Cara Kerja Payment Gateway: Alur, Proses, dan Transaction Flow

‍

Saat melakukan pembayaran di website atau aplikasi, customer mungkin hanya melihat beberapa langkah sederhana: memilih metode pembayaran, memasukkan informasi yang diperlukan, lalu menunggu konfirmasi. Di balik proses tersebut, terdapat sejumlah sistem yang saling terhubung untuk memastikan transaksi dapat diproses dengan tepat.

Salah satu komponen penting dalam proses tersebut adalah payment gateway. Payment gateway menjadi penghubung antara merchant, customer, dan berbagai pihak yang terlibat dalam pemrosesan pembayaran.

Lalu, bagaimana cara kerja payment gateway dari saat customer melakukan pembayaran hingga merchant menerima status transaksi? Berikut penjelasannya.

Bagaimana Cara Kerja Payment Gateway?

Secara sederhana, cara kerja payment gateway dimulai ketika customer memilih produk atau layanan dan melakukan pembayaran melalui merchant. Payment request kemudian dikirim ke payment gateway untuk diteruskan ke pihak yang sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih.

Setelah proses autentikasi dan otorisasi dilakukan, sistem akan memberikan status transaksi, misalnya success, failed, atau pending. Status tersebut kemudian dapat diteruskan kembali ke merchant agar sistem bisnis dapat memperbarui pesanan.

Secara umum, alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Customer → Merchant → Payment Gateway → Payment Network/Processor → Issuer/Acquirer → Payment Gateway → Merchant

Meskipun alur teknis dapat berbeda tergantung metode pembayaran, konsep dasarnya tetap sama: payment gateway membantu menghubungkan sistem merchant dengan infrastruktur pembayaran agar transaksi dapat diproses.

Baca Juga: Jenis-Jenis Payment Gateway untuk Optimalkan Transaksi Bisnis

Siapa Saja yang Terlibat dalam Transaksi Payment Gateway?

Transaksi pembayaran online tidak hanya melibatkan customer dan merchant. Ada beberapa aktor yang dapat berperan dalam prosesnya.

Customer

Customer adalah pihak yang melakukan pembayaran untuk membeli produk atau layanan dari merchant. Customer dapat menggunakan berbagai metode pembayaran, seperti kartu, Virtual Account, e-wallet, QRIS, atau metode lain yang tersedia.

Merchant

Merchant adalah bisnis yang menerima pembayaran dari customer. Merchant dapat berupa toko online, marketplace, perusahaan jasa, platform digital, hingga bisnis dengan model berlangganan.

Payment gateway membantu merchant menerima berbagai metode pembayaran melalui integrasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Payment Gateway

Payment gateway berfungsi sebagai penghubung dalam proses pembayaran. Sistem ini menerima payment request dari merchant, meneruskannya ke pihak yang relevan, dan membantu mengembalikan informasi mengenai status transaksi.

Issuer

Issuer adalah bank atau institusi yang menerbitkan alat pembayaran yang digunakan oleh customer. Dalam transaksi kartu, misalnya, issuer merupakan pihak yang menerbitkan kartu kepada customer.

Acquirer

Acquirer merupakan pihak yang membantu merchant menerima dan memproses transaksi melalui jaringan pembayaran tertentu.

Payment Network atau Processor

Pihak ini berperan dalam meneruskan dan memproses informasi transaksi melalui jaringan pembayaran yang relevan. Perannya dapat berbeda tergantung metode pembayaran yang digunakan.

Alur Proses Pembayaran Online hingga Berhasil dengan Payment Gateway

Agar Anda lebih memahami proses dan cara kerja payment gateway, simak alur proses pembayaran online berikut ini. 

Tahap 1: Customer Memilih Metode Pembayaran

Proses dimulai ketika customer melakukan checkout dan memilih metode pembayaran yang tersedia.

Misalnya, sebuah toko online menyediakan beberapa pilihan:

• Kartu kredit atau debit
• Virtual Account
• E-wallet
• QRIS
• PayLater
• Direct debit
• Digital banking

Setelah memilih metode pembayaran, customer memasukkan informasi atau mengikuti instruksi yang diperlukan untuk menyelesaikan pembayaran.

