Key Takeaways:
- Invoice penagihan adalah dokumen krusial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk menagih pembayaran secara resmi dan profesional.
- Fungsi utamanya adalah sebagai bukti transaksi yang sah, menjadi rujukan penting untuk pembukuan keuangan, dan berfungsi sebagai dasar penagihan pajak.
- Sebuah invoice yang baik dan lengkap harus memuat komponen-komponen penting, mulai dari informasi penjual/pembeli, nomor unik, detail produk, hingga total yang harus dibayar.
- Terdapat berbagai jenis invoice, seperti invoice standar, proforma, dan komersial, yang penggunaannya disesuaikan dengan tujuan dan jenis transaksi.
- Membuat invoice yang jelas dan mengirimkannya tepat waktu dapat secara signifikan mempercepat proses pembayaran dan menjaga arus kas bisnis tetap sehat.
Setelah Anda berhasil menyelesaikan sebuah proyek atau mengirimkan pesanan kepada pelanggan, ada satu langkah penting yang menentukan arus kas bisnis Anda, yaitu menagih pembayaran. Proses ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Anda memerlukan sebuah alat yang profesional, jelas, dan sah. Di sinilah peran penting dari sebuah faktur atau yang lebih kita kenal sebagai invoice penagihan.
Mungkin Anda sedang mencari contoh invoice penagihan yang tepat untuk bisnis Anda. Invoice bukan hanya sekadar tagihan, melainkan juga catatan resmi yang sangat penting. Di sini, Anda akan menemukan berbagai contoh invoice penagihan serta panduan lengkap tentang fungsi, jenis, dan cara membuatnya dengan benar.
Apa Itu Invoice Penagihan?
Secara sederhana, invoice atau faktur penagihan adalah sebuah dokumen komersial yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan atau tagihan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan oleh penjual. Ini adalah catatan resmi yang merinci apa saja yang dibeli, berapa jumlahnya, dan berapa total biaya yang harus dilunasi oleh pembeli.
Kehadiran invoice mengubah proses penagihan yang tadinya informal menjadi sebuah komunikasi bisnis yang terstruktur dan profesional. Invoice memberikan kejelasan bagi kedua belah pihak dan meminimalkan potensi kesalahpahaman. Dalam setiap transaksi, invoice menjadi bukti tertulis bahwa sebuah layanan atau produk telah diserahkan dan pembayaran kini jatuh tempo.
Mengapa Invoice Begitu Penting bagi Bisnis?
Fungsi sebuah invoice jauh lebih dari sekadar alat untuk menagih. Dokumen ini memegang peranan penting dalam berbagai aspek operasional dan administrasi sebuah bisnis.
Sebagai Bukti Transaksi yang Sah
Fungsi yang paling utama adalah sebagai bukti transaksi yang sah secara hukum. Jika suatu saat terjadi sengketa terkait pembayaran, invoice menjadi dokumen pegangan yang kuat.
Dasar untuk Laporan Keuangan yang Akurat
Bagi tim keuangan atau akuntan Anda, invoice adalah sumber data utama. Setiap invoice yang Anda terbitkan adalah catatan piutang usaha. Kumpulan data inilah yang akan menjadi dasar dalam proses pembukuan, penyusunan laporan laba rugi, dan sebagai rujukan sah untuk menghitung faktur pajak.
Alat Komunikasi Profesional dengan Pelanggan
Mengirimkan invoice yang jelas, detail, dan mudah dibaca menunjukkan bahwa Anda menjalankan bisnis secara profesional. Ini membangun kepercayaan pelanggan dan memberikan semua informasi yang mereka butuhkan untuk membayar, sehingga mempercepat proses pelunasan.
Berbagai Jenis Invoice
Tidak semua invoice sama. Bergantung pada tujuan dan waktu penerbitannya, ada beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam dunia bisnis.
Invoice Standar
Standard Invoice adalah jenis yang paling umum. Ini adalah faktur tagihan reguler yang dikeluarkan oleh penjual setelah barang dikirim atau jasa selesai diberikan kepada pembeli.
Invoice Proforma.
Anggap saja ini sebagai "pra-invoice" atau faktur sementara. Dokumen ini dikirimkan kepada pembeli sebelum barang dikirim atau pekerjaan final diselesaikan. Tujuannya adalah untuk memberikan estimasi biaya total dan memastikan pembeli setuju dengan semua rinciannya sebelum transaksi dilanjutkan.
Invoice Komersial dan Invoice Konsuler
Keduanya adalah dokumen legal yang diperlukan untuk proses bea cukai, yang berisi detail yang jauh lebih lengkap mengenai barang, pengiriman, dan negara asal.
Read more: Usaha Sayuran Packing: Ide Bisnis Kekinian yang Berpeluang Besar
Komponen Wajib dalam Invoice Profesional
Untuk memastikan invoice Anda efektif dan terlihat profesional, ada beberapa bagian penting yang tidak boleh terlewatkan.
Info Penjual dan Pembeli
Setiap invoice harus dengan jelas mencantumkan identitas lengkap pihak penjual (bisnis Anda) dan pihak pembeli (pelanggan). Informasi ini biasanya mencakup nama perusahaan atau perorangan, alamat lengkap, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Mencantumkan logo perusahaan Anda juga akan menambah profesionalisme.
Nomor, Tanggal, dan Rincian Pesanan
Bagian ini adalah inti dari invoice. Harus ada nomor invoice yang unik untuk memudahkan pelacakan. Cantumkan juga tanggal penerbitan invoice dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Yang terpenting, berikan rincian pesanan yang sangat detail seperti nama barang/jasa, jumlah, harga satuan, dan subtotal.
Informasi Pembayaran dan Ketentuan
Di bagian akhir, berikan informasi jelas tentang total keseluruhan yang harus dibayar (setelah ditambah pajak atau dikurangi diskon). Tuliskan juga ketentuan pembayaran yang Anda harapkan dan sertakan detail cara pembayaran, seperti nomor rekening bank, nama pemilik rekening, dan nama bank. Ini akan sangat memudahkan pelanggan saat akan melakukan transfer.
Panduan Praktis Membuat Invoice
Membuat invoice sebenarnya tidaklah sulit. Anda bisa memulainya dengan menggunakan template yang banyak tersedia di internet, atau membuatnya sendiri menggunakan aplikasi seperti Microsoft Word atau Excel. Pastikan selalu memulai dengan memberikan judul yang jelas, misalnya "INVOICE" atau "FAKTUR PENAGIHAN" dengan huruf kapital.
Langkah selanjutnya adalah mengisi semua komponen yang telah kita bahas di atas, mulai dari informasi penjual, pembeli, hingga detail pesanan. Pastikan setiap rincian barang atau jasa ditulis dengan deskripsi yang jelas. Selalu periksa kembali perhitungan Anda, mulai darisubtotal, pajak, hingga total akhir untuk memastikan tidak ada kesalahan.
Di era digital, proses ini bisa dibuat jauh lebih mudah. Banyak perangkat lunak akuntansi atau platform pembayaran yang sudah memiliki fitur pembuatan e-invoice atau faktur elektronik. Dengan fitur ini, Anda bisa membuat, mengirim, dan melacak status invoice secara otomatis, menghemat banyak waktu dan tenaga Anda.
Ragam Contoh Invoice Penagihan
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh invoice penagihan sederhana untuk berbagai jenis usaha.
Contoh 1, Invoice Penagihan untuk Pembelian Barang Apotek
Contoh 2, Invoice Penagihan untuk Pembelian Bahan Bangunan
Contoh 3, Invoice untuk Pembelian Toko Online
Untuk pembelanjaan di toko online, Anda juga perlu membuat invoice. Simak contoh invoice penagihan untuk belanja online berikut ini!
Dari Tagihan Manual ke Penagihan Otomatis
Membuat dan mengirimkan invoice penagihan secara manual satu per satu tentu sangat memakan waktu, apalagi jika bisnis Anda terus bertumbuh. Tentunya, Anda memerlukan cara yang lebih cepat, lebih efisien, dan otomatis untuk menagih pelanggan sekaligus mempermudah mereka dalam melakukan pembayaran.
Agar lebih mudah dan praktis, Anda bisa menggunakan solusi e-invoicing dari DOKU. Dengan DOKU, Anda bisa membuat dan mengirimkan tagihan digital profesional langsung ke email pelanggan Anda. Pelanggan cukup mengklik tautan di dalam email untuk langsung membayar melalui berbagai metode pembayaran yang tersedia. Prosesnya cepat, tercatat, dan sangat profesional.
Jangan biarkan proses penagihan yang lambat menghambat arus kas bisnis Anda. Saatnya beralih ke cara yang lebih cerdas.
Tertarik untuk mempelajari lebih lanjut bagaimana DOKU bisa menyederhanakan proses penagihan Anda? Kunjungi halaman DOKU sekarang!
