Table of Contents
Perjalanan bisnis sudah kembali jadi agenda rutin di banyak perusahaan. Aktivitas yang sempat terhenti karena pandemi kini kembali ramai, mulai dari bertemu klien, mengikuti event, hingga menjajaki peluang baru. Namun, bersama dengan tren ini, tantangan pun ikut muncul, dari harga tiket pesawat yang kompetitif, jadwal akomodasi yang padat, hingga urusan reimburse yang selalu menyita waktu.
Perjalanan Bisnis Tak Terkelola dengan Baik, Ini Resikonya!
Tanpa pengelolaan perjalanan bisnis yang terstruktur, biaya yang ditanggung oleh bisnis terutama UMKM bisa jauh melampaui harga tiket pesawat dan tagihan hotel. Perjalanan yang tidak terkelola sering memunculkan biaya tersembunyi, seperti pemborosan finansial, risiko fraud, hingga hilangnya produktivitas yang pada akhirnya dapat menghambat pertumbuhan dan daya saing bisnis. Karena itu, pengelolaan perjalanan bisnis yang efektif menjadi kunci agar setiap perjalanan benar-benar memberikan nilai tambah.
Dengan kata lain, perjalanan bisnis yang tidak dikelola dengan baik bisa mengurangi efektivitas perusahaan dalam membangun relasi maupun menutup peluang kerja sama. Lalu, bagaimana caranya agar perjalanan bisnis tetap lancar, efisien, dan bebas dari ‘drama’ biaya tersembunyi? Berikut beberapa tips yang bisa membantu Anda dalam mengelola perjalanan bisnis secara lebih praktis, efektif dan anti-repot.
Baca juga: Corporate Travel untuk UMKM Ini Bantu Kelola Perjalanan Bisnis Lebih Efisien
Tips Kelola Perjalanan Bisnis dari Biaya Tersembunyi
Perjalanan bisnis sering terlihat sederhana, seperti semudah cukup beli tiket pesawat, pesan hotel, lalu berangkat. Namun, kenyataannya biaya yang muncul sering jauh melampaui tiket dan tagihan hotel. Ada biaya tersembunyi yang kerap tidak disadari, mulai dari transportasi lokal, makan di luar rencana, hingga waktu produktif yang hilang karena jadwal yang berantakan. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya-biaya ini bisa menjadi beban besar, terutama bagi bisnis skala UMKM.
Untuk itulah, agar perjalanan bisnis tetap efisien dan bebas dari “kebocoran halus”, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
1. Buat Anggaran Rinci, Bukan Sekadar Estimasi
Selain tiket perjalanan dan hotel, tambahkan juga alokasi biaya untuk transportasi lokal (sewa mobil), makan, bagasi tambahan, hingga kebutuhan darurat. Dengan anggaran yang mendetails, Anda bisa mengantisipasi biaya tersembunyi sejak awal.
2. Terapkan Kebijakan Perjalanan yang Jelas
Tetapkan aturan misalnya untuk maskapai yang boleh dipilih, batas harga hotel per malam. Kebijakan ini mencegah pemborosan misalnya, karyawan tidak bisa memilih hotel di luar budget hanya karena preferensi pribadi.
3. Pesan Lebih Awal untuk Hindari Kenaikan Mendadak
Tiket pesawat dan hotel yang dipesan mendekati hari H biasanya lebih mahal. Pemesanan lebih awal bukan hanya hemat biaya, tapi juga memberi waktu lebih untuk memilih opsi transportasi dan akomodasi terbaik.
4. Jaga Produktivitas dengan Itinerary Realistis
Waktu juga adalah biaya. Jadwal perjalanan yang berantakan bisa membuat karyawan kelelahan dan mengurangi produktifitas dalam bekerja. Pastikan itinerary realistis dengan buffer time agar perjalanan tetap produktif, bukan sekadar melelahkan.
5. Gunakan Corporate Travel Management
Untuk mempermudah pengelolaan perjalanan bisnis, penggunaan corporate travel management bisa menjadi solusi yang efektif. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengatur pemesanan tiket, akomodasi, hingga transportasi dalam satu platform yang terintegrasi.
Kelola Perjalanan Bisnis dengan Corporate Travel Management
Mengelola perjalanan bisnis tanpa sistem seringkali merepotkan, mulai dari harga tiket yang tiba-tiba melonjak, pilihan hotel yang tidak sesuai anggaran, hingga proses reimburse yang berlarut-larut. Corporate travel management dapat menjadi solusi untuk yang mampu menyederhanakan semua itu. Melalui platform terintegrasi, bisnis dapat mengatur pemesanan tiket, akomodasi, hingga pelacakan pengeluaran dalam satu sistem yang praktis. Salah satu contohnya adalah Bliink, platform corporate travel management yang dirancang khusus untuk UMKM agar perjalanan bisnis lebih efisien, transparan, dan mudah dikendalikan.
Keuntungannya tidak hanya sebatas penghematan biaya, tetapi juga memberikan transparansi dan kontrol yang lebih kuat. Setiap perjalanan dapat dipantau dengan mudah, kebijakan perusahaan tetap terjaga, dan karyawan bisa fokus pada tujuan utama perjalanan tanpa terbebani urusan administratif.
Integrasi dengan Pembayaran Digital: Kunci Efisiensi yang Lebih Maksimal
Menggunakan corporate travel management memang membuat perjalanan bisnis lebih terstruktur, tapi manfaatnya akan jauh lebih optimal bila sistem ini terhubung langsung dengan solusi pembayaran digital. Bliink, yang juga berkolaborasi dengan DOKU sebagai mitra pembayaran terpercaya, memungkinkan setiap transaksi tiket, hotel, hingga biaya perjalanan tercatat otomatis dan cashless.
Bagi bisnis berskala UMKM, hal ini berarti tidak ada lagi proses reimburse yang bertele-tele, kehilangan struk, atau risiko fraud. Semua transaksi tercatat rapi dalam satu sistem, sehingga pengeluaran lebih transparan, mudah diawasi, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pada akhirnya, kombinasi corporate travel management dan solusi pembayaran digital memberikan manfaat penuh pada bisnis. Dengan perencanaan yang tepat, kebijakan yang terstruktur, dan dukungan teknologi, UMKM dapat memangkas biaya tersembunyi, memperkuat transparansi, serta menjaga produktivitas tim tetap optimal di setiap perjalanan.
Setiap perjalanan bisnis adalah peluang untuk bertumbuh. Pastikan inovasi bisnis didukung dengan solusi pembayaran digital.
