Cara Buat Invoice di Excel, Template dan Manual

Table of Contents

Sedang cari template invoice yang cocok untuk bisnis? Bikin sendiri aja! Ini cara buat invoice di Excel, dijamin sat-set beres dalam hitungan menit!

Salah satu cara paling mudah dan simpel untuk membuat invoice adalah menggunakan Excel. Dengan bantuan desain Excel lewat sel-selnya, cara buat invoice di Excel pun jadi lebih mudah dan cepat.

Hal-Hal yang Harus Ada dalam Invoice

Sebelum mempelajari cara buat invoice di Excel, kamu harus lebih dulu memahami apa saja yang harus ada di dalam sebuah invoice terlepas dari seunik apa pun desain dan template invoice yang akan dibuat.

Hal ini untuk memudahkan kamu dan pelanggan untuk memahami detail pada invoice. Selain untuk kebutuhan administrasi, kejelasan informasi pada lembar penagihan ini juga berpengaruh terhadap pembayaran yang dilakukan.

Bayangkan saja jika misal kamu sebagai pelanggan mendapat invoice yang dikirim via e-mail. Kamu diminta untuk melakukan pembayaran, tetapi tidak ada keterangan ke mana tujuan pengiriman dana.

Akhirnya ada lebih banyak waktu yang terbuang karena kamu harus melakukan konfirmasi dengan menghubungi pihak penjual terlebih dahulu dan menunggu jawaban.

Jika kamu bekerja di sebuah perusahaan dengan aktivitas yang padat, bukan tidak mungkin di tengah-tengah waktu menunggu jawaban kamu akan terdistraksi melakukan pekerjaan lainnya.

Akhirnya, kamu jadi lupa untuk melakukan pembayaran. Di sisi penjual, mereka pun jadi lebih lama menerima dana dan bukan tidak mungkin jadi mengganggu stabilitas Direct vs Indirect Cash Flow maupun proses delivery yang semestinya dilakukan.

Karena itu, perhatikan informasi yang ada dalam setiap invoice yang kamu buat. Selain memuat lengkap elemen penting invoice, pastikan kamu juga tidak salah menyampaikan informasinya, ya.

Jadi, apa saja elemen yang harus ada di setiap invoice?

1. Keterangan INVOICE

Ada banyak variasi dokumen transaksi dalam bisnis: kuitansi, tanda terima, nota pembelian, purchase order, dan lain-lain. Beberapa di antaranya sepintas pun terlihat sama.

Hal ini bisa cukup merepotkan baik untukmu sendiri maupun pelanggan jika dokumen-dokumen tersebut tidak memiliki keterangan. Kamu harus meneliti satu per satu untuk mencari dan menemukannya sehingga akan membuang cukup banyak waktu.

Kondisi tersebut dapat diantisipasi dengan cara sangat sederhana: tambahkan kata INVOICE yang cukup mencolok sebagai identitas dokumen. Dengan begitu, hanya dalam sekali lihat, kamu dan pelanggan dapat langsung mengidentifikasinya.

2. Nomor Invoice

Nomor invoice berfungsi untuk mengidentifikasi transaksi karena memiliki nomor yang berbeda antara satu invoice dengan lainnya. Selain itu, berikut beberapa kegunaan nomor invoice lainnya:

Memudahkan pelaporan keuangan
Membantu pelacakan pembayaran
Mempermudah proses rekonsiliasi dan verifikasi
Membantu aktivitas pelacakan stok
Identitas Penjual

Kamu harus menempatkan informasi tentang bisnis sebagai pihak yang melakukan penjualan. Sertakan nama bisnis, alamat, dan kontak. Jika kamu baru merintis dan masih bingung menentukan identitas usaha, kamu bisa mencari referensi ide nama bisnis yang unik agar mudah diingat pelanggan. Kalau memiliki logo, sertakan pula seperti layaknya kop surat.

3. Identitas Pelanggan

Setiap invoice dibuat khusus hanya untuk satu pelanggan sehingga jelas kepada siapa kamu melakukan transaksi dan penagihan. Tak perlu detail, kamu cukup menyertakan nama (personal maupun perusahaan), alamat, dan kontak pelanggan.

4. Informasi Transaksi

Cantumkan produk apa saja yang ditransaksikan, mulai dari jenis dan tipe, jumlah, hingga harga. Pastikan tidak ada produk yang terlewat sesuai kesepakatan saat transaksi.

5. Instruksi Pembayaran

Terakhir, terutama kalau kamu melayani transaksi dengan transfer atau pembayaran nontunai lainnya, sertakan dengan lengkap instruksi pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan.

Berikan keterangan nomor rekening yang kamu gunakan untuk menerima pembayaran berikut tanggal jatuh temponya. Di samping itu kamu mungkin juga bisa menyertakan kode QRIS atau lainnya sesuai kanal tujuan pembayaran.

