Key Takeaways:
- Pentingnya Pencatatan Transaksi Keuangan: Pencatatan transaksi adalah fondasi tata kelola keuangan bisnis yang krusial untuk audit, mencegah kerugian, dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
- Prinsip Dasar Pencatatan yang Benar: Pencatatan harus akurat (memisahkan keuangan pribadi dan bisnis, serta mencatat penjualan sesuai jenisnya), kronologis (sesuai urutan waktu untuk audit dan laporan pajak), dan didukung kelengkapan dokumen (bukti transaksi harus dikumpulkan dan dikonfirmasi keasliannya).
- Proses Implementasi Sistem Pencatatan: Meliputi persiapan bukti transaksi, penentuan media pencatatan (konvensional atau digital), pembuatan jurnal transaksi harian, dan pemindahan ke buku besar (posting) dengan pengelompokan akun yang benar.
- Digitalisasi untuk Efisiensi: Teknologi finansial, seperti portal digital dan Payment Gateway terintegrasi, mampu mempercepat proses dokumentasi, meningkatkan akurasi, transparansi data, dan mempermudah akses data secara real-time.
- Menghindari Kesalahan: Lakukan rekonsiliasi bank berkala, audit internal rutin, latih staf keuangan, dan manfaatkan platform pencatatan digital dengan sistem notifikasi dan approval untuk mencegah kesalahan seperti lupa entry, salah input nominal, atau duplikasi entry.
Dalam berbisnis atau membangun usaha, strategi bisnis merupakan salah satu komponen kunci yang mampu menuntun bisnis mencapai tujuan dan kesuksesan. Meskipun begitu, masih ada hal lain yang juga perlu diperhatikan, yakni pencatatan transaksi.
Pencatatan transaksi merupakan fondasi tata kelola keuangan sebuah bisnis skala besar. Memiliki catatan keuangan yang baik dan rapi sangat krusial karena mampu memudahkan proses audit serta mencegah kerugian dan kesalahan decision-making.
Kebutuhan akan pencatatan transaksi keuangan yang baik tersebut semakin mudah dipenuhi berkat perkembangan teknologi finansial. Pencatatan berbasis digital yang ditawarkan berbagai portal, seperti DOKU, kini mampu mempercepat proses dokumentasi serta menjamin transparansi dan kemudahan akses data transaksi.
Apakah Sobat DOKU salah satu yang membutuhkan teknologi ini untuk mengoptimalkan pencatatan transaksi keuangan bisnis menjadi lebih efisien dan akurat? Jika iya, pelajari selengkapnya di artikel berikut.
Prinsip Dasar Pencatatan Transaksi yang Benar
Pencatatan transaksi keuangan tidak boleh asal-asalan, melainkan harus memperhatikan sejumlah hal.
Akurasi
Hal pertama yang wajib diperhatikan adalah keakuratan data. Catatan transaksi harus akurat karena dokumen tersebut nantinya dijadikan sebagai pertimbangan dalam mengambil keputusan.
Di samping itu, catatan keuangan yang akurat sangat diperlukan guna mengetahui secara pasti kondisi finansial perusahaan, apakah meningkat atau menurun, dan penggunaan anggaran.
Untuk itu, penting agar catatan transaksi tidak boleh sampai mengandung kesalahan, misalnya mencampur keuangan pribadi dan bisnis. Anda juga wajib paham tentang pemisahan akun dalam bisnis. Jangan sampai, misalnya, penjualan tunai dibukukan sebagai penjualan kredit.
Kronologis
Setiap aktivitas ekonomi perusahaan perlu direkam secara runut atau kronologis untuk mempermudah proses audit dan evaluasi performa bisnis. Pencatatan yang sesuai dengan urutan waktu nantinya juga akan berguna untuk keperluan laporan pajak dan rekonsiliasi data.
Kelengkapan Dokumen
Catatan keuangan yang akurat dan kronologis hanya bisa terwujud apabila Anda memiliki bukti transaksi yang lengkap. Oleh sebab itu, kumpulkan seluruh bukti transaksi, seperti bukti pembayaran dan penerimaan, dari periode tertentu dengan baik.
Ketiga prinsip di atas tentu akan merepotkan apabila dibebankan oleh satu orang saja. Pembagian tanggung jawab divisi keuangan dapat dilakukan agar proses pencatatan transaksi keuangan lebih efisien. Dalam hal ini, personel dalam staf keuangan ada yang mengurusi pencatatan transaksi harian, sedangkan yang lain bertanggung jawab dalam pencatatan dan rekonsiliasi penerimaan.
Di samping itu, di era yang digital seperti saat ini, memanfaatkan teknologi pencatatan digital merupakan sebuah langkah yang efektif. Kehadiran teknologi ini mampu mempermudah proses pencatatan serta meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi data.
Proses Implementasi Sistem Pencatatan Keuangan
Sebelum melakukan pencatatan keuangan, Anda perlu mempersiapkan bukti transaksi, yang merupakan data utama dari dokumen tersebut. Selain itu, menentukan tempat atau media pencatatan juga penting.
Untuk pencatatan konvensional, biasanya dilakukan dalam buku fisik. Namun, Anda bisa memilih pencatatan digital, aplikasi tertentu atau spreadsheet agar lebih mengikuti zaman.
Apabila tidak ada kendala mengenai bukti transaksi dan media pembukuan sudah ditentukan, maka Anda sudah bisa mulai membuat jurnal transaksi, lalu dilanjut dengan pencatatan di buku besar.
Pembuatan Jurnal Transaksi
Semua bukti transaksi, mulai dari nota, kuitansi, hingga invoice, dari bisnis Anda yang telah terkumpul direkam dalam sebuah jurnal. Masukkan keterangan seperti nama, nomor bukti, akun transaksi, hingga debit dan kredit. Pastikan untuk mendokumentasikan semua transaksi, mulai dari penerimaan dana hingga pengeluaran perusahaan.
