Menjalankan bisnis tentu butuh perhatian ekstra di setiap aspeknya. Kamu sudah menghabiskan banyak waktu untuk memastikan produk atau jasamu berkualitas, tapi bagaimana dengan proses penagihan? Mengirimkan invoice yang tepat bukan cuma formalitas. Ini adalah bukti legal yang memastikan setiap kerja kerasmu terbayar penuh. Invoice bukan hanya dokumen, tapi cerminan profesionalisme dan komitmenmu kepada pelanggan.
Menguasai cara membuat invoice yang benar adalah langkah kecil yang bisa memberikan dampak besar bagi kelancaran arus kas bisnismu. Bayangkan saja, jika invoice yang kamu kirim rapi dan jelas, pelanggan tidak akan bingung atau menunda pembayaran. Sebaliknya, invoice yang asal-asalan bisa memicu miskomunikasi dan membuat uangmu tersendat. Memahami seluk-beluknya akan membuat bisnismu terhindar dari masalah dan terasa lebih profesional.
Tujuan Pembuatan Invoice
Invoice adalah dokumen yang memuat detail sebuah transaksi, mulai dari barang yang dijual hingga total biaya yang harus dibayar. Tentunya, tujuan utama pembuatan invoice adalah untuk menagih. Namun, lebih dari itu, invoice memiliki dampak besar dalam operasional bisnismu sehari-hari.
Read More: Panduan Lengkap Jurnal Khusus untuk Perusahaan Dagang
Bukti Penagihan
Invoice menjadi alat penagihan yang resmi. Bagi kamu sebagai penjual, invoice membantu mencatat piutang yang harus kamu terima. Sementara itu, bagi pelanggan, dokumen ini menjadi pengingat utang yang harus segera mereka lunasi. Dengan adanya invoice, kamu bisa menjaga arus kas agar tetap lancar dan mempermudah proses pembukuan keuangan.
Selain itu, sebuah invoice yang terstruktur rapi akan meminimalkan risiko sengketa. Jika ada ketidakcocokan dalam tagihan, kamu dan klien bisa merujuk pada invoice yang sudah disepakati. Hal ini sangat penting untuk menjaga hubungan baik dan kepercayaan dalam bisnis.
Bukti Laporan Pajak
Pencatatan keuangan yang detail adalah kunci untuk pelaporan pajak yang akurat. Invoice berperan sebagai sumber data utama. Di dalamnya, kamu bisa melihat semua rincian transaksi, yang nantinya akan menjadi dasar perhitungan pajak.
Adanya invoice akan mempermudah tim akuntansimu saat menyusun laporan keuangan dan melaporkannya ke instansi pajak. Dengan dokumentasi yang rapi, kamu tidak hanya mematuhi peraturan, tapi juga bisa menghindari denda atau audit yang tidak perlu di masa depan.
Alat Analisis Bisnis
Apabila kamu ingin bisnismu terus tumbuh dan berkembang, invoice bisa menjadi alat yang sangat berguna. Dari data-data yang terkumpul di setiap invoice, kamu bisa membaca banyak informasi penting. Misalnya, produk mana yang paling banyak dibeli, kapan waktu pembelian terbanyak, atau dari industri mana klienmu berasal.
Informasi ini sangat berharga untuk mengembangkan strategi bisnis di masa depan. Kamu bisa tahu produk mana yang harus lebih dipromosikan, kapan harus meluncurkan diskon, atau segmen pelanggan mana yang paling menguntungkan. Invoice adalah jendela yang membantumu melihat tren dan perilaku pasar.
Rincian Isi Invoice
Untuk membuat invoice yang profesional, ada beberapa elemen kunci yang wajib kamu cantumkan. Dengan memasukkan semua rincian ini, invoice-mu akan terlihat rapi, jelas, dan mudah dipahami oleh siapa pun.
