Table of Contents
Procurement atau pengadaan barang dan jasa adalah salah satu aktivitas penting dalam perusahaan, terutama yang berskala besar, untuk memastikan ketersediaan kebutuhan operasional sehari-hari. Namun, cara konvensional sering menghadapi hambatan, mulai dari birokrasi yang panjang hingga risiko human error.
Di sinilah Electronic Procurement atau e-procurement menjadi solusi efektif. Teknologi ini mengotomatisasi proses pengadaan melalui aplikasi berbasis web dan internet. E-procurement memberikan manfaat utama berupa efisiensi biaya dan waktu yang signifikan, transparansi data secara real-time, serta minimnya kesalahan manusia berkat sistem yang terintegrasi. Bagi Sobat DOKU yang mencari sistem pengadaan yang lebih rapi dan transparan, e-procurement menawarkan segudang nilai strategis.
Manfaat Strategis E-Procurement bagi Perusahaan
E-procurement menyuguhkan serangkaian kemudahan, seperti mengoptimalkan proses pembelian dan mempercepat alur persetujuan, yang belum tentu bisa Sobat DOKU temukan di procurement konvensional. Kemudahan-kemudahan ini tentu menguntungkan operasional perusahaan karena pengadaan barang dan jasa kini menjadi lebih aman dan efisien.
Selengkapnya, mari simak sederet manfaat e-procurement yang dapat dinikmati oleh pelaku bisnis dan perusahaan:
1. Memudahkan Proses Pemesanan
Kehadiran procurement elektronik sangat memudahkan proses pemesanan produk atau kebutuhan operasional bisnis, dan inilah aspek utama yang menjadi selling point-nya. Kemudahan tersebut bisa terjadi berkat keterlibatan teknologi yang memungkinkan proses transaksi dilakukan dari mana saja dan tak terikat oleh waktu.
Sobat DOKU kini tak perlu lagi mendatangi lokasi pemesanan barang karena bisa dilakukan lewat platform digital kapan saja. Proses transaksi pun bisa segera dilakukan karena pengerjaannya telah diotomatisasi tanpa adanya intervensi dari manusia sehingga berjalan lebih lancar.
2. Memudahkan Proses Pembayaran ke Supplier
Manfaat e-procurement berikutnya adalah mempermudah proses pembayaran ke supplier. Karena pembayaran dapat dilakukan secara digital, seluruh aktivitas transaksi bakal otomatis terekam dalam sistem sehingga mudah untuk dilacak.
Aktivitas-aktivitas administratif yang dulunya dikerjakan secara manual kini berubah menjadi serbaotomatis. Alhasil, potensi kesalahan pencatatan pembayaran karena human error kian berkurang.
Di samping itu, sistem e-procurement sering kali dilengkapi dengan fitur untuk memantau dan mengevaluasi kinerja serta berkomunikasi dengan supplier, memungkinkan Anda bekerja sama hanya dengan pihak pemasok terbaik.
3. Meningkatkan Pengelolaan Stok dan Inventaris
Berkat teknologi pengadaan yang kini go digital, bisnis Anda tidak akan lagi mengalami kekurangan atau kehabisan stok barang. Pasalnya, Sobat DOKU dapat melakukan pembelian secara online kapan saja dan dari mana saja.
4. Membantu Mengelola Anggaran Belanja
E-procurement mampu membantu mengelola anggaran belanja sebuah bisnis atau perusahaan melalui fitur laporannya yang menampilkan data historis pengeluaran secara real-time dan akurat. Dengan begini, Sobat DOKU dapat memastikan pengeluaran tidak melebihi batas anggaran sekaligus menjaga arus kas.
Di waktu yang sama, laporan tersebut juga dapat menjadi acuan pelaku bisnis untuk memprediksi permintaan dan mengatur pembelian produk sesuai dengan kebutuhan.
5. Memudahkan Pembuatan Laporan Keuangan
Manfaat e-procurement terakhir adalah membantu memudahkan proses penyusunan laporan keuangan. Karena semua transaksi pembelian dilakukan secara digital, bukti pembayaran pun tersimpan otomatis di dalam platform. Tim akuntan dapat dengan mudah mencatat laporan keuangan dan pemangku jabatan menjadi terbantu dalam melakukan pengambilan keputusan secara tepat berdasarkan data historis e-procurement.
Cara Kerja E-Procurement
Proses berlangsungnya e-procurement dapat dibedah menjadi tiga bagian, dimulai dengan pelaku bisnis atau perusahaan yang mengunjungi platform pengadaan elektronik untuk melakukan pemesanan hingga berakhir di proses pembayaran yang terotomatisasi.
Melakukan Pemesanan Barang
Cara kerja e-procurement diawali dengan melakukan pemesanan barang. Namun, sebelum itu, Sobat DOKU akan mengunjungi platform procurement elektronik, bisa berupa katalog online atau website vendor B2B. Platform ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi lengkap perihal penawaran hingga terms and condition kontrak kerja sama yang ditawarkan supplier.
Apabila berminat, Sobat DOKU kemudian memilih produk yang diinginkan dan mengajukan request pembelian. Request tersebut akan masuk ke sistem procurement untuk berikutnya agar di-approve oleh pihak supplier.
Persetujuan dan Pengiriman Pesanan
Request atau permintaan pembelian perlu di-approve atau setujui terlebih dahulu oleh pihak supplier. Tahap verifikasi ini tentu berlangsung secara digital sehingga berjalan secara efisien.
