DOKU
Bisnis yang bertahan lama dimulai dari pengelolaan transaksi yang tepat. Yuk, kenali fungsi sales invoice dan mengapa kamu perlu membuatnya untuk transaksi!
Dalam melakukan transaksi bisnis terkadang kamu perlu memberikan sales invoice pada pelanggan. Hal ini terutama jika kamu menjual barang yang harus terlebih dahulu melakukan pemesanan alih-alih transaksi langsung seperti di minimarket, warung, dan sebagainya.
Nah, adanya sales invoice ini punya banyak manfaat untuk bisnis. Bahkan jika kamu baru merintis usaha pun, selama model bisnisnya sesuai dan memerlukan invoice, tak perlu takut dianggap “terlalu mewah”. Sebaliknya, kamu justru memang memerlukan dokumen satu ini.
Apa Itu Sales Invoice?
Sales invoice atau yang umumnya dikenal dengan istilah faktur penjualan adalah sebuah dokumen keuangan yang dibuat dan diberikan pihak penjual kepada pembeli atau pelanggan sebagai permintaan pembayaran alias tagihan.
Oleh karena tujuannya untuk menagih pembayaran, sales invoice lazimnya memang diberikan sebelum adanya transaksi pembayaran. Sebagai gambaran, berikut alur transaksi hingga penerbitan invoice dan pembayaran.
- Penjual dan pelanggan menyepakati barang apa saja yang akan ditransaksikan berikut harga dan metode bayarnya.
- Jika diperlukan, penjual akan membuat kontrak yang nantinya ditandatangani pula oleh pelanggan sebagai bukti kesepakatan.
- Penjual menerbitkan invoice dan mengirimnya ke pelanggan.
- Pelanggan melakukan pembayaran sesuai jumlah yang disepakati dengan metode bayar yang sudah ditentukan.
- Penjual mengeluarkan kuitansi sebagai bukti bahwa pembayaran sudah diterima.
- Penjual memproses pesanan dan melakukan proses delivery sesuai kesepakatan.
- Jika diperlukan, penjual mengeluarkan surat tanda terima yang perlu ditandatangani oleh pelanggan sebagai bukti bahwa pesanan telah diterima dengan baik.
Sebuah invoice pun tentunya harus memuat detail transaksi yang dituangkan secara jelas, mulai dari tanggal tagihan, pelanggan yang melakukan pemesanan, jenis dan nama produk yang dipesan, jumlah item yang dipesan, hingga diskon dan pajak (jika ada).
Pentingnya Sales Invoice Bagi Bisnis
Banyak yang masih menganggap bahwa invoice sales hanya cocok untuk bisnis dengan skala besar. Padahal faktanya, UMKM pun bisa saja memang memerlukan faktur penjualan ini untuk membantu pengelolaan bisnisnya.
Berikut adalah beberapa poin penting bagaimana invoice penjualan membantu keberlangsungan bisnis.
1. Memantau Piutang
Tidak sedikit bisnis yang baru mulai terutama masih menerapkan cara-cara tradisional kerap luput dalam melakukan pencatatan. Tak cuma pengeluaran, tapi piutang juga sering terlewat sehingga berpengaruh terhadap laporan dan cash flow.
Sales invoice membantumu untuk memantau transaksi mana saja yang masih menyisakan piutang. Kamu pun dapat mengingatkan pelanggan untuk segera melakukan pembayaran karena akan berpengaruh terhadap cash flow bisnis.
2. Menjadi Basis Pajak
Dokumen ini kerap dipakai sebagai dasar perhitungan pajak penjualan yang wajib dipenuhi penjual, yakni PPN maupun PPh. Dengan data yang detail pada invoice, kamu dapat menunaikan kewajiban pajak lebih mudah dan menghindari isu perpajakan nantinya.
3. Membantu Proses Audit dan Akuntansi
Terlepas dari seberapa kecil atau besarnya skala bisnis, kamu harus rajin membuat laporan keuangan sederhana sekalipun, seperti laba dan rugi. Hal ini untuk mengetahui kesehatan dan kemampuan finansial bisnis sehingga jadi acuan strategi bisnis ke depannya.
Sales invoice akan membantumu melakukan kroscek transaksi yang telah terjadi dalam kurun waktu tertentu. Proses audit ini pun tak cuma dilakukan oleh pihak internal, tetapi juga boleh jadi eksternal sesuai level bisnis.
4. Memonitor Persediaan
Pengecekan stok harus kamu lakukan secara berkala. Selain memastikan bahwa tak ada aset yang hilang mencurigakan, monitoring ini juga membantu memastikan bahwa kondisi inventaris masih layak jual.
Adapun dalam konteks sales invoice, dokumen ini membantumu mencocokkan apakah jumlah stok yang tersedia sesuai sebagaimana mestinya. Jika terdapat anomali, kamu akan lebih mudah menelusurinya.
