Monitoring Pesanan Katalog Online: Cara Pantau Status Transaksi

Monitoring pesanan katalog online adalah proses memantau status pesanan dan transaksi pelanggan, mulai dari pembayaran diterima, pesanan diproses, hingga transaksi selesai. Melalui fitur monitoring, pemilik bisnis dapat mengetahui perkembangan setiap pesanan secara lebih terstruktur sehingga memudahkan pengelolaan transaksi dan tindak lanjut kepada pelanggan.

Proses pemantauan ini penting untuk memastikan tidak ada pesanan yang terlewat, membantu bisnis mengidentifikasi transaksi yang belum selesai, serta memberikan informasi yang lebih jelas kepada pelanggan mengenai status pembelian mereka. Simak panduan lengkap mengenai fitur monitoring pesanan katalog online berikut ini. 

Apa Itu Monitoring Pesanan Katalog Online?

Monitoring pesanan katalog online adalah proses memantau perjalanan pesanan setelah pelanggan memesan dan membayar, mulai dari diproses, dikirim, diterima, hingga selesai. Bisnis perlu dapat menjawab:

• Pesanan baru mana yang sudah dibayar dan perlu diproses?
• Pesanan mana yang sedang diproses?
• Pesanan mana yang sudah dikirim atau diterima pelanggan?
• Pesanan mana yang sudah selesai?

Dalam penjualan manual, informasi ini sering tersebar di chat, spreadsheet, rekening bank, dan aplikasi berbeda. DOKU Digital Catalog menyederhanakannya: bisnis dapat membuat katalog tanpa website atau pengembangan teknis, membagikannya lewat tautan atau QR code, menerima pembayaran, dan memantau status pesanan dari satu dashboard.

Mengapa Status Pesanan dan Pembayaran Perlu Dipantau?

Pesanan dan pembayaran merupakan dua informasi yang saling berkaitan, tetapi tidak selalu berarti hal yang sama. Order status menunjukkan tahapan pemenuhan pesanan. Sementara itu, payment status menunjukkan kondisi pembayaran transaksi.

Sebagai contoh, pelanggan dapat membuat pesanan tetapi belum menyelesaikan pembayaran. Dalam kondisi tersebut, bisnis perlu mengetahui bahwa pesanan sudah ada, tetapi belum dapat diproses sebagai transaksi yang telah dibayar. Dengan monitoring yang baik, tim dapat memisahkan beberapa kondisi tersebut sehingga mengurangi risiko salah proses.

Bagi bisnis dengan transaksi digital yang semakin banyak, monitoring juga membantu mempercepat respon customer service. Ketika pelanggan bertanya, “Pesanan saya sudah masuk atau belum?”, tim tidak harus melakukan pengecekan manual di banyak tempat.

Baca juga: Contoh Surat Konfirmasi Pesanan untuk Kepuasan Pelanggan

Cara Kerja Monitoring Pesanan Katalog Online

Secara umum, alurnya dimulai ketika pelanggan membuka katalog dan memilih produk. Pelanggan kemudian melakukan pemesanan dan melanjutkan ke pembayaran. Setelah transaksi dibuat, sistem mencatat informasi pesanan dan status pembayaran. Ketika pembayaran berhasil, status transaksi diperbarui sehingga bisnis dapat melanjutkan proses fulfillment sesuai alur operasionalnya.

Pada DOKU Digital Catalog, pelanggan dapat membeli dan membayar tanpa harus membuat akun atau login. Pesanan dan pembayaran juga tercatat secara otomatis secara real-time.   Artinya, katalog online tidak hanya berfungsi sebagai etalase produk.

1. Memahami Order Status

Order status membantu tim operasional mengetahui posisi pesanan dalam proses fulfillment. Dokumentasi DOKU untuk e-Katalog menjelaskan adanya status pesanan seperti New Order, Processing, Out for Delivery, Delivered, dan Completed. 

Status tersebut membantu bisnis memahami apakah pesanan baru diterima, masih menunggu pembayaran, sedang diproses, atau sudah berada dalam proses pengiriman.   Informasi semacam ini penting terutama bagi bisnis yang menjual produk fisik. Tim gudang, customer service, dan pemilik bisnis dapat memiliki pemahaman yang lebih konsisten terhadap kondisi pesanan.

2. Memahami Payment Status

Berbeda dengan order status, payment status berfokus pada transaksi pembayaran. Dalam sistem pembayaran digital, transaksi dapat memiliki kondisi seperti successful, pending, failed, atau expired, tergantung produk dan alur pembayaran yang digunakan. DOKU menyediakan Transaction Report yang mencatat transaksi dengan berbagai status tersebut.

Pemisahan antara status pesanan dan pembayaran membantu bisnis menentukan tindakan selanjutnya. Pesanan yang masih menunggu pembayaran, misalnya, membutuhkan penanganan yang berbeda dengan pesanan yang pembayarannya sudah berhasil.

Pantau Pesanan dan Pembayaran Digital Catalog secara Real-Time di DOKU Dashboard

Ketika transaksi sudah mulai banyak, dashboard menjadi lebih praktis dibandingkan mengandalkan pengecekan manual. DOKU Dashboard dirancang sebagai portal pengelolaan bisnis untuk memantau operasi pembayaran, termasuk data transaksi, refund, payout, revenue, dispute, serta laporan keuangan. 

Dokumentasi DOKU juga menyebutkan bahwa data transaksi dapat dipantau secara real-time melalui dashboard. Untuk kebutuhan monitoring pesanan katalog online, pendekatan seperti ini membantu bisnis memiliki satu pusat informasi. Pemilik usaha atau tim operasional tidak harus berpindah-pindah antara aplikasi dan rekening hanya untuk mengetahui perkembangan transaksi.

Gunakan Filter untuk Mempercepat Monitoring Transaksi

Monitoring akan kurang efektif jika tim harus membaca seluruh transaksi satu per satu. Karena itu, kemampuan mencari, memfilter, dan mengelompokkan transaksi menjadi penting.

Misalnya, tim finance ingin melihat transaksi dalam periode tertentu untuk kebutuhan pencatatan. Tim operasional mungkin hanya ingin melihat pesanan yang belum selesai. Sementara customer service membutuhkan informasi transaksi pelanggan tertentu.

DOKU Dashboard menyediakan laporan transaksi yang dapat digunakan untuk melihat dan mengekspor data transaksi berdasarkan periode atau filter tertentu. Transaction Report juga dapat digunakan untuk kebutuhan rekonsiliasi transaksi.  

Dengan filter yang tepat, proses monitoring menjadi lebih fokus. Tim dapat memprioritaskan transaksi yang memang membutuhkan tindakan daripada memeriksa seluruh data secara manual.

Notifikasi Membantu Bisnis Merespons Lebih Cepat

Status transaksi akan lebih bermanfaat jika perubahan status dapat diketahui dengan cepat. Dalam pembayaran digital, notifikasi dapat membantu sistem atau tim mengetahui bahwa suatu pembayaran telah berubah status. Pada produk DOKU tertentu, misalnya Payment Link, status pembayaran dapat dilacak dan notifikasi dapat dikelola melalui platform DOKU.  

Untuk bisnis, manfaatnya bukan sekadar mendapatkan informasi. Notifikasi dapat menjadi pemicu proses berikutnya, seperti melakukan verifikasi pesanan, menyiapkan barang, memberikan informasi kepada pelanggan, atau memperbarui sistem internal. Pendekatan ini sangat relevan bagi bisnis yang menjual melalui WhatsApp, media sosial, katalog digital, atau berbagai channel online lainnya.

Rekonsiliasi: Menghubungkan Transaksi dengan Dana yang Diterima

Monitoring transaksi sebaiknya tidak berhenti setelah pembayaran dinyatakan berhasil. Bisnis juga perlu memastikan bahwa catatan transaksi dapat dicocokkan dengan dana yang diterima. Proses tersebut disebut rekonsiliasi.

DOKU menyediakan Transaction Report untuk mencatat seluruh transaksi dan Settlement Report untuk transaksi yang berhasil diproses dan dananya telah diterima serta diselesaikan ke rekening merchant. Kedua laporan tersebut memiliki fungsi berbeda dalam proses rekonsiliasi.  

DOKU juga menyediakan opsi ekspor laporan transaksi secara manual maupun terjadwal. Hal ini dapat membantu tim finance melakukan pencocokan data secara berkala atau menyiapkan data untuk kebutuhan akuntansi. Dengan demikian, monitoring pesanan katalog online dapat terhubung dengan proses back-office yang lebih luas, bukan hanya aktivitas penjualan di depan.

Bagaimana Jika Ada Refund?

Refund merupakan bagian lain yang perlu diperhatikan ketika mengelola transaksi digital. Misalnya, pelanggan membatalkan pesanan, produk tidak tersedia, atau terdapat alasan lain yang sesuai dengan kebijakan refund bisnis.

DOKU mendukung proses refund untuk transaksi tertentu. Dokumentasi resminya menjelaskan bahwa refund dapat dilakukan secara penuh maupun sebagian sesuai kondisi dan jenis transaksi; untuk transaksi kartu, prosesnya dapat dilakukan melalui DOKU Dashboard pada laporan transaksi.  

Untuk bisnis, penting untuk selalu memeriksa status transaksi sebelum memproses refund dan menyimpan catatan refund sebagai bagian dari audit serta rekonsiliasi internal.   Dengan pencatatan yang rapi, tim dapat mengetahui hubungan antara order, payment, settlement, dan refund tanpa kehilangan jejak transaksi.

Baca juga: Apa Itu Refund? Panduan Lengkap untuk Konsumen dan Pemilik Bisnis

FAQ Monitoring Pesanan Katalog Online dengan DOKU Digital Catalog 

Apa yang dimaksud dengan monitoring pesanan katalog online?

Monitoring pesanan katalog online adalah proses memantau status pesanan setelah pelanggan menyelesaikan pembayaran hingga pesanan diproses, dikirim, diterima, dan diselesaikan. Tujuannya agar bisnis dapat mengetahui status setiap pesanan dan menentukan transaksi yang perlu ditindaklanjuti. 

