Anggi Arimurti
Dalam sebuah perusahaan, proses invoicing yang berjalan dengan lancar dari waktu ke waktu sangat berperan untuk menjaga kesehatan arus kas dan mendorong pertumbuhan bisnis ke depan. Pengelolaan invoice yang masih dilakukan secara manual, seringkali menimbulkan berbagai kendala seperti:
- Proses yang rumit dan memakan waktu
- Sulitnya melacak pembayaran
- Biaya SDM dan operasional yang tinggi
Tantangan tersebut bisa diatasi dengan adanya e-invoice atau invoice digital, dimana di era serba digital seperti sekarang semakin banyak bisnis meninggalkan invoice kertas dan beralih ke invoice digital. Invoice digital adalah proses pengiriman dan penerimaan faktur atau tagihan secara elektronik tanpa melibatkan cetakan fisik. Dengan e-invoice, tim finance akan lebih mudah untuk mengelola tagihan pembayaran bisnis. Salah satu platform invoicing yang memberikan kemudahan tersebut adalah Paper.id.
Paper.id untuk Solusi Komprehensif Mengelola Invoice Bisnis
Dirintis sejak 2017, Paper.id tumbuh menjadi perusahaan SaaS (Software as a Service) yang menyediakan platform all-in-one e-invoice, mulai dari pembuatan, pengiriman/penagihan, hingga pembayaran invoice yang sudah mendukung efisiensi proses invoicing di sekitar 600 ribu pengguna UKM di Indonesia.
Paper.id juga memastikan keamanan dan kepatuhan layanannya dan terdaftar sebagai Penyelenggara Inovasi Keuangan Digital, Klaster Financial Aggregator di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) serta PERURI untuk izin menerbitkan materai digital yang sah secara hukum.
Dari sekian banyak model bisnis, layanan Paper.id memberikan solusi bagi bisnis skala kecil hingga besar, namun paling berfokus pada sektor UKM. Fitur-fitur yang tersedia paling banyak terasa manfaatnya terutama bagi pemilik bisnis model franchise atau yang punya banyak cabang. Dengan invoicing digital yang terintegrasi dengan pembayaran, pencatatan stok, dan rekonsiliasi otomatis, pemantauan bisnis jadi semakin efisien.
1. Cerita pemanfaatan platform Paper.id di sebuah perusahaan logistik nasional
Rantai proses invoicing tidak hanya berhenti di pembuatan invoice saja, namun juga mencakup proses pengiriman, penagihan hingga terima pembayaran dari masing-masing invoice. Kegiatan operasional rutin seperti ini menyita banyak waktu dan banyak SDM dari perusahaan logistik yang memiliki banyak kantor cabang.
Dengan paper.id tim finance dapat dengan mudah membuat invoice melalui satu dashboard dan mengirim e-invoice ke semua cabang sekaligus dengan menggunakan fitur batch upload. Ribuan e-invoice yang dilengkapi dengan digital materai terkirim ke tujuan hanya dalam hitungan menit, tidak perlu manual, tidak perlu jasa kurir untuk mengantarkan invoice satu per satu. Pelunasan invoice pun menjadi semakin cepat karena e-invoice paper.id sudah terkoneksi dengan halaman pembayaran DOKU. Si penerima invoice cukup membuka link yang sudah terkirim dan dapat segera melunasi pembayaran yang tertagih menggunakan metode pembayaran yang tersedia, seperti misalnya kartu kredit.
2. Cerita pemanfaatan platform Paper.id di perusahaan retail kekinian berskema franchise
Kegiatan rutin yang dilakukan oleh sebuah perusahaan ritel F&B dengan banyak outlet salah satunya adalah belanja bahan baku untuk kebutuhan masing-masing outlet. Proses rekonsiliasi data menjadi sangat menyita waktu ketika tim finance kantor pusat menerima invoice fisik dari banyak cabang untuk diproses.
Dengan Paper.id tim Purchasing dari masing-masing outlet dapat memasukan semua invoice pembelanjaan dalam sebuah dashboard hingga melakukan pembayaran menggunakan fitur PaperPay Out. Dengan demikian invoice fisik tidak diperlukan lagi dalam proses rekonsiliasi data dan tim finance di kantor pusat cukup mengakses dashboard karena status pembayaran, pencatatan transaksi dalam laporan keuangan sederhana sudah dilakukan secara otomatis. Di beberapa perusahaan yang sudah canggih, data hasil dari Paper.id tersebut akan siap untuk dimasukan ke sistem ERP perusahaan untuk kebutuhan analisa lebih lanjut.