- Judul Invoice
Berikan judul yang jelas, seperti "INVOICE" dengan huruf kapital. Penulisan judul ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga untuk mempermudah identifikasi dokumen. Judul yang mencolok di bagian atas akan langsung membuat dokumen ini mudah diarsipkan dan dicari kembali, baik olehmu maupun oleh klien. - Identitas Bisnis
Masukkan logo, nama perusahaan, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi. Bagian ini memberi kesan terpercaya dan menunjukkan siapa yang mengeluarkan invoice. Identitas yang lengkap dan konsisten dengan merekmu akan membangun kepercayaan dan membuat pelanggan merasa aman bertransaksi denganmu. - Tanggal Penerbitan Invoice
Cantumkan tanggal invoice dibuat. Tanggal ini sangat penting untuk pelacakan transaksi dan audit di kemudian hari. Tanggal penerbitan yang jelas juga menjadi titik awal perhitungan jatuh tempo pembayaran, sehingga kamu dan klien punya acuan yang sama. - Nomor Invoice
Berikan nomor unik pada setiap invoice. Nomor ini berfungsi untuk pengarsipan dan memudahkanmu saat mencari data transaksi tertentu. Kamu bisa membuat sistem penomoran yang terstruktur, misalnya mencantumkan tahun, bulan, atau kode klien, agar data keuanganmu lebih rapi. - Identitas Pelanggan atau Klien
Tuliskan nama dan alamat pelanggan yang dituju. Memastikan data ini akurat akan menghindari kesalahan pengiriman. Identitas yang tepat juga membuat invoice terasa lebih personal dan langsung tertuju pada pihak yang bertanggung jawab. - Detail Produk
Ini adalah inti dari invoice. Cantumkan nama produk atau jasa, jumlah, harga per unit, dan total harga. Sertakan juga biaya tambahan seperti pajak atau diskon. Rincian yang lengkap akan membuat pelanggan tahu persis apa yang mereka bayar, sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan. - Ketentuan dan Tanggal Pembayaran
Tuliskan dengan jelas kapan pembayaran harus dilakukan dan bagaimana ketentuannya. Jika ada denda keterlambatan, cantumkan juga informasinya agar pelanggan tahu. Ketentuan ini melindungi bisnismu dari keterlambatan pembayaran dan membantu menjaga arus kas tetap sehat.
Read more: Invoice, Dokumen Penting untuk Penagihan dan Keuangan Bisnis
Cara Membuat Invoice
Membuat invoice yang baik tidak hanya soal mengisi rincian. Ada beberapa tips kreatif yang bisa kamu terapkan agar invoice-mu terlihat lebih profesional dan menarik. Ini adalah cara cerdas untuk meninggalkan kesan yang baik pada pelanggan.
Buat Desain yang Simpel
Sebuah desain invoice tidak perlu rumit atau ramai. Justru, desain yang simpel dan bersih akan terlihat lebih profesional. Gunakan font yang mudah dibaca dan hindari terlalu banyak warna. Cukup gunakan warna netral atau maksimal tiga warna yang sesuai dengan identitas bisnismu. Bagaimanapun, invoice adalah dokumen formal yang fungsinya untuk penagihan, bukan brosur promosi.
Desain yang rapi akan membuat pelanggan fokus pada informasi penting di dalamnya, bukan pada ornamen yang tidak perlu. Desain yang sederhana juga akan lebih mudah dicetak dan diarsipkan. Menggunakan desain yang konsisten dengan brand akan membangun pengakuan merek yang kuat.
Siapkan Layout yang Berbeda
Ada berbagai jenis transaksi, dan setiap transaksi bisa punya kebutuhan invoice yang berbeda. Untuk itu, kamu bisa menyiapkan beberapa layout atau template yang berbeda. Meskipun elemen utamanya sama, layout yang berbeda akan mempermudahmu dalam mengidentifikasi jenis invoice saat pengarsipan. Misalnya, kamu bisa punya layout khusus untuk invoice produk dan layout lain untuk invoice jasa.
