Proforma invoice adalah salah satu jenis dokumen yang kerap digunakan dalam proses transaksi jual beli. Tujuannya tentu saja untuk memberikan gambaran akurat terkait detail barang atau jasa pada calon pembeli.
Dengan memahami serba-serbi proforma invois, kamu bisa menghindari kesalahan perhitungan biaya sekaligus membangun kepercayaan pelanggan secara konsisten. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang proforma invois, simak artikel berikut ya!
Apa Itu Proforma Invoice?
Sumber : Envato
Banyak orang bertanya-tanya, apa itu proforma invoice dan mengapa bisnis membutuhkannya?
Proforma invois merupakan dokumen penawaran resmi yang memuat rincian produk, harga, kuantitas, dan estimasi biaya lain sebelum penjual menyusun dan mengeluarkan invois final.
Secara sederhana, proforma invois adalah dokumen penawaran awal, bukan dokumen penagihan. Lantaran tidak bersifat mengikat, pembeli tidak akan ditagih membayar sebelum ada kesepakatan final dari kedua belah pihak.
“Proforma invoice merupakan dokumen nonbinding yang digunakan untuk memberikan estimasi harga dan detail transaksi sebelum pengeluaran invoice resmi.” – Investopedia
Dokumen ini berfungsi sebagai blueprint transaksi agar proses negosiasi menjadi lebih transparan dan terukur. Dokumen ini juga dapat dipandang sebagai bentuk komitmen awal yang memberikan gambaran jelas mengenai barang atau jasa yang akan diterima.
Singkatnya, proforma invois membantu pembeli memperkirakan total estimasi biaya yang perlu dipersiapkan.
Bagi penjual, dokumen ini berfungsi sebagai dasar negosiasi harga maupun jumlah barang sekaligus memperjelas kesepakatan awal yang ingin dicapai. Proforma invois bermanfaat untuk melancarkan pengadaan proyek besar hingga transaksi perdagangan internasional.
Sebagaimana dijelaskan oleh tokoh pemasaran dunia, Philip Kotler, “Clarity builds confidence.” Artinya proforma invoice adalah bentuk kejelasan awal yang membantu membangun kepercayaan antara penjual dan pembeli.
Dengan informasi yang lebih terstruktur, kamu bisa menyusun penawaran yang lebih meyakinkan agar pembeli mencapai kesepakatan dan bersedia melanjutkan proses transaksi.
Tujuan Penggunaan
Pada praktik bisnis, proforma invois memiliki sejumlah tujuan penting yang membantu kelancaran proses transaksi antara penjual dan pembeli. Secara umum, tujuannya antara lain:
- Memberikan Informasi Awal Mengenai Struktur Biaya
Dokumen ini membantu pembeli memahami komponen biaya yang akan timbul sebelum transaksi disetujui. Dengan begitu, pembeli dapat mempersiapkan anggaran secara akurat dan terencana.
- Menjadi Acuan Negosiasi Harga Maupun Jumlah Barang
Proforma invois sering digunakan sebagai dasar dalam proses negosiasi. Penjual dan pembeli dapat menyesuaikan spesifikasi produk, harga, dan jumlah pesanan sebelum mencapai kesepakatan final.
- Menjadi Bentuk Komitmen Awal Transaksi
Dokumen ini menunjukkan adanya komitmen awal serta mempertegas ruang lingkup transaksi sekalipun belum bersifat mengikat.
- Melancarkan Proses Logistik
Dalam perdagangan internasional, proforma invois digunakan sebagai dokumen pendukung penilaian barang dalam kegiatan ekspor impor sehingga proses logistik berjalan lebih tertib dan efisien.
- Mempercepat Proses Persetujuan Internal
Divisi procurement biasanya menggunakan dokumen ini sebagai dasar pengajuan internal sehingga proses administratif lebih cepat dan terstruktur.
Apa Saja Fungsinya?
Sumber : Envato
Dalam transaksi bisnis, proforma invois memiliki beberapa fungsi utama:
- Memberikan perkiraan biaya secara lengkap sehingga pembeli dapat mempertimbangkan kesesuaian harga sebelum menyetujui transaksi.
- Mengamankan kesepakatan awal, utamanya untuk produk custom yang membutuhkan penyesuaian spesifikasi dan harga.
- Menjadi dokumen pendukung untuk pembukaan Letter of Credit (LC) dalam perdagangan internasional.
- Dasar untuk menyusun estimasi anggaran internal sebelum menerbitkan invois final.
Komponen Penting Dalam Proforma Invoice
Agar tampak profesional dan mudah dipahami, proforma invois harus memuat komponen berikut:
- Informasi penjual dan pembeli: nama perusahaan, alamat, dan kontak.
- Nomor dokumen dan tanggal pembuatan untuk kebutuhan administrasi.
- Tabel rincian barang atau jasa, lengkap dengan nama produk, deskripsi, kuantitas, harga per unit, dan total estimasi biaya.
- Informasi tambahan: biaya pengiriman, pajak, potongan harga, dan estimasi pengiriman jika ada.
- Syarat dan ketentuan, termasuk penegasan bahwa dokumen ini bukan invois final.
Dengan struktur tersebut, pembeli dapat memahami seluruh informasi penting dan terhindar dari kesalahpahaman.
Ini Bedanya Dengan Invoice Biasa
Sumber : Envato
Setelah mengetahui apa itu proforma invoice, kamu tidak akan lagi kebingungan membedakannya dengan invois biasa. Pada dasarnya, perbedaan antara invois biasa dengan proforma terletak pada fungsinya.
Invois biasa sering disebut sebagai invois final. Dokumen ini digunakan untuk pencatatan akuntansi sekaligus menagih pembayaran atas barang atau jasa yang sudah disepakati dan dikirimkan.
Proforma invoice adalah dokumen estimasi yang bukan bersifat penagihan dan tidak memiliki konsekuensi hukum layaknya invois final.
Dalam praktiknya, proforma invois lebih bersifat informatif, sedangkan invois final bersifat resmi, transaksional, dan mengikat secara hukum.
Contoh Proforma Invoice Indonesia
Selain memahami apa itu proforma invoice dan komponennya, kamu juga perlu mempelajari cara pembuatannya. Di Indonesia, format umum invois ini sangat sederhana dan profesional.
Biasanya pada bagian atas memuat logo atau nama perusahaan, alamat lengkap, dan kontak penjual. Selanjutnya, terdapat juga informasi tentang pembeli lengkap dengan nomor proforma invois.
Pada bagian inti dokumen, terdapat tabel yang memuat daftar barang atau jasa secara rinci. Mulai dari harga satuan barang, jumlah barang, hingga total estimasi biaya. Kamu juga bisa menambahkan catatan waktu pengiriman, metode pembayaran, atau syarat khusus lain.
Berikut ini merupakan contoh proforma invoice indonesia yang bisa membantu kamu mendapatkan gambaran jelas mengenai bentuk dan isi dokumennya.
PROFORMA INVOICE
Nomor Invois: PI-00127/MSA/2025
Tanggal: 5 Desember 2025
Masa Berlaku: Sampai 19/12/2025
Penjual:
PT DRMZNCT
Jalan Mimpi Indah No. 127, Jakarta Selatan
Telepon: (021) 1270 8250
Email: sales@drmznct.co.id
Pembeli:
CV RIZXOV
Jalan Bersinar Terang No. 66, Bandung
Telp: (022) 600 6628
Email: purchasing@rizxov.id
Rincian Barang:
Catatan & Ketentuan:
- Ini adalah proforma invois, bukan invois final. Harga dapat berubah setelah masa berlaku penawaran habis.
- Pengiriman menggunakan kargo darat 1 hari servis. Estimasi penerimaan 1 hari setelah barang diserahkan pada ekspedisi.
- Pembayaran dilakukan setelah pembeli menyetujui penawaran melalui transfer Bank BCA atau Mandiri.
- Garansi produk mengikuti syarat pabrikan (1 tahun).
- Pesanan akan diproses setelah pembayaran diterima.
Kendati hanya bersifat estimasi, contoh proforma invoice indonesia memudahkan penjual menawarkan produk. Di sisi lain, dokumen tersebut memberikan gambaran total harga yang harus dibayar oleh pembeli.
Dengan mempelajari struktur dan melihat contoh proforma invoice Indonesia, kamu bisa membuat dokumen profesional untuk meningkatkan kredibilitas bisnis.
Optimalkan Proforma Invoice dengan Sistem Pembayaran dari DOKU
Setelah memahami fungsi dan peran proforma invoice sebagai estimasi transaksi sebelum pembayaran dilakukan, langkah selanjutnya adalah menyiapkan proses pembayaran yang jelas, fleksibel, dan mudah bagi pelanggan. Di sinilah DOKU hadir untuk mendukung bisnis Anda mengelola transaksi dengan lebih profesional.
Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu, transfer bank / Virtual Account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, hingga bank digital. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala dan jenis bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil dan seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.
Pilih Produk DOKU Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅ Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
✅ Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
- Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
- Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
- Menghubungi tim Sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales
Dengan DOKU, setiap usaha sampingan yang Anda jalankan dapat langsung didukung dengan proses pembayaran yang praktis dan tepercaya. Saatnya mempermudah transaksi dan mengembangkan penghasilan tambahan Anda sejak pembayaran pertama bersama DOKU Payment Gateway.
FAQ
Berikut adalah pertanyaan paling sering diajukan lengkap dengan jawabannya:
1. Apakah proforma invoice bersifat mengikat secara hukum?
Tidak. Proforma invoice tidak bersifat mengikat karena hanya memberikan estimasi harga dan detail produk sebelum transaksi final disepakati.
2. Apakah proforma invoice bisa digunakan sebagai bukti transaksi?
Tidak bisa. Hanya invoice final yang dapat digunakan untuk pencatatan akuntansi dan bukti pembayaran.
3. Siapa yang biasanya membuat proforma invoice?
Biasanya dibuat oleh penjual, vendor, supplier, atau perusahaan penyedia layanan saat hendak memberikan penawaran awal pada pembeli.
4. Apakah proforma invoice wajib digunakan?
Tidak wajib, tetapi sangat dianjurkan untuk transaksi besar, produk custom, atau kerja sama antarperusahaan.
