Cara Buat Invoice di Excel, Template dan Manual

Sedang cari template invoice yang cocok untuk bisnis? Bikin sendiri aja! Ini cara buat invoice di Excel, dijamin sat-set beres dalam hitungan menit!

Salah satu cara paling mudah dan simpel untuk membuat invoice adalah menggunakan Excel. Dengan bantuan desain Excel lewat sel-selnya, cara buat invoice di Excel pun jadi lebih mudah dan cepat.

Hal-Hal yang Harus Ada dalam Invoice

Sebelum mempelajari cara buat invoice di Excel, kamu harus lebih dulu memahami apa saja yang harus ada di dalam sebuah invoice terlepas dari seunik apa pun desain dan template invoice yang akan dibuat.

Hal ini untuk memudahkan kamu dan pelanggan untuk memahami detail pada invoice. Selain untuk kebutuhan administrasi, kejelasan informasi pada lembar penagihan ini juga berpengaruh terhadap pembayaran yang dilakukan.

Bayangkan saja jika misal kamu sebagai pelanggan mendapat invoice yang dikirim via e-mail. Kamu diminta untuk melakukan pembayaran, tetapi tidak ada keterangan ke mana tujuan pengiriman dana.

Akhirnya ada lebih banyak waktu yang terbuang karena kamu harus melakukan konfirmasi dengan menghubungi pihak penjual terlebih dahulu dan menunggu jawaban.

Jika kamu bekerja di sebuah perusahaan dengan aktivitas yang padat, bukan tidak mungkin di tengah-tengah waktu menunggu jawaban kamu akan terdistraksi melakukan pekerjaan lainnya.

Akhirnya, kamu jadi lupa untuk melakukan pembayaran. Di sisi penjual, mereka pun jadi lebih lama menerima dana dan bukan tidak mungkin jadi mengganggu cash flow maupun proses delivery yang semestinya dilakukan.

Karena itu, perhatikan informasi yang ada dalam setiap invoice yang kamu buat. Selain memuat lengkap elemen penting invoice, pastikan kamu juga tidak salah menyampaikan informasinya, ya.

Jadi, apa saja elemen yang harus ada di setiap invoice?

1. Keterangan INVOICE

Ada banyak variasi dokumen transaksi dalam bisnis: kuitansi, tanda terima, nota pembelian, purchase order, dan lain-lain. Beberapa di antaranya sepintas pun terlihat sama.

Hal ini bisa cukup merepotkan baik untukmu sendiri maupun pelanggan jika dokumen-dokumen tersebut tidak memiliki keterangan. Kamu harus meneliti satu per satu untuk mencari dan menemukannya sehingga akan membuang cukup banyak waktu.

Kondisi tersebut dapat diantisipasi dengan cara sangat sederhana: tambahkan kata INVOICE yang cukup mencolok sebagai identitas dokumen. Dengan begitu, hanya dalam sekali lihat, kamu dan pelanggan dapat langsung mengidentifikasinya.

2. Nomor Invoice

Nomor invoice berfungsi untuk mengidentifikasi transaksi karena memiliki nomor yang berbeda antara satu invoice dengan lainnya. Selain itu, berikut beberapa kegunaan nomor invoice lainnya:

Memudahkan pelaporan keuangan
Membantu pelacakan pembayaran
Mempermudah proses rekonsiliasi dan verifikasi
Membantu aktivitas pelacakan stok
Identitas Penjual

Kamu harus menempatkan informasi tentang bisnis sebagai pihak yang melakukan penjualan. Sertakan nama bisnis, alamat, dan kontak. Kalau memiliki logo, sertakan pula seperti layaknya kop surat.

3. Identitas Pelanggan

Setiap invoice dibuat khusus hanya untuk satu pelanggan sehingga jelas kepada siapa kamu melakukan transaksi dan penagihan. Tak perlu detail, kamu cukup menyertakan nama (personal maupun perusahaan), alamat, dan kontak pelanggan.

4. Informasi Transaksi

Cantumkan produk apa saja yang ditransaksikan, mulai dari jenis dan tipe, jumlah, hingga harga. Pastikan tidak ada produk yang terlewat sesuai kesepakatan saat transaksi.

5. Instruksi Pembayaran

Terakhir, terutama kalau kamu melayani transaksi dengan transfer atau pembayaran nontunai lainnya, sertakan dengan lengkap instruksi pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan.

Berikan keterangan nomor rekening yang kamu gunakan untuk menerima pembayaran berikut tanggal jatuh temponya. Di samping itu kamu mungkin juga bisa menyertakan kode QRIS atau lainnya sesuai kanal tujuan pembayaran.