Pencatatan dalam jurnal sebaiknya dilakukan rutin setiap hari. Selain karena transaksi perusahaan terjadi setiap hari, praktik tersebut tentu lebih efektif dibandingkan menumpuknya hingga waktu tertentu. Di samping itu, rutin mencatat transaksi dapat mencegah kesalahan sewaktu pemindahan ke buku besar.
Kesalahan data dalam jurnal juga dapat dihindari denganpengumpulan bukti transaksi. Tak hanya dikumpulkan saja, bukti transaksi perlu dikonfirmasi lagi keabsahan atau keasliannya.
Lakukan validasi data dengan berbagai pihak dan audit internal. Hal ini agar data transaksi terjaga serta mencegah adanya bukti transaksi palsu yang dibuat oleh oknum tertentu.
Pencatatan Transaksi ke Buku Besar
Jurnal transaksi yang telah dibuat kemudian dipindahkan ke dalam buku besar. Proses ini umumnya dikenal dengan istilah posting. Kurang lebih mirip seperti pada jurnal, keterangan yang perlu dicatat dalam buku besar mencakup tanggal transaksi, nomor referensi, debit dan kredit, saldo, dan tentunya nama akun.
Buku besar memuat akun-akun, seperti kas, piutang, utang, modal, dan pendapatan, yang memiliki fungsinya masing-masing. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan posting di buku besar adalah memastikan tidak adanya kesalahan dalam pengelompokan transaksi ke dalam akun-akun tersebut.
Kedua proses ini umumnya dikerjakan secara manual, sekalipun sudah menggunakan media yang lebih modern seperti spreadsheet. Hal ini tentu sangat rawan human error dan menghabiskan banyak waktu operasional. Namun, kondisi ini akan berbeda drastis jika Anda sudah mengadopsi payment gateway yang terintegrasi. Fitur otomatisasi pada payment gateway membantu pencatatan transaksi dan pelaporan keuangan. Dengan sistem ini, para pelaku usaha tidak perlu lagi repot dengan tugas merekap transaksi secara manual karena keseluruhan proses sudah dikerjakan secara otomatis.
Digitalisasi Pencatatan Transaksi untuk Efisiensi Bisnis
Seperti disinggung di bagian sebelumnya, pencatatan transaksi kini banyak yang telah bertransformasi menjadi digital, mengeliminasi metode konvensional yang bergantung pada tindakan manual.
Digitalisasi ini menyuguhkan serangkaian benefit bagi pelaku usaha, terutama terkait akurasi input data. Tenaga manusia yang telah diganti dengan sistem otomatis meminimalisasi peluang terjadinya error.Bukan hanya itu, manfaat penggunaan portal digital untuk keperluan pencatatan transaksi keuangan bisnis juga meliputi hal-hal berikut:
- Aktivitas input data menjadi lebih cepat dan rapi karena dibantu dengan sistem yang mengotomatisasi prosesnya.
- Data dapat diakses secara real-time berkat teknologi cloud sehingga pelaku usaha dapat memantau laporan keuangan kapan saja dan di mana saja.
- Keamanan data terjamin karena sistem pencatatan digital umumnya mengadopsi enkripsi data dan otentikasi dua faktor, melindungi data dari ancaman siber.
- Memudahkan analisis keuangan dan perencanaan bisnis karena data direkam sistem lebih update dan akurat.
Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat memaksimalkan manfaat dari digitalisasi pencatatan keuangan dengan memilih platform yang kredibel dan dapat diandalkan. Platform yang tepat akan berfungsi sebagai partner digital, sehingga mampu mengintegrasikan pembayaran dan pencatatan transaksi secara otomatis.
Cara Menghindari Kesalahan dalam Pencatatan Transaksi
Dalam praktiknya, khususnya pencatatan secara manual, divisi keuangan bisa saja melakukan kesalahan sewaktu mencatat transaksi keuangan. Beberapa kesalahan umum yang kerap terjadi antara lain lupa entry, salah input nominal, dan duplikasi entry.
Langkah preventif yang bisa Anda ambil guna memitigasi kesalahan-kesalahan tadi meliputi hal-hal berikut:
- Lakukan rekonsiliasi bank secara berkala, minimal sebulan sekali, untuk memastikan kecocokan antara catatan transaksi perusahaan dengan laporan bank.
- Rutin melakukan audit internal untuk menemukan eerrorr maupun inkonsistensi pada catatan keuangan.
- Latih staf yang mengurusi pencatatan keuangan agar mereka lebih memahami SOP dan up-to-date dengan perkembangan standar akuntansi terbaru.
Selain itu, Sobat DOKU dapat memanfaatkan platform atau software pencatatan digital, terlebih yang dilengkapi sistem notifikasi dan approval digital, untuk memudahkan proses pengawasan dan validasi transaksi keuangan agar kesalahan dapat dicegah sedini mungkin.
Capai Akurasi Keuangan Total dengan Digitalisasi!
Pencatatan keuangan yang akurat dan kronologis adalah fondasi bagi setiap keputusan strategis, mulai dari perencanaan pajak hingga rencana ekspansi. Namun, kesalahan human error seringkali terjadi pada tahap entry transaksi harian dan rekonsiliasi penerimaan.
Ganti proses manual yang rentan salah dengan teknologi yang menjamin cash flow dan data penjualan Anda terekam secara otomatis dan real-time. Otomatisasi ini tidak hanya mencegah kerugian, tetapi juga menghemat waktu berharga staf Anda untuk dialokasikan pada analisis strategis, bukan administrasi.
