Key Takeaways:
- Definisi dan Pentingnya OpEx: Biaya Operasional (OpEx) adalah pengeluaran rutin (administrasi, gaji staf non-produksi, utilitas, pemasaran, dll.) yang penting untuk menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari. Pengelolaan OpEx yang efektif sangat krusial untuk menjaga margin keuntungan dan kesehatan keuangan jangka panjang.
- Komponen Utama OpEx: Biaya operasional terdiri dari berbagai kategori, meliputi Administrasi dan Perkantoran (ATK, langganan software), Utilitas (listrik, air, internet), Gaji Staf Non-Produksi (admin, CS, marketing), Transportasi dan Logistik, Pemasaran dan Penjualan, Pemeliharaan dan Perbaikan Aset, serta Biaya Keamanan, Compliance, dan Software Operasional.
- Perbedaan dengan Biaya Produksi: OpEx adalah biaya untuk menjalankan bisnis (contoh: gaji admin dan listrik kantor), sedangkan Biaya Produksi adalah biaya untuk menghasilkan barang/jasa (contoh: gaji operator mesin dan listrik mesin produksi). Membedakan keduanya penting untuk menghitung profitabilitas produk.
- Cara Menghitung OpEx: Perhitungan total biaya operasional dilakukan dengan menjumlahkan semua biaya rutin yang tidak terkait produksi dalam kurun waktu tertentu (harian/bulanan). Hasilnya digunakan untuk perencanaan anggaran dan analisis profitabilitas.
- Strategi Pengelolaan: Untuk efisiensi, bisnis wajib melakukan audit OpEx secara berkala, menganalisis setiap komponen pengeluaran, mengidentifikasi peluang penghematan, serta mengontrol arus kas agar bisnis tetap kompetitif.
Sobat DOKU, tahukah bahwa menguasai biaya operasional (OpEx) adalah langkah paling fundamental untuk menjaga margin keuntungan? Lantas, apa itu biaya operasional dan contohnya? Biaya operasional atau OpEx (Operating Expenses) merupakan pengeluaran rutin yang mencakup biaya administrasi, pemasaran, layanan pelanggan, perawatan fasilitas, hingga logistik, dan sangat diperlukan agar bisnis dapat menjalankan aktivitas harian.
Meskipun sering dianggap sebagai pengeluaran kecil, sifat OpEx yang terus berulang bisa berdampak besar pada arus kas bisnis jika tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, pengelolaan OpEx yang efektif sangat krusial untuk menjaga kesehatan keuangan dan memastikan keberhasilan jangka panjang usaha.
Contoh Biaya Operasional dalam Bisnis
Sobat DOKU, mari pahami satu-satu beberapa biaya operasional dalam bisnis yang penting untuk aktivitas sehari-hari perusahaan:
Biaya Administrasi dan Perkantoran
Perlengkapan dan inventaris kantor merupakan komponen penting dari biaya operasional perusahaan. Begitu juga belanja administrasi yang turut menjaga kegiatan kantor tetap berjalan. Jika pengeluarannya terhambat, bukan tidak mungkin operasional kantor ikut terganggu.
Kategori biaya administrasi mencakup seluruh perlengkapan dan layanan yang mendukung operasional kantor harian. Ini meliputi pengadaan alat tulis kantor (ATK), seperti kertas, toner, binder, biaya printing, serta perawatan perangkat. Selain itu, biaya langganan software, seperti program akuntansi, email bisnis, dan cloud storage, juga tergolong dalam beban administrasi yang perlu dicatat.
Jika perusahaan Sobat DOKU bergerak dalam bidang layanan seperti konsultan, agen digital, atau UMKM ritel, porsi biaya administrasi umumnya lebih besar. Hal ini dikarenakan operasional yang dijalankan akan bergantung pada dokumen dan sistem. Anggaran ini memastikan pekerja memiliki peralatan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas secara efisien.
Mungkin terlihat kecil per transaksi, tetapi jumlahnya signifikan secara akumulatif dalam laporan bulanan. Anda dapat mempertimbangkan sistem pelacakan inventaris untuk memantau tingkat penggunaan secara real-time dan memastikan persediaan diperbarui sebelum stok habis. Pendekatan ini membantu mengurangi pemborosan sekaligus menjaga pengeluaran tetap dalam batas anggaran tanpa mengorbankan kualitas atau produktivitas sehari-hari.
Biaya Utilitas
Sobat DOKU, setiap kali Anda menyalakan lampu atau berselancar di dunia maya, ada tarif yang harus dibayarkan, bukan? Itulah yang disebut dengan biaya utilitas. Biaya utilitas mencakup pengeluaran esensial seperti listrik, air, internet, telepon, kebersihan, dan keamanan yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional usaha sehari-hari.
Listrik sering menjadi komponen paling substansial, digunakan untuk penerangan, server, dan perangkat elektronik. Selain itu, air (termasuk untuk pantry), internet sebagai tulang punggung bisnis digital, dan biaya kebersihan harian yang juga esensial.
