DOKU
Tanda terima pembayaran menjadi aspek penting dalam transaksi bisnis. Jadi, pastikan kamu mengetahui cara membuatnya melalui contoh tanda terima pembayaran ini.
Jika membicarakan transaksi penjualan dan pembelian dalam bisnis, dokumentasi setiap proses transaksi ini menjadi hal yang sangat penting dan tidak boleh dilupakan. Biasanya, dokumentasi ini bisa berupa surat pengiriman dan penerimaan barang, juga tanda terima pembayaran.
Dokumen ini dibuat tentu bukan tanpa alasan, salah satunya tentu membuat pihak yang terlibat akan lebih mudah saat bertransaksi dan melakukan pencatatan bisnis dengan lebih tertata. Inilah sebabnya, jika sekarang ini kamu sedang merintis suatu usaha, kama kamu juga harus memastikan bahwa dokumen telah tertata dan tersimpan rapi.
Sebab, dokumentasi ini mempunyai kekuatan hukum yang dapat menjadi bukti nyata jika kamu mengalami masalah dengan klien maupun pemasok. Beberapa contoh tanpa terima pembayaran pada artikel ini bisa menjadi referensi.
Baca juga: Contoh Surat Penawaran Barang, Mudah dan Simpel Buat Bisnis!
Pengertian Tanda Terima Pembayaran
Dalam bisnis, terdapat banyak bentuk surat tanda terima. Misalnya, surat tanda terima dokumen, barang, hingga pembayaran. Surat ini juga terbagi lagi menjadi beberapa jenis sesuai dengan kebutuhan dan tujuannya.
Misalnya, kamu adalah pemilik perusahaan yang bergerak di bidang katering dan sedang mengerjakan proyek makan siang untuk perusahaan A. Sering kali, cara pembayaran dibagi menjadi beberapa tahap alias tidak langsung dibayar sepenuhnya di awal.
Dengan begitu, kamu dapat membuat lebih dari satu jenis tanda terima pembayaran sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan. Contohnya, jika pembayaran terbagi menjadi dua tahap, kamu bisa membuat surat tanda terima pembayaran uang muka dan pelunasan pembayaran.
Fungsi Tanda Terima Pembayaran
Pembuatan surat tanda terima, dalam hal ini termasuk tanda terima pembayaran dibuat dengan dua fungsi utama, yaitu:
- Bukti yang sah secara hukum
Fungsi pertama adalah dokumen dan bukti yang sah di mata hukum. Sebab, setiap proses transaksi yang berlangsung antara penjual dan pembeli tentu harus mempunyai catatan yang dapat dipertanggungjawabkan ketika muncul kendala antara kedua belah pihak di masa mendatang.
Kerap terjadi, pihak penjual merasa pembeli belum menyelesaikan pembayaran meski sebenarnya proses transaksi sudah selesai. Sebagai buktinya, pihak pembeli bisa menunjukkan tanda terima pembayaran sehingga kesalahpahaman bisa diselesaikan.
- Bukti dokumentasi internal
Selain itu, tanda terima pembayaran juga menjadi bukti dokumentasi atau pencatatan internal perusahaan yang berkaitan dengan arus kas dan pengeluaran. Tanda terima ini menjadi aspek penting untuk memastikan bahwa pengeluaran perusahaan tetap tersusun rapi dan sistematis.
Tak hanya itu, dokumen tanda terima ini juga sangat penting untuk proyek kerja sama yang menerapkan sistem pembayaran secara bertahap. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih mudah melacak semua proses transaksi ke klien atau vendor sehingga kesalahan dan kesalahpahaman bisa ditekan.
Unsur dalam Tanda Terima Pembayaran
Selanjutnya, kamu juga perlu mengetahui apa saja unsur yang harus ada saat membuat surat tanda terima pembayaran, di antaranya:
- Kop surat. Surat tanda terima pembayaran harus dilengkapi dengan kop surat perusahaan. Tujuannya agar dokumen lebih valid dan tepercaya sebagai identitas perusahaan.
- Penerima. Sertakan informasi terkait penerima dengan lebih detail, mulai dari nama, identitas perusahaan (jika transaksi dilakukan oleh perusahaan), alamat lengkap, dan kontak.
- Nomor. Agar proses dokumentasi dan pencatatan transaksi menjadi lebih mudah, sebaiknya sertakan pula nomor pada setiap surat atau tanda terima yang dibuat.
- Waktu pembayaran. Tuliskan pula waktu pembayaran, termasuk hari, tanggal, bulan, hingga tahun penyelesaian transaksi.
- Keterangan transaksi. Selain itu, sertakan informasi tentang transaksi, apakah pembayaran uang muka, termin sebagian, pembayaran penuh, atau pelunasan.
