Table of Contents
Key Takeaways:
- Definisi dan Keuntungan: Pembayaran parsial adalah sistem pembayaran yang memungkinkan pelanggan membayar sebagian dari total tagihan (termasuk DP/uang muka). Ini memberikan fleksibilitas finansial bagi pelanggan dan meningkatkan peluang penjualan serta menjaga cash flow positif bagi bisnis.
- Cara Kerja Inti: Proses pembayaran parsial mencakup 4 langkah utama: kesepakatan syarat dan ketentuan, pencatatan transaksi yang akurat (idealnya dengan sistem seperti ERP), pengiriman tanda terima resmi untuk transparansi, dan monitoring status invoice yang harus tetap "Outstanding" hingga lunas.
- Manfaat bagi Perusahaan: Memberikan opsi pembayaran parsial dapat memperluas akses pasar bisnis Anda, membantu menjaga kelancaran arus kas dan stabilitas finansial, serta meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
- Tantangan dan Penanganannya: Tantangan utama termasuk risiko pelanggan tidak menyelesaikan pembayaran dan beban kerja ekstra untuk pencatatan dan pelacakan manual. Solusinya adalah menggunakan perangkat invoice dan sistem terintegrasi (seperti ERP) untuk otomatisasi proses tersebut.
- Peran DOKU: DOKU berfungsi sebagai payment gateway yang mudah diintegrasikan dengan sistem seperti ERP, memfasilitasi pengiriman tanda terima pembayaran digital, dan menyediakan Dashboard untuk memantau status transaksi dan tunggakan pembayaran secara real-time.
Pembayaran parsial atau partial payment adalah sistem pembayaran yang memungkinkan customer membayarkan sebagian dari total tagihan yang ditetapkan, umumnya melibatkan pembayaran uang muka atau down payment (DP). Meskipun pengimplementasiannya terbilang rumit, metode ini diadopsi bisnis karena memiliki sejumlah benefit.
Dari kacamata pelanggan, pembayaran parsial memberikan fleksibilitas yang sesuai kemampuan finansial. Di sisi lain, pelaku usaha diuntungkan karena sistem pembayaran ini mampu meningkatkan peluang penjualan sekaligus menjaga cash flow positif tanpa harus menunggu pelunasan penuh.
Cara Kerja Pembayaran Parsial dalam Bisnis
Pembayaran parsial diawali dengan kesepakatan antara pembeli dan penjual. Kedua belah pihak akan membahas berbagai persyaratan dan ketentuan yang menyertai perjanjian pembayaran sebagian. Tahap ini kemudian diikuti proses pencatatan hingga monitoring pelunasan tagihan yang akan dijelaskan lebih lanjut di bagian berikut.
1. Kesepakatan Pembayaran Sebagian
Pembeli dan penjual terlebih dahulu mendiskusikan secara jelas syarat dan ketentuan transaksi guna menghindari perselisihan di kemudian hari. Adapun ketentuan tersebut dapat meliputi
- rencana angsuran,
- tanggal jatuh tempo setiap pembayaran,
- persyaratan pembayaran minimum, hingga
- syarat khusus yang dibuat karena keterbatasan finansial pelanggan.
Selain itu, sejumlah vendor juga ada yang menerapkan sanksi apabila customer terlambat membereskan tagihan sesuai tanggal yang disepakati.
2. Pencatatan di Sistem Keuangan Digital
Setiap pembayaran parsial perlu direkam secara akurat untuk mencegah terjadinya lost track atau kehilangan jejak akan transaksi yang telah dilakukan pelanggan sejauh ini. Di samping itu, pencatatan yang akurat membantu pelaku usaha memantau sisa pembayaran dan mempermudah proses rekonsiliasi keuangan. Dalam praktiknya, pihak penjual dapat memanfaatkan perangkat pembukuan dan invoice khusus untuk membantu melacak pembayaran. Contohnya adalah ERP.
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem yang menyediakan solusi untuk mengorganisasi data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak yang terintegrasi. Sistem ini bukan hanya mampu melacak transaksi, tetapi juga dapat mengotomatiskan pencatatan data dan pembaharuan status transaksi pelanggan pada invoice.
DOKU sebagai payment gateway reliabel di Indonesia mudah terintegrasi dengan sistem seperti ERP. Pilihan opsi integrasinya pun beragam, mencakup Self Integration, Assisted Integration, hingga plugin siap pakai. Kemudahan integrasi inilah yang lantas membuat DOKU unggul dan menjadi salah satu payment gateway di Indonesia yang paling ramah untuk berbagai jenis bisnis.
3. Pengiriman Tanda Terima Pembayaran Parsial
Pelanggan harus menerima tanda terima resmi sebagai bukti pembayaran setiap kali partial payment dilakukan. Mengapa ini penting? Tanda terima mampu menjadi bukti bahwa transaksi antara kedua pihak berjalan secara transparan. Dokumen tersebut mampu menunjukkan bahwa dana dalam nominal tertentu telah dibayarkan oleh pelanggan dan diterima oleh penjual.
Dengan tanda terima, transparansi dari transaksi pembayaran parsial tidak hanya terjaga, tetapi juga mampu mencegah konflik dan pada akhirnya meningkatkan kepercayaan customer pada bisnis. Untuk pengiriman tanda terima partial payment, kini sudah bisa dilakukan secara digital dan cepat, terutama jika Anda menggunakan DOKU.
