Table of Contents
Dalam dunia bisnis, menunggak pembayaran adalah hal yang lazim dilakukan. Oleh sebab itu, diperlukan mekanisme khusus untuk melakukan penagihan atas tunggakan tersebut. Sebagai pemilik bisnis, terutama yang berperan sebagai kreditur, perlu mengetahui dan memahami istilah back charge.
Secara umum, back charge adalah tagihan tertunda yang dilakukan karena beberapa kondisi. Untuk memahami hal ini secara lebih lanjut, simak uraian berikut hingga selesai!
Pengertian Back Charge
Sebelum membahas teori pengertian back charge dari berbagai sumber, kamu bisa menyimak ilustrasi berikut ini:
Niko adalah pengusaha yang menjalin kerja sama bisnis dengan Jevi. Bulan lalu, Jevi membeli beberapa produk dari bisnis Niko. Saat itu, pihak Niko pun langsung membuat invoice guna menagih pembayaran pada Jevi.
Jevi pun membayar tagihan tersebut secara bertahap. Akhirnya, sampai periode tagihan bulan itu berakhir, pembayaran Jevi belum juga lunas.
Oleh sebab itu, pada periode penagihan bulan berikutnya, pihak Niko kembali melakukan penagihan pada Jevi atas transaksi bulan sebelumnya. Tagihan inilah yang dikenal sebagai back charge.
Dari ilustrasi di atas, kita bisa mengambil kesimpulan bahwa back charge adalah penagihan yang dilakukan terhadap tunggakan pembayaran yang masih tertunda. Namun demikian, sebenarnya back charge bukan hanya soal itu. Ada banyak kondisi lain yang menyebabkan mekanisme ini perlu dilakukan.
Back Charge Menurut Investopedia
Dikutip dari laman Investopedia, back charge adalah proses penagihan yang dilakukan guna menagih biaya dari periode penagihan sebelumnya. Misalnya, tagihan yang dikeluarkan bulan Februari, tetapi ditujukan untuk menagih biaya yang dikeluarkan pada bulan Januari.
Back charge dapat disebabkan oleh berbagai kondisi. Misalnya, karena pembayaran belum lunas; terjadi kesalahan pada periode lalu, sehingga perlu penyesuaian; adanya biaya yang belum bisa ditagih hingga periode selanjutnya karena masalah waktu; serta yang lainnya.
Back Charge Menurut Clockify
Menyadur dari laman Clockify, back charge adalah tagihan yang dilakukan oleh satu pihak kepada pihak lain, karena salah satunya mengalami kerugian akibat kesalahan yang dilakukan pihak lain.
Oleh sebab itu, agar hal ini bisa dijalankan, sebelumnya kedua pihak mesti memiliki kontrak yang mengikat secara hukum. Kontrak ini nantinya akan menentukan situasi, seperti apa saja yang disepakati bersama, guna dapat menerbitkan tagihan kembali.
Meskipun sedikit berbeda dengan penjelasan sebelumnya, sebenarnya definisi ini memiliki konsep yang serupa. Keduanya sama-sama menerangkan back charge sebagai bentuk tagihan pada suatu periode untuk menagih biaya periode sebelumnya.
Bedanya dengan Chargeback
Selain back charge, dalam dunia bisnis kita juga mengenal istilah chargeback. Secara harfiah, keduanya begitu mirip, hanya berbeda pada susunan kata saja. Namun, secara istilah, keduanya memiliki makna yang amat berbeda.
Jika back charge adalah tagihan tertunda, maka chargeback dapat diartikan sebagai tarik balik dana. Maksudnya, penarikan kembali dana yang telah dibayarkan melalui transaksi kartu kredit maupun debit. Hal ini terjadi karena berbagai hal, salah satunya yaitu karena ada kesalahan nominal pembayaran.
Dengan demikian, back charge dan chargeback berada dalam dua lingkup berbeda yang tidak saling berkaitan. Oleh karenanya, ke depan jangan sampai bingung membedakan kedua jenis mekanisme tersebut.
Contoh Back Charge
Aktivitas kerja sama seperti pada ilustrasi kejadian di atas merupakan salah satu contoh penerapan back charge. Selain itu, masih banyak contoh lain yang dapat menggambarkan skenario back charge dengan variabel penyebab yang berbeda. Berikut contohnya:
Nisa dan Putri menjalin hubungan kerja sama bisnis. Setiap bulan, Nisa mengambil produk dari Putri. Suatu ketika, Nisa membayar dengan jumlah yang tidak sesuai dengan invoice yang diberikan. Pihak Putri pun tidak langsung menyadarinya hingga satu periode berakhir.
