Format Surat Invoice yang Perlu Kamu Ketahui untuk Keperluan Penagihan

Bagaimana cara membuat surat invoice dengan benar? Cari tahu bagaimana format invoice di artikel berikut agar tidak bingung saat membuatnya.

Ingin membuat surat invoice? Membuat invoice sebenarnya merupakan hal yang mudah dilakukan, kok. Akan tetapi, kamu perlu mengetahui formatnya terlebih dahulu supaya invoice yang kamu buat bisa memberikan informasi yang lengkap dan benar.

Artikel berikut akan memberikan penjelasan mengenai format surat invoice penagihan. Supaya tidak bingung, kamu bisa mempelajari beberapa contoh invoice penagihan yang akan dicantumkan di artikel ini. Yuk, pelajari selengkapnya! 

Fungsi Invoice Penagihan 

Dokumen transaksi berupa invoice merupakan dokumen yang sangat berguna untuk mencatat transaksi penjualan yang berlangsung antara penjual dan pembeli.

Untuk pihak yang menerbitkan invoice, penerbitan faktur akan membantu unutk mempercepat proses pembayaran dengan memberitahukan jumlah yang perlu dibayar. Selain itu, faktur juga memberikan informasi berupa kapan waktu jatuh tempo dan dan detail informasi bagaimana cara membayar uang tersebut.

Bagi pihak yang melakukan pembelian, faktur bisa menjadi catatan pengeluaran dengan detail terperinci. Tentunya hal ini akan membantu untuk pencatatan agar jadi lebih terorganisir.

Tujuan Pembuatan Faktur

Apa, sih, tujuan dari pembuatan faktur? Menurut beberapa referensi, pembuatan faktur biasanya dilakukan untuk beberapa tujuan sebagai berikut.

• Meminta pembayaran tepat waktu atas pembelian yang dilakukan
• Melacak transaksi penjualan yang sudah dilakukan
• Melakukan pelacakan inventaris, khususnya jika perusahaanmu adalah perusahaan yang menjual produk
• Melakukan peramalan masa depan menggunakan data historis
• Mencatat pendapatan bisnis yang diterima untuk pelaporan pajak

Format Invoice Penagihan 

Sebagaimana layaknya berbagai jenis dokumen transaksi bisnis lain, surat invoice penagihan memiliki komponen-komponennya tersendiri. Beberapa komponen yang dimaksud adalah sebagai berikut:

• Kop surat 
• Nomor urut invoice
• Purchase order
• Tulisan INVOICE atau FAKTUR sebagai judul
• Detail barang yang diperjualbelikan. Termasuk di dalamnya detail tentang jenis, jumlah produk, harga per unit produk, serta total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli.
• Diskon (jika ada)
• Ongkos pengiriman (jika ada)
• Pajak PPn
• Asuransi (jika ada)
• Informasi mengenai cara pengiriman
• Informasi mengenai cara pembayaran yang bisa dilakukan

Read more: Yuk Download Contoh Invoice Excel, Bisa Digunakan untuk Berbagai Kebutuhan

Mari kita pelajari satu per satu detail komponen yang sudah disebutkan di atas.

Kop surat 

Sebagai dokumen resmi, kop surat dibutuhkan untuk memberitahukan siapa pihak yang membuat dokumen tersebut. Dalam artian, kop surat dibuat untuk memberitahu siapa pihak yang menjual produk. 

Nomor urut invoice

Nomor urut invoice dicantumkan agar pencatatan dan pengarsipan dokumen bisa lebih mudah dilakukan oleh pihak penjual. 

Purchase order number

Biasanya, sebuah invoice dilengkapi dengan purchase order number. Purchase order number ini merupakan istilah yang memiliki makna yang sama dengan nomor pesanan.

Tulisan INVOICE atau FAKTUR sebagai judul

Tulisan INVOICE atau FAKTUR diperlukan dalam dokumen ini. Dengan adanya judul, kamu bisa membedakan dokumen yang satu dengan dokumen yang lain dengan lebih mudah tanpa perlu membaca keseluruhan isi dokumen.

Detail barang yang diperjualbelikan

Selain berbagai komponen di atas, kamu juga akan menjumpai detail barang yang diperjualbelikan di dalam sebuah invoice. Detail barang yang dimaksud misalnya seperti jenis, jumlah dan saturan produk, harga per satuan produk, serta total biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli.

