kepada pelanggan. Anda pun bisa menemukan banyak pilihan contoh surat invoice sesuai dengan kebutuhan yang bisa ditiru.
Hanya saja, jangan serta-merta meniru surat invoice dari pelaku usaha lain. Anda perlu pula memahami bahwa ada begitu banyak jenis-jenis invoice. Oleh karenanya, Anda pun perlu memahami jenis-jenis surat invoice sehingga bisa menggunakannya sesuai dengan kebutuhan bisnis masing-masing.
Read more: Arti PO dalam Jualan Online, Pemilik Online Shop Wajib Tahu!
Jenis Invoice dalam Bisnis
Ada banyak jenis invoice yang bisa kamu temukan dalam praktik bisnis sehari-hari. Beberapa tipe surat invoice tersebut di antaranya adalah:
1. Invoice Standar
Tipe invoice atau faktur ini mempunyai desain format yang fleksibel sehingga cocok dimanfaatkan oleh para pelaku usaha dari berbagai sektor industri. Pemakaiannya sesuai bagi kamu yang ingin mencari desain invoice sederhana. Detail informasi di dalamnya cukup standar, termasuk di antaranya adalah:
- Informasi tentang bisnis kamu
- Data klien dan kontaknya
- Nomor invoice
- Jumlah pembayaran
2. Surat Invoice Berulang
Berikutnya, ada jenis invoice yang melakukan penagihan transaksi dengan jumlah yang sama ke klien secara berkala. Tipe faktur seperti ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang menyediakan layanan berlangganan.
3. Surat Invoice Proforma
Dalam pengertiannya, invoice proforma kerap disebut sebagai faktur pengganti dan bersifat sementara. Pemakaiannya bisa kamu temukan pada pelaku bisnis yang melakukan pengiriman barang pesanan pelanggan secara bertahap.
Penggunaan invoice proforma dapat pula kamu temukan ketika klien meminta estimasi biaya untuk layanan atau produk yang mereka inginkan. Artinya, pihak pelanggan belum menerima barang atau layanan dan meminta faktur proforma dengan tujuan untuk membantu menyiapkan anggarannya.
4. Surat Invoice Debit
Dalam bisnis, kamu sering mendengar invoice debit sebagai memo debit. Pembuatan invoice debit dapat kamu lakukan ketika terdapat kekurangan pembayaran oleh pelanggan.
5. Surat Invoice Kredit
Ada invoice debit, maka ada pula surat faktur kredit. Fungsinya bertolak belakang dengan invoice debit. Kamu dapat mengirimkan invoice kredit ketika pelanggan melakukan pembayaran lebih dari nominal seharusnya. Penerbitan invoice kredit dapat kamu lakukan ketika ingin memberikan refund atau diskon kepada pelanggan.
6. Invoice Interim
Ketika menjalankan sebuah proyek besar dengan nilai yang sangat tinggi, kamu dapat menggunakan jenis surat invoice interim. Contoh surat invoice ini mempunyai fungsi penting biar kamu dapat menerima pembayaran secara berkala saat mengerjakan sebuah proyek.
Dengan begitu, pelanggan tak harus melakukan pembayaran sekali waktu dalam jumlah besar. Sebagai gantinya, pembayaran dibagi menjadi beberapa kali dengan nominal lebih kecil.
7. Invoice Timesheet
Kamu dapat pula menggunakan jenis surat invoice timesheet. Penggunaannya kerap kamu jumpai pada pelaku industri yang melakukan perhitungan pembayaran berdasarkan waktu kerja.
8. Past-due Invoice
Kalau pelanggan tak juga melakukan pembayaran meski telah melewati tenggat waktu yang ditentukan, kamu dapat menerbitkan past-due invoice. Fungsi utama dari invoice ini adalah sebagai reminder. Sebagai pelengkap, kamu dapat pula menginformasikan adanya denda akibat keterlambatan pembayaran oleh pelanggan.
9. Invoice Campuran
Ada pula pilihan untuk menggunakan invoice campuran yang dapat berguna sebagai invoice kredit maupun debit. Oleh karena itu, jumlah pembayaran yang tercantum di dalamnya bisa bernilai positif atau negatif.
10. Invoice Digital
Kamu dapat menjumpai penggunaan invoice digital. Pemanfaatan model invoice seperti ini sangat praktis, karena dapat kamu kirim ke klien secara cepat, praktis, dan hemat biaya.
11. Invoice Konsuler
Ada pula pertimbangan untuk membuat surat invoice konsuler. Pemakaiannya secara khusus bisa kamu lakukan ketika melakukan aktivitas perdagangan internasional.
Proses penerbitan invoice konsuler lebih rumit dibandingkan surat tagihan lain. Alasannya, karena kamu perlu mendapatkan persetujuan dari perwakilan negara pengimpor. Tanpa adanya persetujuan tersebut, dokumen ini sifatnya tidak sah.
Contoh Surat Invoice
Setelah memahami begitu banyak jenis invoice yang bisa kamu manfaatkan untuk kebutuhan bisnis, kamu sudah tahu bisa memilih yang mana, kan? Biar lebih jelas lagi, simak beberapa contohnya sebagai berikut.
1. Contoh Surat Invoice Sederhana
Sesuai dengan namanya, invoice sederhana punya format yang tidak terlalu rumit. Oleh karena itu, format invoice ini mempunyai fleksibilitas karena dapat digunakan oleh para pelaku usaha dari berbagai sektor industri.
INVOICE
PT Suka Maju Digital
Surabaya – Jawa Timur
Telp. (031) xxxxxx Nomor Invoice: 013
Email: info@sukamajudigital.com Tanggal Invoice: 12/5/2022
Jatuh Tempo : 20/5/2022
Tujuan Tagihan:
Bapak Muhammad Sidik
PT Maju Mundur Digital
Jl. Sidrap III, Nomor 10, Lamongan
(0322) xxxxxx
| Deskripsi | Harga Satuan | Jumlah | Jumlah Harga |
| Sewa alat band | Rp5.000.000 | 1 paket | Rp5.000.000 |
| Sewa sound system | Rp3.000.000 | 2 paket | Rp6.000.000 |
| Subtotal | Rp11.000.000 | ||
| DP | Rp1.000.000 | ||
| Sisa Pembayaran | Rp10.000.000 | ||
Pembayaran dapat dilakukan via transfer bank:
BCA No. Rekening 79xxxxxx
Atas nama PT Suka Maju Digital
2. Contoh Surat Invoice Proforma
Berbeda dengan contoh surat faktur sederhana, invoice proforma berguna bukan untuk sebagai penagihan. Namun, sebagai perkiraan rincian biaya ketika pelanggan akan menggunakan atau membeli produk kamu. Biar lebih jelas, simak contohnya sebagai berikut:
Jejali Softhouse
Jl. Sukamaju Nomor 113 Nomor Invoice : 01254-Proforma-1
Telp. 081495xxxx Tanggal : 02/05/2022
email: jejali.fnb@gmail.com
Invoice
Pelanggan
Nama : M Shodik Mahfud Jatuh Tempo : 10/05/2022
Alamat: Jl. Mangga Dua Nomor 140, Jakarta
Telp. : (021) 787xxxx
| No. | Deskripsi | Qty | Harga Satuan | Diskon | Jumlah |
| 1. | Aplikasi Sales | 1 | Rp1.000.000 | 0% | Rp1.000.000 |
| 2. | Aplikasi Absensi | 1 | Rp800.000 | 0% | Rp800.000 |
| Subtotal | Rp1.800.000 | ||||
| PPN 11% | Rp198.000 | ||||
| Total | 1.998.000 | ||||
Detail Pembayaran
Bank BCA
Cabang KCP Surabaya
Nomor Rekening 790xxxxxx
Atas nama PT Jejali Softhouse
Terbilang : Satu juta sembilan ratus ribu sembilan puluh delapan ribu rupiah
3. Contoh Surat Invoice Berulang
Dalam pembuatannya, surat invoice berulang bisa kamu susun dengan format seperti invoice proforma. Penyusunannya pun dapat kamu lakukan dengan praktis, karena nominal pembayaran yang tercantum di dalamnya bernilai sama untuk setiap pengiriman.
Nah, itulah berbagai contoh surat invoice yang bisa kamu tiru untuk berbagai keperluan dalam bisnis. Keberadaan invoice tersebut membantu kamu dalam mendapatkan pembayaran secara lebih cepat dan sekaligus memonitor proses transaksi.
Untuk memudahkan kamu dalam melakukan pembuatan invoice, kamu perlu menggunakan layanan pendukung yang memberikan banyak kemudahan. Solusi terbaiknya bisa kamu peroleh bersama DOKU, perusahaan platform pembayaran digital dan pionir payment gateway di Indonesia.
DOKU membantu kamu dalam menyediakan metode pembayaran digital variatif untuk pelanggan. Kamu bisa secara langsung menggunakan fasilitas tersebut tanpa harus memahami aspek teknis di dalamnya.
Tertarik berpartner dengan DOKU? Segera bergabung dengan DOKU di sini sekarang!