Perbedaan Tanda Terima Invoice dengan Invoice Biasa | Blog DOKU

Perbedaan Tanda Terima Invoice dengan Invoice Biasa

Meta Title: Perbedaan Tanda Terima Invoice dengan Invoice Biasa

Meta Description: Perbedaan tanda terima invoice dan invoice bisa terlihat pada fungsi, waktu penggunaan, dan isi dokumen.

Tanda Terima Invoice - Dalam dunia bisnis, invoice adalah dokumen yang hampir selalu digunakan dalam setiap transaksi. Namun, tidak sedikit orang yang masih bingung ketika mendengar istilah tanda terima invoice. Sekilas memang terdengar mirip, tetapi sebenarnya invoice biasa dan tanda terima invoice punya fungsi yang berbeda.

Sebagai pemilik usaha, freelancer, UMKM, maupun perusahaan yang rutin melakukan penagihan, memahami perbedaan keduanya penting agar proses administrasi lebih rapi dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari. Yuk, simak artikel ini untuk memahami perbedaannya!

Apa itu Tanda Terima Invoice? 

Tanda terima invoice adalah bukti bahwa dokumen invoice sudah diterima oleh pihak pembeli. Sementara, invoice merupakan dokumen tagihan pembayaran kepada klien. 

Perbedaannya akan lebih mudah dipahami kalau Anda membayangkannya seperti paket belanja online lewat marketplace. Invoice ibarat struk pesanan yang muncul sebelum barang dikirim sebagai dasar tagihan, sedangkan tanda terima adalah bukti bahwa paket sudah sampai di tanganmu.

Baca Juga: Apa Perbedaan Marketplace dan E-Commerce untuk Bisnis?

Apa Perbedaan Tanda Terima Invoice vs Invoice Biasa

Supaya lebih mudah dipahami, berikut perbandingan keduanya dari beberapa aspek penting yang sering muncul dalam aktivitas bisnis sehari-hari:

Aspek

Tanda Terima Invoice

Invoice Biasa

Fungsi Utama

Jadi bukti kalau dokumen atau barang sudah diterima, sekaligus pegangan kalau nanti ada masalah

Digunakan untuk menagih pembayaran sekaligus jadi acuan kapan harus dibayar

Waktu Penggunaan

Dipakai saat barang atau dokumen sudah diterima, biasanya ketika atau setelah serah terima

Biasanya dikirim sebelum barang diproses atau dikirim, dengan jeda waktu sampai jatuh tempo

Pengirim/Pembuat

Ditandatangani oleh penerima invoice (pembeli/klien)

Dikirim oleh penjual atau penyedia jasa

Tujuan

Untuk memastikan dan mengonfirmasi bahwa dokumen sudah diterima

Untuk meminta pembayaran atas produk atau jasa yang diberikan

Isi Dokumen

Umumnya berisi nomor invoice, tanggal diterima, dan tanda tangan penerima

Berisi detail produk/jasa, jumlah tagihan, pajak, dan total yang harus dibayar

Pihak yang Terlibat

Pihak penerima invoice, seperti klien atau pihak terkait

Pihak yang mengeluarkan invoice, yaitu penjual atau penyedia jasa

Risiko Jika Tidak Ada

Bisa terjadi miskomunikasi soal apakah dokumen sudah diterima atau belum

Berisiko membuat pembayaran jadi terlambat atau bahkan tidak ditagih

Komponen Utama Pada Tanda Terima Invoice

Setiap elemen di dalam tanda terima berperan penting untuk memastikan dokumen ini sah. Berikut komponen-komponennya:

1. Identitas Penerima dan Pemberi Dokumen

Bagian ini menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam proses serah terima invoice. Dengan identitas yang jelas, Anda bisa menghindari kebingungan dan mempermudah proses pengecekan jika suatu saat dibutuhkan.

Biasanya, identitas mencakup:

• Nama perusahaan penerima
• Nama pihak yang menyerahkan invoice
• Kontak atau informasi tambahan (opsional)

2. Nomor dan Referensi Invoice

Komponen ini berfungsi untuk menghubungkan tanda terima dengan invoice yang dimaksud sehingga bisa dengan mudah melacak dan mencocokkan dokumen dalam sistem administrasi tanpa ribet.

Umumnya, bagian ini berisi:

• Nomor invoice terkait
• Kode referensi atau nomor dokumen (jika ada)

3. Tanggal Penerimaan

Tanggal jadi penanda kapan invoice benar-benar diterima oleh pihak terkait. Informasi ini penting untuk menyusun timeline transaksi, apalagi kalau berkaitan dengan proses lanjutan atau tenggat tertentu.

Biasanya, tanggal mencakup:

• Tanggal diterimanya invoice
• Waktu penerimaan (jika diperlukan)

4. Deskripsi Dokumen atau Transaksi

Deskripsi membantu dalam memahami konteks invoice yang diterima, terutama kalau ada beberapa transaksi dalam waktu berdekatan. Dengan begitu, risiko salah identifikasi dokumen bisa diminimalkan.

Bagian ini biasanya diisi dengan:

• Ringkasan isi invoice atau jenis transaksi
• Keterangan tambahan yang relevan

5. Tanda Tangan atau Bukti Validasi

Ini adalah bagian paling penting karena menjadi bukti bahwa proses penerimaan benar-benar terjadi. Tanpa validasi, tanda terima bisa dianggap kurang kuat secara administratif.

Bukti validasi biasanya meliputi:

• Tanda tangan penerima
• Nama jelas penerima
• Stempel perusahaan (jika diperlukan)

Baca Juga: 9 Tips Agar Invoice Pelunasan Cair Tepat Waktu

Jenis-jenis Tanda Terima yang Perlu Diketahui 

Dalam praktiknya, tanda terima tidak hanya ada satu jenis. Berikut beberapa jenis tanda terima yang paling umum digunakan.

1. Tanda Terima Barang Standar

Jenis ini jadi bukti kalau seluruh barang atau jasa sudah diterima lengkap sesuai pesanan. Tanda terima ini biasanya dipakai untuk transaksi rutin yang berjalan lancar tanpa kendala. Karena sifatnya paling simpel dan jelas, tanda terima standar jadi yang paling sering digunakan dalam operasional bisnis sehari-hari.

2. Tanda Terima Barang Parsial

Kalau pengiriman dilakukan bertahap atau barang belum tersedia sepenuhnya, Anda bisa pakai tanda terima parsial. Dokumen ini membantu mencatat barang yang sudah diterima lebih dulu. Dengan begitu, Anda tidak perlu menunggu semua pesanan datang untuk memulai pencatatan. 

3. Tanda Terima Barang yang Dikembalikan

Jenis ini digunakan saat barang yang Anda terima ternyata tidak sesuai dan perlu dikembalikan ke penjual. Tanda terima menjadi bukti bahwa proses retur memang dilakukan. Selain itu, Anda juga bisa mencatat alasan pengembalian supaya proses administrasi dan klaim jadi lebih rapi.

4. Tanda Terima Barang Berjangka Panjang

Untuk transaksi atau proyek yang berjalan dalam jangka waktu tertentu, Anda bisa menggunakan tanda terima berjangka panjang. Biasanya dipakai dalam kerja sama besar yang tidak selesai dalam satu kali pengiriman. Dengan adanya dokumen ini, setiap tahap serah terima jadi mudah dipantau.

5. Tanda Terima Barang Elektronik

Jenis ini memungkinkan Anda mencatat penerimaan barang secara digital, tanpa harus bergantung pada dokumen fisik. Prosesnya jadi lebih praktis dan fleksibel. Selain itu, penyimpanan data menjadi lebih rapi dan aman. Anda juga bisa melacak riwayat penerimaan barang kapan pun dengan lebih cepat.

Contoh Tanda Terima Invoice dan Invoice Biasa

Biar semakin jelas, tentu perlu contoh tanda terima dan invoice yang bisa dipakai di kehidupan sehari-hari. Berikut adalah daftarnya:

Contoh Tanda Terima Invoice

1. Contoh Tanda Terima Barang

Contoh di atas menunjukkan tanda terima barang standar yang bisa digunakan saat pesanan sudah diterima lengkap sesuai kesepakatan. Kalau mau dipakai, Anda tinggal sesuaikan saja isi dan detailnya dengan kebutuhan transaksi yang Anda jalankan.

2. Contoh Tanda Terima Dokumen

Tidak cuma untuk barang, tanda terima juga bisa Anda gunakan saat mengirim dokumen. Formatnya kurang lebih sama, hanya menyesuaikan jenis yang dikirim. Contoh ini bisa jadi referensi kalau Anda sering melakukan pengiriman dokumen ke klien atau pihak lain.

Contoh Invoice Biasa

1. Contoh Invoice Pertama

Contoh pertama menunjukkan invoice untuk pembelian produk seperti selimut, sprei, dan bed cover. Format ini cukup lengkap dan bisa dijadikan acuan untuk transaksi serupa. Kalau Anda ingin menambahkan diskon atau potongan harga, struktur invoice ini juga sudah mendukung.

2. Contoh Invoice Kedua

Contoh berikutnya menampilkan invoice yang lebih sederhana, tapi tetap terlihat rapi dan profesional. Format seperti ini cocok untuk transaksi sehari-hari yang tidak terlalu kompleks. Anda bisa menjadikannya sebagai referensi dasar saat membuat invoice, lalu menyesuaikannya dengan kebutuhan dan identitas bisnis.

Baca Juga: Perbedaan Invoice dan Kwitansi: Fungsi, Contoh, dan Cara Menggunakannya

Dari Chat ke Transaksi, Semua Menjadi Lebih Mudah di WhatsApp!

Jika selama ini WhatsApp sudah menjadi kanal utama untuk berkomunikasi dengan pelanggan, maka tahap berikutnya adalah memastikan setiap invoice yang dikirim tidak berhenti sebagai pesan, tetapi bisa langsung menjadi transaksi yang selesai dengan cepat dan praktis.

Solusi ini dirancang untuk berbagai jenis bisnis yang beroperasi melalui WhatsApp Business, mulai dari industri MICE seperti pendaftaran event dan penjualan tiket seminar, hingga sektor Education untuk pembayaran kelas, kursus, dan workshop.

Dengan integrasi chatbot otomatis, pelanggan cukup mengikuti alur percakapan yang telah disiapkan dan menyelesaikan pembayaran langsung di WhatsApp Business tanpa perlu berpindah ke situs atau aplikasi lain.

DOKU PayChat merupakan salah satu produk dari layanan payment gateway DOKU, pionir payment gateway di Indonesia. Dengan DOKU PayChat, bisnis dapat menerima berbagai metode pembayaran secara cepat dan praktis langsung dari percakapan pelanggan.

Pelajari lebih lanjut di artikel berikut:

Dari Chat ke Checkout, DOKU PayChat Fasilitasi Pembayaran Pelanggan di WhatsApp Business.

‍