Table of Contents
Pekerjaan tim HR tidak pernah habis. Dari data karyawan yang terus berubah, penggajian yang harus tepat waktu, sampai evaluasi performa yang butuh banyak catatan. Semua itu bisa jadi rumit kalau masih dikerjakan manual. Di sinilah peran HRIS mulai terasa.
HRIS adalah sistem yang membantu perusahaan mengatur semua urusan HR secara digital. Bukan cuma bikin kerjaan lebih cepat, tapi juga bantu bikin data lebih rapi dan keputusan jadi lebih tepat. Untuk perusahaan yang ingin proses internalnya semakin lancar, sistem ini menjadi salah satu fondasi penting yang layak dipertimbangkan.
Apa Itu HRIS?
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Secara sederhana, ini adalah sistem yang dipakai perusahaan buat menyimpan, mengatur, dan mengakses semua informasi karyawan dalam satu platform digital. Mulai dari data pribadi, kehadiran, cuti, penggajian, sampai penilaian kinerja, semuanya dikumpulkan dalam satu tempat yang aman.
Sistem ini biasanya berbasis cloud, jadi bisa diakses dari mana saja. Tapi, tidak semua orang bisa masuk ke sistem ini. Hanya orang-orang tertentu seperti staff HR dan jajaran manajemen yang punya hak akses. Ini penting untuk menjaga privasi dan keamanan data karyawan.
Kehadiran sistem ini membuat kerjaan tim HR jadi lebih ringan. Yang tadinya harus input ribuan data secara manual, sekarang bisa lebih cepat dan rapi. Apalagi kalau sistemnya sudah otomatis, data baru bisa langsung sinkron ke semua bagian yang relevan.
Read more: 7 Tips Sukses Melakukan Presentasi Bisnis yang Efektif dan Menarik
Fungsi HRIS dalam Operasional Perusahaan
Sistem ini mendukung kelancaran operasional secara keseluruhan dengan mempercepat proses, menjaga akurasi, dan membantu tim HR dalam mengambil keputusan berbasis data. Berikut beberapa fungsi utamanya yang paling berdampak bagi bisnis:
1. Pengelolaan Data yang Lebih Terstruktur
Dalam sebuah perusahaan, jumlah data yang harus dikelola terus bertambah seiring pertumbuhan tim. Sistem ini berperan sebagai pusat informasi yang menyatukan semua data tersebut dalam satu sistem.
Hal ini membantu perusahaan memastikan konsistensi dan validitas data yang digunakan dalam proses HR. Proses administrasi pun menjadi lebih cepat dan akurat.
Misalnya, penginputan data karyawan baru dapat dilakukan secara mandiri, lalu diverifikasi oleh tim HR. Sistem akan langsung menyimpan data tersebut dan menghubungkannya dengan modul lain seperti payroll atau evaluasi kerja.
2. Meminimalkan Potensi Kesalahan Manual
Pengelolaan data HR tidak lepas dari risiko human error, terutama jika masih mengandalkan pencatatan manual. Kesalahan kecil dalam angka atau informasi bisa berdampak besar terhadap keputusan atau proses selanjutnya.
HRIS membantu meminimalkan kesalahan tersebut dengan menyediakan sistem yang otomatis dan terstandar. Data dihitung dan diproses berdasarkan informasi yang telah tersimpan, sehingga peluang terjadinya kesalahan berkurang secara signifikan. Hasilnya pun lebih konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal.
3. Monitoring Kinerja Secara Sistematis
Kinerja karyawan merupakan salah satu indikator penting dalam keberhasilan operasional perusahaan. Namun, memantau performa setiap individu secara manual tentu memakan banyak waktu dan tidak selalu akurat.
Melalui sistem ini, proses ini dapat dijalankan lebih sistematis. Tim HR dan manajemen bisa mengakses laporan kinerja yang telah disusun berdasarkan data absensi, capaian target, dan parameter lain yang telah ditentukan.
Selain mempercepat proses evaluasi, sistem ini juga membantu menyusun strategi pengembangan karyawan secara lebih terarah.
Read more: Cloud Server Solusi Data Bisnis Era Digital
Fitur-Fitur HRIS yang Mendukung Efisiensi
Setiap fiturnya memiliki peran tersendiri untuk menyederhanakan proses HR dan menyesuaikan kebutuhan operasional perusahaan. Berikut beberapa fitur yang umumnya tersedia dalam Human Resource Information System:
1. Sistem Payroll yang Terintegrasi
Salah satu fitur utamanya adalah sistem penggajian yang otomatis dan terintegrasi. Seluruh komponen gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, hingga bonus dapat dihitung berdasarkan data aktual yang tersimpan di dalam sistem.
HR tidak perlu lagi menghitung manual atau menggunakan dokumen terpisah. Proses penggajian menjadi lebih ringkas, akurat, dan bisa diproses tepat waktu sesuai jadwal perusahaan.
2. Pencatatan Absensi dan Cuti
Absensi merupakan indikator penting dalam perhitungan gaji dan evaluasi kinerja. Sistem ini menyediakan sistem absensi digital yang terhubung langsung ke database perusahaan.
Karyawan dapat melakukan presensi melalui aplikasi atau portal online, termasuk fitur geo-tagging atau face recognition jika dibutuhkan.
Begitu juga dengan cuti. Pengajuan cuti, proses persetujuan, hingga rekap sisa cuti dapat dilakukan langsung melalui sistem. Hal ini mempermudah pemantauan dan menghindari tumpang tindih informasi.
3. Modul Rekrutmen dan Onboarding
Proses perekrutan sering kali menguras waktu dan tenaga. Teknologi ini membantu menyederhanakan alur ini sejak awal. Mulai dari pengumpulan lamaran, penyaringan kandidat, sampai proses onboarding, semua dapat diatur dalam satu sistem yang sama.
Pelamar yang memenuhi kriteria dapat diproses lebih cepat, dan dokumen onboarding bisa diisi secara online. Seluruh data tersebut otomatis tersimpan dan langsung masuk ke sistem kepegawaian tanpa perlu penginputan ulang.
4. Penilaian Kinerja yang Objektif
Setiap perusahaan membutuhkan cara untuk mengukur kontribusi karyawannya. Fitur performance appraisal dalam sistem memungkinkan evaluasi berbasis data, bukan sekadar observasi subjektif.
Manajer dapat mengisi penilaian berdasarkan indikator yang telah disepakati. Hasilnya terdokumentasi dan bisa dijadikan dasar pengambilan keputusan dalam promosi, pelatihan, atau perubahan struktur tim.
Memilih HRIS yang Sesuai untuk Perusahaan
Tidak semua sistem memiliki fitur dan pendekatan yang sama. Setiap perusahaan pun memiliki kebutuhan dan struktur yang berbeda. Maka dari itu, penting untuk memilih HRIS yang benar-benar sesuai dengan karakter bisnis dan tujuan jangka panjangnya.
1. Sesuaikan dengan Kebutuhan Organisasi
Setiap bisnis memiliki karakter dan kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, pemilihan HRIS sebaiknya didasarkan pada prioritas operasional masing-masing.
Apakah lebih fokus pada pengelolaan payroll, rekrutmen, atau sistem evaluasi. Pemahaman yang jelas akan kebutuhan ini akan memudahkan proses seleksi sistem.
Selain itu, skalabilitas sistem juga perlu diperhatikan. Pilih sistem yang dapat menyesuaikan seiring pertumbuhan jumlah karyawan maupun kompleksitas struktur organisasi.
2. Kemudahan Penggunaan dan Akses
Antarmuka yang intuitif sangat membantu dalam mempercepat adopsi teknologi di lingkungan kerja. Sistem yang mudah digunakan akan mengurangi hambatan saat implementasi dan memudahkan pelatihan bagi pengguna baru.
Selain tampilan, aksesibilitas juga penting. Pastikan sistem dapat diakses secara fleksibel dari perangkat yang berbeda, baik melalui desktop maupun mobile.
3. Keamanan dan Layanan Pendukung
Data yang tersimpan di HRIS bersifat sensitif dan membutuhkan perlindungan maksimal. Sistem yang baik harus memiliki fitur keamanan seperti enkripsi data, pengaturan hak akses, serta pemantauan aktivitas pengguna.
Layanan purna jual juga tidak boleh diabaikan. Vendor yang responsif dan menyediakan dukungan teknis akan sangat membantu jika terjadi kendala, baik secara teknis maupun operasional.
4. Fleksibilitas Integrasi dengan Sistem Lain
HRIS yang berdiri sendiri tanpa bisa terhubung ke sistem lain berisiko menyulitkan alur kerja. Idealnya, sistem ini bisa diintegrasikan dengan perangkat lunak lain yang sudah digunakan perusahaan, seperti software akuntansi, ERP, atau bahkan sistem payroll pihak ketiga.
Integrasi yang baik mempercepat proses dan mengurangi duplikasi data. Hal ini juga memungkinkan laporan dan insight yang dihasilkan menjadi lebih akurat karena sumber datanya lebih lengkap dan sinkron.
5. Ketersediaan Fitur Analitik dan Laporan
Salah satu keuntungan menggunakan sistem digital adalah kemampuan analisis data yang lebih cepat dan terstruktur. HRIS yang baik sebaiknya dilengkapi dengan fitur pelaporan otomatis dan dashboard yang informatif.
Fitur analitik ini sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan, terutama bagi manajemen yang membutuhkan data real-time mengenai kehadiran, kinerja, turnover karyawan, dan tren lainnya yang relevan untuk strategi SDM perusahaan.
Mengelola sumber daya manusia dengan baik adalah langkah awal untuk membangun perusahaan yang solid. Tapi pengelolaan internal saja dengan HRIS belum cukup. Kegiatan bisnis juga memerlukan sistem transaksi yang rapi, aman, dan mudah digunakan, terutama jika melibatkan pelanggan dan mitra dalam skala besar.
Di sinilah peran payment gateway tidak bisa diabaikan. Sistem pembayaran digital membantu bisnis menerima pembayaran dari berbagai kanal secara terintegrasi. Baik transfer bank, kartu kredit, maupun dompet digital, semuanya masuk ke satu sistem yang mudah dikendalikan.
Untuk memahami lebih dalam bagaimana sistem pembayaran bisa memperkuat kinerja bisnis, baca artikel ini: Optimalkan Transaksi Bisnis dengan Payment Gateway DOKU.
