Table of Contents
Stock opname atau inventarisasi stok sangatlah penting dalam manajemen penyediaan. Artikel ini membahas apa itu stock opname, serta cara dan tips melakukannya.
Dalam industri perdagangan, ketersediaan stok menjadi hal krusial yang perlu diketahui. Agar terhindar dari berbagai risiko, termasuk kecurangan, penting dilakukan pengecekan silang. Di antara hal yang bisa dilakukan oleh pebisnis adalah stock opname. Melalui artikel ini, kamu akan mengetahui apa itu stock opname, berikut cara dan tips melakukannya.
Read More: Patut Dicoba! 5 Sumber Modal Usaha Tanpa Utang
Apa Itu Stock Opname: Tujuan dan Manfaat
Stock opname adalah proses pengecekan stok barang di gudang dan membandingkannya dengan pencatatan di sistem atau buku administrasi. Di sini, dilakukan pencocokan antara pencatatan dengan realita di lapangan.
Tujuan utama dari pengecekan silang ini adalah untuk mengetahui keandalan dan keakuratan informasi stok di gudang. Proses ini penting dilakukan agar pencatatan benar-benar sesuai dan tidak ada manipulasi. Oleh karena itu, stock opname dilakukan oleh pihak auditor, yaitu pihak yang tidak terkait sama sekali dengan pihak pencatat maupun penjaga gudang.
Apabila terjadi ketidakcocokan antara pencatatan dengan realita stok di gudang, perlu dilakukan investigasi untuk mengetahui kebenarannya. Jika terjadi tindak kecurangan, hasil stock opname bisa menjadi data yang kuat.
Dilihat dari tujuan dan apa itu stock opname, dapatlah dirincikan manfaat pelaksanaan stock opname sebagai berikut:
1. Memastikan akurasi stok
Dengan melakukan stock opname secara rutin, kamu dapat memastikan bahwa stok di gudang sudah cocok dengan pencatatan. Sebaliknya, petugas auditor juga bisa menilai apakah pencatatan telah dilakukan dengan saksama. Dari aktivitas ini, kamu bisa menganalisis kecukupan stok. Bisnis pun bisa terhindar dari kerugian, baik dikarenakan stok yang kurang ataupun berlebih.
2. Mendeteksi kebocoran atau kerugian
Jika terdapat perbedaan antara stok di gudang dengan pencatatan di sistem, kamu bisa segera mengetahuinya. Informasi ini akan membantumu mengambil langkah berikutnya. Misalnya, dengan mencari penyebab perbedaan. Di antara kemungkinannya, barang hilang atau rusak. Bisa juga perbedaan terjadi karena kesalahan pencatatan.
Mengetahui ketidaksesuaian stok sejak dini akan membantu menghindari kerugian yang besar. Apabila ketidakcocokan terjadi karena kesalahan pencatatan, data bisa lekas diperbaiki. Jika terjadi tindak kejahatan, tindak lanjut bisa dilakukan dengan segera.
3. Meningkatkan efisiensi operasional
Ketika stok diketahui secara akurat, tidak akan terjadi kekurangan ataupun penumpukan barang. Kekurangan stok dapat membuatmu kelabakan karena tidak dapat memenuhi pesanan yang masuk. Sementara itu, kelebihan stok dapat menambah beban perawatan dan pemasaran yang ditanggung. Oleh karena itu, akurasi stok dapat membuat operasional bisnis menjadi lebih efisien. Kerugian pun akan lebih mudah dihindari.
4. Memudahkan perencanaan dan pengambilan keputusan
Apabila stok barang di gudang akurat, kamu akan lebih mudah melakukan analisis dan perencanaan bisnis. Sebagai contoh, akan lebih mudah bagimu untuk mengetahui produk yang laris ketika stok barang sesuai dengan pencatatan. Dengan demikian, kamu akan lebih tepat dalam merencanakan pengadaan barang dan memutuskan manajemen stok yang baik.
5. Memastikan kepuasan pelanggan
Kesesuaian stok dengan pencatatan juga berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan. Bayangkan jika pelanggan memesan produk yang berstatus “tersedia” di toko online. Padahal, kenyataan di gudang, produk tersebut sudah habis. Hal tersebut tentu dapat mengecewakan pelanggan.
Cara Melakukan Stock Opname
Stock opname dapat dilakukan oleh auditor dari luar perusahaan atau kamu sebagai pemilik bisnis. Gambaran yang lebih jelas tentang cara melakukan stock opname dapat dilihat dengan mengikuti tujuh langkah di bawah ini.
1. Merencanakan Stock Opname
Rencanakanlah kapan stock opname dilakukan. Selanjutnya, datalah seluruh peralatan yang diperlukan dan sumber daya apa saja yang dibutuhkan. Apabila hendak melaksanakan stock opname, pastikan bahwa seluruh karyawan sudah diberi tahu. Pastikan mereka telah memahami apa itu stock opname. Dengan demikian, seluruh karyawan dapat diajak berkoordinasi saat opname terjadi.