Punya template yang beragam juga menunjukkan bahwa kamu terorganisir dan memperhatikan setiap detail. Pelanggan akan merasa lebih dihargai dan melihat bisnismu sebagai entitas yang serius. Ini adalah cara proaktif untuk mengelola bisnismu.
Gunakan Otomatisasi
Dulu, cara membuat invoice yang paling mudah adalah menggunakan Excel. Meskipun masih bisa dilakukan, cara manual ini rentan kesalahan. Bayangkan jika kamu harus menginput data satu per satu untuk puluhan, bahkan ratusan invoice setiap bulannya. Tentu saja itu sangat memakan waktu dan berisiko salah.
Untungnya, sekarang sudah ada banyak layanan otomatisasi. Kamu bisa menggunakan sistem yang bisa membuat invoice secara otomatis. Kamu cukup memasukkan data transaksi, dan sistem akan langsung membuat invoice yang rapi. Dengan otomatisasi, kamu bisa menghemat waktu dan meminimalkan human error.
Waktu yang tersisa bisa kamu gunakan untuk hal-hal yang lebih strategis, seperti mengembangkan produk atau mencari pelanggan baru. Menggunakan sistem otomatisasi juga membantu kamu dalam mengelola arsip dan rekonsiliasi data, sehingga laporan keuanganmu selalu akurat dan up to date.
Read More: 9 Tips Agar Invoice Pelunasan Cair Tepat Waktu
Permudah Klien Membayar Invoice dengan Payment Link
Setelah invoice dibuat dengan rapi, tantangan berikutnya adalah memastikan pelanggan membayarnya tepat waktu. Seringkali, proses pembayaran manual membuat pelanggan malas dan menunda. Namun, di era digital ini, kamu bisa mempermudah mereka hanya dengan satu klik. Di sinilah peran Payment Link hadir untuk bisnismu.
Payment Link adalah tautan pembayaran yang bisa kamu bagikan kepada pelanggan melalui media sosial, chat, atau email. Setelah mereka mengklik tautan tersebut, mereka akan langsung diarahkan ke halaman pembayaran yang aman. Mereka tidak perlu lagi repot-repot meminta nomor rekening atau mengkonfirmasi pembayaran. Ini adalah solusi praktis yang membuat proses penagihanmu lebih efisien dan menyenangkan bagi pelanggan.
Fitur Payment Link juga sangat fleksibel. Kamu bisa mengatur nominal pembayaran sesuai kebutuhan, seperti nominal tetap, nominal bebas, atau bahkan pembayaran parsial (cicilan) untuk tagihan besar. Jika kamu punya banyak tagihan, kamu bisa mengirimkannya sekaligus melalui fitur bulk invoicing. Kamu juga bisa melampirkan dokumen seperti rincian tagihan atau kontrak di dalam tautan tersebut, memberikan transparansi penuh kepada pelanggan. Kemudahan ini akan sangat membantu bisnismu.
Pada akhirnya, invoice yang rapi adalah awal yang baik. Namun, cara membuat invoice yang tepat harus diimbangi dengan proses pembayaran yang mulus. Jangan biarkan proses pembayaran yang ribet menghambat pertumbuhan bisnismu. Dengan solusi yang tepat, kamu bisa memastikan uang masuk lebih cepat, sehingga kamu bisa terus berinovasi dan berkembang.
Tingkatkan efisiensi penagihan dan mudahkan pelangganmu dalam membayar dengan Payment Link dari DOKU. Pelajari lebih lanjut bagaimana Payment Link bisa melancarkan transaksi bisnis Anda di sini: Payment Link DOKU.
DOKU menyediakan layanan e-Invoice untuk mendukung kebutuhan pembuatan invoice termasuk untuk UMKM. Dengan begitu, bisnis jadi makin berkesan profesional dan meningkatkan citra di mata pelanggan atau klien.
Ayo bergabung dengan Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!
Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR dan yang gak boleh dilewatkan, pelatihan online bisnis gratis yang nantinya akan dibimbing oleh para mentor bisnis yang handal!
Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu download via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini.
Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, Gabung jadi Juragan DOKU, Sekarang!