Di bulan berikutnya, pihak Putri menyadari bahwa terdapat kesalahan pada nominal pembayaran dari periode sebelumnya yang dilakukan Nisa. Saat itu pula, Putri bisa melayangkan back charge kepada Nisa agar melunasi kekurangan pembayaran.
Manfaat dan Kerugian
Sebagai sebuah mekanisme dalam bisnis, back charge memiliki manfaat sekaligus kerugian. Berikut uraiannya!
Manfaat Back Charge
Setidaknya, back charge memiliki lima manfaat untuk pengembangan bisnis.
- Meningkatkan manajemen proyek melalui biaya yang diperoleh dari pengajuan back charge.
- Keberadaan back charge dapat membantu memperbaiki masalah kualitas yang ada.
- Mencegah munculnya perselisihan saat terjadi kendala dalam sistem pembayaran.
- Dana yang diperoleh dari back charge dapat mendukung peningkatan tanggung jawab dan akuntabilitas.
- Back charge bisa membantu proses pemulihan biaya yang ada.
Kerugian Back Charge
Di sisi lain, mekanisme tagihan tertunda juga bisa menimbulkan beragam kerugian. Nah, kerugian yang bisa timbul akibat adanya back charge adalah sebagai berikut, antara lain:
- Keberadaan biaya tertunggak lama bisa memengaruhi laba atau keuntungan yang diperoleh.
- Jika tidak disertai ketetapan kontrak yang jelas, mekanisme back charge sangat rawan untuk disalahgunakan.
- Bisa menyebabkan terjadinya perselisihan, terutama jika tidak ada perjanjian yang jelas sebelumnya. Di sini, kedua belah pihak sama-sama merasa benar dan tidak mau mengalah.
Proses Back Charge
Proses back charge tidak terlalu sulit untuk dijalankan. Jika kamu menjadi pihak kreditur yang ingin melakukan penagihan biaya tertunda dari rekan bisnis, maka hanya cukup mengajukan form penagihan yang baru.
Oleh sebab itu, sebelumnya kamu sudah harus tahu berbagai kondisi yang memungkinkan seseorang untuk melakukan tagihan tertunda. Selain itu, di awal transaksi, sebaiknya kamu dan rekan sudah menyepakati kontrak khusus. Kontrak tersebut akan berguna ketika terjadi perselisihan saat mengajukan back charge.
Tips Sukses
Menerapkan mekanisme back charge dalam bisnis bisa dibilang gampang-gampang susah. Jika kamu tahu tipsnya, proses penagihan bisa dilakukan dengan mudah. Hasilnya pun akan sesuai harapan. Artinya, peluang untuk mendapat pembayaran dari pihak tertagih atau debitur menjadi semakin besar.
Nah, bagaimana caranya? Lakukan beberapa tips sukses back charge berikut ini!
- Mulailah membuat kontrak yang baik dan disepakati oleh kedua belah pihak sejak awal kerja sama. Hal ini penting karena perselisihan mengenai back charge biasanya muncul karena adanya kontrak yang tidak jelas.
- Pastikan untuk senantiasa menjaga komunikasi yang baik dengan rekan bisnis. Hal ini penting untuk menghindari kesalahpahaman, sehingga ketika perlu melayangkan back charge pun dapat dibicarakan dengan baik.
- Pastikan untuk melakukan pemeriksaan kualitas produk atau jasa secara berkala, demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
- Setiap kali melakukan transaksi, pastikan untuk membuat dokumentasi dan menyimpannya secara aman. Jika suatu waktu terjadi masalah, arsip dokumentasi ini bisa menjadi bukti pendukung untuk menyelesaikannya.
Kesimpulan
Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa back charge adalah mekanisme yang penting untuk diketahui oleh para pelaku bisnis. Pengetahuan tentang hal ini sangat bermanfaat, terutama jika kamu mengalami masalah dalam hal pembayaran.
Permudah Pengelolaan Back Charge dan Tagihan Tertunda bersama DOKU
Dalam praktik bisnis, tagihan tertunda atau back charge tidak dapat dihindari. Setelah memahami konsep, manfaat, dan risikonya, langkah penting berikutnya adalah memastikan proses penagihan hingga pembayaran berjalan rapi, terdokumentasi, dan mudah dipantau.
Dengan DOKU Payment Gateway, setiap invoice, termasuk untuk back charge dapat langsung terhubung ke sistem pembayaran yang memudahkan pelanggan melakukan pelunasan tepat waktu. DOKU menyediakan 45+ metode pembayaran, mulai dari transfer bank / Virtual Account, QRIS, e-wallet, kartu, minimarket, paylater, direct debit, hingga bank digital dalam satu integrasi.
Dipercaya oleh 300.000+ merchant dan diawasi langsung oleh Bank Indonesia, DOKU membantu bisnis meminimalkan tunggakan, mempercepat arus kas, serta mengelola penagihan secara lebih profesional. Saatnya kelola invoice dan back charge bisnis Anda dengan lebih efisien bersama DOKU Payment Gateway.