Apa perbedaan order status dan payment status?

Order status menunjukkan tahapan pemenuhan pesanan, sedangkan payment status menunjukkan kondisi pembayaran. Keduanya perlu dipantau agar bisnis tidak salah memproses pesanan yang belum dibayar.

Apakah DOKU Digital Catalog bisa digunakan tanpa website?

Ya. DOKU Digital Catalog memungkinkan bisnis membuat katalog tanpa harus membangun website atau aplikasi sendiri. Katalog dapat dibagikan melalui tautan dan pelanggan dapat melakukan pembelian serta pembayaran dari katalog.  

Apakah transaksi dapat direkonsiliasi?

Ya. DOKU menyediakan Transaction Report dan Settlement Report yang dapat digunakan untuk membantu bisnis mencocokkan transaksi dengan dana yang telah diselesaikan.  

Apakah refund bisa dilakukan melalui DOKU?

Refund tersedia sesuai jenis transaksi dan ketentuan yang berlaku. Dokumentasi DOKU menjelaskan bahwa refund dapat berupa full atau partial refund untuk transaksi tertentu, dengan proses yang berbeda berdasarkan metode pembayaran.

Selain DOKU Digital Catalog, apa saja produk, fitur, dan Power Up dalam layanan DOKU Payment Gateway?

Selain Digital Catalog, DOKU menyediakan berbagai solusi pembayaran sesuai kebutuhan bisnis, antara lain:

• DOKU Checkout: halaman pembayaran siap pakai bagi bisnis yang sudah memiliki website atau aplikasi, tetapi belum memiliki halaman pembayaran sendiri.
• DOKU Direct API: integrasi pembayaran bagi bisnis yang ingin mengontrol tampilan UI/UX dan alur pembayaran secara fleksibel melalui website atau aplikasi.
• DOKU Plugin: solusi integrasi pembayaran tanpa coding untuk platform e-commerce seperti Shopify, Magento, dan WooCommerce.
• DOKU Payment Link: memudahkan bisnis mengirim tautan pembayaran melalui WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial tanpa memerlukan website.
• DOKU PayChat: solusi pembayaran otomatis melalui WhatsApp Business, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi pesanan, hingga pembayaran melalui chatbot.
• DOKU QRIS: menerima pembayaran online maupun offline melalui QR statis dan dinamis, termasuk dukungan pembayaran lintas negara.

Ekosistem DOKU Payment Gateway juga dilengkapi fitur seperti Recurring Payment, Tokenisasi, Payment Retry, Abandoned Cart Recovery, dan fitur lainnya, serta Power Up seperti QRIS, Customer Static VA, Visa Network Token, hingga MCP Server untuk Agentic Payments, sesuai produk dan layanan yang digunakan.

Apa saja layanan DOKU di luar Payment Gateway?

Sebagai pionir payment gateway sejak 2007, DOKU telah bertransformasi menjadi payment fintech company yang menghadirkan layanan keuangan lebih luas dari sekadar Payment Gateway. Transformasi ini tercermin melalui DOKU Payout, yang mencakup Local Payout dan Cross Border Payout, serta DOKU Wallet as a Service melalui Embedded Wallet dan Sub Account.

DOKU telah mendukung lebih dari 300.000 merchant di berbagai industri, beroperasi sebagai PJP Kategori 1, memiliki sertifikasi PCI DSS dan ISO/IEC 27001, serta didukung layanan after-sales proaktif dan customer service 24/7.

DOKU untuk Mendukung Kebutuhan Pembayaran Bisnis Anda

Monitoring pesanan katalog online menjadi semakin penting ketika bisnis mulai menerima transaksi dalam jumlah lebih besar. Dengan mengetahui status order, payment, pengiriman, settlement, hingga refund, bisnis dapat bekerja lebih terstruktur dan memberikan respons yang lebih cepat kepada pelanggan.

Ingin langsung berjualan online tanpa harus memiliki website? Melalui katalog online dari DOKU Digital Catalog, pebisnis dapat menampilkan produk lengkap dengan foto, deskripsi, dan harga sekaligus menerima pesanan dan pembayaran melalui satu tautan. Cukup tambahkan produk, bagikan katalog melalui WhatsApp atau media sosial, dan mulai berjualan dalam hitungan menit tanpa coding maupun integrasi teknis.

Pelanggan dapat menjelajahi produk, memilih pesanan, dan langsung melakukan pembayaran. Secara keseluruhan, layanan payment gateway DOKU mendukung 45+ metode pembayaran, termasuk Virtual Account, kartu, e-wallet, QRIS, PayLater, Direct Debit, dan berbagai metode lainnya.

Melalui DOKU Digital Catalog, bisnis dapat mengelola produk, pesanan, dan pembayaran secara praktis tanpa perlu membangun website e-commerce sendiri.

Mulai Jualan Online Tanpa Website dengan DOKU Digital Catalog

Mulai berjualan dengan mendaftar melalui DOKU Registration atau aplikasi Juragan DOKU. Cukup tambahkan produk dan bagikan tautan katalog kepada pelanggan untuk mulai menerima pesanan dan pembayaran.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi tim Sales DOKU.