Cara Menghitung Gaji Karyawan Agar Bisnis Tetap Sehat

Key Takeaways:

• Aturan Gaji di Indonesia: Pengelolaan gaji di Indonesia diatur oleh PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan dan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003, yang mencakup upah minimum, lembur, potongan, pembayaran, dan pesangon, serta melarang penundaan pembayaran gaji.
• Elemen Penting Gaji Karyawan: Gaji karyawan terdiri dari tiga komponen utama: Gaji Pokok (imbalan dasar), Tunjangan Tetap (dibayar teratur tanpa dipengaruhi kehadiran/kinerja), dan Tunjangan Tidak Tetap (besarannya berubah berdasarkan kehadiran, kinerja, atau insentif).
• Persentase Ideal Gaji dari Omset: Untuk UMKM, alokasi gaji yang sehat berkisar antara 15-20% dari omset, sementara perusahaan besar bisa mencapai hingga 30% karena mempertimbangkan biaya retensi dan rekrutmen.
• Strategi Praktis Menghitung Gaji: Menetapkan standar gaji yang kompetitif (sesuai UMP/UMK dan riset pasar) serta memberikan apresiasi berdasarkan kinerja (bonus, tunjangan kesehatan) adalah kunci untuk menarik dan mempertahankan talenta.
• Fleksibilitas Gaji untuk UMKM: PP Pengupahan No. 36 Tahun 2021 memungkinkan gaji pegawai UMKM didasarkan pada kesepakatan, asalkan minimal 50% dari rata-rata konsumsi masyarakat provinsi atau 25% di atas garis kemiskinan provinsi, serta bisa menerapkan sistem kerja paruh waktu.

Punya usaha dan mulai merekrut tim? Salah satu tantangan terbesar bagi pemilik bisnis, baik SME maupun enterprise, pasti soal gaji. Kita sering bertanya-tanya, bagaimana ya cara menghitung gaji karyawan yang pas? Apakah ada patokan khusus agar tidak salah langkah dan bisnis tetap untung?

Mengelola gaji memang bukan cuma soal transfer bulanan. Ini adalah bagian vital dari strategi keuangan. Memahami cara menghitung gaji karyawan dengan benar, apalagi jika didasarkan pada omset, sangat penting. Ini bukan cuma tugas tim HR atau keuangan. Sebagai pemilik bisnis, Sobat DOKU juga perlu paham untuk mengevaluasi kesehatan finansial perusahaan dan menjaga motivasi tim.

Memahami Aturan Main Gaji di Indonesia

Sebelum kita bicara angka dan persentase, kita perlu paham dulu aturan mainnya. Di Indonesia, urusan gaji ini diatur dengan jelas untuk melindungi kedua belah pihak. Pemerintah, melalui Departemen Tenaga Kerja (Depnaker), sudah menetapkan fondasinya dalam PP No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan. Ini adalah panduan kita agar tidak salah langkah.

Aturan ini mencakup banyak hal yang perlu kita ketahui. Mulai dari upah minimum, upah lembur, potongan gaji, cara pembayaran, hingga pesangon. Memahami ini bukan sekadar formalitas, tapi kunci agar bisnis kita patuh (compliant) dan terhindar dari masalah di kemudian hari.

Jangan pernah sepelekan soal waktu pembayaran gaji. Jika sudah ada kesepakatan tertulis dalam perjanjian kerja, menunda pembayaran dilarang keras. Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 bahkan mengatur denda bagi perusahaan yang lalai atau sengaja terlambat. Ini sangat penting untuk menjaga kepercayaan tim dan reputasi bisnis Sobat DOKU.

Menyingkap Elemen Penting Gaji Karyawan

Saat membahas imbalan kerja, istilah "gaji" sebenarnya merupakan sebuah paket yang tersusun dari beberapa komponen kunci. Memahami elemen-elemen ini adalah inti dari proses perhitungan gaji karyawan yang akurat dan sesuai regulasi. Sesuai panduan umum yang ditetapkan oleh Depnaker, total gaji yang diterima karyawan dibentuk oleh tiga komponen utama yang memiliki fungsi dan perhitungan berbeda.

