Tips Membuat Invoice dan Contoh Invoice dalam Bahasa Inggris

Dokumen yang ditulis dalam bahasa Inggris cenderung berkesan profesional lebih baik. Intip contoh invoice dalam bahasa Inggris berikut ini sebagai panduan.

Kamu mulai bertransaksi dengan pelanggan dari negara lain atau ingin membuat branding bisnis jadi terkesan lebih profesional? Kalau ya, beberapa contoh invoice dalam bahasa Inggris berikut ini bisa kamu contoh.

Sebetulnya tidak ada ketentuan mutlak bisnis jenis apa yang boleh atau harus menggunakan invoice dalam bahasa Inggris. Hanya saja, kamu tetap harus menyesuaikan dengan target pasar atau pelanggan.

Jika sehari-harinya kamu bertransaksi dengan pelanggan lokal terutama yang kurang familier dengan istilah dalam bahasa Inggris, maka sebaiknya kamu tetap menggunakan invoice dalam bahasa Indonesia.

Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa isi dan maksud dokumen transaksi ini dipahami dengan baik dan benar oleh kedua belah pihak. Dengan begitu, tidak akan ada salah paham dan masalah berarti di kemudian hari.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Secara sederhana invoice adalah sebuah dokumen yang diberikan dari penjual ke pelanggan dengan tujuan untuk memperoleh pembayaran tagihan atas transaksi yang dilakukan. Transaksi ini dapat berupa barang maupun jasa.

Jika dipahami lebih lanjut, invoice pun sebenarnya menjadi pengikat kesepakatan transaksi antara penjual dan pelanggan. Termasuk pula di dalamnya adalah kesepakatan mengenai harga yang harus dibayarkan serta skema pembayaran yang disetujui.

Selain itu, masih ada lagi beberapa fungsi invoice lainnya bagi bisnis antara lain sebagai berikut.

1. Pencatatan Transaksi

Kamu harus dengan disiplin mencatat setiap transaksi yang terjadi, baik transaksi keluar maupun masuk. Khususnya transaksi keluar, invoice akan membantu karena dokumen ini mencatat penjualan yang terjadi.

Informasi di dalamnya pun dapat kamu olah lebih dalam: kapan produk tersebut terjual, siapa yang melakukan pembelian, produk apa saja yang laku, dan sebagainya. Kamu dapat menjadikannya sebagai informasi dasar untuk melakukan strategi bisnis jangka panjang.

2. Pelacakan Pembayaran

Piutang adalah hak dan aktiva (kekayaan) yang kamu miliki. Namun, menumpuk piutang saja juga bukan hal yang bijak. Bagaimanapun, kamu memerlukan pemasukan agar cash flow tetap lancar.

Invoice akan membantumu melacak pembayaran apa saja yang sudah terjadi dan belum. Tentunya jika menemukan ada pembayaran yang masih macet, lakukan follow up sehingga tidak menghambat bisnis.

3. Sebagai Proteksi Hukum

Surat atau alat bukti tertulis adalah salah satu jenis alat bukti dalam hukum acara perdata. Pun termasuk di antaranya adalah invoice atau yang juga biasa disebut faktur asli (bukan salinan seperti fotokopi).

Maka dari itu, membuat invoice yang lengkap dan detail sangat diperlukan. Walau ada banyak contoh invoice dalam bahasa Inggris maupun Indonesia yang tersedia dan bisa kamu ubah formatnya, pastikan informasi penting dalam invoice tidak kamu abaikan.

Tips Membuat Invoice

Kalau belum pernah membuat invoice, tak perlu khawatir. Kamu bisa dengan mudah menemukan contoh invoice dalam bahasa Inggris atau Indonesia di internet yang sesuai kebutuhan atau model bisnismu.

Untuk membantumu menyusun invoice, berikut beberapa hal yang bisa kamu lakukan.

1. Gunakan Tools Pendukung

Kamu tentu bisa menggunakan invoice dengan cara konvensional berupa tulisan tangan sendiri. Namun, hal ini menimbulkan kesan kurang profesional dan bahkan membuat kredibilitas bisnismu jadi diragukan.

Sebagai gantinya, kamu bisa membuatnya sendiri bermodalkan Microsoft Word atau Microsoft Excel. Carilah contoh invoice dalam bahasa Inggris atau Indonesia sesuai kebutuhan dan gunakan template tersebut.

Seiring berkembangnya bisnis, boleh jadi nanti kamu bisa menemukan dan membuat sendiri template dan desain invoice paling cocok dengan bisnis.

2. Pahami Elemen Penting dalam Invoice

Tiap bisnis mempunyai karakter dan kebutuhan berbeda-beda. Namun, setiap invoice yang dikeluarkan memiliki beberapa kesamaan yang menjadi bagian penting dari tiap format atau template invoice, yakni seperti berikut.

1. Penulisan kata “INVOICE” sebagai keterangan dan penanda bahwa dokumen tersebut merupakan invoice sehingga memudahkan identifikasi.
2. Nomor invoice sebagai salah satu identitas tiap invoice sekaligus menjadikannya dokumen hukum yang sah.
3. Tanggal invoice untuk memudahkan penelusuran terjadinya transaksi dan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan sekaligus perhitungan waktu jatuh tempo.
4. Detail transaksi yang memuat deskripsi, jumlah, dan harga barang. Beberapa komponen lain seperti diskon dan pajak juga dapat dicantumkan untuk meminimalkan terjadinya kebingungan.
5. Instruksi pembayaran yang berisi langkah maupun nomor rekening tujuan pembayaran.
6. Informasi lengkap tentang data bisnismu maupun pelanggan sebagai identitas dari masing-masing pihak yang bertransaksi.

3. Buatlah dalam Format dan Bahasa yang Simpel

Kendati kamu bisa menggunakan format dengan bebas, gunakanlah template yang simpel sehingga pelanggan tidak repot memahami maksud dari lembar invoice yang dikirim kepada mereka.

Gunakan pula istilah yang memang lazim digunakan sehingga tidak menimbulkan kebingungan di benak pelanggan yang dapat berujung pada keterlambatan pembayaran tagihan.

4. Kumpulkan dalam Satu Folder

Di zaman sekarang invoice sudah tidak lagi selalu berbentuk lembaran alias kertas fisik. Banyak bisnis dan pelanggan yang bersepakat bahwa pengiriman invoice dikirim secara elektronik dan tetap memiliki keabsahan yang kuat.

Namun, jika kamu tetap menggunakan lembar invoice secara fisik pun tidak masalah. Baik dokumen fisik maupun elektronik, pastikan kamu menyimpan setiap invoice dalam satu folder yang sama.

Hal ini akan memudahkanmu untuk melakukan pencarian dan pengelolaan sehingga tak perlu membuang banyak waktu dan tenaga.

5. Kirim Tepat Waktu

Selesai membuat, kirimkanlah invoice pada pihak penerima dengan pengaturan waktu yang pas. Hindari memberikan invoice terutama untuk transaksi besar hanya dalam hitungan menit saja.

Oh ya, jangan lupa untuk sertakan tanggal jatuh tempo pada bagian dalam surat. Kamu pun bisa mengukur seberapa lama waktu yang diperlukan bagi pelanggan untuk menyiapkan sejumlah dana yang ditagihkan.

Read more: 7 Bentuk dan Jenis Invoice Paling Populer

Contoh Invoice Bahasa Inggris

Sebetulnya invoice dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia memiliki format yang sama. Perbedaan keduanya yang paling utama hanyalah pada bahasa yang digunakan.Berikut adalah contoh invoice dalam bahasa Inggris yang bisa kamu ikuti.

Nah, itulah contoh invoice dalam bahasa Inggris, kamu juga bisa download invoice tersebut dengan klik link di sini. Tak harus rumit dan justru sangat mudah dipahami, bukan?

Kamu bisa dapatkan beragam informasi dan edukasi tentang bisnis masa kini lainnya di Juragan DOKU. Di samping itu, kamu bisa panen peluang memperluas pangsa pasar sekaligus meningkatkan omzet dengan bergabung Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU, perusahaan plaform pembayaran digital dan pionir payment gateway di Indonesia. .

Juragan DOKU sudah dilengkapi berbagai metode pembayaran masa kini sesuai kebutuhan pasar. Terlebih lagi, setelah bergabung kamu bisa mendapat bimbingan pelatihan bisnis secara online gratis!  Tunggu apa lagi? Daftar Juragan DOKU sekarang!