Contoh Invoice Perorangan - Invoice sebagai bukti transaksi merupakan alat penagihan pembayaran, dokumen pencatatan keuangan atau transaksi, dan referensi jika terjadi masalah atau kesalahan dalam transaksi. Secara sederhana, invoice berarti tagihan tertulis yang dikeluarkan oleh penjual.
Contoh invoice perorangan memuat sejumlah informasi penting, antara lain identitas penjual dan pembeli, nomor invoice, tanggal penerbitan, daftar barang atau jasa, harga per item dan total biaya, total yang harus dibayar, dan metode, serta batas waktu pembayaran.
Baca juga: 7 Bentuk Invoice Terpopuler dan Jenis-jenisnya
Apa itu Invoice Perorangan?
Invoice adalah dokumen penagihan resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Di dalam dokumen ini biasanya terdapat rincian transaksi dan jumlah yang harus dibayar.
Invoice juga dianggap sebagai bukti terjadinya penjualan secara kredit yang akan dicatat sebagai piutang usaha (accounts receivable). Selain itu, invoice adalah permintaan pembayaran sekaligus catatan transaksi resmi yang bisa digunakan untuk pelaporan keuangan dan pajak.
Dalam praktik bisnis modern, invoice memiliki peran yang sangat penting. Fungsinya antara lain sebagai berikut.
1. Pencatatan akuntansi
Invoice menjadi dasar pencatatan dalam sistem keuangan. Penjual mencatat invoice yang keluar sebagai pendapatan (revenue), sedangkan pembeli mencatat invoice yang masuk sebagai utang (accounts payable).
2. Manajemen arus kas
Invoice membantu perusahaan mengatur kapan uang benar-benar masuk ke perusahaan, bukan hanya mencatat penjualan. Masalah yang umum terjadi, produk sudah terjual, tetapi uangnya belum diterima. Karena itu, dalam invoice perlu ada informasi berupa termin pembayaran.
3. Kepatuhan pajak
Invoice punya peran penting dalam kepatuhan pajak. Dokumen ini menjadi bukti resmi bahwa suatu transaksi benar-benar terjadi dan bisa dipertanggungjawabkan. Tanpa invoice, transaksi sulit dibuktikan sehingga berisiko dalam pemeriksaan pajak.
4. Sebagai dokumen legal
Invoice memang bukan bukti kontrak utama, tetapi tidak boleh diremehkan. Dalam banyak kasus, dokumen ini punya kekuatan sebagai dokumen legal yang cukup kuat. Invoice bisa berfungsi sebagai bukti hukum tertulis yang bisa membantu jika terjadi sengketa hukum.
Invoice berbeda dengan dokumen lain seperti kuitansi atau nota. Kuitansi adalah bukti pembayaran yang telah dilakukan, sedangkan nota adalah bukti pembayaran sederhana yang umum digunakan di bisnis ritel.
Secara umum, invoice dibedakan menjadi dua jenis, yaitu invoice perorangan dan invoice perusahaan. Invoice perorangan dibuat oleh individu, bukan badan usaha.
Ciri utama invoice perorangan adalah bahwa dikeluarkan atas nama pribadi dan biasanya tanpa nama perusahaan. Contoh invoice perorangan dibuat oleh pekerja lepas yang menawarkan jasa tertentu, misalnya penulisan, fotografi, desain, dan sebagainya.
Sementara itu, invoice perusahaan adalah dokumen yang diterbitkan oleh badan usaha, seperti PT, CV, atau firma. Invoice ini biasanya menggunakan nama perusahaan resmi, logo dan identitas perusahaan, serta mencantumkan informasi berupa NPWP perusahaan dan alamat bisnis. Invoice perusahaan dikeluarkan untuk penjualan barang atau jasa profesional.
Baca Juga: Pahami Cara Membuat Invoice untuk Bisnis Anda
Komponen dalam Invoice Perorangan
Invoice perorangan pada dasarnya lebih sederhana daripada invoice perusahaan, tetapi tetap harus memuat informasi yang jelas, lengkap, dan bisa dipertanggungjawabkan. Komponen yang terdapat dalam contoh invoice perorangan antara lain:
1. Nomor Invoice
Nomor invoice adalah sederet nomor unik berupa gabungan angka dan huruf, atau hanya salah satunya, sesuai ketentuan masing-masing entitas bisnis. Keberadaan nomor invoice sangat penting dalam membantu pengelolaan dan pelacakan transaksi.
2. Tanggal Invoice
Tanggal invoice lazimnya dibuat sesuai dengan waktu terjadinya transaksi. Tanggal invoice bisa menjadi patokan untuk menghitung deadline pembayaran. Tanpa tanggal invoice, pembayaran akan tidak jelas, pencatatan berantakan, dan bisa bermasalah secara pajak dan hukum.
3. Informasi Penjual
Pada bagian ini, tercantum informasi mengenai pihak yang menagih pembayaran. Invoice yang lengkap terdiri atas nama penjual, alamat, kontak, dan NPWP jika ada. Invoice harus menunjukkan pihak yang menagih supaya dokumen ini bisa dianggap valid.
4. Deskripsi Barang atau Jasa
Deskripsi barang atau jasa adalah bagian inti dari sebuah invoice. Di bagian ini, Anda bisa menjelaskan apa sebenarnya yang ditagihkan kepada klien. Kalau deskripsi barang atau jasa tidak jelas, invoice bisa diperdebatkan, bahkan ditolak.
5. Harga dan Total Pembayaran
Dalam invoice, perlu ada bagian yang menunjukkan berapa nilai uang yang harus dibayar oleh klien untuk barang atau jasa yang diberikan. Bagian ini penting supaya klien tahu apa yang dibayar dan berapa yang harus dibayar.
6. Termin atau Syarat Pembayaran
Bagian ini menjelaskan kapan, bagaimana, dan dalam kondisi apa pembayaran harus dilakukan oleh klien. Bagian ini sangat penting karena mengatur waktu masuknya uang (cash flow) dan mengurangi risiko keterlambatan pembayaran.
7. Informasi Rekening
Informasi rekening dalam invoice perorangan adalah bagian yang menunjukkan ke mana pembayaran harus dikirim oleh klien. Bagian ini mencakup nama pemilik rekening, nomor rekening, dan nama bank. Selain transfer bank, metode pembayaran lain bisa dengan virtual account dan e-wallet.
Baca Juga: 9 Tips Agar Invoice Pelunasan Cair Tepat Waktu
6 Contoh Invoice Perorangan Berdasarkan Jenisnya
Bukan hanya perusahaan, seorang individu juga bisa membuat invoice untuk menagih produk atau jasa yang dijualnya. Dalam praktiknya, ada beberapa jenis invoice yang umum digunakan oleh perorangan. Berikut penjelasan dan contohnya.
1. Standard Invoice
Standard invoice adalah jenis invoice yang paling umum digunakan untuk menagih pembayaran setelah suatu barang atau jasa diberikan atau pekerjaan sudah selesai. Dalam standard invoice, jumlah yang ditagihkan sudah pasti.
Contoh Standard Invoice
2. Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen perkiraan atau tagihan sementara yang dikirim oleh penjual kepada pembeli sebelum transaksi benar-benar terjadi, sebelum barang atau jasa dikirim. Invoice ini belum menimbulkan kewajiban bayar yang final dan bisa berubah sebelum invoice asli diterbitkan.
Contoh Proforma Invoice
3. Down Payment Invoice
Ini adalah invoice yang digunakan untuk menagih pembayaran uang muka sebelum pekerjaan dimulai atau sebelum barang atau jasa diselesaikan sepenuhnya. Invoice ini bisa dibuat jika proyek bernilai cukup besar, pekerjaan butuh waktu lama, penjual ingin keamanan sebelum mulai kerja, dan ada biaya awal (bahan, waktu, operasional).
Contoh Down Payment Invoice
4. Final Invoice
Final invoice adalah invoice yang dikeluarkan untuk menagih sisa pembayaran atau seluruh pelunasan setelah pekerjaan selesai. Invoice ini dikeluarkan setelah proyek selesai, setelah DP atau pembayaran bertahap sebelumnya, dan saat semua pekerjaan sudah dikerjakan.
Contoh Final Invoice
5. Milestone Invoice
Milestone invoice adalah invoice yang digunakan untuk menagih pembayaran secara berkala berdasarkan progres pekerjaan (milestone). Invoice ini digunakan dalam proyek besar, durasi yang panjang, dan pekerjaan dibagi dalam beberapa tahap.
Contoh Milestone Invoice
6. Recurring Invoice
Recurring invoice adalah invoice yang dikirim secara rutin dalam periode tertentu (mingguan, bulanan, atau tahunan). Invoice ini biasa digunakan dalam transaksi yang sifatnya tetap atau langganan.
Contoh Recurring Invoice
Cara Membuat Invoice Perorangan
Setelah mengetahui jenis dan contoh invoice, Anda bisa membayangkan bentuk invoice yang akan digunakan sebagai bukti dalam transaksi. Untuk itu, Anda perlu tahu cara membuat invoice perorangan berikut ini.
1. Tentukan format invoice
Langkah pertama untuk membuat invoice perorangan adalah memilih media yang akan digunakan. Anda bisa menggunakan Word atau Google Docs, Excel, atau PDF. Pastikan invoice tersebut memiliki struktur yang rapi, mudah dibaca, dan terlihat profesional.
2. Masukkan Informasi yang dibutuhkan
Berikutnya, Anda perlu memasukkan informasi yang dibutuhkan dalam bagian-bagian invoice tersebut. Mulai dari tanggal invoice, informasi pembeli dan penjual, deskripsi barang atau jasa, hingga total pembayaran.
3. Tulis deskripsi dengan jelas
Supaya invoice lebih valid, Anda perlu menulis deskripsi barang atau jasa yang dijual dengan jelas dan rinci. Hal ini untuk mengurangi risiko terjadinya kesalahpahaman pada waktu mendatang. Jika ada masalah, Anda pun bisa menghindari kerugian.
4. Gunakan bahasa profesional
Sebagai dokumen resmi, Anda perlu membuat invoice perorangan dengan bahasa profesional. Hindari bahasa yang terlalu santai atau bahkan singkatan yang tidak umum digunakan. Invoice juga harus ditulis dengan jelas dan kalimat yang mudah dipahami.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran dan Cara Membuatnya
Lengkapi Proses Penagihan dengan Sistem Pembayaran yang Memudahkan Pelanggan
Setelah invoice dikirim, pastikan pelanggan bisa langsung melakukan pembayaran dengan nyaman melalui metode pembayaran yang lengkap dan terpercaya agar proses transaksi berjalan lebih cepat dan efisien. Pengalaman pembayaran yang seamless membantu pelanggan menyelesaikan tagihan lebih cepat, sekaligus membuat proses transaksi bisnis terasa lebih profesional dan terorganisir.
DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang membantu bisnis memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual.
Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu kredit, cicilan kartu kredit, transfer bank/virtual account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, hingga bank digital. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil, serta seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.
Saatnya Pakai Solusi yang Paling Fleksibel!
✅ Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram, atau email?
Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan di berbagai media sosial agar mereka bisa membayar dengan mudah.
🔗 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅ Jualan di toko online sekaligus offline?
Gunakan DOKU QRIS untuk menerima pembayaran cukup dengan scan QR. Tersedia opsi QR statis dan dinamis agar transaksi menjadi lebih praktis di berbagai channel pembayaran.
Selain itu, DOKU QRIS juga mendukung cross-border payment, yang memungkinkan pelanggan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
🌍 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Butuh Opsi Lain sesuai Kebutuhan Bisnis?
✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis?
Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung dengan payment gateway agar proses pembayaran lebih profesional.
🛒 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda
✅ Sudah punya website atau aplikasi bisnis dan ingin fleksibilitas lebih?
Gunakan DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis.
🌐 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda
✅ Ingin punya katalog produk yang siap terima pembayaran?
Gunakan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan tanpa perlu membuat website sendiri. Cocok untuk ditampilkan di bio media sosial hingga informasi akun.
📋 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Jualan di toko online seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce?
Gunakan DOKU Plugin untuk menghubungkan sistem pembayaran dengan platform khusus atau e-commerce. Cukup instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan tanpa set up kompleks.
⌨️ Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅ Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business?
Gunakan DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis dalam satu alur, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi pesanan, hingga pembayaran berhasil.
📈 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi di halaman Bantuan Sales