Pembayaran utilitas bersifat rutin dan tidak terhindarkan, bahkan jika konsumsi ditekan karena adanya biaya dasar bulanan. Biaya ini menjamin akses ke sumber daya fundamental operasional sehari-hari. Sebab, beban utilitas akan meningkat seiring pertumbuhan bisnis, pemantauan dan pengelolaan yang efektif sangat krusial untuk perencanaan keuangan dan menghindari pembengkakan biaya yang tidak disadari.
Gaji Staf Non-Produksi
Salah satu bentuk kompensasi yang wajib dibayarkan adalah gaji staf non-produksi, yang termasuk dalam kategori biaya operasional. Mereka adalah karyawan yang berperan mendukung kelancaran bisnis tetapi tidak terlibat langsung dalam proses pembuatan barang. Contohnya admin, kasir, customer service, staf kantor, tim marketing, tim HR, dan tim keuangan.
Masuknya gaji sebagai OpEx mencerminkan peran integralnya dalam operasional bisnis sehari-hari. Sifatnya yang tetap dan rutin membuatnya perlu diperhitungkan secara matang agar tidak merugikan perusahaan.
Pengelolaan efektif bisa dilakukan dengan cara melakukan evaluasi secara berkala dan memastikan jumlah karyawan sesuai kebutuhan. Pastikan para staf non-produksi memberikan kontribusi yang sebanding dengan biaya yang dikeluarkan, terutama untuk bisnis kecil dengan anggaran terbatas.
Biaya Transportasi dan Logistik
Beban transportasi mengacu pada ongkos yang dikeluarkan dalam proses pemindahan barang, jasa, atau tim dari satu lokasi ke lokasi lain. Termasuk di dalamnya biaya bensin, pengiriman barang ke pelanggan, jasa kurir untuk dokumen, biaya packing, biaya tol, parkir, dan kendaraan untuk kebutuhan operasional.
Bisnis berbasis produk atau e-commerce sering kali memiliki biaya logistik yang besar karena tingginya frekuensi pengiriman. Barang yang lebih berat atau lebih besar dapat dikenakan biaya lebih tinggi karena peningkatan konsumsi bahan bakar, kebutuhan akan peralatan penanganan khusus, atau keterbatasan kapasitas.
Seberapa jauh jarak yang ditempuh atau pilihan moda transportasi juga turut berdampak signifikan pada biaya. Ketidakefisienan logistik dapat meningkatkan biaya operasional secara drastis. Maka dari itu, Anda perlu mengatur rute, memilih jasa kurir yang tepat, dan memantau biaya harian agar beban yang ditanggung tidak mengganggu margin keuntungan.
Biaya Pemasaran dan Penjualan
Memasarkan dan mengoptimalkan produk membutuhkan biaya, dan ini juga bagian dari OpEx. Promosi jelas penting, karena strategi pemasaran yang mampu menjangkau masyarakat bisa menarik lebih banyak pelanggan, menjaga visibilitas brand, dan berpotensi meningkatkan penjualan.
Salah satu penggunaannya adalah untuk kampanye iklan digital (Meta Ads dan Google Ads). Kategori lainnya, seperti biaya pembuatan konten, materi promosi, komisi sales, pengeluaran untuk event kecil, hingga langganan tools marketing. Ketika Anda menyewa agensi digital marketing yang berspesialisasi dalam analisis data, bayarannya pun masuk dalam komponen ini.
Aktivitas pemasaran yang terhambat atau regresif membuat bisnis sulit berkembang, sehingga penjualannya tak kunjung meningkat. Maka dari itu, penting untuk meninjau efektivitas kampanye secara berkala agar biaya yang dikeluarkan sebanding dengan hasilnya.
Biaya Pemeliharaan dan Perbaikan
Demi memastikan bisnis tetap beroperasi dan aset perusahaan selalu optimal, diperlukan pemeliharaan rutin dan perbaikan pada perangkat yang bermasalah. Anggaran yang dikeluarkan untuk perawatan tersebut menjadi beban operasional perusahaan.
Misalnya, ketika kantor perlu service AC, mengganti lampu yang mati, memperbaiki meja, atau memperbarui kabel-kabel perangkat elektronik. Saat Anda perlu servis kendaraan operasional ringan pun, pengeluarannya tercatat dalam biaya di kategori ini.
Mungkin anggarannya terlihat kecil jika Sobat DOKU hanya memerhatikan satu atau dua aspek saja. Namun, frekuensi kemunculannya cukup sering, sehingga beban finansial yang dibentuk akan signifikan dalam jangka panjang.
Memantau kinerja aset secara berkala berkontribusi pada pengurangan biaya, karena Anda bisa mengidentifikasi jika ada yang harus segera diperbaiki. Hal ini juga dapat menghindari perawatan berlebih. Pemeliharaan preventif berpotensi mengurangi risiko kerusakan besar yang lebih mahal dan menghindari downtime operasional.
Biaya Keamanan dan Compliance
Perusahaan perlu memastikan bisnis beroperasi sesuai standar industri dan aturan hukum yang berlaku. Menjamin keamanan fisik maupun data juga menjadi bagian penting agar karyawan merasa tenang ketika bekerja. Biaya yang perlu dikeluarkan untuk menopang hal-hal tersebut adalah beban operasional yang tidak boleh diabaikan.
Untuk menjaga keamanan, diperlukan CCTV dan security yang berjaga di malam hari. Sebagai bukti Anda patuh terhadap regulasi, penting untuk memperbarui izin usaha, melakukan audit internal sederhana, konsultasi legal, atau memperoleh sertifikasi tertentu. Hal-hal tersebut tentu membutuhkan anggaran. Begitu juga dengan pengeluaran terkait kepatuhan data seperti backup atau keamanan dokumen.
Jika bisnis Anda menangani transaksi, data pelanggan, atau penyimpanan barang bernilai tinggi, pembiayaannya wajib diperhatikan demi mencegah kerugian akibat pelanggaran keamanan atau denda kepatuhan. Walaupun biaya keamanan sering dianggap kecil, perencanaan yang tepat bisa menghindari kerugian besar dalam jangka panjang.
Biaya Software dan Teknologi Operasional.
Kehadiran teknologi, termasuk software dapat mempermudah hidup manusia, dan bisnis modern sangat memerlukan hal tersebut untuk mendukung operasional harian. Mengelola usaha dengan cara konvensional di masa kini dapat membuat perusahaan tertinggal dan perkembangannya terhambat.
Maka dari itu, penggunaan software kasir, pembukuan, HRIS, hingga alat manajemen sangat berguna agar kegiatan kerja semakin efisien. Begitu pula dengan CRM, WhatsApp Business dan API, yang membuat bisnis dapat berinteraksi secara lebih profesional dengan pelanggan.
Daftar teknologi di atas tergolong dalam belanja perusahaan, termasuk domain dan hosting website. Meskipun biasanya berbentuk langganan bulanan, komponen tersebut adalah biaya operasional karena diperlukan setiap hari untuk mendukung proses kerja.
Pemanfaatan perangkat lunak memang membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Namun, sebagai pemilik usaha, Anda harus mengevaluasi penggunaannya untuk menghindari pemborosan biaya. Apakah seluruh langganan yang dibayar benar-benar efektif untuk bisnis dan memberikan timbal balik yang sesuai atau tidak.
Cara Menghitung Biaya Operasional Bisnis
Memahami bagaimana mengkalkulasi biaya operasional adalah kunci perencanaan keuangan yang akurat. Pada dasarnya, perhitungan untuk periode harian, mingguan, dan bulanan menggunakan metode yang sama, bedanya hanya pada rentang waktu data yang digunakan.
Untuk mendapatkan total biaya operasional, rumusnya sederhana. Sobat DOKU hanya perlu menjumlahkan semua biaya rutin yang tidak terkait dengan produksi dalam kurun tertentu. Misalnya, dalam satu bulan, beban operasional yang dikeluarkan sebagai berikut:
- Gaji staf Rp4.500.000/orang x 10 orang
- Total biaya administrasi dan perkantoran Rp1.500.000
- Utilitas Rp3.500.000
- Perawatan Rp5.000.000
- Transportasi dan logistik Rp7.000.000
Berdasarkan data di atas, total dalam satu bulan adalah Rp62.000.000. Hasil perhitungan tersebut dapat dimanfaatkan untuk merencanakan anggaran yang lebih akurat di periode mendatang. Anda juga bisa menggunakannya untuk menganalisis profitabilitas hingga mengontrol arus kas.
Perbedaan Biaya Operasional dan Biaya Produksi
Berbeda dengan beban operasional yang mencakup pengeluaran untuk menjalankan bisnis sehari-hari, biaya produksi merupakan ongkos untuk menghasilkan barang/jasa. Ketika Anda memproduksi suatu produk atau layanan, biaya yang dikeluarkan selama prosesnya masuk dalam kategori ini.
Penting untuk membedakan antara biaya operasional dan biaya produksi. Contohnya, gaji admin dan listrik kantor termasuk biaya operasional, sementara gaji operator mesin dan listrik mesin produksi dicatat sebagai biaya produksi. Memahami perbedaan ini sangat penting untuk menentukan profitabilitas produk dan mengukur efisiensi operasional bisnis Anda.
Saatnya Mengelola Biaya Operasional untuk Efisiensi Bisnis
Salah satu cara mengelola biaya operasional adalah dengan melakukan audit secara berkala. Evaluasi setiap kategori yang mungkin tanpa disadari menyedot cash flow tanpa memberikan timbal balik menguntungkan. Anda bisa melakukan audit biaya, konsolidasi software, negosiasi vendor, dan pemantauan pengeluaran secara rutin untuk mengidentifikasi peluang penghematan.
Mulailah mencatat dan menganalisis komponen operasional setiap bulan. Pemahaman ini adalah cara cerdas untuk memastikan uang dibelanjakan secara efektif dan memiliki pengaruh positif terhadap laba bisnis. Mengurangi human error dan waktu yang terbuang pada proses administrasi dan pencatatan kas adalah target utama dalam efisiensi OpEx.