Pada tahap ini, merchant mengirimkan informasi transaksi ke payment gateway agar proses pembayaran dapat dilanjutkan.

Tahap 2: Payment Request dan Authentication

Setelah customer memilih metode pembayaran, sistem mengirimkan payment request yang berisi informasi yang dibutuhkan untuk memproses transaksi.

Payment gateway kemudian meneruskan request tersebut melalui jalur pembayaran yang sesuai.

Dalam beberapa metode pembayaran, customer juga perlu melakukan authentication untuk memastikan bahwa transaksi benar-benar dilakukan oleh pemilik akun atau alat pembayaran.

Contohnya dapat berupa:

• OTP
• PIN
• 3D Secure
• Autentikasi melalui aplikasi bank atau e-wallet
• Mekanisme keamanan lain yang ditentukan oleh penyedia metode pembayaran

Tahapan authentication dapat berbeda antara satu metode pembayaran dengan metode lainnya.

Tahap 3: Authorization dan Processing

Setelah customer melewati proses yang diperlukan, transaksi masuk ke tahap authorization dan processing.

Pada tahap ini, pihak yang berwenang akan memeriksa apakah transaksi dapat diproses. Pemeriksaan dapat berkaitan dengan saldo, limit, validitas alat pembayaran, status akun, atau ketentuan lain sesuai metode pembayaran yang digunakan.

Jika transaksi memenuhi persyaratan, pembayaran dapat dilanjutkan.

Payment gateway kemudian menerima hasil dari proses tersebut dan meneruskan informasi status transaksi kepada sistem merchant.

Dengan demikian, payment gateway tidak hanya berfungsi sebagai halaman pembayaran, tetapi menjadi bagian dari alur komunikasi antara sistem merchant dan infrastruktur pembayaran.

Tahap 4: Transaksi Berhasil, Gagal, atau Pending

Setelah proses pembayaran dilakukan, transaksi akan memiliki status tertentu.

Success (Berhasil)

Status success menunjukkan bahwa pembayaran berhasil diproses sesuai mekanisme metode pembayaran yang digunakan. Merchant kemudian dapat melanjutkan proses pesanan, misalnya mengonfirmasi order atau memulai proses pengiriman produk.

Failed (Gagal)

Status failed berarti transaksi tidak berhasil diselesaikan. Penyebabnya dapat beragam, misalnya saldo atau limit tidak mencukupi, authentication gagal, informasi pembayaran tidak sesuai, atau terdapat masalah pada proses pembayaran.

Pending

Status pending menunjukkan bahwa transaksi belum memiliki hasil final dan masih menunggu proses atau konfirmasi lebih lanjut. Kondisi ini dapat terjadi pada metode pembayaran tertentu yang membutuhkan waktu untuk mendapatkan konfirmasi.

Karena itu, merchant sebaiknya tidak langsung menganggap transaksi pending sebagai transaksi gagal. Sistem merchant perlu memproses perubahan status sesuai mekanisme payment gateway dan metode pembayaran yang digunakan.

Apa itu Settlement dalam Payment Gateway?

Setelah transaksi berhasil, masih ada proses penyelesaian dana yang disebut settlement.

Secara konseptual, settlement merupakan proses penyelesaian transaksi ketika dana dari pembayaran yang berhasil diproses kemudian diteruskan kepada merchant sesuai mekanisme dan jadwal yang berlaku.

Jadi, status pembayaran berhasil dan settlement merupakan dua hal yang berbeda.

Status success menunjukkan bahwa transaksi pembayaran telah berhasil diproses, sedangkan settlement berkaitan dengan penyelesaian dan penerusan dana kepada merchant.

Waktu dan mekanisme settlement dapat berbeda tergantung penyedia layanan, metode pembayaran, serta ketentuan yang berlaku.

Seperti Apa Diagram Alur Transaksi Payment Gateway?

Untuk memahami cara kerja payment gateway dengan lebih mudah, alurnya dapat disederhanakan seperti berikut:

‍

Apa yang Terjadi Jika Transaksi Gagal?

Tidak semua transaksi akan berhasil pada percobaan pertama. Ketika transaksi gagal, sistem perlu memberikan status yang sesuai agar merchant dan customer dapat menentukan langkah berikutnya.

Beberapa penyebab transaksi gagal antara lain:

• Saldo tidak mencukupi.
• Limit transaksi tidak mencukupi.
• Informasi pembayaran tidak sesuai.
• Authentication gagal.
• Customer membatalkan proses pembayaran.
• Metode pembayaran sedang mengalami gangguan.
• Request transaksi tidak dapat diproses.
• Transaksi ditolak oleh pihak yang berwenang memproses pembayaran.

Setelah menerima status failed, merchant dapat menampilkan informasi yang sesuai kepada customer. Jika memungkinkan, customer dapat mencoba kembali menggunakan metode pembayaran yang sama atau memilih metode lainnya.

Penting untuk memahami bahwa transaksi gagal tidak selalu berarti payment gateway mengalami masalah. Penyebab kegagalan dapat berasal dari berbagai titik dalam rantai pembayaran.

Apa Hubungan Payment Gateway dengan API dan Webhook?

Dalam implementasi payment gateway, API dan webhook memiliki peran penting untuk menghubungkan sistem pembayaran dengan sistem bisnis merchant.

API untuk Mengirim Payment Request

API (Application Programming Interface) memungkinkan sistem merchant berkomunikasi dengan payment gateway.

Misalnya, ketika customer menekan tombol bayar, sistem merchant dapat mengirimkan informasi transaksi melalui API agar payment gateway dapat membuat atau memproses payment request.

API juga dapat digunakan untuk kebutuhan lain sesuai kemampuan integrasi yang disediakan oleh payment gateway.

Webhook untuk Menerima Update Status

Sementara itu, webhook memungkinkan payment gateway mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada sistem merchant ketika terdapat perubahan atau informasi tertentu mengenai transaksi.

Contohnya, ketika pembayaran yang sebelumnya pending sudah mendapatkan status final, payment gateway dapat mengirimkan notifikasi ke endpoint yang telah disiapkan merchant.

Dengan kombinasi API dan webhook, sistem merchant dapat membangun alur pembayaran yang lebih otomatis.

Sederhananya:

API → Merchant mengirim request ke payment gateway

Webhook → Payment gateway mengirim update ke merchant

Keduanya menjadi bagian penting dalam integrasi payment gateway, terutama bagi bisnis yang membutuhkan sinkronisasi status pembayaran secara otomatis.

FAQ Cara Kerja Payment Gateway

Bagaimana cara kerja payment gateway?

Cara kerja payment gateway dimulai ketika customer memilih metode pembayaran. Merchant kemudian mengirimkan payment request ke payment gateway, yang meneruskan request tersebut ke jalur pembayaran yang sesuai. Setelah proses authentication dan authorization, status transaksi dikembalikan kepada merchant sebagai success, failed, atau pending.

Apakah payment gateway menyimpan uang customer?

Payment gateway pada dasarnya berfungsi sebagai bagian dari infrastruktur pemrosesan dan penghubung transaksi. Proses penyimpanan atau penyelesaian dana mengikuti mekanisme dari metode pembayaran dan pihak yang berwenang dalam transaksi tersebut.

Mengapa transaksi payment gateway bisa berstatus pending?

Status pending dapat terjadi ketika hasil transaksi belum final atau masih menunggu konfirmasi dari pihak yang terlibat dalam pemrosesan pembayaran. Karena itu, merchant perlu menunggu status final sesuai mekanisme metode pembayaran yang digunakan.

Apa perbedaan payment gateway dan payment processor?

Secara sederhana, payment gateway berperan sebagai penghubung yang membantu merchant mengirim dan menerima informasi transaksi, sedangkan payment processor berperan dalam pemrosesan transaksi melalui jaringan pembayaran. Dalam praktiknya, istilah dan pembagian fungsi dapat berbeda tergantung penyedia serta arsitektur layanan pembayaran.

Apa fungsi API dalam payment gateway?

API memungkinkan sistem merchant berkomunikasi dengan payment gateway secara terprogram, misalnya untuk membuat payment request atau melakukan kebutuhan integrasi lainnya.

Apa fungsi webhook dalam payment gateway?