1. Gaji Pokok (Basic Salary)

Gaji pokok adalah imbalan dasar yang diberikan perusahaan kepada karyawan sebagai penghargaan atas tingkat dan jenis pekerjaan yang dilakukan, sesuai dengan kesepakatan awal. Komponen ini biasanya menjadi porsi terbesar dalam struktur gaji bulanan karyawan. Penting untuk diketahui bahwa besaran gaji pokok seringkali menjadi dasar utama dalam menentukan perhitungan komponen dan tunjangan lainnya.

2. Tunjangan Tetap (Fixed Allowance)

Tunjangan tetap adalah imbalan tambahan yang dibayarkan kepada karyawan secara teratur dan prediktif. Sesuai namanya, jumlah tunjangan ini tidak akan berubah meskipun terdapat perbedaan dalam kehadiran atau variasi dalam pencapaian kinerja bulanan karyawan. Contoh tunjangan tetap meliputi tunjangan jabatan, tunjangan keahlian, atau tunjangan keluarga yang dijamin pembayarannya.

3. Tunjangan Tidak Tetap (Non-Fixed Allowance)

Tunjangan tidak tetap adalah imbalan yang besarannya dapat berfluktuasi dari bulan ke bulan. Pembayaran tunjangan ini umumnya didasarkan pada variabel spesifik seperti tingkat kehadiran fisik, yang tercermin pada tunjangan makan atau tunjangan transportasi harian. Selain itu, bonus dan insentif yang terkait langsung dengan pencapaian target atau kinerja juga dikategorikan dalam tunjangan tidak tetap.

Menentukan Angka Ideal Gaji dari Omset Bisnis

Nah, ini pertanyaan utamanya: berapa persen dari omset yang wajar untuk biaya gaji? Tentu, setiap bisnis punya cerita yang berbeda. Omset perusahaan Sobat DOKU tidak bisa disamakan dengan perusahaan lain, bahkan yang industrinya sama sekalipun.

Para ahli umumnya menyarankan alokasi yang berbeda tergantung skala bisnis. Untuk teman-teman UMKM, persentase idealnya berkisar antara 15 hingga 20 persen dari omset. Angka ini dianggap sehat karena fokus utamanya adalah membayar upah tim operasional.

Mari kita buat contoh sederhana. Misalkan usaha kuliner Anda punya omset Rp50 juta sebulan. Jika Anda mengambil patokan 20 persen, berarti alokasi dana untuk gaji adalah Rp10 juta. Dari bujet Rp10 juta itu, Anda bisa mengatur berapa banyak karyawan yang bisa direkrut dengan standar gaji yang layak.

Untuk perusahaan skala enterprise atau yang sudah lebih besar, ceritanya sedikit lebih kompleks. Bebannya bukan cuma gaji pokok. Perusahaan besar harus memikirkan dana untuk retensi (agar talenta terbaik tidak pindah) dan biaya rekrutmen yang tidak murah. Karena itu, alokasi mereka bisa lebih tinggi, namun biasanya dijaga agar tidak lebih dari 30 persen dari total omset untuk menjaga profitabilitas.

Baca juga: Apa Itu Defisit? Arti, Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya

Strategi Praktis Menghitung Gaji yang Tepat

Mengetahui persentase saja tidak cukup. Kita perlu strategi praktis agar cara menghitung gaji karyawan ini adil, memotivasi, dan tetap sesuai aturan. Ini bukan sekadar membagi angka, tapi soal membangun sistem yang sehat untuk jangka panjang.

1. Menetapkan Standar Gaji yang Kompetitif

Langkah pertama adalah menentukan standar gaji. Bagaimana caranya? Sobat DOKU bisa melakukan riset kecil-kecilan. Coba cari data kompensasi dari bisnis sejenis, lihat laporan gaji nasional, atau data dari asosiasi industri.

