Contoh Invoice Bahasa Indonesia dan Tips Agar Invoice Cepat Cair

Mulai coba membuat invoice untuk tingkatkan profesionalisme bisnis? Intip jenis dan contoh invoice bahasa Indonesia berikut ini sebagai referensi!

Membuat invoice sebetulnya tidak sulit, kok. Format yang kamu buat pun tak harus kompleks asal mencakup seluruh informasi yang bisnismu membutuhkan. Beberapa contoh invoice bahasa Indonesia berikut ini pun bisa jadi referensimu.

Pengertian Invoice

Secara sederhana invoice adalah selembar dokumen yang berisi daftar pemesanan dan/atau pembelian barang yang berisi informasi penjual dan pembeli serta detail transaksi. Penjual mengeluarkan invoice sebagai bukti transaksi sekaligus penagihan kepada pelanggan.

Biasanya invoice dibuat dalam tiga rangkap. Namun kini, kebanyakan bisnis sudah mulai berlatih digital sehingga invoice pun dibuat dalam soft file (elektronik) pula. Jika ingin lebih resmi, invoice umumnya dikirim melalui email.

Selembar dokumen invoice bisa memberi dampak yang luar biasa untuk bisnismu. Tak cuma membuat branding lebih profesional, tapi invoice juga membantumu mengelola stok dan pembukuan. 

Selengkapnya, berikut adalah beberapa manfaat bisnis menggunakan invoice.

1. Memonitor stok dan jenis produk yang berhasil dijual di setiap transaksi.
2. Melacak pembayaran termasuk tagihan (piutang) yang belum dibayar.
3. Melakukan penagihan dengan transparan.
4. Meningkatkan kesan profesional dan kredibel di mata pelanggan.

Jenis-Jenis Invoice dan Contohnya

Saat mencari contoh invoice bahasa Indonesia kamu mungkin akan sering menemukan invoice penjualan. Namun sebetulnya, invoice juga punya beberapa jenis sesuai peruntukan masing-masing.

1. Invoice Biasa

Seperti namanya, jenis invoice ini merupakan jenis invoice yang paling umum dan digunakan untuk transaksi sederhana seperti yang ada dalam kehidupan sehari-hari. 

Beberapa orang masih kerap menganggap bahwa invoice penjualan biasa sama dengan kuitansi. Padahal dua dokumen ini sama sekali berbeda format dan struktur maupun peruntukannya.

Secara sederhana invoice hanyalah berfungsi sebagai permintaan pembayaran dari penjual kepada pelanggan. Sementara itu, kuitansi adalah bukti pembayaran yang sah, yakni menunjukkan pelanggan sudah melakukan pembayaran pada penjual.

Berikut adalah beberapa contoh invoice bahasa Indonesia untuk penjualan biasa.

Contoh 1

Contoh 2

Kamu juga bisa download contoh invoice di atas dengan klik tautan ini.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma adalah jenis invoice yang sifatnya sementara dan berlaku sebagai invoice pengganti. Hal ini lantaran invoice proforma dibuat sebelum pesanan dikirim–biasanya karena pembelian yang dilakukan secara bertahap. 

Nantinya barulah setelah seluruh pesanan pelanggan diterima lengkap, penjual akan menerbitkan invoice penjualan biasa sebagai pengganti.

Sebagai catatan, invoice proforma juga berbeda dengan purchase order alias PO. Invoice proforma adalah kutipan penjualan, sedangkan PO merupakan sebuah dokumen komersial yang berarti konfirmasi resmi penjualan.

Berikut adalah contoh invoice proforma dalam bahasa Indonesia.

Kamu juga bisa download contoh invoice di atas dengan klik tautan ini.

3. Invoice Konsuler

Jenis invoice ini termasuk yang lebih jarang dibandingkan dua jenis invoice sebelumnya mengingat kebutuhannya memang cenderung lebih sedikit.

Invoice konsuler adalah invoice khusus yang digunakan dalam transaksi atau perdagangan internasional (ekspor dan impor). Keabsahan invoice konsuler baru diperoleh apabila mendapat persetujuan perwakilan negara yang mengimpor seperti atase atau kedubes.

Oleh karena invoice jenis ini untuk keperluan internasional, biasanya invoice konsuler memang dibuat dalam bahasa Inggris seperti berikut.

Kamu juga bisa download contoh invoice di atas dengan klik tautan ini.

Read more: 5 Contoh Template Invoice Kosong untuk Bisnis

Tips Agar Invoice Cepat Dibayar

Setiap bisnis pasti berharap bahwa pelanggan dapat membayar secepat mungkin produk yang sudah disediakan. Sayangnya, tidak semua pelanggan dapat langsung memenuhi kewajibannya melunasi pesanan.

Anda pun dapat mengantisipasinya dengan beberapa hal mengingat ada banyak faktor yang membuat pengiriman invoice tepat waktu sekalipun tetap menyebabkan keterlambatan bayar. Berikut adalah beberapa di antaranya.

1. Penerima yang Tepat

Pastikan kamu mengirim ke penerima yang tepat, terutama jika bertransaksi dengan perusahaan. Seperti contoh, kirim invoice ke bagian keuangan perusahaan atau PIC terkait lainnya sehingga tepat sasaran.

Pun hindari mengirim invoice ke lebih dari satu orang dalam sebuah instansi kecuali memang diminta demikian. Hal ini dapat membingungkan dan bahkan mengacaukan proses pembayaran.

2. Informasi yang Jelas

Format pada contoh invoice bahasa Indonesia di atas hanyalah sebagai referensi. Kamu bisa mengubahnya sesuai keperluan bahkan menggantinya dengan bahasa yang berbeda jika memang dibutuhkan.

Hanya saja selalu buat informasi dalam tiap invoice jelas, terperinci, dan mudah dipahami. Tujuannya untuk meminimalkan terjadinya kebingungan sehingga memerlukan waktu lebih lama untuk konfirmasi dan klarifikasi yang berujung pada pembayaran.

Sebisa mungkin buatlah invoice dapat dipahami hanya dengan sekali melihat. Karena itu, perhatikan pula ukuran font dan struktur invoice.

3. Kirim Tepat Waktu

Jangan sampai kamu menunda pengiriman invoice. Berikan jarak yang cukup bagi pelanggan sejak menerima invoice hingga jatuh tempo terutama untuk transaksi yang sifatnya bukan berlangganan.

Jika tidak mengirimkannya secara langsung, kamu bisa melakukan konfirmasi kepada pelanggan apakah mereka sudah menerimanya atau belum. 

4. Layanan Khusus untuk Pembayaran Awal dan Tepat Waktu

Tidak ada salahnya kamu memberi apresiasi bagi pelanggan yang membayar tagihan dengan sigap, terutama jika sudah berlangganan. Hal ini akan membuat mereka dihargai sekalipun membayar tagihan merupakan kewajiban mereka.

Namun, adanya penghargaan ini akan mendorong mereka untuk menjaga hubungan dengan lebih baik, termasuk membayar tagihan secepatnya. Ujung-ujungnya, cash flow bisnismu akan tetap terjaga aman dan lancar.

Selain pembuatan invoice, masih ada banyak cara lain yang bisa kamu lakukan untuk membuat bisnis lebih profesional dan berkembang. Agar tak ketinggalan oleh kompetitor, kini saatnya kamu bergabung dengan Juragan DOKU., sahabat berjualan UMKM persembahan DOKU.

Juragan DOKU akan membantumu memungkinkanmu memperluas pangsa pasar dan meningkatkan omzet dengan menyediakan metode pembayaran digital bagi calon pelangganmu seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR. yang memudahkan transaksi.

Yuk, gabung Juragan DOKU sekarang!