Gampang Banget! Ini Contoh Tanda Terima Pembayaran dalam Bisnis

Contoh Tanda Terima Pembayaran - Dalam transaksi bisnis, tanda terima pembayaran (kuitansi) adalah dokumen bukti bahwa sejumlah uang telah berpindah tangan. Dokumen ini melindungi kedua belah pihak, yaitu penjual memiliki bukti pembayaran yang sah dan pembeli memiliki bukti bahwa kewajibannya telah terpenuhi.

Ada sejumlah komponen penting yang wajib tercantum dalam tanda terima pembayaran, antara lain nama penerima, waktu pembayaran, keterangan transaksi, jumlah pembayaran, tujuan pembayaran, dan tanda tangan penerima.

Contoh tanda terima pembayaran dalam bisnis bermacam-macam berdasarkan jenis transaksi yang dilakukan. Sebelum membahas lebih jauh tentang jenis transaksi dalam bisnis serta contoh tanda terima pembayaran, kenali lebih dahulu apa itu tanda terima pembayaran dan fungsinya.

Apa itu Tanda Terima Pembayaran dalam Bisnis?

Tanda terima pembayaran dalam bisnis merupakan bentuk dokumen yang menyatakan bahwa pembayaran telah dilakukan oleh pembeli dan penjual telah menerima sejumlah uang. Dokumen ini dibuat oleh penjual setelah transaksi berhasil dan diberikan kepada pembeli.

Sebagai contoh, sebuah usaha katering akan mengerjakan proyek makan siang untuk suatu perusahaan. Sebelum proyek berjalan, perusahaan tersebut harus melakukan pembayaran kepada pihak katering. Setelah menerima pembayaran, pemilik katering wajib memberikan tanda terima sebagai bukti sehingga proyek pun bisa dimulai.

Pembayaran transaksi bisnis bisa dilakukan secara utuh atau sebagian yang dibagi dalam beberapa tahap. Apabila tidak langsung lunas dibayar, pihak penjual perlu membuat tanda terima untuk uang muka dan tanda terima untuk pelunasan.

Komponen Penting dalam Tanda Terima Pembayaran

Dalam contoh tanda terima pembayaran untuk bisnis, ada beberapa komponen penting yang wajib tersedia. Komponen yang lengkap ini membuat dokumen tanda terima lebih valid dan bisa digunakan seperti seharusnya.

1. Kop Surat

Tanda terima pembayaran yang bersifat resmi harus dilengkapi dengan kop surat perusahaan. Bagian ini menunjukkan identitas karena terdiri atas nama perusahaan, alamat, kontak, dan logo. Adanya kop surat juga mencerminkan profesionalitas. 

2. Nomor Surat

Nomor yang tertera dalam tanda terima pembayaran berguna untuk proses dokumentasi dan pelacakan transaksi. Nomor ini bersifat unik dan terdiri atas nomor urut transaksi, kode dokumen, serta bulan dan tahun transaksi.

3. Tanda Penerima 

Penerima tanda terima pembayaran atau pihak yang melakukan pembayaran harus tercantum dalam dokumen ini. Dengan demikian, surat tersebut tidak digunakan oleh pihak lain yang tidak berwenang.

4. Waktu Transaksi

Supaya lebih jelas, dalam dokumen tanda terima pembayaran perlu ada informasi berupa waktu transaksi. Umumnya, informasi tersebut berupa tanggal, bulan, dan tahun melakukan pembayaran.

5. Jumlah Pembayaran

Informasi berupa jumlah pembayaran merupakan komponen penting dalam tanda terima pembayaran. Jumlah pembayaran harus tertulis dengan dua cara, yaitu angka dan huruf. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan informasi.

6. Keterangan Transaksi

Dalam tanda terima pembayaran, perlu ada keterangan yang menjelaskan pembayaran tersebut. Keterangan ini berkaitan dengan tahap pelunasan, misalnya pembayaran uang muka, termin sebagian, pelunasan, atau pembayaran penuh.

7. Tujuan Pembayaran

Komponen ini secara singkat menjelaskan tujuan pembayaran, misalnya pembayaran alat tulis kantor, pembelian aset komputer, pengadaan meja kerja, dan sebagainya.

8. Tanda Tangan

Komponen yang membuat tanda terima pembayaran menjadi sah adalah tanda tangan dari kedua pihak, yaitu pihak pembayar dan pihak penerima pembayaran. Bagian ini juga bisa dilengkapi dengan stempel dan materai. 

Baca Juga: Pembayaran Debit Adalah Cara Bayar Efisien, Pahami Fungsi dan Keunggulannya

Fungsi dan Manfaat Tanda Terima Pembayaran

Tanda terima pembayaran yang dibuat dalam kegiatan bisnis punya beberapa fungsi dan manfaat, yaitu:

1. Bukti yang sah secara hukum

Tanda terima pembayaran dalam bisnis berfungsi sebagai bukti yang sah dan berlaku secara hukum. Apabila timbul kendala atau masalah antara kedua pihak pada masa datang, tanda terima pembayaran yang menjelaskan catatan transaksi ini bisa digunakan sebagai bukti kuat.

Hal ini karena bisa saja pihak penjual merasa pembeli belum menyelesaikan pembayaran meski sebenarnya proses transaksi sudah selesai. Sebagai acuan yang jelas, pihak pembeli bisa menunjukkan tanda terima pembayaran dan kesalahpahaman bisa diselesaikan. 

2. Bukti dokumentasi internal 

Tanda terima pembayaran wajib diarsipkan sebagai bukti dokumentasi atau pencatatan internal perusahaan yang berkaitan dengan arus kas dan pengeluaran. Dokumen ini menjadi aspek penting untuk memastikan bahwa pengeluaran perusahaan tetap tersusun rapi dan sistematis.

Tak hanya itu, tanda terima pembayaran juga sangat penting untuk proyek kerja sama yang menerapkan sistem pembayaran secara bertahap. Dengan begitu, perusahaan bisa lebih mudah melacak semua proses transaksi dengan klien atau vendor.

3. Dasar Pembuatan Anggaran

Tanda terima pembayaran bisa dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan untuk membuat anggaran perusahaan pada masa mendatang. Untuk itu, dokumen ini perlu dikumpulkan dan disimpan dengan baik meski transaksi sudah dinyatakan selesai.

Akan tetapi, perlu dicatat bahwa nilai transaksi yang tertera dalam tanda terima pembayaran tersebut bisa berubah pada tahun berikutnya. Perubahan bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor, misalnya kenaikan harga atau perubahan tarif.  

4. Kebutuhan Audit dan Pajak

Sebagian orang mungkin tidak lagi menyimpan tanda terima pembayaran setelah transaksi selesai. Padahal tanda terima pembayaran sangat dibutuhkan untuk mendukung kemudahan proses audit internal dan pelaporan pajak. 

Dalam audit internal, contoh tanda terima pembayaran yang baik bisa digunakan untuk memeriksa setiap pos dalam laporan keuangan. Dokumen ini pun akan menjadi dasar perhitungan penghasilan kena pajak dan pengurangan biaya.  

Baca Juga: Ragam Metode Pembayaran sebagai Kunci Bisnis yang Lebih Kompetitif

Jenis dan Contoh Tanda Terima Pembayaran

Berikut beberapa jenis sekaligus contoh tanda terima pembayaran yang umum digunakan dalam kegiatan bisnis. Anda bisa menggunakan contoh ini sebagai referensi dalam membuat tanda terima pembayaran.

1. Contoh Tanda Terima Pembayaran Uang Muka

Tanda terima pembayaran uang muka adalah dokumen yang menyatakan bahwa sejumlah uang telah diterima untuk pembayaran awal (down payment). Uang muka biasanya berfungsi sebagai tanda jadi atau tanda komitmen dengan nominal yang ditentukan oleh pihak penjual. 

Contoh Tanda Terima Pembayaran Bertahap

Tanda terima pembayaran bertahap atau sebagian adalah dokumen yang menyatakan bahwa sebagian pembayaran dari suatu transaksi telah diterima secara berkala atau dicicil, bukan dibayar sekaligus. Pembayaran bisa dilakukan dalam beberapa tahap sesuai kesepakatan. 

2. Contoh Tanda Terima Pelunasan

Tanda terima pelunasan adalah dokumen yang menyatakan bahwa seluruh kewajiban pembayaran dalam suatu transaksi telah dibayar lunas oleh pihak pembeli kepada penjual.

‍

3. Contoh Tanda Terima Pembayaran Penuh

Tanda terima pembayaran penuh adalah dokumen yang menyatakan bahwa suatu transaksi telah dibayar seluruhnya dalam satu kali pembayaran.

Inilah beberapa contoh tanda terima pembayaran dalam bisnis yang efektif dan umum digunakan. Pastikan Anda menuliskan seluruh komponen dengan benar dan lengkap agar dokumen ini valid dan bisa dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Apa Itu Payment? Memahami Fungsi, Jenis, tren Dan Sebagainya, Lengkap!

Tingkatkan Pengalaman Transaksi dengan Sistem Pembayaran yang Terintegrasi

Dalam menjalankan bisnis, hal yang penting bukan hanya soal bagaimana pelanggan melakukan pembayaran, tetapi juga bagaimana setiap transaksi bisa diproses dengan cepat, aman, dan otomatis tanpa hambatan. Dengan sistem pembayaran yang terintegrasi, bisnis bisa menerima berbagai metode pembayaran dari pelanggan, mempercepat proses checkout, serta memastikan seluruh transaksi tercatat dan terkelola dengan lebih rapi.

DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang membantu bisnis memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual. 

Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu kredit, cicilan kartu kredit, transfer bank/virtual account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, hingga bank digital. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil, serta seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.

Saatnya Pakai Solusi yang Paling Fleksibel!

✅ Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram, atau email?

Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan di berbagai media sosial agar mereka bisa membayar dengan mudah.

🔗 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda

✅ Jualan di toko online sekaligus offline?

Gunakan DOKU QRIS untuk menerima pembayaran cukup dengan scan QR. Tersedia opsi QR statis dan dinamis agar transaksi menjadi lebih praktis di berbagai channel pembayaran.

Selain itu, DOKU QRIS juga mendukung cross-border payment, yang memungkinkan pelanggan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.

🌍 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda

Butuh Opsi Lain sesuai Kebutuhan Bisnis?

✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis?

Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung dengan payment gateway agar proses pembayaran lebih profesional.

🛒 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda

✅ Sudah punya website atau aplikasi bisnis dan ingin fleksibilitas lebih?

Gunakan DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis.

🌐 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda

✅ Ingin punya katalog produk yang siap terima pembayaran?

Gunakan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan tanpa perlu membuat website sendiri. Cocok untuk ditampilkan di bio media sosial hingga informasi akun.

📋 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda

✅ Jualan di toko online seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce?

Gunakan DOKU Plugin untuk menghubungkan sistem pembayaran dengan platform khusus atau e-commerce. Cukup instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan tanpa set up kompleks.

⌨️ Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda

✅ Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business?

Gunakan DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis dalam satu alur, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi pesanan, hingga pembayaran berhasil. 

📈 Simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda

Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:

🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi di halaman Bantuan Sales