Benda yang Wajib Ada di Setiap Usaha Fotokopi

Kebutuhan Usaha Fotokopi - Meskipun dunia sudah semakin digital, usaha fotokopi tetap eksis dan memiliki pangsa pasar yang kuat, terutama di Indonesia. Fenomena ini didorong oleh beberapa faktor kebutuhan praktis dan administratif yang belum sepenuhnya bisa digantikan oleh teknologi paperless.

Jasa fotokopi masih sangat dibutuhkan masyarakat untuk berbagai urusan administrasi. Karena itu, usaha fotokopi sangat mudah ditemukan di mana saja, khususnya di area perkantoran, kampus, atau rumah sakit. 

Baca juga: Panduan Memulai Usaha di Rumah

20 Benda yang Wajib Ada di Setiap Usaha fotokopi

Ada sejumlah benda yang wajib ada di setiap usaha fotokopi untuk mendukung kelancaran operasional usaha tersebut. Beberapa di antaranya merupakan benda pendukung yang membuat pengguna jasa fotokopi lebih terbantu. Berikut daftarnya!

1. Mesin fotokopi

Benda yang wajib ada di setiap usaha fotokopi adalah mesin fotokopi. Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen atau gambar secara cepat dalam jumlah banyak. Karena harga mesin fotokopi cukup mahal, yaitu belasan hingga puluhan juta, memiliki satu hingga tiga mesin saja sudah cukup untuk memulai usaha.

Sebagai pengusaha pemula, Anda juga bisa membeli mesin fotokopi bekas yang harganya lebih murah. Namun, sebaiknya pilih barang yang terjamin masih bagus dan ada garansi sehingga layanan fotokopi tidak terganggu karena ada kerusakan mesin. Jangan lupa, mesin fotokopi juga harus dilengkapi dengan toner atau tinta mesin dan spare part dasar.

2. Komputer

Jika Anda ingin menawarkan layanan jasa fotokopi yang lebih lengkap dan modern, ketersediaan komputer sangat penting. Hal ini karena sebagian pelanggan ingin menggandakan dokumen yang berwujud digital. Dari komputer, dokumen digital tersebut perlu dicetak terlebih dahulu sebelum diperbanyak dengan mesin fotokopi.

Jenis mesin fotokopi yang lebih canggih memungkinkan Anda mencetak sekaligus memperbanyak dokumen secara langsung dari komputer. Komputer juga dibutuhkan jika pelanggan masih ingin melakukan penyuntingan seperti memperbaiki tulisan, mengatur tata letak, dan menggabungkan beberapa dokumen.

3. Printer

Jika Anda menggunakan mesin fotokopi lama, untuk mencetak dokumen digital perlu ada printer. Benda ini perlu dihubungkan dengan komputer agar bisa berfungsi dengan baik. Harga printer pun bervariasi, mulai dari Rp1.000.000 hingga lebih dari Rp10.000.000. 

Jenis printer yang cocok untuk usaha kecil seperti jasa fotokopi sedikit berbeda dengan printer untuk kebutuhan pribadi di rumah. Printer ini harus memiliki kapasitas yang lebih besar karena akan digunakan lebih sering daripada printer rumahan. Sebaiknya sediakan juga printer warna untuk kebutuhan mencetak foto, stiker, atau undangan.

4. Scanner

Berikutnya benda yang wajib ada di setiap usaha fotokopi adalah alat bernama scanner. Sebenarnya terdapat printer yang sekaligus memiliki fitur pemindai di dalamnya, tetapi ada pula yang berdiri sendiri. Baik printer maupun scanner, keduanya sama-sama dibutuhkan dalam usaha jasa fotokopi.

Scanner berfungsi memindai dokumen fisik untuk dialihkan menjadi dokumen digital. Fitur pemindaian ini dibutuhkan oleh mereka yang ingin menyimpan dokumen ke dalam bentuk digital atau ingin mengirimkan dokumen tersebut melalui surat elektronik. Baik printer dan scanner terpisah maupun all in one, keduanya bisa dipertimbangkan untuk usaha fotokopi.

5. Pemotong Kertas

Pemotong kertas adalah benda yang wajib tersedia di setiap usaha fotokopi. Alat pemotong kertas atau paper cutter ini punya banyak jenis, salah satu yang paling umum adalah guillotine. Benda ini menggunakan pisau besar dengan tuas ditekan dan bisa memotong banyak kertas sekaligus.

Selain itu, ada alat lain yang memiliki fungsi sama, tetapi dengan bentuk yang lebih simpel, yaitu disk cutter. Alat ini menghasilkan potongan kertas yang rapi dan presisi. Disk cutter cocok untuk penggunaan yang ringan hingga menengah. Harga alat ini pun masih termasuk ekonomis dan bisa dipilih oleh pengusaha fotokopi pemula. 

Baca Juga: 8 Tips Memulai Usaha Sendiri Dari Nol

6. Pembolong Kertas

Pembolong kertas atau paper punch adalah benda yang dibutuhkan di usaha fotokopi. Kegunaan benda ini adalah untuk membuat lubang pada kertas. Dengan adanya lubang tersebut, kertas akan lebih mudah dimasukkan ke dalam binder, map arsip, atau file. 

