Bulk Upload Payment Link adalah fitur dalam DOKU Payment Link yang memungkinkan membuat banyak pembayaran sekaligus dengan mengunggah XLSX melalui DOKU Dashboard. Fitur ini tersedia sebagai bagian dari Bulk Creation dan ditujukan untuk kebutuhan yang membutuhkan pembuatan Payment Link dalam jumlah besar.
Payment Link merupakan salah satu produk dalam solusi DOKU Payment Gateway, khususnya untuk bisnis yang ingin menerima pembayaran tanpa harus membangun website atau melakukan integrasi teknis yang kompleks. Payment Link dapat dibuat dan dibagikan kepada pelanggan melalui berbagai kanal, sedangkan Bulk Creation secara khusus dilakukan melalui DOKU Dashboard. Pelajari panduannya secara lengkap berikut ini!
Template XLSX: Mulai Bulk Upload dari Format yang Sudah Disiapkan
Langkah pertama dalam menggunakan Bulk Upload Payment Link adalah menyiapkan file XLSX. DOKU menyediakan template yang dapat diunduh dari proses Import XLSX di menu Bulk Payment Link.
Secara umum, terdapat dua pilihan template yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis:
Amount & Description Only, untuk kebutuhan Payment Link dengan informasi nominal dan deskripsi pembayaran serta data pelanggan dan pengaturan link yang diperlukan.
Include Product Information, untuk bisnis yang perlu memasukkan detail produk, seperti nama item, jumlah, dan harga.
Dengan adanya template, merchant tidak perlu membuat struktur spreadsheet dari awal. Data dapat diisi mengikuti kolom yang telah disediakan sebelum file dikembalikan ke DOKU Dashboard untuk diproses.
Hal ini penting karena struktur file menjadi dasar sistem untuk membaca setiap data dan menghasilkan Payment Link yang sesuai.
Pastikan Data Payment Link Lengkap
Setelah memilih template, tahap berikutnya adalah mengisi fields atau kolom yang dibutuhkan.
Informasi yang dapat digunakan dalam Bulk Payment Link antara lain mount, description, order number, customer name, customer email, customer phone, customer address, dan pengaturan masa berlaku link. Untuk kebutuhan tertentu, merchant juga dapat menggunakan informasi produk serta pengaturan lain yang tersedia pada template.
Beberapa field memiliki fungsi yang berbeda. Amount menentukan nilai pembayaran, sedangkan Description membantu menjelaskan transaksi kepada pelanggan. Order Number dapat digunakan sebagai referensi transaksi sehingga data pembayaran lebih mudah dikaitkan dengan catatan internal bisnis.
Sementara itu, data pelanggan dapat membantu merchant menghubungkan Payment Link dengan penerima tagihan yang tepat.
Karena setiap baris merepresentasikan data Payment Link yang akan dibuat, pengisian data secara konsisten sangat penting. Sebelum melakukan upload, sebaiknya tim memeriksa kembali nominal, nomor pesanan, alamat email, dan informasi lainnya untuk mengurangi potensi kesalahan.
Upload XLSX ke DOKU Dashboard: Buat Banyak Link Sekaligus
Setelah file selesai disiapkan, merchant dapat mengunggahnya melalui DOKU Dashboard.
Alurnya dimulai dengan masuk ke Accept Payments > Payment Link, kemudian membuka tab Bulk Payment Link dan memilih Import XLSX. Setelah itu, file XLSX yang telah diisi dapat diunggah untuk diproses oleh sistem.
Bulk Upload Payment Link dirancang untuk kebutuhan pembuatan link dalam jumlah banyak. Karena itu, merchant tidak perlu mengulang proses pembuatan Payment Link untuk setiap pelanggan.
DOKU juga menetapkan kapasitas upload sehingga proses dapat dikelola dengan lebih terstruktur. Satu kali upload dapat digunakan untuk maksimal 300 baris data. Untuk file dengan jumlah data yang lebih besar, bisnis dapat membaginya ke dalam beberapa batch upload.
Pendekatan ini dapat membantu tim finance, sales, atau operasional mengelola proses penagihan dalam batch tanpa harus menghabiskan waktu untuk pekerjaan administratif yang berulang.
Periksa Data sebelum Payment Link Dibuat
Dalam proses bulk upload, validasi menjadi tahap penting karena satu file dapat berisi banyak data sekaligus.
Kesalahan pada satu atau beberapa baris tidak selalu berarti seluruh proses harus dikerjakan ulang secara manual. DOKU menyediakan informasi mengenai hasil pemrosesan sehingga merchant dapat mengetahui apakah data berhasil dibuat atau mengalami kendala.
Karena itu, sebelum mengunggah file, bisnis sebaiknya memastikan beberapa hal dasar, seperti:
Format file sudah sesuai dengan template
Data wajib sudah diisi
Nominal pembayaran menggunakan format yang benar
Informasi pelanggan tidak tertukar antarbaris
Data produk sudah sesuai apabila menggunakan template dengan informasi produk
Tidak ada perubahan struktur kolom yang dapat mengganggu pembacaan sistem.
Validasi yang baik sejak awal dapat membantu memperkecil kemungkinan terjadinya error dan mempercepat proses pembuatan Payment Link.
Validasi yang baik sejak awal dapat membantu memperkecil kemungkinan terjadinya error dan mempercepat proses pembuatan Payment Link.
Dalam pembuatan Payment Link secara massal, kemungkinan munculnya error perlu diperhitungkan. Kesalahan dapat berasal dari data yang tidak sesuai dengan format atau informasi tertentu yang tidak memenuhi ketentuan.
DOKU menyediakan status proses bulk creation yang membantu merchant mengetahui hasil upload. Status tersebut mencakup Processing, Success, dan Failed.
Processing: File sedang diproses untuk membuat Payment Link
Success: Payment Link berhasil dibuat
Failed: Pembuatan Payment Link gagal karena terdapat kesalahan pada data yang diunggah
Jika upload gagal, merchant dapat melihat detail error pada baris yang bermasalah. Data tersebut kemudian dapat diperbaiki sebelum file diunggah kembali. Mekanisme ini membantu mengurangi kebutuhan untuk memeriksa keseluruhan data secara manual ketika hanya sebagian baris yang mengalami masalah.
Untuk bisnis dengan ratusan data pelanggan, mekanisme tersebut membantu tim mengelola kesalahan secara lebih sistematis.
Dari Spreadsheet Menjadi Payment Link Siap Dibagikan
Tujuan akhir Bulk Upload Payment Link adalah menghasilkan link pembayaran berdasarkan data yang telah dimasukkan ke dalam file XLSX.
Setelah proses berhasil, Payment Link dapat digunakan untuk ditagihkan kepada pelanggan. DOKU Payment Link memungkinkan merchant membagikan link melalui berbagai kanal komunikasi, seperti email, aplikasi chat, SMS, media sosial, maupun platform online lainnya.
Dengan demikian, prosesnya dapat digambarkan secara sederhana:
Siapkan data → isi template XLSX → upload → proses validasi → Payment Link dibuat → bagikan kepada pelanggan.
Untuk kebutuhan invoice massal, cara ini dapat memangkas pekerjaan repetitif karena pembuatan link tidak lagi dilakukan satu per satu.
DOKU juga menyebut Bulk Creation sebagai salah satu metode pembuatan Payment Link yang ditujukan untuk kebutuhan seperti mass invoicing.
Pantau Transaksi dan Dukung Rekonsiliasi
Membuat banyak Payment Link hanyalah satu bagian dari proses penagihan. Setelah link dibagikan, bisnis tetap perlu mengetahui transaksi mana yang sudah dibayar, masih menunggu pembayaran, atau mengalami kegagalan.
DOKU menyediakan Transaction Report yang dapat digunakan untuk melihat data transaksi dan membantu proses monitoring maupun rekonsiliasi. Laporan dapat diekspor dalam format CSV atau XLSX, baik secara manual maupun melalui pengaturan export terjadwal.
Untuk kebutuhan operasional, Transaction Report dapat digunakan untuk memeriksa berbagai status transaksi, termasuk Success, Pending, Failed, dan Expired. Sementara untuk kebutuhan rekonsiliasi dana yang sudah benar-benar diterima dan settled, DOKU merekomendasikan penggunaan Settlement Report sebagai acuan utama.
Contohnya, perusahaan membuat 250 Payment Link untuk penagihan bulanan. Setelah periode pembayaran berlangsung, tim finance dapat menggunakan laporan transaksi untuk memantau pembayaran dan mencocokkannya dengan data invoice internal. Data settlement kemudian dapat digunakan untuk memastikan dana yang telah diterima dan diselesaikan sesuai catatan keuangan.
Dengan begitu, Bulk Upload Payment Link dapat menjadi bagian dari alur kerja yang lebih lengkap: mulai dari pembuatan link, penagihan, pemantauan pembayaran, hingga rekonsiliasi.
Tagih Pelanggan Lewat Chat, Bebaskan Pilihan Metode Pembayaran Favoritnya dengan DOKU Payment Link
Tagih pelanggan semudah mengirim tautan melalui WhatsApp, media sosial, atau email dengan DOKU Payment Link, salah satu produk dalam layanan payment gateway DOKU. Bagi pebisnis, cukup buat dan bagikan link tagihan tanpa memerlukan website, aplikasi, maupun integrasi teknis. Bagi pelanggan, cukup buka link dan bayar menggunakan metode pembayaran favorit yang tersedia. DOKU Payment Gateway mendukung 45+ metode pembayaran, termasuk Virtual Account, kartu, e-wallet, QRIS, PayLater, Direct Debit, dan berbagai metode lainnya, dengan pilihan yang tersedia sesuai aktivasi merchant.
Melalui DOKU Dashboard, bisnis dapat membuat dan mengelola link pembayaran, memantau status transaksi dan settlement, hingga mengakses analitik dan laporan pembayaran.
Mulai Tagih Pelanggan dengan DOKU Payment Link
Daftarkan usaha Anda melalui DOKU Registration untuk mulai menggunakan DOKU Payment Link. Setelah layanan aktif, buat dan bagikan link tagihan agar pelanggan dapat membayar menggunakan metode pembayaran pilihannya.
Jika ingin berkonsultasi atau mendapatkan informasi lebih lanjut, Anda juga dapat menghubungi tim Sales DOKU.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Berikut beberapa pertanyaan yang sering diajukan mengenai produk Payment Gateway dan layanan DOKU lainnya.
1. Apakah Website/Toko Online bisa Menggunakan DOKU Payment Link?
Jika Anda memiliki website toko online (seperti WooCommerce, Magneto, atau Shopify), akan lebih cocok menggunakan DOKU Plugin atau DOKU Checkout agar proses checkout pembeli di website Anda lebih seamless.
Sementara DOKU Payment Link lebih cocok digunakan untuk penggunaan manual, di mana merchant mengirimkan secara manual link pembayaran kepada pelanggan lewat chat whatsApp, DM media sosial, atau email.
2. Apakah Ada Biaya untuk Menggunakan DOKU Payment Link?
Tidak ada biaya set up (pemasangan) dan biaya berlangganan bulanan. Anda akan dikenakan biaya berupa persentase tergantung metode pembayaran yang dipilih pelanggan saat transaksi berhasil.
3. Metode pembayaran apa saja yang didukung DOKU Payment Link?
Tersedia lebih dari 45 metode pembayaran, termasuk QRIS, virtual account bank, dompet digital (e-wallet), gerai retail (minimarket), hingga kartu kredit dan payLater.
4. Selain DOKU Payment Link, apa saja produk, fitur, dan Power Up dalam layanan DOKU Payment Gateway?
Selain Payment Link, DOKU menyediakan DOKU Checkout sebagai hosted payment gateway dengan halaman pembayaran siap pakai, DOKU Direct API sebagai self hosted payment gateway untuk pengalaman pembayaran yang lebih fleksibel, payment gateway plugin melalui DOKU Plugin untuk integrasi dengan platform e-commerce, serta DOKU Digital Catalog untuk menampilkan produk sekaligus menerima pembayaran online.
Ekosistem DOKU Payment Gateway juga dilengkapi fitur seperti Recurring Payment, Tokenisasi, Payment Retry, Abandoned Cart Recovery, dan fitur lainnya, serta Power Up seperti QRIS, Customer Static VA, Visa Network Token, hingga MCP Server untuk Agentic Payments, sesuai produk dan layanan yang digunakan.
5. Apa saja layanan DOKU di luar Payment Gateway?
Sebagai pionir payment gateway sejak 2007, DOKU telah bertransformasi menjadi payment fintech company yang menghadirkan layanan keuangan lebih luas dari sekadar Payment Gateway. Transformasi ini tercermin melalui DOKU Payout, yang mencakup Local Payout dan Cross Border Payout, serta DOKU Wallet as a Service melalui Embedded Wallet dan Sub Account.
DOKU telah mendukung lebih dari 300.000 merchant di berbagai industri, beroperasi sebagai PJP Kategori 1, memiliki sertifikasi PCI DSS dan ISO/IEC 27001, serta didukung layanan after-sales proaktif dan customer service 24/7.