Webhook digunakan untuk menerima notifikasi atau pembaruan status transaksi secara otomatis dari payment gateway ke sistem merchant. Dengan webhook, merchant dapat memperbarui status pesanan tanpa harus melakukan pengecekan secara manual terus-menerus.

Apakah semua metode pembayaran memiliki alur yang sama?

Tidak. Konsep dasarnya serupa, tetapi detail proses dapat berbeda tergantung metode pembayaran. Transaksi kartu, Virtual Account, e-wallet, QRIS, dan metode lainnya dapat memiliki proses authentication, authorization, konfirmasi, serta settlement yang berbeda.

Mengapa bisnis membutuhkan payment gateway?

Payment gateway dapat membantu bisnis menyediakan berbagai pilihan pembayaran melalui satu sistem integrasi. Hal ini dapat membuat pengelolaan pembayaran menjadi lebih terstruktur sekaligus memberikan pengalaman pembayaran yang lebih praktis bagi customer.

Integrasi dengan DOKU Payment Gateway untuk Berbagai Kebutuhan Bisnis Anda

Setelah memahami cara kerja payment gateway, kini saatnya memilih solusi yang dapat mendukung kebutuhan pembayaran bisnis. DOKU Payment Gateway membantu merchant menerima berbagai metode pembayaran melalui satu layanan, dengan pilihan integrasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Pilihan Integrasi yang Fleksibel

DOKU menyediakan beberapa pilihan implementasi, mulai dari DOKU Checkout, DOKU Direct API, DOKU Plugin, DOKU Payment Link, hingga DOKU Digital Catalog. Merchant juga dapat memanfaatkan Sandbox untuk melakukan pengujian integrasi sebelum digunakan di lingkungan produksi.

Tersedia 45+ Metode Pembayaran

Merchant dapat menyediakan berbagai pilihan pembayaran untuk customer, termasuk kartu kredit dan debit, Virtual Account, e-wallet, QRIS, PayLater, direct debit, serta digital banking.

Produk dan Fitur yang Bisa Disesuaikan

• DOKU Checkout — halaman pembayaran siap digunakan tanpa perlu membangun sistem dari awal.
• DOKU Direct API — fleksibilitas lebih besar untuk membangun pengalaman pembayaran yang kustom.
• DOKU Payment Link — membuat dan membagikan tautan pembayaran, termasuk untuk transaksi melalui chat atau media sosial. DOKU Payment Link juga dapat disesuaikan melalui DOKU Dashboard, seperti menambahkan logo, mengatur tampilan, dan menentukan urutan metode pembayaran.
• DOKU Plugin — membantu integrasi pembayaran pada platform yang didukung.
• DOKU Digital Catalog — mendukung proses penjualan dan pembayaran dalam satu alur.

Lebih dari Sekadar yent Gateway

DOKU telah berpengalaman di industri pembayaran sejak 2007 dan telah mendukung lebih dari 300 ribu bisnis. DOKU memosisikan diri sebagai mitra teknologi, dengan dukungan after-sales yang proaktif, pendampingan berkelanjutan, serta layanan pelanggan 24/7.

Siap Menggunakan DOKU Payment Gateway?

Mulai terima pembayaran online dengan berbagai metode melalui DOKU Payment Gateway. Daftar dengan DOKU Registration atau hubungi tim Sales DOKU untuk mendapatkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

‍

‍

‍

‍

Payment gateway adalah salah satu teknologi yang jadi solusi bagi bisnis masa kini. Pasalnya, adanya payment gateway, membuat pelanggan jadi makin nyaman dalam bertransaksi. Namun, bagaimana cara kerja payment gateway?

Cara Kerja Payment Gateway

Payment gateway adalah sebuah teknologi yang memungkinkan kamu sebagai pemilik bisnis dapat menerima berbagai macam pembayaran dari pelanggan, khususnya dalam transaksi cashless. 

Tak cuma kartu debit dan kredit, beberapa payment gateway seperti DOKU misalnya juga menyediakan layanan terima uang dari berbagai e-wallet. Dengan begitu, pelanggan jadi punya banyak pilihan pembayaran dan makin puas dengan layanan yang kamu berikan.

Lalu, bagaimana cara kerja payment gateway sehingga dapat menerima berbagai metode pembayaran yang berbeda-beda?