- Angka yang dibayarkan. Tuliskan nominal pembayaran dengan lengkap, sertakan pula terbilangnya untuk memperjelas informasi.
- Tujuan pembayaran. Informasi ini berupa kebutuhan pembayaran, misalnya membayar alat tulis kantor, pembelian aset komputer, pengadaan meja dan kursi kerja, dan lainnya.
- Tanda tangan. Terakhir, tanda tangan pihak penjual dan pembeli lengkap dengan perusahaan (jika memang transaksi terjadi atas dua pihak perusahaan).
Jenis dan Contoh Tanda Terima Pembayaran
Setelah mengetahui pengertian tanda terima pembayaran, fungsi, dan apa saja unsur yang harus ada di dalamnya, berikut ini beberapa contoh tanda terima pembayaran sesuai dengan jenisnya yang bisa menjadi referensi:
Contoh tanda terima uang muka
PT Angkasa Angin Sejahtera
Jl. Sinar Waluyo 123, Jakarta Selatan
Telp: 021-1123456 / email: cs@angkasa.id
Tanda Terima Pembayaran
No. 011/AAS/XII/2023
Telah diterima dari : PT Angkasa Angin Sejahtera
Tanggal pembayaran : 11 Juli 2023
Nominal : Rp450.000.000,00
Terbilang : Empat ratus lima puluh juta rupiah
Keterangan : Pembayaran uang muka sebesar 50% untuk pengadaan meja dan kursi kantor untuk PT Abadi Jaya.
Jakarta, 11 Juli 2023
Pengirim, Penerima,
Aldi Ronaldo Amerina Raya
PT Angkasa Angin Sejahtera PT Abadi Jaya
Contoh tanda terima pembayaran bertahap (termin)
PT Angkasa Angin Sejahtera
Jl. Sinar Waluyo 123, Jakarta Selatan
Telp: 021-1123456 / email: cs@angkasa.id
Tanda Terima Pembayaran
No. 013/AAS/XII/2023
Telah diterima dari : PT Angkasa Angin Sejahtera
Tanggal pembayaran : 12 September 2023
Nominal : Rp150.000.000,00
Terbilang : Seratus lima puluh juta rupiah
Keterangan : Pembayaran termin I sebesar 15% untuk pengadaan meja dan kursi kantor untuk PT Abadi Jaya.
Skema pembayaran: Termin I (15%), Termin II (65%), Termin III (20%).
Jakarta, 12 September 2023
Pengirim, Penerima,
Aldi Ronaldo Amerina Raya
PT Angkasa Angin Sejahtera PT Abadi Jaya
Contoh tanda terima pembayaran pelunasan
PT Angkasa Angin Sejahtera
Jl. Sinar Waluyo 123, Jakarta Selatan
Telp: 021-1123456 / email: cs@angkasa.id
Tanda Terima Pembayaran
No. 015/AAS/XII/2023
Telah diterima dari : PT Angkasa Angin Sejahtera
Tanggal pembayaran : 17 Desember 2023
Nominal : Rp450.000.000,00
Terbilang : Empat ratus lima puluh juta rupiah
Keterangan : Pelunasan sebesar 50% untuk pengadaan meja dan kursi kantor untuk PT Abadi Jaya.
Catatan: Pembayaran uang muka (50%) telah dilakukan pada 11 Juli 2023
Jakarta, 17 Desember 2023
Pengirim, Penerima,
Aldi Ronaldo Amerina Raya
PT Angkasa Angin Sejahtera PT Abadi Jaya
Itu tadi beberapa contoh tanda terima pembayaran yang bisa kamu jadikan referensi untuk bukti dokumen transaksi. Pastikan kamu menuliskan semua komponennya dengan benar dan lengkap, lakukan cek ulang sebelum kamu mengirimkan tanda terima ini kepada klien atau vendor.
Agar lebih mudah, kamu bisa menggunakan layanan Payment Gateway dari DOKU. Layanan ini bisa menerima dan mengelola pembayaran bisnis lebih praktis dan efisien. Dengan layanan Payment Gateway, pelanggan bisa membayar dengan berbagai metode pembayaran.
Adanya berbagai metode pembayaran yang tersedia tentu akan membuat pelanggan lebih suka berbelanja. Alhasil, omzet dan keuntungan bisnis akan semakin naik.
DOKU sendiri adalah payment fintech company dan pionir payment gateway di Indonesia. Berdiri sejak tahun 2007, DOKU sudah mengawal kesuksesan transaksi ratusan ribu bisnis, baik dari skala bisnis UMKM maupun skala bisnis perusahaan.
Jangan tunda lagi, segera gunakan Payment Gateway dari DOKU. Yuk, langsung daftar di website DOKU atau menghubungi sales DOKU sekarang juga untuk menggunakan payment gateway!