2. Menentukan Metode Stock Opname
Stock opname bisa dilakukan secara manual, pencatatan otomatis, ataupun memanfaatkan barcode. Pilihlah metode yang sesuai dengan bisnismu. Semakin banyak jenis produk yang tersedia di gudang, teknologi akan semakin diperlukan.
3. Identifikasi dan Klasifikasi Barang
Tentukanlah barang-barang apa saja yang akan dihitung. Selanjutnya, kelompokkanlah barang-barang yang sejenis dalam satu grup. Metode ini akan memudahkan petugas untuk menghitung barang sesuai jenis produknya.
4. Menghitung Stok di Gudang
Hitunglah setiap produk yang tersedia di gudang. Jangan lupa untuk selalu mencatatnya, ya! Pastikan untuk selalu teliti saat melakukan perhitungan.
5. Mencocokkan Stok Gudang dengan Administrasi
Setelah jumlah stok di gudang dihitung dengan teliti, cocokkanlah hasilnya dengan catatan pada sistem administrasi. Jika terjadi perbedaan, lakukanlah investigasi untuk menemukan penyebabnya.
6. Membuat Laporan
Setelah stock opname selesai, buatlah laporan terperinci tentang hasil perhitungan. Laporan harus meliputi nama barang beserta jumlahnya secara fisik, perbedaan yang terjadi antara stok fisik dan pencatatan administrasi, penjelasan mengapa perbedaan tersebut dapat terjadi, serta tindak lanjut yang dilakukan untuk menyelesaikannya.
7. Mengoreksi Data
Setelah melakukan stock opname dan melaporkan hasilnya, koreksilah data pada sistem administrasi agar cocok dengan kenyataan fisik di gudang. Dengan demikian, tidak ada lagi perbedaan antara perhitungan fisik dengan pencatatan administrasi.
Tips Saat Melakukan Stock Opname
Dari uraian di atas, dapat terlihat bahwa stock opname adalah proses penting dalam manajemen persediaan. Stock opname atau inventarisasi stok bertujuan untuk menghitung dan memastikan jumlah stok yang tersedia di gudang atau toko. Agar proses ini dapat dilakukan dengan baik, diperlukan beberapa tips yang dapat membantu memudahkan dan meningkatkan efektivitas stock opname. Beberapa tips yang dapat dilakukan antara lain sebagai berikut.
Mempersiapkan Stock Opname dengan Baik
Persiapkan peralatan, sumber daya manusia, dan penjadwalan dengan baik. Pastikan semua orang yang terlibat sudah memahami apa itu stock opname dan turut bersiap.
Memilih Waktu yang Tepat
Lakukanlah stock opname saat bisnis sepi atau stok mencukupi. Jangan lakukan stock opname saat bisnis sedang memberikan promo atau sedang sibuk.
Memilih Metode yang Sesuai
Kelompokkan barang-barang sesuai jenis atau kategorinya. Selanjutnya, pilih metode stock opname yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnismu.
Melibatkan Seluruh Karyawan
Sosialisasiskan apa itu stock opname kepada seluruh karyawan dan libatkanlah mereka ketika melakukan stock opname. Dengan demikian, semua bisa saling berkoordinasi dan turut menyukseskan audit penting ini.
Cek dan Verifikasi
Saat melakukan pengecekan stok fisik, cek dan verifikasi setiap produk dengan saksama. Diperlukan ketekunan dan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan.
Memanfaatkan Teknologi
Gunakanlah teknologi yang sesuai dengan keadaan bisnismu. Jika produk-produkmu termasuk banyak, teknologi barcode bisa sangat membantu saat dilakukan stock opname. Apabila bisnismu sudah besar, otomatisasi bisa menjadi pilihan.
Mengevaluasi Hasil
Jangan lupa untuk mengevaluasi hasil stock opname dan memperbaiki kinerja atau sistem yang harus diperbaiki.
Percepat Pertumbuhan Bisnis, Permudah Pembayaran Pelanggan, Kelola Transaksi dengan Efisien – semua bisa dengan DOKU Payment Gateway
Proses bisnis yang tak kalah penting adalah memastikan pelanggan dapat membayar dengan mudah, cepat, dan aman. Di sinilah DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang berfungsi memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual. Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu, transfer bank/Virtual Account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, bank digital, dan metode lainnya yang memudahkan berbagai jenis pelanggan. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala dan jenis bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil dan seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.
✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis? Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung ke payment gateway tanpa perlu membangun sistem dari awal.
🛒 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda
✅ Sudah punya halaman pembayaran dan ingin kontrol penuh atas UI/UX di website atau aplikasi bisnis? Pilih DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis Anda.
🌐 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda
✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.
📋 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.
⌨️ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅ Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.
🔗 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis—mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.
📈 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
✅Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
🌍 simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales
