Table of Contents
Awas, tidak semua invoice sama dan cocok untuk jenis transaksimu, lho! Kenali berbagai bentuk invoice berikut sesuai fungsinya masing-masing.
Selama ini kamu mungkin sudah terbiasa mengenal invoice penjualan standar atau yang biasa disebut sales invoice. Namun, tahukah kamu bahwa sebetulnya ada beberapa jenis dan bentuk invoice yang digunakan dalam transaksi bisnis?
Perbedaan jenis dan bentuk invoice ini tidak hanya sebatas template, tetapi dikategorikan berdasarkan tujuan dan kegunaannya. Maka dari itu kamu perlu tahu apa saja bentuk-bentuk invoice ini agar tak sampai salah saat melakukan transaksi.
Invoice vs Faktur: Beda atau Sama?
Sebelumnya kamu perlu mengetahui dulu apa perbedaan antara invoice dan faktur terutama dalam konteks bahasa dan transaksi di Indonesia.
Sebetulnya jika diterjemahkan secara harfiah dalam bahasa Indonesia, invoice adalah faktur. Namun secara lebih lengkap dalam konteks transaksi bisnis, invoice mengacu pada faktur penjualan. Sementara itu jika bicara soal faktur, umumnya merujuk pada faktur pajak.
Invoice alias faktur penjualan adalah dokumen yang dikeluarkan sebuah usaha kepada pelanggan untuk melakukan penagihan. Biasanya tiap faktur penjualan terdiri dari tiga lembar, yakni untuk pelanggan, arsip perusahaan, dan bukti fisik dalam laporan keuangan.
Faktur pajak, seperti namanya, adalah dokumen bukti pungutan pajak yang dikeluarkan oleh pengusaha kena pajak (PKP) yang melakukan transaksi barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak.
Dari sini kamu juga bisa melihat perbedaan tujuan keduanya. Invoice dibuat dengan tujuan sebagai bukti transaksi untuk keperluan internal (misal pencatatan keuangan), sedangkan faktur untuk mencatat transaksi barang atau jasa kena pajak.
Bentuk dan Jenis Invoice
Seperti disebutkan sebelumnya, ada banyak bentuk dan jenis invoice sesuai masing-masing peruntukan transaksinya. Berikut adalah beberapa bentuk invoice yang lazim digunakan dalam bisnis.
1. Invoice Penjualan Standar
Seperti namanya, ini adalah jenis invoice yang paling banyak dipakai dan banyak contohnya yang bisa kamu dapatkan. Fungsinya pun sebagai lembar penagihan atas penjualan produk dari pihak penjual ke pelanggan.
Format atau template invoice ini sebetulnya fleksibel dan tidak ada ketentuan khusus. Kamu bisa meniru contoh invoice di internet dan memodifikasi desainnya sesuai keperluan bisnis yang kamu jalankan.
Walau begitu, pastikan kamu tetap mencantumkan bagian-bagian penting dan krusial dalam invoice ini. Pasalnya, invoice juga bisa menjadi bukti hukum. Namun apabila informasi di dalamnya tidak lengkap, tentu akan sulit membuatnya memiliki kekuatan hukum yang tepat.
Contoh Invoice Penjualan Standar
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
2. Invoice Proforma
Boleh dibilang bentuk invoice ini merupakan bentuk invoice yang paling awal bahkan sebelum dikeluarkannya invoice penjualan. Hanya saja, tidak semua transaksi memerlukan proforma.
Seperti contoh jenis transaksi yang kerap menggunakan invoice proforma adalah proyek besar yang memerlukan kesepakatan khusus dengan pelanggan. Selain itu ada perdagangan internasional juga bisa menerapkan proforma sebagai bagian dokumentasi transaksi mereka.Perlu diketahui bahwa fungsi dari invoice proforma bukanlah untuk penagihan, melainkan pemberitahuan kepada klien mengenai detail transaksi yang akan dilakukan serta kapan tenggat waktu pembayaran invoice pelunasan harus dilakukan.
Contoh Invoice Proforma
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
3. Invoice Berkala
Invoice berkala atau yang juga biasa disebut invoice berulang adalah invoice yang diberikan untuk jenis produk berlangganan. Seperti contoh adalah layanan internet kantor yang harus dibayar setiap bulannya dan sebaiknya dibayar tidak melebihi batas yang ditentukan.
Jenis invoice ini biasanya juga sudah dijadwalkan penerbitannya setiap bulan di tanggal yang sama. Karena itu, pelanggan yang kooperatif bahkan biasanya akan melakukan follow up jika pada rentang tanggal biasa invoice dikirim mereka belum menerima dokumen penagihan.
Umumnya invoice diberikan pelanggan sebelum barang dikirim. Namun dalam beberapa kasus seperti berlangganan internet misalnya, invoice akan dikirim setelah pelanggan menggunakan layanan tersebut. Misal, A berlangganan internet pada bulan Juli selama satu tahun. Untuk pemakaian bulan Juli, A akan memperoleh invoice di bulan Agustus sebagai tagihan atas penggunaan layanan internet di Juli.
Contoh Invoice Berkala
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
4. Invoice Debit
Istilah lain untuk menyebut invoice debit adalah memo debit. Penjual atau perusahaan menerbitkan invoice debit bukan untuk melakukan penagihan, melainkan mengingatkan pelanggan mengenai kewajiban utang saat ini.
Invoice debit juga bisa dibuat oleh pelanggan saat akan melakukan pengembalian barang kepada penjual. Pada situasi ini pelanggan harus menyertakan pula informasi mengenai:
- inventaris barang yang akan dikembalikan
- alasan pengembalian barang
- total kredit yang ditangguhkan
Adapun syarat lain pelanggan dapat mengeluarkan invoice ini adalah barang yang ditransaksikan diterima secara kredit.