Cara Buat Invoice Template di Excel

Sebetulnya Excel pun memiliki fitur dan layanan template invoice yang bisa kamu gunakan. Cukup buka Excel, lalu klik menu File → New → Template Invoice, lalu tinggal pilih template yang cocok dengan kebutuhanmu.

Microsoft menyediakan beragam template invoice Excel yang menarik. Secara umum desainnya simpel. Beberapa template yang menggunakan warna pun tetap cukup rapi sehingga tidak menjadi distraksi.

Kamu pun hanya perlu mengganti informasi pada bagian-bagian yang sudah tersedia. Pun untuk logo, beberapa template Excel sudah menyediakan space khusus sehingga kamu tak perlu repot lagi mengatur layout.

Sebagai catatan, walau ada banyak template yang bisa kamu pakai dan bebas memilih yang mana saja untuk setiap invoice, pastikan konsisten.

Pilihlah satu dan gunakan jenis tersebut selama beberapa kurun waktu sehingga pelanggan tidak kebingungan setiap kali menerima invoice.

Cara Buat Invoice Manual di Excel

Namun, kalaupun kamu mau membuat sendiri format invoice di Excel, tidak ada masalah. Cara buat invoice di Excel juga gampang diikuti–kamu bahkan hanya membutuhkan beberapa menit untuk membuat template ini. Pasti sat-set!

Langkah Membuat Invoice Excel Manual

Buka Microsoft Excel yang sudah terinstal di laptop atau PC.
Buka New Blank Workbook dengan memilih menu File → New.
Hapus Gridline kalau diperlukan. Beberapa orang mungkin justru merasa terganggu dengan garis-garis pada lembar kerja Excel.

Kalau kamu termasuk di antaranya, hapus gridline dengan cara klik menu Layout → hapus centang kotak Gridlines pada bagian View.

Tempatkan kursor pada bagian atas lembar kerja, baik di kanan, kiri, maupun tengah. Bagian ini kamu gunakan untuk menuliskan header INVOICE.
Kalau memiliki logo, kamu bisa menempatkannya di bagian kiri atas, sejajar dengan tulisan INVOICE yang berada di sisi kanan. Di bawah logo tambahkan nama bisnis, alamat, dan kontak.
Pada bagian bawah header INVOICE, tuliskan nomor invoice dan tanggal penerbitan invoice.
Beberapa baris di bawah informasi bisnis, kamu bisa tempatkan informasi tentang pelanggan (bisa juga kamu awali dengan sapaan “Kepada”): nama, alamat, dan kontak.
Beberapa baris di bawah informasi pelanggan, kamu bisa mulai menuliskan deskripsi transaksi yang memuat:

Nama dan deskripsi layanan atau barang
Harga per unit
Jumlah unit yang dibeli
Diskon dan pajak (jika ada)
Subtotal untuk setiap lini produk
Jumlah total yang harus dibayar

Untuk memudahkan pelanggan membaca, kamu bisa membuat bagian ini dalam bentuk border. Caranya pun mudah: sorot seluruh informasi deskripsi → klik kanan → Format Cell → Border.

Pada bagian penutup, sertakan instruksi pembayaran.
Jika dibutuhkan, pada bagian paling akhir, tambahkan kolom untuk tanda tangan. Nantinya kamu bisa membubuhkan tanda tangan serta stempel bisnis untuk memperkuat autentikasi.

Nah, itulah cara buat invoice di Excel. Mudah, bukan?

Selain menyediakan invoice kamu juga harus menyediakan berbagai macam metode pembayaran, dan lebih baik menyerahkan pada ahlinya. Juragan DOKU menawarkan layanan penerimaan pembayaran online dari berbagai metode dengan praktis. Pelanggan pun bisa memilih metode bayar sesuai metode yang mereka miliki dan sukai.

Layanan andalan Juragan DOKU ini pun akan mendukung kepuasan pelanggan, memperluas pasar, hingga meningkatkan omzet. Menarik, bukan? Sebut saja Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, Instant Checkout untuk transaksi di Instagram atau Facebook bisnis Anda jadi otomatis, hingga QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR.

Namun tidak berhenti di situ, bergabung dengan Juragan DOKU juga memberimu akses belajar bisnis secara gratis dari para mentor bisnis andal. Jadi, tunggu apa lagi? Segera gabung Juragan DOKU di website ini, atau bisa juga melalui aplikasinya yang bisa kamu download di smartphone di Play Store maupun App Store.