Table of Contents
KEY TAKEAWAYS:
- BCP (Business Continuity Plan) Menjaga Alur Bisnis Tetap Berjalan di Tengah Krisis: Strategi ini berfungsi sebagai pencegahan dan pemulihan dari potensi ancaman seperti serangan siber atau bencana alam. BCP memastikan operasional perusahaan tetap berjalan dan menjaga reputasi bisnis.
- Penerapan BCP Meningkatkan Kredibilitas dan Loyalitas Pelanggan: Perusahaan yang siap menghadapi krisis dipandang lebih profesional, yang meningkatkan kredibilitas. BCP membuat layanan bisnis tetap berjalan, sehingga kepercayaan pelanggan meningkat.
- BCP Berbeda dari Manajemen Risiko dan Disaster Recovery (DR) dalam Fokus Utama: BCP fokus pada keberlanjutan seluruh aktivitas bisnis, baik teknis maupun non-teknis, selama dan setelah gangguan. Sementara, manajemen risiko fokus pada pencegahan sebelum terjadi, dan DR fokus pada pemulihan sistem TI pasca insiden.
- Komponen Utama BCP Meliputi Analisis Dampak Bisnis (BIA) dan Strategi Pemulihan: BIA berfungsi mengidentifikasi fungsi paling kritis yang harus diprioritaskan saat terganggu. Strategi pemulihan mencakup back up data dan lokasi kerja alternatif, didukung rencana komunikasi yang jelas.
- Membangun BCP Memerlukan Identifikasi Risiko dan Simulasi Rutin: Pengujian rencana BCP secara berkala dengan simulasi darurat sangat penting agar karyawan terbiasa bertindak cepat dan rencana berjalan efektif. BCP juga harus terintegrasi dengan sistem pembayaran digital yang aman, seperti yang sesuai standar PCI DSS.
Business Continuity Plan atau BCP adalah solusi bagi bisnis untuk menjaga keberlanjutannya dalam menghadapi krisis. Strategi ini bisa menyelamatkan roda bisnis agar tetap berputar dalam kondisi apa pun.
Pasalnya, suatu perusahaan bisa mendapatkan guncangan akibat berbagai gangguan, mulai dari kehilangan data penting karena sistem yang diretas, serangan siber, krisis ekonomi yang mengganggu arus kas, hingga bencana alam.
Dalam situasi demikian, penerapan BCP yang matang bisa memastikan operasional perusahaan tetap berjalan, menjaga reputasi bisnis, hingga melindungi asetnya agar tetap kokoh di tengah situasi yang tidak pasti.
Manfaat Business Continuity Plan bagi Reputasi dan Kepercayaan Pelanggan
BPC (Business Continuity Plan) adalah sebuah kerangka kerja yang membantu menjaga alur bisnis tetap berjalan meski ada gangguan. Sistem ini juga bisa disebut sebagai strategi pencegahan sekaligus pemulihan dari potensi ancaman yang mengguncang perusahaan.
Melalui adanya BCP, aset perusahaan akan terlindungi dan bisnis tetap bisa berjalan ketika terjadi gangguan. Strategi tersebut juga dirancang untuk melindungi perusahaan serta karyawan agar bisa bekerja di tengah ketidakpastian.
Untuk memperoleh perlindungan maksimal, strategi BCP perlu diuji sebelum situasi darurat benar-benar terjadi, sehingga bisa mengidentifikasi kelemahannya dan dapat diperbaiki. Pasalnya, gangguan dan ancaman pada bisnis berdampak besar pada kelangsungannya dalam jangka waktu tertentu.
Business continuity plan sendiri mempunyai berbagai manfaat bagi bisnis Sobat DOKU, antara lain.
1. Meningkatkan Kredibilitas
Salah satu manfaat BCP adalah membantu meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata publik. Perusahaan yang siap menghadapi krisis dengan mempersiapkan rencana keberlanjutan bisnis dipandang lebih profesional, dapat diandalkan, dan bertanggung jawab.
2. Menjaga Loyalitas Pelanggan
Penerapan BCP di perusahaan memungkinkan layanan bisnis tetap berjalan meski terjadi krisis. Hal ini bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan, membuat mereka merasa dihargai, dan terlindungi.
3. Meyakinkan Investor dan Mitra
Rencana BCP yang disusun secara matang dan telah teruji bisa membantu meyakinkan investor dan mitra. Sebab, investor dan mitra akan lebih memercayai perusahaan yang strategi memiliki ketahanan bisnis, karena risikonya lebih rendah.
4. Mengurangi Dampak Reputasi
Ancaman pada perusahaan dan terjadinya guncangan bisa menimbulkan munculnya berita negatif yang mengganggu reputasi bisnis. Penerapan strategi BCP yang tepat bisa membantu bisnis mengurangi dampak reputasi, mencegah timbulnya berita negatif, hingga risiko hilangnya citra merek akibat kelumpuhan operasional.
Perbedaan BCP, Manajemen Risiko, dan Disaster Recovery
Dalam mencegah kelumpuhan operasional bisnis dari berbagai ancaman, suatu perusahaan perlu menerapkan tiga aspek pencegahan, yakni Business Continuity Plan (BCP), manajemen risiko, hingga Disaster Recovery (DR).
Integrasi ketiga aspek tersebut penting bagi perusahaan untuk memberi perlindungan 360 derajat terhadap gangguan daripada hanya berfokus pada sebagian masalah saja. Untuk lebih jelasnya, berikut ini perbedaan antara BCP, risk management, serta DR yang perlu Anda ketahui.
Komponen Utama dalam Business Continuity Plan
Keberhasilan penerapan BCP pada perusahaan ditentukan oleh pemahaman mendalam terhadap fungsi bisnis krisis serta kecepatan respons selama krisis. Untuk mendukung hal tersebut, maka komponen-komponen business continuity plan harus terpenuhi.
Adapun detail komponen utama dalam BCP adalah sebagai berikut.
1. Analisis Dampak Bisnis (Business Impact Analysis atau BIA)
Analisis dampak bisnis adalah tahap awal ketika perusahaan hendak menyusun strategi BCP business continuity plan. Komponen utama ini bertujuan untuk mengidentifikasi fungsi penting dalam bisnis, dampak ketika bisnis terganggu, hingga layanan mana yang berada dalam kondisi paling kritis. Hasil analisis ini membantu perusahaan dalam memprioritaskan bagian paling penting untuk dijaga agar bisnis berjalan lancar.
2. Strategi Pemulihan (Recovery)
Strategi pemulihan juga termasuk komponen utama yang tak bisa Anda kesampingkan. Komponen ini berfokus pada cara bisnis agar bisa kembali beroperasi secepat mungkin usai terjadi gangguan.
Strategi pemulihannya bisa berupa back up data, merencanakan pengalihan operasional, maupun menyediakan lokasi kerja alternatif.
3. Rencana Komunikasi
Selama gangguan berlangsung, komunikasi dan koordinasi antara bisnis, karyawan, serta pelanggan dibutuhkan untuk memperoleh informasi yang jelas.
Maka dari itu, perusahaan perlu menyusun rencana komunikasi dengan mendata daftar kontak penting hingga memberi tahu prosedur penyampaian informasi secara jelas kepada karyawan maupun pelanggan.
4. Pelatihan dan Simulasi
Strategi BCP akan lebih efektif ketika ada pelatihan dan simulasi bagi seluruh tim perusahaan. Pelatihan dan simulasi ini dilakukan sesuai peran masing-masing untuk membentuk kesiapsiagaan dan memastikan jika setiap anggota tim tahu tentang perannya.
5. Pemeliharaan dan Evaluasi
Terakhir, komponen utama business continuity plan adalah pemeliharaan dan evaluasi. Lingkungan bisnis bisa mengalami perubahan sewaktu-waktu, sehingga BCP perlu ditinjau ulang dan diperbarui secara berkala untuk memastikan jika rencana tetap relevan serta efektif.
Langkah Nyata Membangun Rencana BCP di Perusahaan
Dalam membangun rencana BCP di perusahaan, Anda perlu melalui berbagai tahapan untuk memastikan business continuity plan yang disusun benar-benar matang. Adapun beberapa tahapannya adalah sebagai berikut.
- Identifikasi risiko: Memetakan semua potensi ancaman yang bisa terjadi di perusahaan, mulai dari bencana alam, risiko reputasi, kegagalan teknologi, dan lainnya.
- Pemetaan fungsi penting: Menentukan layanan, tim, maupun sistem yang paling kritis agar bisa menjadi prioritas apabila terjadi gangguan, sehingga bisnis tetap bisa berjalan.
- Penyusunan prosedur pemulihan: Prosedur pemulihan perlu dibuat dengan alur tindakan yang jelas agar bisa dijalankan dengan baik ketika terjadi gangguan, mulai dari siapa yang bertanggung jawab, proses komunikasi, hingga alternatif operasional yang akan dilakukan.
- Simulasi rutin: Melakukan pengujian rencana BCP secara berkala dengan simulasi atau latihan darurat agar karyawan terbiasa bertindak cepat, siap siaga, dan rencana berjalan efektif.
Salah satu contoh nyata dari penerapan strategi BCP yang sukses bisa dilihat dari perusahaan layanan finansial besar yang pernah menghadapi krisis. Perusahaan tersebut pernah menghadapi pemadaman listrik dalam skala luas karena adanya gangguan jaringan pada wilayah operasional utama.
Dalam situasi tersebut, perusahaan berisiko mengalami kerugian besar apabila banyak transaksi gagal proses dan juga berdampak pada reputasinya. Akan tetapi, berkat penerapan strategi BCP yang secara disiplin dilakukan uji simulasi, perusahaan mampu menjaga sistemnya tetap berjalan dengan baik.
Perusahaan menyediakan server cadangan otomatis yang tetap aktif lewat pusat data sekunder yang berada di lokasi lain. Di sisi lain, tim teknis langsung melakukan prosedur pemulihan yang sudah tercantum dalam panduan BCP perusahaan. Dengan begini, sistem pembayaran digital perusahaan bisa berjalan normal.
Bisa dilihat bahwa BCP adalah strategi penting yang perlu dimiliki perusahaan untuk memastikan bisnis tetap berjalan di tengah krisis. Operasional bisnis bukan sekadar bergantung pada kesiapan dalam menghadapi krisis karena gangguan fisik, tetapi juga berkaitan dengan teknologi, terutama sistem pembayaran digital yang aman.
Seiring meningkatnya transaksi online, penting bagi perusahaan untuk memastikan sistem transaksinya aman dan sesuai standar global, seperti Payment Card Industry Data Security Standard atau PCI DSS.
Standar tersebut menjadi tolok ukur sistem keamanan global dalam bertransaksi untuk melindungi data pelanggan dan mencegah kebocoran informasi. Maka dari itu, sudah selayaknya bagi pelaku bisnis untuk merancang BCP perusahaan dan menerapkan sistem pembayaran digital yang sesuai standar PCI DSS agar aman.