Standar ini juga sangat dipengaruhi oleh wilayah tempat bisnis Anda beroperasi. Kita tahu Upah Minimum Provinsi (UMP) atau Upah Minimum Kota/Kabupaten (UMK) berbeda-beda. Menetapkan standar gaji yang sesuai UMP dan kompetitif dengan pasar akan sangat membantu Anda.

Ini adalah investasi awal. Gaji yang adil dan kompetitif akan menarik orang-orang yang tepat untuk membantu bisnis Anda tumbuh. Jangan sampai Anda kehilangan talenta bagus hanya karena standar gaji yang Anda tawarkan kurang sesuai.

2. Kinerja dan Apresiasi di Luar Gaji Pokok

Gaji pokok itu penting, tapi apresiasi juga krusial. Mengevaluasi kinerja tim secara rutin sangat kami sarankan. Ini membantu Sobat DOKU menilai kontribusi dan performa mereka secara objektif, bukan hanya berdasarkan perasaan.

Hasil evaluasi ini bukan cuma untuk rapor. Ini adalah dasar yang kuat untuk memberikan bonus, tunjangan kesehatan, atau bahkan pembagian keuntungan jika memungkinkan. Apresiasi seperti ini membuat tim merasa dihargai.

Bonus ini tidak harus selalu besar. Kadang, tunjangan kesehatan yang komprehensif, bonus tahunan walau kecil, atau bahkan program bagi hasil sederhana bisa sangat berarti. Ini adalah cara cerdas untuk menjaga motivasi tim tanpa harus mengganggu arus kas secara drastis.

3. Solusi Gaji Fleksibel untuk UMKM

Bagi pemilik UMKM, kita tahu anggaran seringkali jadi tantangan terbesar. Kabar baiknya, ada aturan yang memberi sedikit kelonggaran. PP Pengupahan No. 36 Tahun 2021 memperbolehkan gaji pegawai UMKM didasarkan pada kesepakatan.

Artinya, upahnya bisa saja di bawah UMP, tapi ada syaratnya. Aturan ini menyebutkan bahwa upah yang disepakati minimal 50 persen dari rata-rata konsumsi masyarakat di level provinsi, atau minimal 25 persen di atas garis kemiskinan provinsi.

Fleksibilitas ini juga bisa berarti menawarkan sistem kerja paruh waktu atau jam kerja yang luwes. Yang terpenting, pastikan setiap anggota tim menerima upah yang layak sesuai kinerjanya, sekalipun mereka tidak bekerja penuh waktu. Keadilan tetap harus jadi prioritas.

Read more: Dongkrak Omzet lewat Medsos: Ini Cara Membuat Akun Bisnis di Instagram

Permudah Proses Gaji, Fokus Kembangkan Usaha

Mengelola cara menghitung gaji karyawan memang butuh perhatian detail. Setelah semuanya dihitung dengan cermat, proses pembayaran gajinya sendiri juga harus lancar dan tepat waktu. Jika urusan penggajian sudah rapi dan otomatis, Anda bisa lebih fokus mengembangkan omset usaha.

Omset yang meningkat tentu membuat alokasi gaji lebih sehat. Nah, untuk memastikan omset Anda terus bertumbuh, kuncinya ada di kemudahan pelanggan dalam membayar. Jangan sampai pelanggan batal beli hanya karena metode pembayaran yang Anda sediakan terbatas atau rumit.

Inilah saatnya Anda mempertimbangkan solusi pembayaran digital yang andal. Jangan biarkan bisnis Anda tertinggal. DOKU hadir sebagai mitra bisnis Anda, baik untuk SME maupun enterprise, untuk menyederhanakan semua transaksi.

Tinggalkan kerumitan mengurus pembayaran manual. Fokuskan energi Anda untuk membesarkan tim dan bisnis. DOKU menyediakan solusi payment gateway yang lengkap, aman, dan mudah diintegrasikan untuk semua skala usaha. Terima pembayaran dari berbagai metode dengan satu pintu. Mari buat bisnis Anda melaju lebih kencang.