Apabila sudah di-approve, request akan secara otomatis membuat pesanan dan dikirimkan ke pemasok dalam bentuk dokumen elektronik atau melalui marketplace. Selama tahap ini, Sobat DOKU juga dapat melakukan tracking secara real-time untuk memantau proses dan mengurangi penipuan. Supplier selanjutnya mempersiapkan produk sesuai pesanan customer untuk kemudian dikirim.
Pembayaran Secara Digital via Invoice
Terakhir, pelaku bisnis, selaku pelanggan, melunasi tagihan secara digital, tanpa perlu menerima kertas fisik lagi. Sobat DOKU nantinya menerima invoice dalam bentuk PDF atau file dokumen elektronik lainnya.
Sistem pembayaran digital seperti ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk menerima invoice secara cepat, tetapi juga memastikan semua transaksi terekam sehingga pada akhirnya, memudahkan proses penyusunan laporan keuangan dan analisis oleh tim akuntan.
Keuntungan dan Kekurangan E Procurement
Keuntungan E-Procurement
Seperti yang telah Sobat DOKU pahami, daya tarik utama e-procurement terletak pada efisiensi dan penghematan waktu. Teknologi ini mengubah proses manual yang panjang menjadi alur kerja digital yang cepat. Berikut adalah rincian keuntungannya:
- Efisiensi Biaya dan Waktu
Sistem otomatisasi memangkas tahapan administrasi yang berbelit. Hal ini memungkinkan pelaku bisnis melakukan pengadaan secara digital, sehingga operasional menjadi lebih cepat dan biaya operasional pun dapat ditekan.
- Akses Supplier yang Lebih Luas
Dengan sistem yang berbasis daring, Sobat DOKU dapat menjangkau lebih banyak vendor atau supplier dari berbagai wilayah. Ragam pilihan ini meningkatkan peluang Anda untuk membandingkan harga dan mendapatkan penawaran dengan kualitas terbaik.
- Transparansi dan Akurasi Data
Seluruh aktivitas pembelian terekam secara real-time dalam sistem digital. Hal ini menjamin transparansi yang memudahkan pemantauan dan penyusunan laporan keuangan. Selain itu, minimnya input manual membuat pengolahan data lebih akurat dan bebas dari risiko human error.
Kekurangan E-Procurement
Di balik serangkaian benefit atau keuntungan tadi, penerapan e-procurement tetap memiliki tantangan tersendiri yang harus dipertimbangkan matang-matang, antara lain:
- Tantangan Adaptasi SDM dan Pelanggan
Perubahan dari sistem konvensional ke digital sering kali menimbulkan culture shock. Pelanggan mungkin merasa kesulitan saat memesan, sementara karyawan membutuhkan waktu dan training khusus agar dapat mengoperasikan sistem baru secara optimal.
- Ketergantungan pada Aspek Teknis & Infrastruktur
Sistem ini sangat bergantung pada kualitas internet dan infrastruktur TI. Koneksi yang tidak stabil atau perangkat keras usang (legacy systems) dapat menyebabkan error, yang berujung pada terhambatnya proses transaksi dan integrasi layanan.
- Risiko Keamanan Data (Cyber Security)
E-procurement memusatkan ribuan data sensitif, mulai dari informasi supplier hingga rincian keuangan. Hal ini meningkatkan risiko serangan siber atau peretasan. Oleh karena itu, perusahaan wajib menerapkan standar keamanan tinggi seperti enkripsi data, kontrol akses ketat, dan audit rutin.
Tingkatkan Sistem Keamanan dengan Layanan Pembayaran yang Andal
Dengan berbagai benefit yang dimilikinya, e-procurement mampu memudahkan proses pengadaan barang serta meningkatkan kelancaran operasional bisnis atau perusahaan. Namun, untuk lebih memaksimalkan kemudahannya, e-procurement dapat diintegrasikan dengan sistem pembayaran digital yang aman dan terverifikasi.
Integrasi sistem pembayaran digital sudah pasti mampu memperkuat implementasi e-procurement bisnis dan perusahaan. Pelanggan dapat melunasi tagihan secara mudah dan setiap transaksi pun tercatat dengan baik, mulai dari nominal hingga tanggal pembayarannya.
Apabila bisnis atau perusahaan Anda memerlukan solusi pembayaran yang aman, mudah diintegrasikan, dan bahkan mampu mengelola transaksi dalam jumlah besar, Sobat DOKU wajib mengadopsi layanan payment gateway, dan DOKU dapat Anda andalkan untuk keperluan ini.
Payment Gateway DOKU mudah diintegrasikan, dan bahkan bisa tanpa integrasi, ke berbagai platform digital dan dapat membantu memastikan setiap transaksi dalam proses e-procurement bisnis Anda berjalan lancar dan terdokumentasi dengan baik.
Bukan hanya itu, Anda tidak perlu khawatir soal data bocor atau diretas karena Payment Gateway DOKU dibangun dengan fitur enkripsi dan tokenisasi tersertifikasi yang menjamin keamanan transaksi dan terlindunginya data pengguna.
Mengadopsi sistem e-procurement yang efisien adalah langkah besar untuk mempercepat pertumbuhan bisnis, namun memastikan setiap transaksi di dalamnya berjalan tanpa kendala keamanan adalah prioritas yang tidak boleh diabaikan. Dengan integrasi teknologi yang tepat, Anda dapat menyederhanakan alur pembayaran ke banyak vendor sekaligus sambil menjaga akurasi data finansial perusahaan tetap terjaga. Transformasikan proses pengadaan barang dan jasa Anda menjadi lebih modern, transparan, dan terlindungi secara menyeluruh dengan memanfaatkan keunggulan sistem DOKU Payment Gateway sebagai solusi finansial terpercaya bagi bisnis Anda.