Total biaya yang harus dibayarkan ini pun masih belum final. Nantinya, akan ada detail lain yang perlu ditambahkan misalnya seperti diskon, ongkos pengiriman, pajak, serta asuransi. 

Diskon (jika ada)

Untuk menjalin hubungan baik dengan klien/pembeli, terkadang sebuah perusahaan memberikan diskon atas pembelian yang dilakukan. Nah, diskon ini akan dicantumkan di dalam invoice dan akan ditambahkan ke dalam harga barang. 

Sifat diskon ini opsional. Maknanya, kamu tidak harus selalu mencantumkan diskon di faktur jika memang tidak ada diskon yang diberikan.

Ongkos pengiriman (jika ada)

Selain diskon, ongkos pengiriman juga menjadi hal opsional lain yang perlu dicantumkan dalam sebuah surat invoice. Sama seperti diskon, ongkos pengiriman bukan merupakan komponen yang wajib ada pada sebuah faktur mengingat tidak semua transaksi membutuhkan ongkos pengiriman.

Pajak PPn (jika ada)

Selain diskon dan ongkos pengiriman, PPn juga merupakan hal yang perlu dimasukkan ke dalam sebuah faktur. Meski demikian, tidak semua transaksi dikenakan pajak sehingga mungkin saja ada faktur yang tidak memiliki kolom khusus untuk PPn.

Asuransi (jika ada)

Jika barang yang diperjualbelikan perlu dikirimkan, risiko barang hilang atau rusak tentunya pasti ada. Karena alasan inilah perlu adanya asuransi. Meski sifatnya opsional, keberadaan asuransi memberikan ketenangan bagi pihak pembeli karena ada jaminan pengganti jika barang mengalami kerusakan ataupun hilang.

Nah, jika pembeli menginginkan barangnya dilindungi oleh asuransi, kamu perlu memasukkan biaya asuransi ini di surat invoice yang diterbitkan.

Informasi mengenai cara pengiriman

Komponen selanjutnya yang perlu ada di dalam sebuah surat invoice adalah informasi mengenai cara pengiriman.

Pada komponen ini, kamu akan menjelaskan bagaimana barang yang sudah dibeli itu akan dikirimkan. Apakah melalui jalur udara (pesawat), atau melalui jalur laut (kapal). Jika memungkinkan, sertakan juga identitas kontainer, kapal, maskapai, dan nomor penerbangan yang digunakan untuk melakukan pengiriman barang. 

Informasi mengenai cara pembayaran yang bisa dilakukan

Terakhir, surat invoice juga memuat informasi mengenai cara pembayaran yang bisa dilakukan. Misalnya, jika perusahaanmu menerima cara pembayaran melalui transfer bank, sertakan nomor rekening di faktur. Dengan demikian, pembeli tinggal melakukan transfer dana ke nomor tersebut setelah menerima faktur tersebut. 

Selain informasi mengenai rekening bank, umumnya faktur juga menyertakan jatuh tempo pembayaran atas transaksi tersebut. Tujuan adanya jatuh tempo ini adalah supaya pembeli tidak berlama-lama melunasi transaksi tersebut.

Contoh Invoice Penagihan

Setelah mempelajari fungsi dan format invoice, kamu bisa mempelajari contoh invoice penagihan di penjelasan berikut.

Kamu juga bisa unduh langsung contoh invoice di atas dengan klik tautan ini

Itulah penjelasan mengenai format invoice, fungsi, dan contohnya. Semoga penjelasan di atas bisa membantumu untuk membuat invoice dengan lebih baik, ya!

Selain invoice, kamu juga harus memahami pentingnya menyediakan sarana pembayaran yang nyaman bagi pelanggan. Untuk solusi yang satu ini, kamu dapat bergabung menjadi salah satu Juragan DOKU. 

Juragan DOKU punya beragam fitur untuk mewujudkan hal tersebut. Misalnya fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.

Tidak ketinggalan, dengan bergabung menjadi member Juragan DOKU, kamu juga berkesempatan mendapat pelatihan bisnis gratis secara online yang dibimbing langsung oleh para mentor bisnis andal. Tentunya ini bisa menambah modal usaha pecel lele yang kamu jalankan dari sisi skill.Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di sini atau unduh aplikasinya secara gratis di website ini, atau bisa juga melalui smartphone di Play Store maupun App Store. Pakai Juragan DOKU, usaha pasti makin gencar.