Fitur DOKU akan mengarahkan pelanggan ke link khusus yang menampilkan invoice transaksi mereka. Pelanggan dapat mengecek kembali transaksi yang akan dilakukan, khususnya detail produk dan biaya yang harus dibayarkan. Dengan fitur ini, pengiriman tanda terima pembayaran pun menjadi semakin mudah.
4. Status Invoice dan Monitoring Pembayaran
Invoice untuk pembayaran parsial yang belum sepenuhnya dilunasi statusnya tidak boleh diganti menjadi “Lunas”. Ini akan menciptakan kebingungan dan lost track perihal jumlah dana yang masih harus masuk ke perusahaan. Oleh sebab itu, invoice harus tetap berstatus “Outstanding” sampai seluruh pembayaran lunas diterima. Status outstanding juga menjadi pengingat bahwa masih ada dana yang belum terkumpul sepenuhnya oleh perusahaan.
Untuk itu, penting agar bisnis Anda memiliki sistem monitoring yang mampu memberikan notifikasi dan laporan real-time mengenai status pembayaran. Dengan DOKU, Anda bisa melakukannya!
Dashboard DOKU membantu perusahaan memantau setiap transaksi dan tunggakan pembayaran parsial dengan mudah dan praktis. Tak perlu mengecek transaksi satu per satu, sistem DOKU akan memberi notifikasi kepada Anda apakah pelanggan sudah melakukan pembayaran atau belum.
Manfaat Pembayaran Parsial bagi Perusahaan
Bisnis Anda akan menikmati sejumlah benefit atau keuntungan apabila menawarkan opsi pembayaran parsial kepada pelanggan. Beberapa manfaat tersebut meliputi hal-hal berikut.
1. Memperluas Akses Pasar
Menyediakan variasi opsi pembayaran seperti partial payment memberi peluang bagi bisnis untuk menemukan pasar dan audiens yang baru, terutama jenis customer yang lebih menyukai pembayaran secara berangsur.
2. Menjaga Kelancaran Arus Kas dan Stabilitas Finansial
Pembayaran parsial memungkinkan perusahaan untuk menerima sebagian uang dari tagihan di muka. Hal ini menjaga aliran arus kas tetap berjalan sehingga keuangan tetap stabil dan perusahaan tidak terlambat membayar biaya tertentu, misalnya gaji karyawan. Inilah mengapa bidang usaha seperti jasa, grosir, dan proyek cocok menerapkan pembayaran jenis ini.
3. Meningkatkan Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan
Di samping memperluas akses pasar, menyuguhkan metode pembayaran yang variatif mampu memicu kepuasan pelanggan. Ketika bisnis Anda memfasilitasi pembayaran yang fleksibel, Anda secara tidak langsung memenuhi kebutuhan pelanggan dalam bertransaksi. Alhasil, bisnis Anda dianggap ramah oleh customer.
Ketika customer puas, mereka akan percaya pada layanan bisnis Anda dan akhirnya otomatis menjadi pelanggan loyal.
Tantangan Pengelolaan Pembayaran Parsial dan Solusinya
Di balik benefit dan kemudahannya itu, partial payment memiliki sejumlah problem dan tantangan. Seperti disinggung di awal, salah satunya adalah adanya kemungkinan pelanggan kabur atau tidak menyelesaikan pembayaran. Alhasil, bisnis Anda hanya menerima sebagian dari total tagihan.
Tidak hanya itu, menjalankan partial payment berarti Anda harus siap bekerja ekstra. Beban kerja perusahaan bertambah karena harus mencatat dan melacak transaksi, mengirim pengingat kepada pelanggan, serta mengelola saldo yang belum dibayar. Itu semua tentu akan sangat merepotkan apabila bisnis Anda tidak memiliki sistem yang tepat. Di sinilah kehadiran perangkat invoice dengan sistem seperti digital payment dan ERP dibutuhkan.
Perangkat invoice yang mumpuni memungkinkan proses pencatatan, pelacakan, dan rekonsiliasi (proses verifikasi atau pencocokan data) transaksi berjalan otomatis. Alhasil, Anda tak perlu lagi melakukan pekerjaan secara manual sehingga kecepatan proses dan akurasi data pun terjamin. Dalam menemukan perangkat invoice yang cocok untuk bisnis Anda, Invoice Simple memberikan sejumlah aspek yang bisa menjadi pertimbangan.
Untuk urusan otomatisasi pencatatan transaksi, software invoice yang Anda pilih sebaiknya memiliki fitur laporan otomatis yang memecah pendapatan bulanan dan tahunan, klien utama berdasarkan pendapatan, dan tren bisnis lainnya.
Selanjutnya, perhatikan pula kemudahan notifikasi atau pengingat pembayaran yang ditawarkan. Perangkat invoice yang baik memfasilitasi perusahaan untuk menerima pemberitahuan saat invoice dikirim dan dibaca oleh pelanggan serta otomatis mengirimkan konfirmasi kepada pelanggan ketika pembayaran telah ditandai selesai.
Tips lain yang mungkin bermanfaat adalah dengan rutin mengecek status dari tiap invoice. Sobat DOKU bisa melacak status transaksi yang masih outstanding tiap 10 hari, 3 hari, ataupun sehari sebelum tanggal jatuh tempo. Kegiatan ini dapat pula Anda alihkan kepada perangkat invoice yang Anda gunakan apabila memang memungkinkan untuk otomatisasi pengecekan status invoice.
Ambil Langkah dengan Infrastruktur yang Tepat