Sebelum itu, kamu harus mengetahui beberapa istilah sekaligus komponen dan stakeholder penting dalam sebuah sistem payment gateway seperti berikut.

• Merchant : perusahaan atau bisnis yang melakukan penjualan barang atau jasanya
• Card holder : pelanggan yang melakukan pembelian barang atau jasa dari sebuah merchant
• Issuing bank : lembaga keuangan yang menyimpan dana (rekening) pelanggan (card holder)
• Card schemes : perusahaan yang mengelola kartu yang digunakan oleh nasabah, misal Mastercard dan visa
• Acquiring bank: lembaga keuangan yang mengelola rekening merchant
• API : Application Programming Interface, sebuah teknologi yang jadi interface antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya (dalam hal ini memungkikan aplikasi atau web untuk pembayaran yang digunakan merchant berkomunikasi dengan jaringan pemrosesan pembayaran)
• POS : Point of Sales, sistem yang digunakan merchant untuk menyelesaikan transaksi jual-beli (dapat di-instal di hp, komputer, laptop, atau tablet)

Cara kerja payment gateway dimulai saat pelanggan siap melakukan pembayaran sebuah produk. Agar lebih mudah, perhatikan ilustrasi transaksi di platform e-commerce berikut.

Pelanggan sudah memilih produk dan siap melakukan check out. Dia kemudian diarahkan ke halaman yang berisi berbagai metode pembayaran (inilah “titik awal” payment gateway, yakni tersedianya berbagai pilihan pembayaran di sisi pelanggan).

Setelah memilih satu metode pembayaran, sistem akan mengirim data pembelian tersebut ke penyedia layanan payment gateway. Pelanggan pun melakukan pembayaran dan transaksinya dilanjutkan ke lembaga keuangan terkait.

Pihak lembaga keuangan memproses transaksi—transaksi mungkin saja ditolak apabila ada data yang keliru atau kesalahan dalam pembayaran. Penyedia layanan payment gateway pun mengirim pesan pada merchant mengenai berhasil atau tidaknya pembayaran tersebut.

Apabila transaksi berhasil, maka institusi keuangan akan menerima pembayaran yang dilakukan pelanggan tersebut dan meneruskan dana tersebut ke pihak merchant.

Read more: Apa Itu QRIS? Intip Kepanjangan, Definisi, dan Manfaatnya, Yuk!

Sistem Keamanan Payment Gateway

Tentunya, payment gateway juga sudah dilengkapi sistem keamanan sehingga transaksi yang dilakukan pun aman. Setidaknya kini ada tiga sistem keamanan yang diterapkan dalam sebuah sistem payment gateway seperti berikut.

1. 3D Secure Password

Sistem keamanan ini akan selalu meminta pengguna layanan payment gateway untuk memasukkan password yang aman saat akan melakukan transaksi online.

2. Address Verification System

Sistem ini bertugas untuk memeriksa dan menyesuaikan detail rincian tagihan dari transaksi yang dilakukan oleh pelanggan dan menyesuaikannya dengan kartu atau metode pembayaran yang dipilih sehingga tidak akan terjadi kesalahan dalam penagihan.

3. Card Security Code

Sistem keamanan ini khususnya diimplementasikan untuk metode pembayaran menggunakan kartu debit maupun kartu kredit. Lewat card security code, transaksi hanya bisa diproses apabila pelanggan memasukkan tiga angka terakhir pada nomor kartu debit atau kredit.

Keuntungan Menggunakan Payment Gateway

Peruntukan payment gateway adalah untuk mempermudah transaksi online, baik dari sisi pelanggan maupun merchant. Selengkapnya, berikut adalah keuntungan penggunaan payment gateway baik dari sisi pelanggan maupun merchant.

Keuntungan bagi Pelanggan

1. Membuat Pembayaran Jadi Lebih Mudah dan Nyaman

Tidak semua merchant memiliki rekening bank maupun e-wallet yang sama dengan yang dimiliki oleh pelanggan. Transaksi antara dua rekening yang berbeda pun terbatas—dan seringnya memerlukan biaya tambahan yang biasa disebut biaya admin.

