Payment Link Dashboard adalah fitur untuk membuat, mengelola, dan memantau tautan pembayaran dalam satu tempat sehingga bisnis dapat mengawasi transaksi dengan lebih praktis. Melalui dashboard, Anda dapat memantau status pembayaran, memeriksa riwayat transaksi, dan mengelola tautan pembayaran tanpa harus mengecek setiap transaksi secara manual.
Bagi bisnis yang menerima pembayaran online melalui berbagai kanal, pengelolaan Payment Link Dashboard membantu menyederhanakan pemantauan transaksi dan mendukung operasional yang lebih efisien. Lalu, bagaimana cara kerja Payment Link Dashboard dan bagaimana DOKU membantu bisnis mengelola pembayaran dengan lebih mudah? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Buat dan Kelola Payment Link dari Dashboard
DOKU Dashboard menjadi salah satu tempat utama untuk membuat Payment Link. Merchant dapat masuk ke menu Accept Payments > Payment Link, kemudian membuat link sesuai kebutuhan transaksi.
DOKU menyediakan pembuatan secara individual maupun secara massal menggunakan file XLSX untuk kebutuhan bulk creation.
Jenis Payment Link juga dapat disesuaikan dengan pola transaksi.
Single Payment Link ditujukan untuk transaksi tertentu, misalnya ketika bisnis mengirimkan tagihan kepada satu pelanggan. Setelah pembayaran penuh diterima, link tersebut tidak dapat digunakan kembali.
Sementara itu, Multiple Payment Link dapat digunakan oleh beberapa pelanggan. Link tetap dapat menerima pembayaran hingga mencapai batas penggunaan atau masa berlaku yang telah ditentukan. Model ini lebih sesuai untuk bisnis yang menjual produk atau layanan yang sama kepada banyak pelanggan.
Setelah dibuat, Payment Link tertentu juga dapat dikelola kembali melalui Dashboard. Merchant dapat mengedit Multiple Payment Link, misalnya untuk memperbarui tanggal kedaluwarsa, deskripsi pembayaran, nama item, atau jumlah item.
Single Payment Link tidak dapat diedit; jika terdapat kesalahan, merchant perlu menonaktifkan link tersebut dan membuat link baru.
Merchant juga dapat menonaktifkan Single maupun Multiple Payment Link yang sudah tidak dibutuhkan. Setelah dinonaktifkan, link tidak lagi dapat diakses pelanggan untuk melakukan pembayaran.
Dengan begitu, Dashboard tidak hanya menjadi tempat membuat link, tetapi juga menjadi pusat pengelolaan siklus Payment Link.
Memantau Status Pembayaran Jadi Lebih Mudah
Ketika bisnis menangani banyak pelanggan, mengetahui status setiap pembayaran menjadi bagian penting dari operasional.
DOKU menyediakan beberapa status untuk membantu merchant memahami kondisi Payment Link. Pada Single Payment Link, misalnya, terdapat status seperti:
Unpaid
Paid
Partially Paid
Expired
Cancelled
Deactivated
Status tersebut menunjukkan apakah pembayaran masih menunggu, sudah lunas, dibayar sebagian, melewati masa berlaku, dibatalkan, atau link sudah dinonaktifkan.
Untuk Multiple Payment Link, merchant dapat melihat apakah link masih Active, sudah Deactivated, atau telah Expired. Sementara pada Bulk Payment Link, status dapat menunjukkan proses pembuatan seperti Processing, Success, atau Failed.
Status ini membantu tim menentukan tindakan berikutnya.
Misalnya, transaksi berstatus Unpaid dapat menjadi daftar yang perlu ditindaklanjuti. Sementara transaksi Paid dapat diteruskan ke proses pemenuhan pesanan. Jika link sudah Expired, bisnis dapat menentukan apakah perlu membuat link baru atau menggunakan pengaturan perpanjangan masa berlaku jika tersedia.
Untuk Multiple Payment Link, status pembayaran masing-masing transaksi juga dapat dipantau melalui daftar transaksi pada detail Payment Link.
