Invoice, Dokumen Penting untuk Penagihan dan Keuangan Bisnis

Dalam dunia bisnis, istilah “invoice” sangat sering digunakan. Namun, masih banyak pelaku usaha, terutama yang baru merintis, yang sering menyamakan invoice dengan nota atau kuitansi. Padahal, ketiganya memiliki fungsi dan karakteristik yang berbeda.

Memahami perbedaan ini penting karena invoice merupakan dokumen yang berkaitan erat dengan transaksi penjualan, pelacakan pembayaran, dan pencatatan keuangan. Jika digunakan dengan tepat, invoice bisa membantu menjaga arus kas dan membangun profesionalisme bisnis.

Apa itu Invoice?

Secara umum, invoice adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli berisi rincian transaksi, mulai dari barang/jasa yang dibeli, harga, tanggal transaksi, hingga metode dan tenggat pembayaran. Invoice digunakan sebagai dasar penagihan pembayaran oleh penjual kepada pembeli.

Invoice sangat penting, terutama untuk bisnis yang sudah termasuk wajib pajak. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti sah atas penjualan dan bisa digunakan untuk keperluan audit, pelaporan pajak, hingga rekonsiliasi keuangan.

Beberapa informasi penting dalam invoice antara lain:

• Nama dan alamat penjual dan pembeli
• Nomor invoice dan tanggal penerbitan
• Deskripsi produk atau jasa
• Harga satuan, total, dan diskon (jika ada)
• Pajak dan biaya tambahan lain
• Total pembayaran yang harus dilakukan
• Tenggat waktu pembayaran (due date)
• Instruksi pembayaran

Perbedaan Invoice, Nota, dan Kuitansi

Memahami perbedaan antara invoice, nota, dan kuitansi sangat penting agar dokumen penagihan dan pembayaran yang kamu gunakan tepat sesuai kebutuhan bisnis dan hukum.

• Invoice adalah tagihan yang berisi kewajiban pembayaran di masa depan, biasanya setelah produk/jasa dikirim atau disepakati.
• Nota adalah dokumen transaksi jual‑beli yang menunjukkan barang/jasa sudah diterima atau dibeli, tapi tidak selalu menyertakan syarat pembayaran mendatang.
• Sedangkan, kuitansi adalah bukti bahwa pembayaran telah dilakukan; biasanya diberikan setelah pembayaran selesai dan menyertakan tanda terima serta tanda tangan.

Perbedaan ini memengaruhi kapan dan bagaimana dokumen‑dokumen tersebut digunakan. Misalnya, invoice penting untuk catatan akuntansi dan pelaporan pajak, sedangkan kuitansi lebih ke bukti pembayaran yang sudah selesai. Nota sering digunakan di transaksi harian atau usaha kecil, terutama yang tidak punya kewajiban pajak atau formalitas tinggi.

Read more: Jangan Sampai Salah, Ini Cara Membuat Invoice yang Tepat

Jenis-Jenis Invoice yang Wajib Diketahui

Setiap bisnis memiliki kebutuhan transaksi yang berbeda, sehingga jenis invoice yang digunakan pun beragam. Dengan memahami variasi invoice ini, kamu bisa menyesuaikan dokumen penagihan sesuai dengan situasi bisnis dan tipe pelanggan.

Berikut beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam berbagai jenis usaha:

1. Invoice Proforma

Invoice ini dikirim sebelum produk dikirimkan atau jasa diberikan. Fungsinya bukan sebagai tagihan final, tetapi sebagai estimasi biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

Dokumen ini membantu pelanggan memahami detail biaya dan memberikan waktu untuk melakukan persetujuan sebelum transaksi berjalan.

Biasanya digunakan dalam proyek besar, pengiriman internasional, atau jasa custom yang butuh konfirmasi terlebih dulu. Proforma invoice juga memberi kejelasan soal jumlah, harga, hingga metode pembayaran yang akan digunakan nantinya.

2. Invoice Final

Sesuai namanya, invoice final dikirimkan setelah seluruh barang atau jasa diselesaikan. Ini adalah dokumen resmi yang digunakan untuk penagihan akhir kepada pelanggan.

Informasinya biasanya lebih lengkap dari proforma, termasuk rincian layanan, total biaya, metode pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.

Invoice ini sangat penting karena berfungsi sebagai bukti transaksi resmi antara penjual dan pembeli. Tanpa invoice final, pencatatan keuangan dan pelaporan pajak bisa jadi tidak valid.

Read more: Mau Contoh Invoice Pembayaran? Simak di Sini Beserta Penjelasan Lengkapnya!

3. Invoice Interim

Digunakan dalam proyek-proyek yang memiliki skema pembayaran bertahap. Invoice interim diterbitkan setiap kali pekerjaan mencapai milestone tertentu dan sudah disepakati sebelumnya dalam kontrak kerja.

Jenis invoice ini umum digunakan oleh kontraktor bangunan, konsultan, freelancer, hingga penyedia jasa kreatif yang menjalankan proyek dalam jangka panjang. Dengan sistem ini, arus kas bisnis bisa lebih stabil tanpa menunggu proyek selesai total.

4. Invoice Berulang (Recurring Invoice)

Jenis ini digunakan untuk pelanggan tetap yang menerima layanan secara berkala, seperti berlangganan software, jasa maintenance, atau layanan digital bulanan.

Invoice ini dikirim secara otomatis dengan interval waktu tertentu, seperti mingguan, bulanan, atau kuartalan.

Recurring invoice memudahkan bisnis menjaga pendapatan berulang dan membuat proses penagihan lebih efisien. Banyak sistem billing otomatis yang bisa diintegrasikan untuk mengelola jenis invoice ini.

5. Invoice Kredit

Invoice kredit dikeluarkan saat terjadi pengembalian dana (refund), diskon tambahan, atau koreksi pada invoice yang sebelumnya telah dikirim. Nilainya selalu negatif karena tujuannya untuk mengurangi jumlah tagihan pelanggan.

Sebagai contoh, jika pelanggan mendapat potongan harga Rp500.000 karena promo khusus dari sebuah marketing campaign yang sedang berjalan, maka akan diterbitkan invoice kredit senilai minus Rp500.000. Ini juga menjadi dokumentasi resmi untuk keperluan akuntansi dan audit.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Invoice bukan hanya soal tagih-menagih. Ada banyak fungsi strategis dari dokumen ini, baik untuk operasional maupun keuangan bisnis.

1. Sebagai Catatan Account Payable dan Account Receivable

Invoice membantu mencatat dua hal penting:

• Account Payable (utang usaha): Kewajiban perusahaan kepada supplier.
• Account Receivable (piutang usaha): Uang yang harus diterima dari pelanggan.

Pencatatan ini membantu menjaga cash flow dan menghindari kekacauan arus keluar-masuk dana dalam bisnis. Dengan invoice, kamu bisa tahu siapa yang belum bayar, kapan jatuh temponya, dan apa yang sudah lunas.

2. Untuk Pencatatan Pajak

Invoice menjadi dasar pencatatan penjualan dan wajib disimpan untuk pelaporan pajak. Banyak badan usaha menggunakan invoice sebagai bukti sah transaksi dalam laporan keuangan dan laporan pajak bulanan/tahunan.

Invoice juga memudahkan pelacakan jika terjadi audit. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan salinan digital maupun fisik invoice dalam sistem yang terorganisir.

3. Membantu Pelacakan Inventaris

Jika bisnis kamu menyimpan stok barang, invoice dapat digunakan untuk melacak keluar-masuknya produk. Kamu bisa mengetahui berapa unit produk yang sudah terjual dan kapan harus mengisi ulang.

Dengan kata lain, invoice bisa diintegrasikan ke sistem inventory untuk mempermudah perencanaan pengadaan dan logistik.