Pilih Produk DOKU Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda
✅ Belum punya halaman pembayaran di website atau aplikasi bisnis? Gunakan DOKU Checkout, halaman pembayaran siap pakai yang langsung terhubung ke payment gateway tanpa perlu membangun sistem dari awal.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Checkout membantu bisnis Anda
✅ Sudah punya halaman pembayaran dan ingin kontrol penuh atas UI/UX di website atau aplikasi bisnis? Pilih DOKU Direct API untuk fleksibilitas maksimal dalam menyesuaikan tampilan dan alur pembayaran sesuai kebutuhan bisnis Anda.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Direct API membantu bisnis Anda
✅ Belum memiliki website, tapi ingin tetap menerima pembayaran? Manfaatkan DOKU Digital Catalog, katalog produk instan yang bisa langsung menerima pembayaran hanya dengan satu tautan siap digunakan dalam hitungan menit.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Digital Catalog membantu bisnis Anda
✅ Menggunakan platform e-commerce seperti Shopify, Magento, atau WooCommerce? Aktifkan pembayaran dengan mudah menggunakan DOKU Plugin, solusi praktis tanpa coding. Instal, konfigurasi, dan sistem pembayaran siap digunakan.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Plugin membantu bisnis Anda
✅Sering bertransaksi lewat WhatsApp, Instagram DM, email, atau media sosial? Gunakan DOKU Payment Link untuk mengirim tautan pembayaran langsung ke pelanggan agar mereka bisa membayar dengan cepat dan praktis.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Payment Link membantu bisnis Anda
✅ Ingin proses pembayaran langsung di WhatsApp Business dengan alur otomatis? Pilih DOKU PayChat, solusi pembayaran end-to-end di WhatsApp dengan chatbot otomatis, mulai dari pemilihan produk, konfirmasi, hingga pembayaran berhasil. Lebih cepat, konsisten, dan scalable untuk volume chat yang tinggi.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU Paychat membantu bisnis Anda
✅ Butuh solusi pembayaran fleksibel untuk online dan offline? Gunakan DOKU QRIS dengan dukungan QR dinamis dan statis, termasuk cross-border acceptance yang memungkinkan wisatawan dari Malaysia, Singapura, hingga Thailand membayar langsung menggunakan metode pembayaran dari negara mereka.
→ simak lebih lanjut bagaimana DOKU QRIS membantu bisnis Anda
Jika Anda sudah siap menggunakan DOKU, Anda bisa langsung:
- Melihat harga metode pembayaran di halaman harga DOKU
- Mendaftar mandiri melalui halaman Self-Registrasi
- Menghubungi tim Sales untuk konsultasi atau bantuan di halaman Bantuan Sales
Dengan DOKU, pengelolaan invoice dan back charge menjadi lebih terstruktur melalui sistem pembayaran yang otomatis, real-time, dan terintegrasi. Bisnis dapat memantau status tagihan tertunda, mempermudah proses pelunasan pelanggan, serta mengurangi pekerjaan rekonsiliasi manual dalam satu platform terpusat. Saatnya memastikan proses penagihan berjalan rapi, arus kas tetap lancar, dan operasional bisnis lebih efisien bersama DOKU Payment Gateway.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa yang dimaksud dengan back charge dan apa contohnya dalam bisnis?
Back charge secara umum adalah tagihan tertunda yang dilayangkan pada periode penagihan ini, tetapi ditujukan untuk menagih biaya dari periode penagihan sebelumnya.
Hal tersebut bisa terjadi karena pembayaran periode sebelumnya belum lunas, adanya kesalahan nominal pembayaran yang baru disadari, atau biaya yang belum bisa ditagih karena masalah waktu.
2. Apa perbedaan utama antara back charge dan chargeback?
Perbedaannya sangat mendasar. Back charge adalah tagihan tertunda yang dilayangkan kreditur (pemilik bisnis) kepada debitur (pelanggan) untuk menagih biaya dari periode sebelumnya.
Sementara itu, chargeback adalah tarik balik dana yang dilakukan pelanggan melalui pihak bank untuk menarik kembali dana yang telah dibayarkan (biasanya melalui kartu kredit/debit) karena adanya sengketa atau masalah transaksi.
3. Apa manfaat dan kerugian yang bisa timbul dari mekanisme back charge?
Manfaatnya meliputi peningkatan manajemen proyek, perbaikan masalah kualitas, pencegahan perselisihan pembayaran, peningkatan akuntabilitas, dan pemulihan biaya. Sementara itu, kerugiannya antara lain dapat memengaruhi laba perusahaan, hingga rawan disalahgunakan jika kontrak tidak jelas.