Cara Cepat Menemukan Data Payment Link yang Dibutuhkan
Semakin banyak Payment Link yang dibuat, semakin tidak efisien jika tim harus memeriksa semuanya satu per satu. Karena itu, kemampuan menyaring data menjadi penting dalam aktivitas pengelolaan transaksi.
DOKU Dashboard memungkinkan merchant menerapkan filter pada daftar Payment Link sebelum melakukan ekspor data. Dengan cara ini, merchant dapat mempersempit data yang ingin ditinjau sesuai kebutuhan.
Misalnya, tim finance dapat memusatkan perhatian pada data tertentu untuk periode tertentu, sementara tim operasional dapat mencari Payment Link yang masih berkaitan dengan transaksi yang belum selesai.
Pendekatan ini membantu menjadikan Dashboard bukan sekadar tempat melihat daftar link, tetapi sebagai alat bantu untuk mengelola pekerjaan berdasarkan kondisi transaksi.
Bisa Pindahkan Data Payment Link untuk Kebutuhan Laporan
Tidak semua pekerjaan bisnis dilakukan langsung di Dashboard. Tim finance, accounting, atau operasional mungkin perlu mengolah data lebih lanjut, menyimpan arsip, atau membagikan laporan kepada anggota tim lain.
Untuk kebutuhan tersebut, DOKU menyediakan fungsi Export List pada Payment Link. Merchant dapat menerapkan filter terlebih dahulu, kemudian mengunduh data Payment Link melalui Dashboard. Data tersebut dapat digunakan untuk meninjau status pembayaran maupun performa link secara offline.
DOKU juga menyediakan pembuatan invoice dalam format PDF untuk Single Payment Link. Fitur ini dapat membantu bisnis menyediakan dokumen pembayaran untuk transaksi tertentu, baik yang sudah selesai maupun yang masih dalam proses.
Dengan demikian, data Payment Link tidak harus berhenti di dalam sistem. Merchant dapat menggunakannya kembali untuk kebutuhan administrasi, dokumentasi, maupun pelaporan internal.
Cara Tangani Pengembalian Dana Sesuai Kondisi Transaksi
Dalam aktivitas pembayaran, bisnis juga perlu menyiapkan proses ketika pelanggan memenuhi kondisi untuk mendapatkan pengembalian dana.
DOKU menyediakan mekanisme refund melalui pengelolaan transaksi di Dashboard untuk transaksi kartu yang memenuhi ketentuan. Merchant dapat membuka detail transaksi dari menu Reports > Transactions, kemudian memilih opsi refund dan menentukan nominal yang ingin dikembalikan. Refund dapat dilakukan secara penuh maupun sebagian.
Untuk transaksi non-kartu, proses refund dilakukan melalui permintaan kepada DOKU dengan menyertakan informasi transaksi dan rekening pelanggan yang diperlukan.
Hal yang perlu diperhatikan adalah refund memiliki ketentuan berbeda berdasarkan metode pembayaran. Untuk transaksi kartu, misalnya, refund melalui Dashboard hanya tersedia untuk transaksi yang sudah settled, sedangkan transaksi yang sedang dalam sengketa tidak dapat di-refund melalui Dashboard.
Karena itu, refund sebaiknya tidak dipandang sebagai bagian terpisah dari pengelolaan Payment Link. Status transaksi tetap perlu diverifikasi sebelum proses pengembalian dana dilakukan.
Bantu Bisnis Mengelola Data Transaksi untuk Rekonsiliasi
Ketika Payment Link digunakan dalam jumlah besar, pencatatan transaksi secara manual dapat menyulitkan proses rekonsiliasi.
DOKU Dashboard menyediakan berbagai laporan untuk membantu bisnis mengelola data keuangan. Salah satunya adalah Settlement Report, yang berisi transaksi yang telah berhasil diproses dan dananya telah diselesaikan ke rekening merchant.
DOKU membedakan Settlement Report dari Transaction Report yang mencakup transaksi dengan berbagai status, termasuk berhasil, pending, gagal, atau expired. Perbedaan ini penting bagi tim finance.
Data transaksi dapat membantu tim memahami aktivitas pembayaran, sementara settlement menjadi acuan yang lebih relevan ketika melakukan pencocokan antara transaksi yang berhasil dan dana yang benar-benar telah diselesaikan.
