Table of Contents
KEY TAKEAWAYS:
- Remittance advice adalah bukti notifikasi pembayaran yang krusial untuk bisnis internasional. Dokumen ini menyediakan detail pembayaran lengkap (pengirim, penerima, tanggal, jumlah, nomor invoice) untuk memastikan transparansi dan akurasi transaksi.
- Pentingnya remittance advice dalam transaksi lintas negara. Dokumen ini menjembatani kerumitan pembayaran internasional, membantu verifikasi lebih cepat, melancarkan proses bisnis selanjutnya (pengiriman barang, pelaporan), dan membangun kredibilitas profesional.
- Tiga jenis utama remittance advice untuk kebutuhan berbeda. Ada Basic Remittance Advice (sederhana untuk transaksi kecil), Scannable Remittance Advice (untuk volume transaksi tinggi dan otomatisasi sistem), dan Removable Remittance Advice (bukti fisik yang bisa diarsipkan).
- Remittance advice memuat informasi esensial. Selain nama pengirim/penerima, jumlah, tanggal, dan nomor invoice, seringkali ditambahkan rincian rekening tujuan dan informasi pelengkap (kode pelanggan, mata uang, catatan proyek) untuk verifikasi yang optimal.
- Remittance advice bisa dikirim dengan mudah secara digital. Cara paling praktis adalah melalui email (lampiran PDF atau langsung di badan email), dan banyak perusahaan internasional kini menggunakan sistem otomatis berbasis API untuk pengiriman yang cepat dan akurat.
Menjalankan bisnis internasional mengharuskan setiap pembayaran didokumentasikan dengan rapi dan transparan. Tanpa pengawasan yang tepat, risiko keterlambatan, kerugian biaya, atau bahkan sengketa bisnis bisa terjadi, yang berdampak fatal pada bisnis Anda. Oleh karena itu, diperlukan sistem dokumentasi yang lebih terstruktur untuk memastikan semua transaksi tercatat dengan jelas.
Salah satu dokumen yang berperan penting dalam hal ini adalah remittance advice. Dokumen ini berisi informasi lengkap tentang riwayat pembayaran yang dilakukan oleh pemilik kepada penerima, termasuk identitas pengirim dan penerima, tanggal transaksi, jumlah pembayaran, serta nomor invoice sebagai identifikasi khusus.
Dalam bisnis internasional, mengandalkan hanya bukti transfer bank tidaklah cukup. Bukti pendukung yang lebih jelas dan terstruktur sangat dibutuhkan untuk menghindari kebingungannya. Di sinilah remittance advice berperan sebagai solusi untuk memastikan transparansi dan keakuratan transaksi.
Bukti Notifikasi Pembayaran untuk Bisnis Internasional
Secara umum, remittance advice adalah bukti notifikasi pembayaran yang dikirim oleh pembeli kepada supplier. Dokumen ini berfungsi untuk memberikan detail penting seputar transaksi yang memuat nama pengirim, jumlah pembayaran, tanggal transfer, nomor invoice, dan catatan tambahan.
Detail ini sangat membantu kedua pihak dalam memahami konteks dari dana yang ditransfer, terutama saat pelaku bisnis menangani banyak transaksi dalam waktu bersamaan.
Terlebih lagi, sistem transaksi antar negara yang lebih rumit daripada domestik, dapat menambah risiko dan potensi terjadinya keterlambatan, kesalahan, atau miskomunikasi dalam bisnis. Untuk itu, dibutuhkan bukti notifikasi ini sebagai penjamin bahwa setiap pembayaran dapat dilacak dan diverifikasi dengan akurat.
Kenapa Penting untuk Transaksi Bisnis Internasional?
Transaksi internasional bukan hanya perihal mengirim uang dari satu negara ke negara lain. Di balik itu, ada banyak proses yang melibatkan berbagai pihak, regulasi, hingga sistem perbankan lintas batas. Dalam situasi seperti ini, satu kesalahan kecil saja akan merusak hampir seluruh transaksi yang dilakukan.
Untuk itu, remittance advice letter hadir menjembatani potensi kerumitan tersebut. Bagi penerima, slip ini menjadi penanda: siapa yang membayar, untuk apa, dan kapan dana itu dikirim.
Lebih jauh lagi, bukti notifikasi ini membantu ritme kerja lebih teratur. Ketika pembayaran diverifikasi lebih cepat dan tepat, tahapan selanjutnya seperti pengiriman barang, hingga pelaporan akan berjalan tanpa hambatan dan minim kesalahpahaman.
Dari sisi hubungan bisnis, kejelasan semacam ini menunjukkan komitmen profesional yang secara langsung menunjang kredibilitas pelaku usaha.
Jenis-Jenis Remittance Advice dalam Bisnis Internasional
Dalam transaksi bisnis antar negara, bukti notifikasi yang digunakan terbagi menjadi tiga jenis. Berikut penjelasan lengkapnya:
Basic Remittance Advice
Bentuk paling sederhana dari bukti pembayaran. Biasanya, jenis ini hanya memuat informasi dasar, seperti:
- Nama penerima
- Tanggal transaksi
- Jumlah pembayaran
Meskipun ringkas, informasi ini cukup efektif untuk transaksi yang langsung dan sederhana, seperti pembayaran tunai atau transfer antar individu atau bisnis kecil. Jenis ini sangat sesuai untuk transaksi yang tidak melibatkan banyak rincian tambahan, sehingga memudahkan proses pencatatan.
