Dalam kegiatan bisnis maupun transaksi sehari-hari, banyak orang masih bingung tentang perbedaan invoice dan kwitansi. Keduanya memang sama-sama digunakan dalam transaksi pembayaran, namun fungsi, waktu penggunaan, dan informasi yang dicantumkan berbeda.
Memahami dokumen transaksi sangat penting agar proses administrasi lebih rapi, legal, dan mudah ditelusuri. Baca artikel yang membahas pengertian, fungsi, contoh, serta cara menggunakan invoice dan kwitansi secara lengkap.
Pengertian Invoice
Sumber : Envato
Invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan penjual kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran. Umumnya, invoice dibuat setelah barang atau jasa diberikan namun pembayaran belum dilakukan. Dengan kata lain, invoice bersifat request for payment. Dokumen ini membantu kedua pihak untuk mengetahui jumlah yang harus dibayar dan detail transaksi yang terjadi.
Beberapa informasi penting yang biasanya terdapat dalam invoice antara lain:
- Nama dan alamat penjual serta pembeli
- Nomor invoice
- Tanggal penerbitan invoice
- Deskripsi barang atau jasa
- Kuantitas dan harga per unit
- Total tagihan
- Syarat pembayaran (terms of payment)
- Pajak atau biaya tambahan
Invoice umumnya digunakan dalam bisnis skala kecil hingga besar, seperti toko online, perusahaan jasa, vendor, perusahaan logistik, dan berbagai bidang usaha lainnya. Dalam sistem akuntansi, invoice menjadi bukti transaksi yang sangat penting untuk pencatatan piutang dan penyusunan laporan keuangan.
Pengertian Kwitansi
Kwitansi adalah bukti pembayaran sah yang menandakan bahwa pihak pembeli telah melakukan pelunasan kepada penjual. Jika invoice adalah dokumen tagihan, maka kwitansi adalah dokumen pelunasan. Kwitansi sering digunakan dalam transaksi sederhana hingga transaksi bernilai besar seperti pembelian barang elektronik, pembayaran sewa, hingga transaksi proyek.
Kwitansi pada umumnya berisi:
- Nomor kwitansi
- Nama pihak yang membayar
- Nama pihak yang menerima uang
- Jumlah uang dalam angka dan huruf
- Keperluan pembayaran
- Tanggal pembayaran
- Tanda tangan penerima dan stempel
Kwitansi biasanya tidak dibuat sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini dikeluarkan setelah uang diterima sebagai bukti sah bahwa transaksi telah selesai.
Perbedaan Invoice dan Kwitansi
Sumber : Envato
Pada bagian ini, kita akan membahas perbedaan invoice dan kwitansi secara lebih mendalam. Meskipun keduanya merupakan dokumen transaksi, fungsi dan waktunya sangat berbeda.
1. Fungsi Utama
Invoice: sebagai permintaan pembayaran dan bukti penagihan.
Kwitansi: sebagai bukti pembayaran.
2. Waktu Penerbitan
Invoice diterbitkan sebelum pelanggan melakukan pembayaran.
Kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima.
3. Isi Dokumen
Invoice berisi detail barang/jasa dan total yang harus dibayar.
Kwitansi berisi jumlah uang yang diterima dan tanda tangan penerima.
4. Penggunaan dalam Akuntansi
Invoice digunakan untuk mencatat piutang.
Kwitansi menjadi dasar pencatatan kas masuk.
5. Legalitas
Keduanya sah secara hukum, namun kwitansi sering digunakan sebagai bukti kuat saat terjadi sengketa pembayaran karena menyertakan tanda tangan. Dengan memahami perbedaan invoice dan kwitansi, pebisnis dapat memilih dokumen yang sesuai dalam setiap jenis transaksi.
Contoh Invoice dan Kwitansi
Untuk memudahkan pemahaman, berikut adalah contoh sederhana dari kwitansi dan invoice yang bisa dijadikan acuanmu:
1. Contoh Invoice
INVOICE
Nomor: INV-001/01/2026
Tanggal: 10 Januari 2026
Kepada:
PT Abadi Jaya
Deskripsi Barang/Jasa:
Jasa desain logo: Rp1.500.000
Revisi desain (2x): Rp300.000
Total Tagihan: Rp1.800.000
Syarat Pembayaran: 14 hari setelah invoice diterima.
Penjual: Studio Kreativa
2. Contoh Kwitansi
KWITANSI
Nomor: KW-055/01/2026
Telah diterima dari: PT Abadi Jaya
Jumlah: Rp1.800.000 (Satu juta delapan ratus ribu rupiah)
Untuk pembayaran: Jasa desain logo
Tanggal: 20 Januari 2026
Tanda tangan penerima: ___________________
Contoh di atas memperlihatkan perbedaan invoice dan kwitansi dalam format dan fungsinya, sehingga pengguna dapat membedakan keduanya dengan jelas.
Kapan Harus Menggunakan Invoice atau Kwitansi?
Sumber : Envato
Tidak semua transaksi membutuhkan kedua dokumen tersebut. Berikut pedoman sederhana yang dapat dipertimbangkan.
Gunakan Invoice Jika:
- Kamu menjual barang atau jasa namun pembayaran dilakukan belakangan.
- Kamu membutuhkan dokumen penagihan profesional untuk klien.
- Transaksi melibatkan termin atau cicilan pembayaran.
- Kamu ingin mencatat piutang usaha.
Invoice membantumu menjaga alur pembayaran lebih teratur, terutama untuk bisnis yang berorientasi pada proyek atau layanan profesional.
Gunakan Kwitansi Jika:
- Pembeli membayar langsung saat transaksi.
- Kamu ingin memberikan bukti pembayaran sah.
- Transaksi bersifat tunai, sederhana, atau langsung selesai.
- Kamu perlu bukti pelunasan untuk laporan kepada atasan atau pihak lain.
Sering kali, kedua dokumen itu digunakan bersama: invoice diterbitkan saat menagih, kwitansi diterbitkan setelah pembayaran dilakukan. Pemahaman tentang perbedaan invoice dan kwitansi membantu mengoptimalkan administrasi bisnis.
Mengapa Penting Memahami Perbedaan Keduanya?
Mengetahui perbedaan invoice dan kwitansi bukan hanya berguna untuk pemilik bisnis, tetapi juga bagi konsumen, freelancer, dan pekerja administrasi. Ada beberapa alasan mengapa pemahaman ini penting:
1. Membantu Pengelolaan Keuangan
Perusahaan membutuhkan pencatatan akurat untuk laporan keuangan. Invoice dipakai untuk mencatat pendapatan yang belum diterima, sedangkan kwitansi mencatat kas yang masuk. Kesalahan penggunaan dokumen dapat mengacaukan laporan keuangan.
2. Mencegah Kesalahpahaman
Invoice dianggap sebagai permintaan pembayaran, bukan bukti pelunasan. Jika seseorang hanya menerima invoice tanpa kwitansi, tidak ada bukti bahwa ia sudah membayar. Maka, mengetahui perbedaan invoice dan kwitansi mencegah timbulnya perselisihan.
3. Penting untuk Kebutuhan Pajak
Dalam proses perpajakan, dokumen transaksi memiliki peran besar. Invoice sering dipakai sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan atau PPN, sedangkan kwitansi menjadi bukti bahwa pembayaran benar telah terjadi.
4. Mempermudah Audit
Ketika perusahaan diaudit, kedua dokumen ini harus disajikan sesuai alur transaksi. Audit menjadi lebih mudah jika dokumen lengkap dan tidak tertukar.
5. Menunjukkan Profesionalisme
Bisnis yang memahami alur dokumen pembayaran cenderung terlihat lebih profesional di mata klien. Menggunakan invoice dan kwitansi secara tepat dapat meningkatkan kepercayaan.
Kesimpulan
Invoice dan kwitansi sama-sama penting dalam proses transaksi, namun fungsinya jauh berbeda. Invoice adalah dokumen tagihan, sementara kwitansi adalah bukti pembayaran. Dengan memahami perbedaan invoice dan kwitansi, kamu dapat menghindari kesalahan administrasi, meningkatkan profesionalisme, dan menjaga keuangan tetap tertata.
Baik dalam bisnis kecil, perusahaan besar, maupun transaksi pribadi, penggunaan dokumen yang tepat akan mempermudah proses pencatatan, pelaporan, dan pengelolaan pembayaran. Mulailah membiasakan diri menggunakan invoice untuk penagihan dan kwitansi untuk bukti pembayaran, agar setiap transaksi berjalan dengan jelas dan teratur.
Setelah memahami perbedaan invoice dan kwitansi, langkah berikutnya adalah memastikan proses penagihan hingga pembayaran berjalan rapi dan efisien.
Dengan DOKU Payment Gateway, invoice yang Anda kirim tidak hanya berfungsi sebagai dokumen penagihan, tetapi juga langsung terhubung dengan sistem pembayaran yang memudahkan pelanggan melakukan pelunasan.
Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran mulai dari transfer bank dan Virtual Account, QRIS, e-wallet, kartu, hingga paylater dalam satu integrasi. Permudah alur invoice ke pembayaran, minimalkan proses manual, dan kelola transaksi bisnis Anda secara profesional bersama DOKU.
Pilih Produk DOKU Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅ Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
✅ Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
- Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
- Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
- Menghubungi tim Sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales
Dengan DOKU, pembayaran invoice dapat dikelola secara lebih rapi dan terstruktur melalui sistem yang otomatis, real-time, dan terintegrasi. Pelanggan dapat melakukan pelunasan dengan mudah melalui berbagai metode pembayaran yang tersedia, sementara bisnis Anda mengurangi proses rekonsiliasi manual dan memantau status pembayaran secara terpusat. Saatnya memastikan alur invoice hingga bukti pembayaran berjalan efisien, akurat, dan mendukung pertumbuhan bisnis bersama DOKU Payment Gateway.
FAQ
Apa perbedaan invoice dan kwitansi?
Invoice adalah dokumen tagihan yang diberikan sebelum pembayaran dilakukan sebagai dasar penagihan. Sementara itu, kwitansi adalah bukti pembayaran resmi yang diberikan setelah transaksi dibayar. Jadi, invoice meminta pembayaran, sedangkan kwitansi membuktikan bahwa pembayaran sudah diterima.
Sumber:
https://www.volopay.com/id-id/blog/invoice-vs-kwitansi/
https://www.paper.id/blog/invoice-id/perbedaan-kwitansi-dan-invoice/