Settlement Report juga dapat dikirim secara otomatis melalui email atau SFTP setelah proses settlement berlangsung. Merchant dapat melihat detail batch settlement melalui Dashboard dan meminta pengiriman ulang laporan jika diperlukan.
Dengan memanfaatkan laporan yang tersedia, proses rekonsiliasi dapat dilakukan berdasarkan data yang lebih terstruktur daripada hanya mengandalkan catatan pembayaran manual.
Pengelolaan transaksi tidak selalu berarti tim harus terus membuka Dashboard untuk mengetahui perubahan status.
DOKU menyediakan pengaturan email notification untuk Payment Link. Merchant dapat menentukan penerima notifikasi dan memilih peristiwa yang memicu pengiriman email. Beberapa peristiwa tersebut meliputi Payment Link dibuat, mendekati kedaluwarsa, sudah kedaluwarsa, serta pembayaran berhasil.
Notifikasi dapat ditujukan kepada pelanggan maupun merchant. DOKU juga memungkinkan merchant menambahkan beberapa alamat email penerima, dengan maksimal lima penerima pada pengaturan notifikasi Payment Link.
Jika pelanggan tidak menerima atau kehilangan email sebelumnya, merchant juga dapat mengirim ulang notifikasi untuk Single Payment Link selama alamat email pelanggan tersedia pada data transaksi.
Perlu diperhatikan bahwa notifikasi Payment Link saat ini dikirim melalui email. Notifikasi Payment Link melalui SMS atau WhatsApp belum tersedia.
Dengan pengaturan ini, informasi penting mengenai transaksi dapat diteruskan secara otomatis tanpa seluruh proses monitoring harus dilakukan secara manual.
Kelola Payment Link DOKU dari Dashboard untuk Operasional yang Lebih Teratur
Payment Link dashboard dapat membantu Anda mengatur link, memahami status transaksi, mengelola data, dan memastikan informasi pembayaran dapat diteruskan kepada pihak yang membutuhkan.
Seluruh kemampuan tersebut tersedia dalam DOKU Payment Link, yang merupakan bagian dari solusi Accept Payments DOKU. Payment Link dirancang sebagai solusi no-integration sehingga bisnis dapat menerima pembayaran dengan membuat dan membagikan link tanpa perlu membangun website, aplikasi, atau integrasi coding terlebih dahulu.
Dari Dashboard DOKU, merchant dapat membuat Single maupun Multiple Payment Link, melakukan bulk creation, mengelola link, memantau status, mengatur notifikasi, serta mengekspor daftar Payment Link untuk kebutuhan pengelolaan data.
Keunggulannya bukan hanya pada kemudahan membuat link, tetapi pada kemampuan menghubungkan proses penerimaan pembayaran dan pengelolaan transaksi dalam satu ekosistem. Bisnis dapat menggunakan Payment Link untuk kebutuhan invoice, penjualan produk atau jasa, event, pre-order, deposit, hingga penggalangan dana.
Payment Link juga dapat dibuat melalui beberapa kanal. Selain DOKU Dashboard, merchant dapat membuatnya melalui aplikasi Juragan DOKU dan WhatsApp. Untuk kebutuhan operasional yang mengandalkan mobilitas, hal ini memungkinkan pembuatan link tidak selalu bergantung pada laptop atau komputer.
Mulai Kelola Payment Link dan Transaksi dalam Satu Dashboard
Jika bisnis Anda membutuhkan cara menerima pembayaran yang praktis sekaligus ingin memiliki pengelolaan transaksi yang lebih terpusat, DOKU Payment Link dapat menjadi pilihan untuk memulai.
Mulai gunakan Payment Link DOKU untuk menyederhanakan proses penerimaan dan pengelolaan pembayaran bisnis Anda. Bisnis dapat melakukan registrasi secara mandiri untuk mulai menggunakan DOKU. Jika kebutuhan pembayaran Anda lebih kompleks dan membutuhkan pembahasan solusi yang disesuaikan dengan model bisnis, tim sales DOKU juga dapat membantu proses onboarding dan menentukan solusi pembayaran yang tepat.