Jenis pembolong kertas antara lain single hole punch, 2 hole punch untuk binder, dan 3 hole punch untuk map arsip. Untuk melubangi banyak kertas sekaligus, Anda bisa menggunakan heavy duty punch.

7. Stapler

Stapler juga perlu disediakan karena memiliki fungsi yang tak kalah penting. Benda ini berguna untuk menjepit dan menyatukan beberapa lembar kertas menggunakan isi stapler. Dokumen hasil fotokopi yang berjumlah banyak bisa dirapikan dengan stapler sehingga tidak mudah lepas dan berantakan.

Seperti pembolong kertas, jenis stapler bukan cuma satu. Ada stapler kecil atau hand stapler untuk penggunaan ringan di rumah. Ada desk stapler untuk kantor yang bisa menyatukan hingga 50 kertas sekaligus. Untuk usaha fotokopi, Anda membutuhkan stapler besar atau heavy duty stapler.

8. Mesin Laminating

Benda yang satu ini bisa melapisi kertas atau dokumen dengan plastik tipis atau laminasi. Tujuan laminasi adalah agar dokumen lebih kuat, tahan air, dan tidak mudah rusak. Dokumen yang umumnya dilaminasi adalah KTP, SIM, ijazah, dan sebagainya.

Meski tidak terkait langsung dengan jasa fotokopi, banyak orang mendatangi usaha fotokopi untuk melakukan laminasi berkas. Nah, untuk memberikan pelayanan maksimal kepada pelanggan, Anda juga wajib menyediakan alat ini.

9. Alat Jilid

Sebagian orang datang ke usaha fotokopi untuk menggandakan dokumen lalu menyusunnya menjadi satu seperti buku. Untuk melakukan hal ini, perlu ada perkakas bernama alat jilid. Alat jilid bisa dibedakan menjadi alat jilid manual dan semi otomatis.

Dengan metode manual, Anda membutuhkan alat jilid spiral yang populer di kalangan pemilik usaha fotokopi. Namun, jika ingin hasilnya lebih rapi dan cepat, Anda bisa menggunakan mesin jilid semi otomatis seperti mesin glue binding.

10. Gunting

Anda juga perlu menyediakan gunting untuk memotong kertas secara manual. Alat ini pun bisa digunakan untuk memotong stiker atau pinggiran dokumen supaya lebih rapi. Banyak hal lain yang dilakukan dengan gunting, misalnya memotong selotip dan memotong plastik laminasi.

Sebaiknya sediakan gunting berukuran kecil, sedang, dan besar supaya bisa digunakan sesuai kebutuhan. Supaya gunting tidak mudah hilang atau terselip, tentukan tempat yang tepat atau gunakan tali khusus untuk mengaitkannya.

11. Lem Kertas

Lem kertas adalah perlengkapan yang dibutuhkan di usaha fotokopi. Kegunaan lem kertas antara lain untuk menempel dokumen, melakukan penjilidan sederhana, atau keperluan administrasi seperti menempel foto di formulir. Lem kertas bisa berupa lem kertas cair dan glue stick yang lebih rapi.

12. Map

Sebuah usaha fotokopi juga wajib menyediakan map. Manfaat benda ini untuk menyimpan, melindungi, dan merapikan dokumen pelanggan. Jika dimasukkan ke dalam map, dokumen akan lebih rapi dan mudah dibawa.

Jenis map yang biasa dipakai adalah stopmap atau map kertas. Selain itu, ada pula map plastik, map snelhecter, dan map folder yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

13. Materai

Meski tidak terkait langsung dengan kegiatan fotokopi, materai juga perlu ada di sebuah usaha fotokopi. Materai fisik biasanya dibubuhkan di atas dokumen yang telah dicetak. Dokumen yang telah dilengkapi materai akan memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat. 

14. Amplop 

Anda juga perlu menyediakan amplop di tempat usaha fotokopi karena benda ini sering dicari pelanggan. Hal ini berhubungan dengan dokumen yang dicetak atau digandakan. Kertas hasil fotokopi bisa dimasukkan ke dalam amplop supaya lebih rapi. Kadang hasil fotokopi tersebut perlu dikirimkan ke pihak tertentu sehingga harus di masukkan ke dalam amplop.

15. Kertas

Agar usaha fotokopi bisa beroperasi dengan baik, perlu tersedia kertas aneka jenis dan ukuran. Kertas HVS merupakan jenis kertas yang umum digunakan untuk menggandakan dokumen. Selain itu, ada pula jenis kertas buram dengan harga lebih murah, kertas manila dan buffalo untuk sampul, dan kertas art paper untuk mencetak foto. 

Baca Juga: Usaha Digital Printing : Prospek, Modal, dan Omzet

16. Penjepit Kertas

Alat penjepit kertas berguna untuk menjepit atau menahan beberapa lembar kertas agar tetap menyatu tanpa menggunakan stapler. Beberapa dokumen biasanya tidak boleh menggunakan stapler sehingga harus disatukan dengan alat penjepit kertas biasa.