Format Penulisan Invoice dan Cara Membuatnya

Agar invoice terlihat profesional dan mudah dipahami, kamu bisa mengikuti struktur penulisan berikut:

Format Umum Invoice

1. Judul “Invoice”
2. Nomor Invoice & Tanggal Penerbitan
3. Nama & Alamat Penjual dan Pembeli
4. Deskripsi Produk/Jasa
5. Jumlah, Harga, Subtotal
6. Diskon atau Pajak (jika ada)
7. Total Pembayaran yang Harus Dilakukan
8. Tenggat Pembayaran & Instruksi Pembayaran
9. Catatan Tambahan (opsional)

Cara Membuat Invoice secara Praktis

Berikut langkah‑langkah mudah yang bisa kamu ikuti untuk menyusun invoice:

1. Gunakan template yang konsisten
   Mulai dengan template standar (misalnya di Excel, Google Sheets, atau aplikasi invoice). Template membantu konsistensi visual dan struktur dokumen sehingga tak ada detail terlewat.
2. Isi dengan detail yang akurat
   Pastikan nama barang/jasa, jumlah, harga satuan, diskon, pajak, dan total tepat dan jelas. Kesalahan kecil (misalnya angka atau nama pelanggan salah) bisa menyebabkan penundaan pembayaran.
3. Periksa kembali (review) sebelum kirim
   Cek semua elemen seperti tanggal, nomor invoice, metode pembayaran, dan kontak pengirim. Jika menggunakan metode digital, pastikan format file mudah diunduh dan dibuka.
4. Gunakan tools/software untuk efisiensi
   Untuk usaha dengan volume invoice banyak, mempertimbangkan penggunaan software seperti generator invoice, aplikasi akuntansi, atau payment gateway yang menyediakan fitur pembuatan dan pengiriman invoice secara otomatis.

Invoice adalah dokumen penting yang tidak boleh diabaikan dalam bisnis apapun. Dengan memahami pengertiannya, membedakannya dari nota dan kuitansi, jenis‑jenisnya, serta format dan cara pembuatannya, kamu bisa mengelola penagihan dan keuangan bisnis dengan lebih profesional dan efisien.

Satu hal yang tak boleh dilupakan adalah pengalaman pembayaran yang lancar: metode pembayaran harus fleksibel, jelas, dan mendukung kenyamanan pelanggan. Invoice yang baik saja tidak cukup jika pelanggan bingung atau ragu saat melakukan pembayaran.

Pelajari bagaimana solusi pembayaran digital dan invoice bisa terpadu lewat Payment Gateway DOKU, agar dokumen tagihanmu profesional dan proses pembayaran lancar: Optimalkan Transaksi Bisnis dengan Payment Gateway DOKU.

‍

Nah, itulah apa yang dimaksud dengan invoice berikut fungsi dan jenis-jenisnya. Melihat pentingnya invoice dalam sebuah bisnis, pastikan kamu tidak pernah menyepelekan dokumen yang satu ini—bahkan jika kamu juga baru memulai bisnis, ya!

Tenang saja, kamu tidak harus membuat invoice secara manual, kok. Sekarang kamu bisa lebih praktis karena ada aplikasi Juragan DOKU. Ayo bergabung dengan Juragan DOKU, sahabat berjualan persembahan DOKU yang bisa mendukung aktivitas jualan online kamu dengan fitur pembayaran digital dan edukasi pelatihan online bisnis gratis!

Setelah bergabung, kamu bisa menikmati fitur pembayaran digital seperti Payment Link yang bisa perbanyak transaksi sukses melalui WhatsApp, e-Katalog yang bisa buat toko online secara mandiri, QRIS yang bisa terima pembayaran dengan satu kode QR dan yang gak boleh dilewatkan, pelatihan online bisnis gratis yang nantinya akan dibimbing oleh para mentor bisnis yang handal!

Cara bergabungnya mudah, bisa melalui Aplikasi Juragan DOKU yang bisa kamu download via smartphonemu, atau kamu juga bisa mendaftar melalui website di sini. 

Terima pembayaran lancar, Usaha makin gencar, Gabung jadi Juragan DOKU, Sekarang!