Bukti notifikasi ini banyak digunakan di kalangan pelaku usaha kecil atau saat transaksi satu kali yang tidak membutuhkan banyak dokumentasi tambahan.
Scannable Remittance Advice
Berbeda dengan versi sederhana, transaksi jenis ini dirancang khusus agar dapat dipindai oleh sistem secara otomatis, memungkinkan data untuk dimasukkan secara langsung ke dalam sistem tanpa perlu input manual.
Struktur data dibuat lebih seragam, sehingga sistem dapat mengenali dan mengolah informasi dengan cepat dan akurat. Beberapa dokumen bahkan dilengkapi dengan kode QR atau barcode guna mempercepat proses verifikasi dan peng-input-an ke sistem, yang sangat membantu dalam transaksi dengan volume tinggi.
Jenis bukti notifikasi ini sangat ideal untuk perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi, seperti di industri e-commerce, perusahaan manufaktur, atau layanan finansial yang sering melakukan pembayaran dalam jumlah besar.
Penggunaannya dapat mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan efisiensi operasional, serta mengoptimalkan integrasi dengan sistem keuangan digital. Oleh karena itu, jenis ini banyak digunakan oleh perusahaan yang telah beralih ke sistem digital dan otomatisasi dalam pengelolaan keuangan mereka.
Removable Remittance Advice
Format bukti notifikasi ini cukup praktis, di mana terdapat bagian tertentu yang bisa disobek, dilepas, atau dipisahkan. Bagian yang terpisah tersebut berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah.
Dokumentasi ini dapat disimpan oleh penerima langsung atau dikirim ke bagian keuangan untuk diarsipkan. Meskipun terkesan lebih tradisional, jenis bukti notifikasi ini tetap relevan bagi pelaku usaha yang masih mengandalkan sistem administrasi berbasis dokumen fisik.
Masih banyak digunakan oleh bisnis yang belum sepenuhnya mengadopsi teknologi digital, atau yang menggabungkan sistem administrasi fisik dan elektronik, removable remittance advice menawarkan keunggulan dalam menyediakan bukti transaksi yang dapat dicetak dan diarsipkan secara fisik. Keuntungan utama dari jenis ini adalah kemampuannya untuk tetap memenuhi kebutuhan audit atau kepatuhan regulasi, yang membutuhkan bukti fisik di banyak industri.
Masing-masing bukti notifikasi memiliki keunggulan tersendiri. Untuk pemilihannya, bisa disesuaikan dengan kebijakan dan skala transaksi dari bisnis yang sedang Anda jalankan.
Informasi dalam Slip
Slip bukti notifikasi biasanya berisi informasi penting yang membantu pengirim dan penerima memastikan pembayaran telah dilakukan dengan benar.
Beberapa elemennya yang umum dicantumkan, mencakup:
- Nama pengirim
- Nama penerima
- Jumlah pembayaran
- Tanggal transaksi
- Nomor invoice
- Rincian rekening tujuan
- Informasi tambahan jika diperlukan (berisi kode pelanggan, mata uang, catatan proyek, dll)
Mencantumkan informasi secara lengkap dan relevan akan mempermudah proses verifikasi serta mengurangi risiko miskomunikasi yang dapat menghambat kelancaran transaksi. Penggunaan slip bukti notifikasi yang jelas dan terstruktur juga mencerminkan profesionalisme dalam bisnis, memberikan rasa aman bagi kedua pihak, dan memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat.
Cara Mengirim Remittance Advice
Cara yang paling praktis dalam mengirim bukti notifikasi internasional adalah melalui eMail. Banyak perusahaan yang memilih cara ini karena lebih cepat dan hemat biaya. Dalam praktiknya, remittance advice email dikirim dalam bentuk lampiran PDF atau langsung ditulis di badan eMail.
Pada level yang lebih maju, perusahaan berbasis internasional kini banyak menggunakan sistem digital berbasis API (Application Programming Interface). Sistem ini dirancang agar pengiriman email dilakukan secara otomatis.
Metode ini tidak hanya mempercepat, tapi juga mengurangi risiko salah input atau lupa kirim. Selain itu, sistem ini juga membantu menjaga konsistensi dokumen, terutama bagi perusahaan yang menangani ratusan atau bahkan ribuan transaksi dalam sehari.
DOKU Cross Border Payouts menghadirkan solusi pengiriman dana lintas negara ke Indonesia dengan pendekatan yang modern, efisien, dan terpercaya. Tidak hanya ke rekening bank, Anda juga bisa mengirim dana langsung ke e-wallet dan pembayaran tagihan dalam satu integrasi yang praktis.
Dengan biaya transaksi yang rendah, nilai tukar kompetitif, proses aktivasi yang cepat, serta insentif cashback hingga USD 1.000 per bulan, DOKU menjadi pilihan strategis bagi perusahaan global yang ingin menjalankan pengiriman dana secara aman dan sesuai regulasi.
Ingin tahu lebih lanjut tentang cara menggunakan layanan remittance internasional dengan DOKU? Yuk, cari tahu selengkapnya di sini: Solusi International Remittance Cepat dan Aman dengan DOKU.
