DOKU
Dalam aktivitas bisnis, terutama ketika melakukan penawaran terhadap suatu produk atau jasa, pemilik usaha tentu memerlukan surat penawaran. Surat ini menjadi dokumen resmi yang dipakai untuk penawaran produk maupun jasa kepada pelanggan atau konsumen.
Bisa dikatakan, surat ini memainkan peran yang sangat krusial terhadap sukses atau tidaknya proses penawaran produk dan jasa. Inilah sebabnya, pemilik usaha harus tahu bagaimana cara membuat surat penawaran yang benar. Agar tidak salah, berikut beberapa contoh surat penawaran yang bisa diikuti.
Baca juga: CEO Adalah Kunci Sukses Perusahaan: Ketahui Fungsi dan Perannya
Apa Itu Surat Penawaran Barang?
Jadi, surat penawaran adalah dokumen yang ditujukan untuk pelanggan yang berisikan informasi tentang produk unggulan dari suatu perusahaan. Surat ini dibuat dengan tujuan untuk memaparkan semua produk baru yang dipunyai perusahaan yang mengarah pada penjualan produk.
Surat ini bisa dipakai untuk banyak urusan bisnis, mulai dari jual beli hingga jasa. Secara umum, perusahaan akan memberikan surat ini kepada pelanggan lama atau pelanggan yang baru bergabung.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Secara garis besar, surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan memiliki fungsi seperti berikut ini:
- Mengenalkan produk atau jasa dari perusahaan.
- Menaikkan pemasaran perusahaan.
- Bentuk promosi dari produk atau jasa kepada perusahaan lain.
- Meluaskan jaringan perusahaan sekaligus menjalin relasi dengan perusahaan lainnya.
- Mengenalkan produk atau jasa pada masyarakat, terlebih kepada calon pelanggan potensial.
Unsur Surat Penawaran Barang
Selanjutnya, beberapa unsur penting berikut ini tidak boleh kamu lewatkan saat membuat surat penawaran barang, yaitu:
- Informasi terkait perusahaan
Unsur pertama adalah informasi yang berkaitan dengan perusahaan. Misalnya, nama perusahaan, alamat, dan bidang fokus bisnis. Melalui informasi ini, pelanggan maupun konsumen bisa mengetahui siapa pemilik produk atau jasa tersebut.
- Produk yang ditawarkan
Selanjutnya, informasi tentang produk yang ditawarkan. Lebih baik lagi jika informasi tersebut lengkap dengan harga maupun ketersediaan stok sehingga calon pelanggan bisa mengkalkulasi berapa produk yang ingin dibeli.
- Informasi tentang harga promo
Sebaiknya, ketika kamu memberikan penawaran barang pada pelanggan, sertakan pula promo yang sedang berlangsung. Adanya penawaran ini bisa membuat pelanggan lebih tertarik untuk melakukan pembelian produk.
Misalnya, potongan harga untuk pembelian produk dengan jumlah tertentu atau potongan ongkos kirim untuk total transaksi tertentu.
- Cara transaksi
Tak kalah pentingnya, kamu juga harus memberikan informasi dengan detail tentang cara transaksi yang dapat dipakai oleh pelanggan. Akan lebih baik apabila kamu menyediakan berbagai macam metode pembayaran, misalnya transfer antarbank, kartu kredit, hingga pembayaran dengan akun virtual.
- Lampiran tentang informasi produk
Unsur terakhir adalah lampiran yang berisikan informasi produk. Pastikan kamu memberi informasi sejelas dan selengkap mungkin tentang produk yang ditawarkan sehingga calon pelanggan bisa mengetahui dengan baik produk yang hendak dibeli.
Contoh Surat Penawaran Barang
Setelah mengetahui pengertian dari surat penawaran barang, fungsi, dan unsurnya, berikut ini beberapa contoh surat penawaran barang yang bisa menjadi referensi:
Contoh 1
Surat Penawaran Barang
Kepada Yth,
Pimpinan PT Adil Sejahtera Bersama
Jakarta
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami PT Makmur Sentosa memperkenalkan bisnis kami yang bergerak di bidang furniture perkantoran yang berlokasi di Jalan Kemakmuran, Cibinong. Saat ini, perusahaan kami telah menjalin hubungan kerja sama dengan beberapa perusahaan lain yang berlokasi di Jakarta.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud mengajukan penawaran kepada PT Makmur Sentosa untuk penggunaan furniture untuk mendukung produktivitas karyawan yang bekerja di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Besar harapan kami penawaran ini dapat terjalin dalam bentuk kerja sama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan, ikut kami lampirkan produk-produk furniture terbaik untuk perkantoran.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Cibinong, 16 November 2023
Hormat kami,
Satria.
Contoh 2:
Surat Penawaran Barang
Kepada Yth,
Manager PT Tekstil Sejahtera Raya
Cikarang
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami dari PT Multi Tekstil Raya bermaksud untuk mengajukan penawaran barang ke perusahaan yang Bapak/Ibu kelola. Berikut kami kirimkan daftar harga barang yang kami tawarkan:
- Kemeja formal untuk seragam Grade A = Rp70.000 per potong.
- Kemeja formal untuk seragam Grade B = Rp55.000 per potong.
- Kemeja formal untuk seragam Grade C = Rp 45.000 per potong.
Sebagai bahan pertimbangan, kami juga melampirkan gambar produk dan sampel kain untuk setiap grade yang ditawarkan.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Apabila Bapak/Ibu berkenan untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan kami bisa langsung menghubungi kami pada kontak email cs@multiraya.id atau telepon ke nomor 0811 2344 5678.
Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 16 November 2023
Hormat kami,
Ida
Contoh 3
Surat Penawaran Barang
Kepada Yth,
Manager General Affair
PT Alin Dinamika Bersama
Jl. Ciputat Raya 123
Jakarta.
Dengan hormat,
Melalui surat ini, perkenankan kami mengenalkan perusahaan kami kepada Bapak/Ibu. Perusahaan kami bernama PT Stationery Indonesia yang bergerak di bidang penyaluran alat tulis perkantoran (ATK).
Berdasarkan informasi yang kamu dapatkan, PT Alin Dinamika Bersama merupakan perusahaan yang bergerak di bidang teknologi kesehatan yang sedang mengalami perkembangan pesat dan sedang melebarkan sayap bisnis di beberapa kawasan di Jakarta.
Sehubungan dengan hal itu, izinkan kami untuk menawarkan produk alat tulis kantor (ATK) yang kami pasarkan. Bersama dengan surat ini, kami lampirkan daftar produk, harga, dan ketersediaan dari setiap produk yang kami tawarkan.
Apabila PT Alin Dinamika Bersama memerlukan produk alat tulis kantor dari perusahaan kami, bisa langsung menghubungi nomor layanan pelanggan di 021-1112223 atau melalui email di cs@stationery.id.
Setelah mengirimkan invoice dan menerima pembayaran, kami akan segera mengantarkan pesanan ke alamat tujuan. Selain itu, kami juga menawarkan penawaran menarik berupa potongan harga untuk total belanja Rp5 juta dalam satu kali transaksi.
Besar harapan kami untuk PT Alin Dinamika Bersama bisa menjalin kerja sama dengan perusahaan kami untuk menyediakan kebutuhan alat tulis perkantoran secara kontinyu setiap bulannya. Jika berminat, kami akan mengatur pertemuan untuk memaparkan produk yang kami miliki secara langsung.
Demikian surat penawaran barang ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Stationery Indonesia
Edi Jarwo
Head of Procurement
Itu tadi beberapa contoh surat penawaran barang yang bisa kamu perhatikan dan jadikan referensi. Agar bisnis lebih lancar, kamu bisa menggunakan layanan Payment Gateway dari DOKU yang bisa menerima dan mengelola pembayaran bisnis.
Dengan layanan Payment Gateway, para pelanggan bisa melakukan pembayaran dengan berbagai metode transaksi. Adanya berbagai metode pembayaran tentu akan membuat pelanggan lebih mudah dalam berbelanja dan dapat mendukung kenaikan omzet dan profit bisnis.Yuk, langsung daftar di website DOKU atau menghubungi sales DOKU sekarang juga untuk menggunakan payment gateway!