Cara Buat Invoice Template di Excel

Sebetulnya Excel pun memiliki fitur dan layanan template invoice yang bisa kamu gunakan. Cukup buka Excel, lalu klik menu File → New → Template Invoice, lalu tinggal pilih template yang cocok dengan kebutuhanmu.

Microsoft menyediakan beragam template invoice Excel yang menarik. Secara umum desainnya simpel. Beberapa template yang menggunakan warna pun tetap cukup rapi sehingga tidak menjadi distraksi.

Kamu pun hanya perlu mengganti informasi pada bagian-bagian yang sudah tersedia. Pun untuk logo, beberapa template Excel sudah menyediakan space khusus sehingga kamu tak perlu repot lagi mengatur layout.

Sebagai catatan, walau ada banyak template yang bisa kamu pakai dan bebas memilih yang mana saja untuk setiap invoice, pastikan konsisten.

Pilihlah satu dan gunakan jenis tersebut selama beberapa kurun waktu sehingga pelanggan tidak kebingungan setiap kali menerima invoice.

Cara Buat Invoice Manual di Excel

Namun, kalaupun kamu mau membuat sendiri format invoice di Excel, tidak ada masalah. Cara buat invoice di Excel juga gampang diikuti–kamu bahkan hanya membutuhkan beberapa menit untuk membuat template ini. Pasti sat-set!

Langkah Membuat Invoice Excel Manual

Buka Microsoft Excel yang sudah terinstal di laptop atau PC.
Buka New Blank Workbook dengan memilih menu File → New.
Hapus Gridline kalau diperlukan. Beberapa orang mungkin justru merasa terganggu dengan garis-garis pada lembar kerja Excel.

Kalau kamu termasuk di antaranya, hapus gridline dengan cara klik menu Layout → hapus centang kotak Gridlines pada bagian View.

Tempatkan kursor pada bagian atas lembar kerja, baik di kanan, kiri, maupun tengah. Bagian ini kamu gunakan untuk menuliskan header INVOICE.
Kalau memiliki logo, kamu bisa menempatkannya di bagian kiri atas, sejajar dengan tulisan INVOICE yang berada di sisi kanan. Di bawah logo tambahkan nama bisnis, alamat, dan kontak.
Pada bagian bawah header INVOICE, tuliskan nomor invoice dan tanggal penerbitan invoice.
Beberapa baris di bawah informasi bisnis, kamu bisa tempatkan informasi tentang pelanggan (bisa juga kamu awali dengan sapaan “Kepada”): nama, alamat, dan kontak.
Beberapa baris di bawah informasi pelanggan, kamu bisa mulai menuliskan deskripsi transaksi yang memuat:

Nama dan deskripsi layanan atau barang
Harga per unit
Jumlah unit yang dibeli
Diskon dan pajak (jika ada)
Subtotal untuk setiap lini produk
Jumlah total yang harus dibayar

Untuk memudahkan pelanggan membaca, kamu bisa membuat bagian ini dalam bentuk border. Caranya pun mudah: sorot seluruh informasi deskripsi → klik kanan → Format Cell → Border.

Pada bagian penutup, sertakan instruksi pembayaran.
Jika dibutuhkan, pada bagian paling akhir, tambahkan kolom untuk tanda tangan. Nantinya kamu bisa membubuhkan tanda tangan serta stempel bisnis untuk memperkuat autentikasi.

Nah, itulah cara buat invoice di Excel. Mudah, bukan?

Percepat Pertumbuhan Bisnis, Permudah Pembayaran Pelanggan, Kelola Transaksi dengan Efisien – semua bisa dengan DOKU Payment Gateway

Proses bisnis yang tak kalah penting adalah memastikan pelanggan dapat membayar dengan mudah, cepat, dan aman. Di sinilah DOKU hadir sebagai solusi payment gateway yang berfungsi memproses pembayaran secara real-time, menyediakan beragam metode pembayaran, serta mengotomatisasi konfirmasi transaksi tanpa proses manual. Sebagai payment gateway Indonesia pertama dan terlengkap secara lisensi, DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari kartu, transfer bank/Virtual Account, QRIS, e-wallet, minimarket, paylater, direct debit, bank digital, dan metode lainnya yang memudahkan berbagai jenis pelanggan. DOKU telah dipercaya oleh lebih dari 300.000 merchant dari berbagai skala dan jenis bisnis, dengan biaya yang hanya dikenakan untuk transaksi yang berhasil dan seluruh sistem diawasi langsung oleh Bank Indonesia.

✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis? Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung ke payment gateway tanpa perlu membangun sistem dari awal.

🛒 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda

✅ Sudah punya halaman pembayaran dan ingin kontrol penuh atas UI/UX di website atau aplikasi bisnis? Pilih DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis Anda.

🌐 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda

✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.

📋 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda

✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.

⌨️ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda

✅ Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.

🔗 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda

✅Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis—mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.

📈 simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda

✅Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.

🌍 simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda

‍

Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:

🔹 Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU

🔹 Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi

🔹 Menghubungi tim sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales

‍

This is some text inside of a div block.