Jenis penjepit kertas adalah paper clip berbentuk kawat kecil yang melengkung dan binder clip berupa penjepit hitam dengan pegangan besi. Kedua benda ini perlu tersedia di toko fotokopi sehingga bisa digunakan sewaktu dibutuhkan.

17. Nota

Nota adalah perlengkapan pendukung yang membuat usaha fotokopi lebih rapi dan tertata secara administrasi. Nota juga merupakan bukti transaksi jual beli yang berisi detail jasa yang digunakan atau benda yang dibeli dan harganya masing-masing. Selain nota, ada pula dokumen lain yaitu kuitansi yang sifatnya lebih resmi.

18. Etalase Kaca

Sebuah usaha fotokopi tidak lengkap tanpa usaha menjual alat tulis kantor. Barang-barang seperti pensil, pulpen, spidol, penghapus, kertas, map, amplop, dan lain sebagainya bisa dipajang dengan rapi di etalase.

Gunakan etalase berbahan kaca agar pelanggan bisa melihat dan memilih barang yang ingin dibeli dengan mudah. Agar lebih hemat biaya, Anda bisa membeli etalase kaca bekas pakai yang kondisinya masih bagus. 

19. Meja dan Kursi

Sediakan meja dan kursi yang memadai untuk memberi kenyamanan kepada pelanggan. Carilah perabot yang sesuai dengan kebutuhan, baik dari segi ukuran maupun jenisnya. Sebagai contoh, Anda bisa menyediakan kursi tunggu yang mampu diisi 3 hingga 4 pelanggan. Sementara itu, Anda butuh kursi biasa untuk pekerja di usaha fotokopi. 

20. Papan Nama 

Sebuah usaha fotokopi akan lebih menarik jika dilengkapi papan nama. Bentuk dan penempatan papan nama ini harus tepat supaya mudah dilihat oleh banyak orang. Segala jenis papan nama bisa digunakan, tetapi yang paling populer adalah neon box. Pada malam hari, papan nama neon box bisa dilihat dengan mudah.

Ini dia daftar benda yang wajib ada di setiap usaha fotokopi. Anda perlu mempersiapkannya lebih dulu agar operasional usaha bisa berjalan dengan baik. Namun, jika modal awal terbatas, mulailah dengan menyiapkan benda yang paling utama yaitu mesin fotokopi.

Baca Juga: 8 Jenis Usaha Percetakan yang Bisa Anda Mulai dari Rumah

Kelola Transaksi Harian dengan Sistem Pembayaran yang Siap Digunakan

Dalam menjalankan usaha fotokopi, proses transaksi yang cepat dan praktis menjadi hal penting, terutama saat melayani banyak pelanggan dengan kebutuhan yang berbeda-beda, mulai dari print dokumen, fotocopy, jilid, laminating, hingga cetak dalam jumlah besar. Dengan sistem pembayaran yang terintegrasi, pelanggan bisa memilih metode pembayaran yang paling nyaman, sementara bisnis bisa melayani transaksi lebih cepat tanpa repot mencatat pembayaran secara manual.

DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang membantu bisnis memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual. 

Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu kredit, cicilan kartu kredit, transfer bank/virtual account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, hingga bank digital. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil, serta seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia. 

Mulai dari Solusi yang Paling Praktis!

✅ Ingin transaksi langsung di tempat tanpa ribet uang kembalian?

Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis agar pelanggan bisa langsung scan dan bayar dengan lebih cepat tanpa perlu uang tunai.

Selain itu, DOKU QRIS juga mendukung cross-border payment, yang memungkinkan pelanggan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.

🌍 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda

✅ Sering terima pesanan lewat chat?

Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan lewat chat setelah mereka mengirim file atau detail pesanan.

🔗 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda

✅ Belum punya website, tapi ingin pelanggan tetap bisa melihat layanan dan langsung melakukan pembayaran?

Gunakan DOKU Digital Catalog, katalog layanan instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan. Cocok untuk menampilkan layanan cetak atau jilid di bio media sosial dan WhatsApp.

📋 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda

Butuh Opsi Lain sesuai Kebutuhan Bisnis?

✅ Ingin punya halaman pembayaran sendiri tanpa perlu bikin sistem dari awal?

Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung dengan payment gateway agar proses pembayaran lebih profesional.

🛒 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda

✅ Sudah punya website atau aplikasi bisnis dan ingin fleksibilitas lebih?

Gunakan DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis.

🌐 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda

✅ Jualan di toko online seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce?

Gunakan DOKU Plugin untuk menghubungkan sistem pembayaran dengan platform khusus atau e-commerce. Cukup instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan tanpa set up kompleks.

⌨️ Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda

✅ Sering kewalahan balas chat pelanggan yang tanya info pesanan dan pembayaran?

Gunakan DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis dalam satu alur, mulai dari konsultasi kebutuhan cetak, konfirmasi pesanan, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat pelanggan yang tinggi.

📈 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda

Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi di halaman Bantuan Sales