Ragam Layanan Paper.id untuk Dukung Pertumbuhan Bisnis
Paper.id menyediakan layanan yang telah dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan transaksi bagi setiap lini bisnis, antara lain:
- Invoicing: Paper.id memungkinkan pembuatan dan pengiriman invoice melalui SMS, WhatsApp, dan Email, terintegrasi dengan fitur pembukuan dan manajemen stok untuk memudahkan pengelolaan keuangan dan persediaan.
- Payment: Paper.id memfasilitasi berbagai metode pembayaran, termasuk kartu kredit, transfer bank, e-wallet, dan marketplace, memastikan pembayaran dilakukan dengan cara yang paling nyaman bagi pelanggan dan bisnis, khususnya dengan opsi kartu kredit yang mampu menawarkan tempo pembayaran yang lebih panjang bagi pebisnis yaitu hingga 50 hari.
- Financing: Paper.id menawarkan kontrol fleksibel atas tempo pembayaran bisnis dan memfasilitasi pendanaan melalui kerjasama dengan pihak ketiga, memperluas opsi pendanaan dan mempermudah proses pengajuannya pada institusi finansial yang resmi.
Mengapa Paper.id Membutuhkan Payment Gateway?
Sebagai platform invoicing, kapabilitas utama Paper.id adalah membuat dan mengelola invoice perusahaan. Kapabilitas ini bertambah luas, setelah Paper.id berkolaborasi dengan DOKU sebagai partner Payment Gateway. Kolaborasi ini tidak hanya memperkaya pilihan metode pembayaran online yang dapat diakses pelanggan, tetapi juga mempercepat proses penerimaan pembayaran sehingga pengguna Paper.id dapat fokus pada pengembangan bisnis mereka.
Kini, setiap e-invoice yang dikirimkan ke pelanggan dari pengguna Paper.id sudah dilengkapi dengan fitur pembayaran. Pelanggan bisa dengan mudah klik tautan di e-invoice yang telah dikirimkan oleh pengguna Paper.id, memilih metode pembayaran yang diinginkan seperti kartu kredit, dan melunasi tagihan sesuai nominal tertera.
Baca juga:
Intip Rahasia Sukses Bisnis Fashion HGL yang Hits di Bandung
Accept Payment, Atasi Tantangan Terima Pembayaran dengan Satu Platform
Strategi untuk Menjaga Mutu Layanan
Untuk memberikan yang terbaik bagi pengguna layanannya, Paper.id tidak hanya memastikan kinerja platform yang stabil dan mumpuni, namun juga sangat memperhatikan ekspektasi dari penggunanya dengan menerapkan standar layanan seperti berikut ini:
- Pendampingan oleh Relationship Manager: Setiap kendala yang dihadapi oleh pengguna Paper.id bisa teratasi lebih cepat dan langsung dengan adanya peran aktif dari relationship manager (RM).
- Layanan Pelanggan 24 Jam didukung oleh sistem response otomatis: Layanan pelanggan dapat dihubungi melalui hotline atau email kapan saja. Untuk respon yang lebih cepat, pengguna layanan Paper.id dapat memanfaatkan fitur chatbot saat mengalami kendala.
- Komunikasi Proaktif terkait Operasional Platform: Paper.id secara proaktif menginformasikan pengguna tentang layanan maintenance atau downtime, memastikan transparansi dan meminimalkan gangguan pada operasi bisnis pengguna.
- Kolaborasi dengan Partner Terpercaya: Untuk memastikan sistem pembayaran yang andal dan efisien, Paper.id bekerja sama dengan mitra-mitra yang sudah terbukti reputasinya seperti VISA, PERURI, dan DOKU.
- Komitmen untuk Standar SLA yang Konsisten: Kualitas layanan Paper.id selalu mengacu pada standar Service Level Agreement (SLA) yang tinggi untuk memastikan sistem berjalan dengan stabil dan menghindari downtime.
Ingin berinovasi bersama DOKU untuk temukan solusi untuk tantangan bisnis Anda?
Hubungi Sales dan Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda