DOKU
Mau mulai bisnis dan siap dipercaya pelanggan dan terima banyak order? Pastikan dulu kamu tahu serba-serbi tanda terima invoice ini agar tak salah transaksi!
Pernah mendengar istilah tanda terima invoice? Sebagai pemilik bisnis, meski baru memulai sekalipun, kamu perlu memahami beberapa istilah terutama yang berkaitan dengan dokumen-dokumen transaksi.
Sebetulnya tanda terima dan invoice pun adalah dua hal yang berbeda. Namun, keduanya sama-sama memiliki peran penting dalam bisnis, baik untuk pencatatan inventaris maupun pembukuan.
Selain itu tanda terima dan invoice juga menjadi dokumen penting untuk meminimalkan terjadinya isu di masa mendatang. Oleh sebab itu, pastikan kamu selalu mencatat dan menyimpan dengan baik tanda terima invoice maupun dokumen-dokumen transaksi lainnya.
Tanda Terima vs Invoice
Mengelola bisnis memang tidak mudah. Bukan cuma soal bagaimana membuat produk yang menghasilkan untung atau laba, tapi juga urusan pencatatan yang tak boleh ketinggalan. Namun tenang saja, kamu bisa memulainya dengan hal-hal sederhana.
Mengerti perbedaan tanda terima dan invoice adalah salah satunya. Jangan sampai kamu salah menggunakan dua dokumen ini terutama jika bertransaksi dengan perusahaan atau entitas bisnis yang cukup ketat dalam urusan pengadaan dan pembelian.
Perbedaan Definisi
Seperti namanya tanda terima adalah bukti telah terjadinya transaksi antara dua pihak, penjual dan pelanggan. Adapun transaksi yang dimaksud sudah mencakup aktivitas serah terima barang, uang, dan beberapa dokumen pendukung terkait.
Contoh sederhananya adalah saat kamu melakukan pembelanjaan online. Kurir logistik biasanya akan memintamu untuk membubuhkan tanda tangan pada suatu dokumen, bukan? Nah, dokumen tersebut yang disebut tanda terima.
Sementara itu, invoice adalah dokumen yang isinya memuat tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan. Biasanya invoice juga disebut dengan istilah faktur.
Dalam invoice akan terdiri dari beberapa informasi penting terkait detail transaksi, seperti jenis produk (barang maupun jasa) yang ditransaksikan, harga satuan per item, jumlah barang yang dibeli, diskon, pajak, dan sebagainya.
Satu lagi dokumen yang kerap dianggap sama adalah kuitansi. Kuitansi berbeda dari tanda terima maupun invoice.
Kuitansi adalah dokumen yang menjadi bukti bahwa pembayaran telah dilakukan–pelanggan telah melakukan pembayaran terhadap pesanannya dan penerima telah menerima sejumlah uang tersebut.
Karena itu, jangan sembarangan memberi kuitansi jika pelanggan memang belum melakukan pembayaran. Adapun waktu pembayaran ini fleksibel sesuai kesepakatan, apakah dilakukan sebelum atau setelah pesanan diselesaikan.
Perbedaan Fungsi
Fungsi tanda terima adalah sebatas sebagai bukti bahwa penjual telah menyerahkan produk kepada pelanggan dan pelanggan telah memenuhi pula kewajibannya untuk melakukan pembayaran.
Dalam kata lain, tanda terima menjadi konfirmasi bahwa transaksi telah dilakukan. Dokumen ini pun bisa menjadi bukti yang sangat jika di kemudian hari kamu mengalami perselisihan dengan pelanggan.
Fungsi invoice di sisi lain adalah sebagai penagihan atas produk yang dipesan atau dibeli oleh pelanggan. Selain itu invoice juga berfungsi untuk melakukan konfirmasi apakah pesanan yang dibuat sudah sesuai kesepakatan atau belum.
Meski tidak secara langsung, invoice juga bisa kamu manfaatkan untuk menghitung dan mencocokkan antara transaksi dan stok barang yang tersisa. Kamu bisa melihat rekapan transaksi harian agar tidak terlalu repot mengelolanya.
Perbedaan Waktu
Perbedaan waktu yang dimaksud dalam konteks ini adalah waktu pembuatan dan pengirimannya kepada pelanggan.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, tanda terima hanya akan diberikan jika barang diterima oleh pelanggan. Lazimnya pembayaran pun harus segera diselesaikan saat terjadinya perpindahan tangan item yang ditransaksikan.
Namun, ada juga beberapa situasi yang memungkinkan pembayaran dilakukan beberapa saat setelah barang diberikan kepada pelanggan. Hanya saja kondisi ini relatif jarang dan biasanya tertuang dalam kontrak khusus.
Sebaliknya, invoice diberikan bahkan sebelum kamu sebagai penjual mengirim atau bahkan memproses barang. Beberapa bisnis terutama untuk transaksi besar memberi waktu yang cukup panjang sejak dikeluarkannya invoice sampai waktu jatuh tempo pelunasan.
Read more: Memahami Apa Itu Invoice Pelunasan dan Perbedaannya dengan Kwitansi
Contoh Tanda Terima dan Invoice
Membuat tanda terima invoice bisa lakukan sendiri. Kamu dapat menggunakan Ms. Office seperti Word atau Excel untuk menghasilkan dokumen yang rapi. Pengiriman dua dokumen ini pun bisa dilakukan secara digital, tetapi kebanyakan tanda terima masih secara manual.
Pun sebetulnya tidak ada pakem atau desain format khusus untuk membuat tanda terima dan invoice. Namin untuk membantumu lebih paham mengenai perbedaan keduanya, simak beberapa contoh berikut.
Contoh Tanda Terima
Contoh 1
Contoh 2
Kamu bisa unduh contoh tanda terima di atas dengan klik tautan ini.
Contoh Invoice
Contoh 1
Contoh 2
Kamu bisa unduh contoh invoice di atas dengan klik tautan ini.
Jadi, sudah paham kan kini tentang tanda terima invoice? Walau baru memulai usaha pun, pastikan kamu sudah familiar dengan beberapa dokumen semacam ini, ya.
Nah, untuk menambah wawasan soal bisnis dan meningkatkan omzet di zaman serba digital ini, bergabunglah dengan Juragan DOKU. Kamu akan mendapat banyak edukasi bisnis online dari mentor andal dan berbagai fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR. yang memudahkan transaksi.Yuk, gabung Juragan DOKU sekarang!