Table of Contents
Kwitansi gaji karyawan dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa seseorang telah menerima pembayaran dari perusahaan atau pemilik usaha. Dokumen ini biasanya memuat identitas pihak yang membayar dan menerima, nominal gaji, tujuan pembayaran, tanggal transaksi, serta tanda tangan penerima.
Bagi UMKM, freelancer, pemilik bisnis, staf administrasi atau finance, maupun masyarakat umum, kwitansi dapat membantu membuat alur pembayaran lebih mudah dilacak. Namun, kwitansi gaji tidak sama dengan slip gaji. Keduanya memiliki fungsi dan informasi yang berbeda sehingga penggunaannya perlu disesuaikan dengan kebutuhan administrasi.
Apakah Gaji Bisa Dibuktikan dengan Kwitansi?
Gaji dapat dibuktikan dengan kwitansi apabila pembayaran dilakukan dan penerima memberikan tanda tangan sebagai bukti bahwa sejumlah uang telah diterima. Dalam konteks pembayaran tunai, kwitansi menjadi dokumen sederhana yang menunjukkan adanya penerimaan dana.
Meski demikian, kwitansi umumnya hanya membuktikan transaksi pembayaran. Dokumen ini tidak selalu menjelaskan rincian komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, potongan, lembur, atau pajak seperti yang biasanya dicantumkan dalam slip gaji.
Kwitansi dapat digunakan ketika bisnis membutuhkan bukti penerimaan pembayaran yang sederhana, terutama untuk transaksi secara tunai atau pembayaran yang membutuhkan tanda terima fisik. Dokumen tersebut kemudian dapat disimpan bersama catatan keuangan atau dokumen pendukung lainnya.
Contoh Kwitansi Pembayaran Gaji
Untuk memahami fungsi setiap elemen, berikut contoh transaksi end-to-end pembayaran gaji bulanan dan juga fungsi pada setiap bagiannya.
Kwitansi Pembayaran Gaji dengan Isi
Misalnya, CV Maju Bersama membayar gaji bulan September 2026 kepada Andi Pratama, seorang staf administrasi, sebesar Rp5.000.000 secara tunai pada 30 September 2026.
Contoh kwitansinya dapat dibuat seperti berikut:
Fungsi Setiap Bagian Kwitansi Gaji
Dengan satu contoh tersebut, setiap elemen memiliki fungsi yang berbeda dan tidak sekadar menjadi formalitas.
- Nomor kwitansi: menjadi identitas dokumen sehingga admin lebih mudah mencari transaksi ketika melakukan pemeriksaan.
- Nama pihak yang membayar: menunjukkan siapa yang menyerahkan atau bertanggung jawab atas pembayaran.
- Nominal angka: menunjukkan nilai transaksi secara numerik dan harus sesuai dengan jumlah yang diterima.
- Terbilang: menuliskan nominal dalam huruf untuk mengurangi risiko salah membaca angka.
- Tujuan pembayaran: menjelaskan bahwa uang tersebut merupakan pembayaran gaji Agustus 2026, bukan bonus atau penggantian biaya.
- Metode pembayaran: menjelaskan bahwa transaksi dilakukan secara cash.
- Tanggal transaksi: menunjukkan kapan pembayaran diterima.
- Nama dan tanda tangan penerima: menjadi konfirmasi dari karyawan bahwa pembayaran telah diterima.
Informasi yang Harus Dicantumkan
Kwitansi gaji idealnya memuat informasi yang cukup untuk menghubungkan dokumen dengan transaksi sebenarnya. Sebaiknya cantumkan:
1. Identitas Pihak yang Melakukan Pembayaran
Tuliskan nama perusahaan, pemilik usaha, atau pihak lain yang menyerahkan pembayaran. Jika diperlukan, identitas usaha seperti alamat atau informasi kontak juga dapat dicantumkan pada format kwitansi.
2. Identitas Penerima dan Tujuan Pembayaran
Nama karyawan atau penerima harus ditulis secara jelas. Tujuan transaksi juga perlu disebutkan, misalnya “pembayaran gaji bulan September 2026” agar bukti tersebut mudah dipahami ketika diperiksa kembali.
3. Nominal, Terbilang, dan Tanggal
Pastikan jumlah dalam angka sesuai dengan tulisan terbilang. Tanggal pembayaran juga perlu dicantumkan karena menjadi penanda kapan transaksi benar-benar dilakukan.
4. Nomor dan Tanda tangan
Nomor dokumen membantu pengarsipan, sedangkan tanda tangan penerima berfungsi sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Untuk administrasi yang lebih teratur, bisnis juga dapat mencantumkan nama jelas pihak yang menandatangani.
Contoh Pembayaran Gaji Cash
Pembayaran gaji secara tunai (cash) masih sering dilakukan oleh UMKM, kontraktor, atau bisnis jasa yang mempekerjakan buruh harian. Dalam transaksi cash, kwitansi menjadi satu-satunya penyelamat jika terjadi klaim ganda.
Alur Pembayaran Tunai
Pada contoh Andi, bagian finance menyiapkan uang tunai Rp5.000.000 sesuai jumlah yang akan dibayarkan. Setelah uang diserahkan, Andi memeriksa nominal dan informasi pada kwitansi sebelum membubuhkan tanda tangan.
Setelah ditandatangani, satu salinan dapat diberikan kepada Andi sebagai bukti penerimaan. Salinan lainnya disimpan oleh perusahaan bersama dokumen administrasi pembayaran gaji untuk memudahkan pencatatan dan pemeriksaan.
Hal yang Perlu Diperiksa
Sebelum kwitansi ditandatangani, penerima sebaiknya memastikan nama, periode gaji, nominal, terbilang, dan tanggal sudah sesuai. Jika terdapat kesalahan, sebaiknya dokumen diperbaiki terlebih dahulu daripada mengandalkan perubahan tulisan yang dapat menimbulkan keraguan saat dokumen digunakan kembali.
Perbedaan Kwitansi Gaji dan Slip Gaji
Kwitansi berfokus pada bukti bahwa pembayaran telah diterima. Sementara itu, slip gaji berfungsi memberikan rincian perhitungan gaji yang diterima karyawan.
Contohnya, kwitansi Andi cukup menyatakan bahwa ia menerima Rp5.000.000 untuk gaji Agustus 2026. Sementara slip gaji dapat menjelaskan bagaimana angka Rp5.000.000 tersebut terbentuk, misalnya dari gaji pokok, tunjangan, serta potongan yang berlaku.
Oleh karena itu, keduanya dapat digunakan secara berdampingan. Kwitansi tidak seharusnya dianggap sebagai pengganti rincian payroll.
Tanda Tangan Penerima
Untuk kwitansi pembayaran gaji secara tunai, pihak yang menerima uang umumnya menjadi pihak yang menandatangani kwitansi. Dalam contoh di atas, Andi Pratama menandatangani dokumen setelah menerima Rp5.000.000.
Tanda tangan menghubungkan dokumen dengan penerimaan pembayaran oleh pihak yang tercantum di dalamnya. Jadi, nama penerima dan nominal pembayaran perlu diperiksa sebelum tanda tangan diberikan.
Cara Mengarsipkan Bukti Pembayaran Gaji
Pengarsipan yang baik akan menyelamatkan bisnis saat ada pemeriksaan pajak atau audit internal.
1. Pisahkan Berdasarkan Periode
Kwitansi dapat dikelompokkan berdasarkan bulan pembayaran, misalnya folder “Gaji September 2026”. Cara ini membantu admin atau finance menemukan dokumen ketika diperlukan untuk pemeriksaan internal.
2. Simpan Dokumen Fisik dan Digital
Untuk pembayaran tunai, dokumen asli dapat disimpan dalam arsip fisik. Bisnis juga dapat membuat salinan digital dengan memindai atau memotret kwitansi agar informasi tetap tersedia jika dokumen fisik rusak atau sulit ditemukan.
3. Hubungkan dengan Dokumen Pendukung
Kwitansi sebaiknya tidak berdiri sendiri apabila perusahaan memiliki dokumen administrasi lain yang berkaitan dengan pembayaran. Arsip dapat disusun bersama catatan pembayaran, daftar gaji, atau dokumen internal lain sehingga alur transaksi lebih mudah ditelusuri.
Untuk arsip digital, gunakan nama file yang konsisten, misalnya: KWT_GAJI_Andi_Pratama_Agustus_2026.pdf
FAQ
Apa saja yang harus ditulis pada kwitansi?
Cantumkan nomor kwitansi, nama pembayar, nama penerima, nominal angka dan terbilang, tujuan pembayaran, tanggal, metode pembayaran, serta tanda tangan penerima. Informasinya harus cukup untuk menghubungkan kwitansi dengan transaksi sebenarnya.
Siapa yang menandatangani kwitansi?
Untuk kwitansi penerimaan gaji, karyawan sebagai penerima merupakan pihak yang utama menandatangani. Perusahaan dapat menambahkan tanda tangan pihak yang menyerahkan pembayaran sesuai prosedur administrasi internal.
Apakah kwitansi perlu materai?
Kebutuhan materai bergantung pada penggunaan dan nilai dokumen serta ketentuan yang berlaku. Sebaiknya bisnis tidak otomatis menambahkan materai pada setiap kwitansi, tetapi memeriksa ketentuan perpajakan dan bea materai yang berlaku untuk jenis dokumen tersebut.
Bagaimana contoh kwitansi yang benar untuk transaksi ini?
Kwitansi yang benar adalah yang nominal angka dan hurufnya sesuai, mencantumkan periode gaji secara spesifik (misal: Gaji Bulan Agustus 2026), tidak ada tipe-x atau coretan pada nominal uang, dan ditandatangani langsung oleh penerima di atas materai jika diperlukan, saat uang diserahkan.
Beralih ke Pembayaran Digital dengan DOKU
Jika pembayaran masih diterima secara manual sebelum bisnis membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan, prosesnya dapat dibuat lebih praktis melalui payment gateway DOKU dengan 45+ metode pembayaran, termasuk Virtual Account, e-wallet, kartu, QRIS, dan lainnya. Untuk penagihan melalui WhatsApp, email, atau channel digital lainnya, tersedia payment link melalui DOKU Payment Link agar pelanggan dapat langsung menuju halaman pembayaran. Seluruh transaksi dapat dipantau melalui DOKU Dashboard untuk melihat transaksi, settlement, dan laporan secara real time.
Jika kebutuhan berubah, tersedia hosted payment gateway melalui DOKU Checkout — halaman pembayaran siap pakai; katalog online melalui DOKU Digital Catalog — katalog sekaligus pembayaran tanpa website; payment gateway plugin melalui DOKU Plugin — integrasi tanpa coding untuk Shopify, WooCommerce/WordPress, dan Magento; serta self-hosted payment gateway melalui DOKU Direct API — kontrol penuh UI/UX pembayaran.
DOKU merupakan pionir payment gateway di Indonesia yang telah membantu lebih dari 300 ribu merchant berbagai skala dan industri, dan kini menjadi payment fintech company dengan solusi yang lebih dari sekadar payment gateway.