Read more: Mau Contoh Invoice Pembayaran? Simak di Sini Beserta Penjelasan Lengkapnya!
Contoh Invoice Debit
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
5. Invoice Kredit
Sebaliknya, invoice kredit alias note kredit merupakan dokumen yang dikeluarkan dan dikirim penjual kepada pembeli setelah invoice dikirim. Salah satu alasan utama penerbitan invoice ini adalah karena adanya pengembalian barang oleh pelanggan.
Sebagai contoh adalah pelanggan menerima barang yang tidak sesuai dengan pesanannya, ada bagian yang cacat atau rusak, salah ukuran, dan sebagainya.
Invoice kredit juga bisa dikeluarkan penjual karena adanya perubahan harga. Meski begitu, ada ketentuan khusus untuk kasus ini: penjual setuju menerbitkan invoice kredit atas selisih harga yang dibayar pelanggan dan harga jual baru dalam jangka waktu tertentu.
Contoh Invoice Kredit
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
6. Invoice Past-Due
Seperti terjemahannya, bentuk invoice ini biasanya merupakan pengingat bahwa pelanggan belum membayar kewajibannya dan telah melewati batas tempo. Situasi ini harus segera diselesaikan karena dapat mengganggu cash flow bisnis.
Jika memang telah disepakati, sertakan besarnya denda yang harus pelanggan bayarkan atas keterlambatan pembayaran ini. Buat rinciannya sehingga tidak ada salah paham antara penjual dan pelanggan.
Contoh Invoice Past-Due
[nama pelanggan] yang terhormat,
Bersama ini kami sampaikan pengingat bahwa pembayaran invoice [nomor dan detail] yang kami kirim pada [sertakan tanggal] belum kami terima.
Besar harapan kami Anda puas dengan layanan yang kami berikan dan memenuhi kesepakatan yang telah disetujui. Adapun petunjuk pembayaran telah kami sertakan dalam invoice. Namun jika masih ada yang dirasa kurang jelas, jangan ragu untuk segera kembali menghubungi kami.
Kami dengan senang hati membantu Anda.
Salam Hormat,
[tanda tangan]
[nama perusahaan]
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
7. Invoice Kolektif
Invoice kolektif sangat berguna jika kamu melakukan banyak proyek kecil untuk klien atau pelanggan. Menyatukan berbagai tagihan ke dalam satu invoice kolektif akan lebih membantu dibandingkan harus mengeluarkan beberapa invoice kecil.Jenis invoice ini juga membantu mengurangi biaya administrasi serta memastikan seluruh invoice dibuat dan dikirim secara efisien. Kamu pun tak perlu repot harus melacak satu per satu invoice yang kerap berceceran dan memusingkan.
Contoh Invoice Kolektif
Kamu bisa mengunduh contoh invoice di atas lewat tautan ini.
Read more: Contoh Invoice Sederhana dan Bagaimana Cara Membuatnya dengan Mudah
Komponen Penting dalam Invoice
Terutama untuk bentuk invoice penjualan standar (sales invoice), kamu bisa membuat sendiri template sesuai kebutuhan. Meski begitu, pastikan kamu tetap menyertakan beberapa elemen penting berikut ini di setiap invoice yang akan kamu buat.
1. Keterangan INVOICE
Ada banyak jenis dokumen transaksi dalam setiap bisnis. Tanpa adanya tulisan yang menunjukkan isi atau identitas dokumen tersebut, kamu pasti akan pusing saat mencari satu per satu lembaran dokumen ini, bukan?
Karena itulah letakkan tulisan INVOICE yang jelas dan mudah ditemukan pada invoice yang kamu buat. Biasanya tulisan ini berada di bagian atas dokumen.
2. Nomor Invoice
Tiap transaksi harus memiliki invoice-nya masing-masing sebagai identifikasi. Sertakan nomor invoice pada bagian bawah tulisan INVOICE atau area lainnya yang juga mudah ditemukan.
3. Identitas Penjual
Sertakan logo (jika ada), nama, alamat, dan kontak bisnis untuk memudahkan identifikasi siapa pihak yang mengeluarkan invoice ini.
4. Identitas Pelanggan
Cantumkan nama, alamat, dan kontak pelanggan untuk keperluan identifikasi pihak yang bertransaksi.
5. Detail Transaksi
Tuliskan dengan rinci apa saja yang menjadi objek transaksi, seperti nama produk berikut tipe dan merek (jika ada), harga satuan, jumlah barang yang dibeli, dan hingga total harga yang harus dibayar. Jangan lupa, sertakan instruksi melakukan pembayaran.
Percepat Pertumbuhan Bisnis, Permudah Pembayaran Pelanggan, Kelola Transaksi dengan Efisien – semua bisa dengan DOKU Payment Gateway
Proses bisnis yang tak kalah penting adalah memastikan pelanggan dapat membayar dengan mudah, cepat, dan aman. Di sinilah DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang berfungsi memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual. Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu, transfer bank/Virtual Account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, bank digital, dan metode lainnya yang memudahkan berbagai jenis pelanggan. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala dan jenis bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil dan seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.
✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis? Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung ke payment gateway tanpa perlu membangun sistem dari awal.
🛒 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda
✅ Sudah punya halaman pembayaran dan ingin kontrol penuh atas UI/UX di website atau aplikasi bisnis? Pilih DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis Anda.
🌐 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda
✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.
📋 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.
⌨️ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅ Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.
🔗 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis—mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.
📈 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
✅Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
🌍 simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales
