Table of Contents
KEY TAKEAWAYS:
- Pentingnya Pesan Otomatis: Di era digital, pelanggan menuntut respons cepat. Pesan otomatis di WhatsApp Business membantu menjaga komunikasi yang baik dan efisien, bahkan di luar jam operasional, sehingga meningkatkan profesionalisme dan kepuasan pelanggan.
- Jenis-jenis Pesan Otomatis: Terdapat beberapa jenis pesan otomatis yang dapat dimanfaatkan, yaitu Greeting Message (Pesan Sambutan), Away Message (Pesan Saat Tidak Aktif), dan Quick Reply (Balasan Cepat).
- Langkah-langkah Membuat Pesan Otomatis: Prosesnya mudah, dimulai dari membuka aplikasi WA Business, masuk ke menu Setelan > Fitur Bisnis, memilih jenis pesan, menulis isi pesan, mengatur jadwal aktif, dan menyimpan serta melakukan uji coba.
- Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif: Gunakan bahasa sederhana dan ramah, sertakan Call to Action (CTA) yang jelas, buat pesan singkat dan langsung ke intinya, serta tambahkan personalisasi (nama bisnis dan pelanggan jika memungkinkan).
- Integrasi Pembayaran: Selain pesan otomatis, artikel juga merekomendasikan penggunaan layanan pembayaran berbasis pesan seperti PayChat untuk memfasilitasi pembayaran pelanggan langsung melalui chat, membuat checkout lebih praktis dan aman.
Di era digital, pelanggan kini menuntut respon yang cepat, bahkan di luar jam operasional bisnis. Kondisi ini jelas jadi tantangan tersendiri untuk pelaku usaha dalam menjaga komunikasi yang baik dan efisien. Pelaku usaha dapat memanfaatkan pesan otomatis WhatsApp Bisnis, untuk menjaga hubungan baik bersama pelanggan walau admin sedang tidak tersedia.
Pesan otomatis di WhatsApp tidak cuma balasan instan saja, fungsinya dapat meningkatkan profesionalisme dan kepuasan pelanggan. Anda dapat mengisinya dengan informasi penting tentang cara pemesanan atau jawaban pertanyaan umum.
Mengenal Pesan Otomatis di WhatsApp Business
Pelaku bisnis umumnya kesulitan memenuhi layanan hingga 24 jam, karena keterbatasan tenaga. Untuk menanggulanginya dapat memanfaatkan pesan otomatis WA bisnis agar tetap terjaga komunikasi dengan baik saat admin tidak aktif. Dengan begitu, pelanggan merasa dihargai, tidak kecewa, dan tidak menunggu lama.
Sambutan melalui pesan otomatis berfungsi untuk memberi informasi selama offline. Isi pesannya bisa berupa informasi jam operasional, cara pesan produk, atau pertanyaan umum lainnya.
Di sini, kebingungan terkait ketidakhadiran admin bisa diatasi. Selain hemat waktu, konsistensi dalam pesan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan secara menyeluruh.
Jenis-jenis Pesan Otomatis di WhatsApp Business
Terdapat banyak jenis pesan dengan fungsi spesifik untuk berbagai situasi. Berikut adalah jenis-jenis pesan otomatis yang dapat Anda manfaatkan untuk komunikasi yang lebih efektif.
Greeting Message (Pesan Sambutan)
Memberi ucapan selamat ketika pelanggan pertama kali menghubungi Anda, atau jika ada jeda waktu 14 hari setelah interaksi terakhir. Tujuan dari fitur ini untuk memberikan kesan pertama yang ramah serta memberi informasi dasar yang dibutuhkan pelanggan.
Meski sambutan berguna untuk menyapa pelanggan, sebaiknya penting juga menyertakan informasi tentang jam operasional.
Anda dapat membuat pesan seperti, “Halo! Terima kasih telah menghubungi (Nama Brand). Jam operasional kami setiap Senin-Jumat pukul 09.00 - 18.00 WIB. Kami akan segera membalas pesan Anda.”
Away Message (Pesan Saat Tidak Aktif)
Ada kalanya, pelanggan menghubungi ketika di luar jam operasional. Away Message dikirim untuk memberitahukan pelanggan kapan bisa mengharapkan balasan dari Anda, sehingga potensi kekecewaan dapat dikurangi karena respon terlambat.
Cantumkan informasi kapan komunikasi dapat dilanjutkan saat admin kembali aktif. Penggunaan pesan bertujuan sebagai bentuk transparansi antar pelaku bisnis dan pelanggan.
Respon away message, contohnya: “Terima kasih telah menghubungi kami. Maaf kami sedang tidak online saat ini, tetapi akan segera merespon saat kembali. Jam operasional kami setiap hari Senin hingga Jumat pada pukul 09.00 - 18.00 WIB.”
Quick Reply (Balasan Cepat)
Hemat waktu komunikasi menggunakan sistem quick reply. Simpan template jawaban yang sering ditanyakan pelanggan. Seperti pertanyaan soal ongkir, cara memesan, dan adanya promo yang sedang berlaku.
Balasan cepat sangat efisien, sehingga tidak perlu mengetik ulang jawaban yang sama berkali-kali. Anda hanya perlu memilih berdasarkan template yang sudah disiapkan, pelanggan lebih cepat menerima jawaban yang dibutuhkan. Konsistensi jawaban dapat dipertahankan demi meningkatnya kepercayaan pada brand Anda.
Berikut contoh template quick reply, misalnya: “Berapa ongkirnya? Biaya pengiriman akan dihitung berdasarkan lokasi tujuan Anda. Silahkan kirimkan alamat lengkap untuk informasi lebih lanjut.”
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Tertarik untuk merasakan manfaat fitur chat reply WhatsApp Business. Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk membuat pesannya.
- Buka aplikasi WA Business melalui device Anda.
- Masuk ke menu Setelan lalu pilih Fitur Bisnis.
- Pilih fitur pesan otomatis yang ingin diatur (misalnya: Greeting, Away, Quick Reply).
- Tulis isi pesan sesuai kebutuhan bisnis Anda, misalnya untuk pesan sambutan, Anda bisa menuliskan informasi dasar yang ingin disampaikan kepada pelanggan baru.
- Atur jadwal aktif, mulai dari jam kerja atau waktu offline, agar pesan otomatis hanya terkirim pada waktu yang tepat.
- Simpan dan lakukan uji coba lebih dulu, untuk memastikan pesan terkirim dengan benar.
Jangan lupa untuk menyesuaikan tone pesan sesuai dengan image brand Anda. Pastikan terdengar ramah sekaligus personal, tetapi padat informasi yang diperlukan pelanggan. Selalu lakukan uji coba sebelum melemparnya ke pelanggan.
Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif
Untuk memastikan pesan otomatis Anda efektif dan tidak terasa kaku, ada beberapa tips yang bisa diterapkan.
- Pertama, pastikan menggunakan bahasa yang sederhana dan ramah, komunikasi yang terasa manusiawi bisa mengundang interaksi lanjutan, meskipun dikirim secara otomatis.
- Kedua, jangan lupa menyertakan CTA atau Call to Action dengan jelas. Contohnya untuk greeting message bisa menuliskan “Kunjungi katalog kami” atau “Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut.” Hindari menuliskan pesan yang terlalu panjang, pesan otomatis seharusnya singkat, jelas, dan langsung ke intinya. Pesan terlalu panjang justru membuat pelanggan malas baca, sehingga informasi tidak tersampaikan secara efektif.
- Terakhir perlu menambahkan personalisasi nama bisnis serta nama pelanggan jika memungkinkan. Balasan semacam ini terasa lebih personal ketimbang balasan otomatis yang terkesan robotik dan formalitas.
Lakukan tips tersebut supaya pesan otomatis makin efektif dan menghasilkan kesan positif pada pelanggan.
Di samping pesan otomatis, permudah transaksi bisnis Anda dengan memanfaatkan layanan PayChat. Proses transaksi jadi super mudah menggunakan chatbot yang bisa disesuaikan, memungkinkan pelanggan untuk langsung menerima pesan, pemesanan, dan transaksi pembayaran tanpa pindah aplikasi.
Solusi menarik ini bikin pelanggan makin senang untuk berinteraksi, sekaligus menyelesaikan transaksi dengan cepat, aman, dan praktis. Kunjungi artikel berikut untuk mengenal lebih lanjut tentang PayChat, di sini: Dari Chat ke Checkout, DOKU PayChat Fasilitasi Pembayaran Pelanggan di WhatsApp Bisnis.