Read more: Contoh Invoice Sederhana dan Bagaimana Cara Membuatnya dengan Mudah
Sales Invoice vs Purchase Invoice
Seperti namanya, sales invoice sudah pasti dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah entitas bisnis ketika menjual suatu produk kepada pelanggan.
Dokumen ini pun mewakili pendapatan yang bakal diterima oleh penjual. Adapun tujuan dari sales invoice adalah sebagai pencatatan penjualan.
Sementara itu purchase invoice juga merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual. Penerbitan purchase invoice adalah untuk memastikan bahwa pesanan sudah lengkap dipenuhi oleh penjual.
Umumnya purchase invoice dibuat setelah dikeluarkannya purchases order oleh pihak pelanggan. Adapun tanggal jatuh tempo yang tertera pada purchase invoice merupakan tanggal yang sudah disetujui oleh kedua belah pihak.
Contoh Sales Invoice
Kamu juga bisa download contoh invoice di atas dengan klik tautan di sini.
Cara Membuat Sales Invoice
Kamu bisa mendesain sendiri sales invoice sesuai kebutuhan, tetapi jangan sampai asal. Setidaknya berikut langkah-langkah untuk membuat sales invoice sehingga tak ada informasi penting yang tertinggal.
1. Cantumkan Informasi Bisnismu
Bagian ini sangat penting karena menunjukkan siapa pemilik piutang atas pesanan atau transaksi yang terjadi. Karena itu biasanya bagian informasi bisnis ini berada di bagian ata invoice, seperti kop pada surat.
Jika bisnismu sudah memiliki logo, maka tempatkanlah logo tersebut sebagai lambang dan identitas visual bisnis. Cantumkan dengan lengkap nama bisnis, alamat usaha, dan kontak yang dapat dihubungi (nomor telepon, email, faks, dan sebagainya).
2. Sertakan Nomor Invoice
Setiap dokumen transaksi perlu menggunakan nomor, tidak terkecuali invoice. Adapun tujuan dari penyertaan nomor adalah mempermudah pelacakan transaksi nantinya sekaligus menjadi referensi, baik untuk penjual maupun pelanggan.
Lazimnya nomor invoice pun diletakkan pada bagian atas. Hal ini untuk memudahkanmu maupun pelanggan saat melakukan pemeriksaan maupun pencarian.
3. Tuliskan Judul Invoice
Sepintas hal ini mungkin terlihat sederhana, tapi bayangkan jika kamu mendapat selembar kertas penting, tetapi tidak menemukan dengan jelas dan pasti jenis dokumen tersebut. Tentu kamu akan bingung, bukan?
Maka dari itu, berikan keterangan bahwa dokumen tersebut adalah invoice. Caranya pun sangat mudah: kamu hanya perlu menuliskan kata INVOICE pada bagian atas dokumen. Buatlah tulisan mudah terbaca dan bahkan menjadi titik fokus utama saat orang membaca.
4. Cantumkan Identitas Pelanggan
Sebuah invoice hanya diberikan untuk satu pelanggan saja. Sekalipun kamu memiliki dua pelanggan berbeda dengan pesanan sama persis, kamu tetap perlu membuat dua invoice dengan tujuan pengiriman yang berbeda.
Cantumkan identitas pelanggan sebagai bukti bahwa transaksi tersebut memang terjadi hanya antara kamu dan pelanggan tersebut. Setidak-tidaknya, cantumkan nama pelanggan (baik personal maupun perusahaan) dan alamat serta kontak jika memungkinkan.
5. Detailkan Deskripsi Produk
Cantumkan seluruh pesanan yang menjadi kesepakatan transaksi, mulai dari nama barang (termasuk tipe, merek, dan beberapa detail lainnya), jumlah yang dibeli, harga per satuan, hingga harga total.
Jika kamu memberi diskon, maka sertakan pula nominal diskon tersebut tanpa menghilangkan harga awal sebelum diskon pada sales invoice. Tak ketinggalan, sertakan nominal pajak yang dikenakan jika diperlukan.
6. Sertakan Metode Bayar
Zaman sekarang ada banyak metode bayar untuk berbagai jenis transaksi. Tak harus uang cash dan transfer antarbank, kamu juga bisa menyediakan pembayaran melalui QRIS, virtual account, dan berbagai lainnya.
Juragan DOKU pun memahami betul tren pembayaran digital yang diminati pasar saat ini. Karena itu, Juragan DOKU menghadirkan fitur payment gateway yang memungkinkanmu menerima pembayaran dari berbagai metode.
Cara ini tidak lain untuk mempermudah dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan begitu, mereka pun jadi senang bertransaksi denganmu dan bahkan akan melakukan repurchase. Pada akhirnya, omzet bisnismu pun akan meningkat!
Yuk, jangan sia-siakan kesempatan untuk memperluas pangsa pasar dan meningkatkan profitabilitas bisnis dengan bergabung Juragan DOKU sekarang! Selain itu, kamu juga akan mendapat akses belajar bisnis secara gratis dari para mentor andal terbaik, lho!