Namun dengan adanya payment gateway, merchant jadi dapat menawarkan banyak metode pembayaran (dan menyesuaikan dengan mayoritas pilihan pelanggannya) tanpa harus memiliki seluruh rekening metode pembayaran yang ditawarkan.

Dengan begitu, pelanggan bisa lebih nyaman bertransaksi menggunakan rekening miliknya ke rekening bank atau e-wallet yang sama yang ditawarkan oleh merchant tanpa harus membayar biaya tambahan.

2. Memberi Rasa Aman Saat Bertransaksi

Payment gateway juga dapat menjadi alternatif rekber alias rekening bersama. Hal ini karena ada tiga pihak yang terlibat, yakni merchant, pelanggan, dan pihak netral yang bertanggung jawab menyimpan sementara dana pelanggan sebelum diteruskan ke merchant.

Dana yang dibayarkan pelanggan juga baru akan diteruskan ke merchant setelah merchant pengirim produk atau memenuhi kewajibannya dalam transaksi tersebut. Dengan demikian, baik pelanggan maupun merchant sama-sama merasa aman bahwa haknya terpenuhi.

Keuntungan bagi Bisnis (Merchant)

1. Meningkatkan Peluang Bisnis yang Terus Meningkat

Selain produk berkualitas, kenyamanan dan kepuasan pelanggan adalah faktor penting yang menjadi pendorong bertumbuh dan berkembangnya sebuah bisnis. Pelanggan yang puas cenderung melakukan repurchasing dan berpotensi menjadi pelanggan loyal.

Salah satu cara meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pelanggan adalah melalui penyediaan layanan pembayaran yang beragam. Sayang bukan, saat pelanggan potensial  terpaksa membatalkan transaksi karena tidak adanya metode pembayaran yang pas? 

Di sisi lain, kamu juga akan kerepotan jika harus membuka banyak rekening bank maupun e-wallet. Maka dari itu, menggunakan payment gateway dapat membantu kamu memperluas peluang untuk meningkatkan kenyamanan pelanggan dengan cara lebih praktis.

2. Membantu Proses Rekonsiliasi

Mempunyai laporan keuangan yang jelas menjadi penentu bisnis yang sehat sekaligus berperan penting dalam keberlangsungan sebuah bisnis dalam jangka panjang. Karena itu, pastikan kamu disiplin dan cermat dalam melakukan rekonsiliasi.

Sayangnya, proses rekonsiliasi manual cenderung rentan dengan human error dan terkadang cukup membosankan maupun memerlukan waktu panjang. Hal ini pun membuat pemilik bisnis akhirnya menyepelekan rekonsiliasi dan pada akhirnya terabaikan.

Berita baiknya, kamu bisa sekaligus memanfaatkan payment gateway untuk proses rekonsiliasi. Tentunya, payment gateway tersebut harus sudah dilengkapi dengan dashboard sehingga kamu dapat melihat seluruh detail transaksi keluar-masuknya dana.

Nah, itulah cara sistem payment gateway dan manfaatnya baik untuk pelanggan maupun kamu sebagai merchant. Dengan meningkatnya transaksi online sebagai gaya baru masyarakat dalam berbelanja, makin penting untukmu segera menggunakan teknologi ini.

Kamu pemilik bisnis? Ingin proses pembayaran pelanggan makin otomatis dan bisnis maju pesat ?Yuk bermitra dengan DOKU, perusahaan teknologi pembayaran yang juga pionir payment gateway di Indonesia. Berdiri sejak tahun 2007, DOKU sudah mengawal ratusan ribu transaksi sukses dari berbagai perusahaan besar hingga UMKM. Cukup sekali daftar, bisnis langsung terkoneksi ke beragam metode pembayaran. Terima pembayaran bisnis makin mudah dan pelanggan pun lebih nyaman bertransaksi, karena kami berkomitmen untuk menjaga keamanan data pribadi Anda.

Pilih solusi pembayaran sesuai kebutuhan Anda, seperti:

• Solusi Perusahaan: Apapun jenis bisnisnya, kelola pembayaran pelanggan jadi mudah pakai DOKU
•  Solusi UMKM: Tidak Perlu Paham Teknis, Bisnis Bisa Go Digital

Pastikan untuk ubah setiap peluang menjadi uang! Gunakan DOKU sekarang!