Table of Contents
Key Takeaways:
- Perbedaan Mendasar: Procurement adalah proses strategis yang menyeluruh (end-to-end) untuk pengadaan barang/jasa. Sementara itu, Purchasing adalah aktivitas pembelian yang bersifat transaksional dan merupakan bagian dari alur procurement.
- Fokus dan Tujuan: Tujuan procurement berfokus pada strategi jangka panjang untuk memperoleh nilai terbaik secara total (total cost of ownership). Sedangkan purchasing hanya memiliki tujuan jangka pendek, yaitu mengeksekusi transaksi dan mengatur pengeluaran untuk sumber daya tertentu.
- Hubungan dengan Vendor: Procurement bertugas membangun dan memelihara hubungan jangka panjang yang sehat dan relasional dengan pemasok. Sementara itu, purchasing bersifat transaksional, hanya berinteraksi untuk proses pemesanan dan pengiriman barang.
- Pengukuran Kinerja: Kinerja procurement diukur dari total cost of ownership (biaya siklus hidup produk) dan mitigasi risiko rantai pasokan. Kompetensi purchasing diakui jika mampu memproses order dengan cepat dan menekan biaya operasional untuk meningkatkan laba.
- Peran dalam Organisasi: Procurement beroperasi di level strategis dan pengambil keputusan, sering terintegrasi dengan R&D dan Finance. Purchasing beroperasi di level divisi operasional dan administrasi, berperan dalam menangani pemesanan dan pembayaran.
Perbedaan mendasar antara procurement dan purchasing terletak pada ruang lingkup dan tujuannya. Procurement adalah proses end-to-end (strategis) dalam pengadaan barang/jasa, sementara purchasing adalah aktivitas pembelian (transaksional) yang dilakukan dalam alur tersebut.
Mengetahui peran pengadaan dan pembelian adalah tanggung jawab strategis yang harus dikuasai untuk menghemat biaya supply chain. Dengan manajemen yang efektif, Sobat DOKU bisa mendapatkan keunggulan kompetitif dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Metode dan Fokus Procurement dan Purchasing
Pada dasarnya, Anda melakukan keduanya ketika perusahaan perlu mendapatkan barang atau jasa. Untuk mencapai tujuan akhir masing-masing, metode dan fokus yang dilakukan kedua fungsi ini berbeda secara signifikan.
Fokus dan Tujuan Utama
Tujuan procurement adalah memenuhi kebutuhan bisnis dengan menggali lebih dalam prosedur pembelian dan mengeksplorasi berbagai opsi yang ada. Fokusnya terletak pada strategi untuk memperoleh nilai terbaik jangka panjang.
Di sisi lain, purchasing hanya memiliki tujuan jangka pendek. Bidang ini fokus pada eksekusi transaksi, dengan cara membeli dan mengatur pengeluaran bisnis untuk memperoleh sumber daya tertentu.
Perbedaan ini menunjukkan pengadaan sering berkaitan dengan efisiensi biaya total, bukan hanya harga unit barang. Staf perlu mengidentifikasi pilihan yang paling ideal berdasarkan kriteria, termasuk apakah vendor mampu memberikan produk yang berkualitas dengan harga yang ditetapkan.
Ruang Lingkup Aktivitas
Procurement mencakup segala hal mulai dari mengidentifikasi dan memvalidasi kebutuhan bisnis, memilih dan mengevaluasi pemasok, hingga menegosiasikan kontrak. Tujuan akhirnya untuk memaksimalkan nilai bagi perusahaan. Tidak hanya dalam hal penghematan biaya, tetapi juga peningkatan kualitas produk, penyampaian layanan, dan kepuasan pelanggan.
Sebaliknya, purchasing bersifat "in the moment". Aktivitas yang dilakukan lebih spesifik, seperti membeli dan memesan barang, menerimanya, memeriksa kualitas, hingga mencatat transaksi.
Misalnya dalam bisnis makanan, tim pengadaan menentukan vendor mana yang akan diajak bekerja sama untuk pengadaan bahan baku. Setelah pemasok diputuskan, pemesanan dan transaksi dilakukan oleh bagian pembelian.
Hubungan dengan Vendor
Menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan tidak cukup satu kali. Untuk itu, procurement bertugas membangun hubungan jangka panjang yang sehat dengan pemasok. Evaluasi secara berkala, menilai performa, hingga berkolaborasi dapat dilakukan agar kualitas produk tetap terjaga selama bekerja sama. Pengadaan bersifat relasional. Ketika hubungan dengan vendor baik, relasi tersebut akan berkontribusi pada pertumbuhan dan kesuksesan bisnis.
Purchasing pada dasarnya termasuk dalam proses pengadaan, namun departemen ini hanya berinteraksi untuk proses pemesanan dan pengiriman. Sudut pandangnya lebih transaksional dan berfokus pada tugas. Mereka hanya perlu memenuhi persyaratan kontrak, alih-alih mengembangkan hubungan strategis yang lebih mendalam.
Pengukuran Kinerja (Metrics)
Dalam hal kinerja, procurement diukur berdasarkan total cost of ownership, yakni metodologi perhitungan semua biaya yang terkait dengan pembelian tertentu selama siklus hidupnya. Tidak hanya mencakup harga beli awal, tetapi juga biaya pemeliharaan, perbaikan, peningkatan, dan pembuangan.
Selain itu, mitigasi risiko juga turut dipertimbangkan, termasuk menilai isu-isu global yang dapat menyebabkan gangguan rantai pasokan, masalah kepatuhan dan regulasi, hingga perubahan pasar. Dari sisi purchasing, kompetensinya diakui jika order bisa diproses lebih cepat dan tim mampu mengurangi pengeluaran dengan menekan biaya operasional agar laba meningkat.
Posisi dalam Struktur Organisasi
Procurement telah bertransformasi secara signifikan. Dahulu dipandang sebagai fungsi transaksional semata, kini telah menjadi penggerak dan pengambil keputusan dalam bisnis. Departemennya beroperasi di level strategis, sering terintegrasi dengan R&D untuk menghasilkan produk baru atau meningkatkan yang sudah ada.
Finance juga kerap terkait karena dalam proses pengadaan memerlukan dana. Di sisi lain, purchasing beroperasi di level divisi operasional dan administrasi bisnis berdasarkan fungsi utamanya yang memastikan ketersediaan barang untuk operasional perusahaan.
Peran dalam Keputusan Bisnis
Perusahaan mengandalkan kecerdasan tim procurement untuk membantu membuat keputusan yang selaras dengan biaya, risiko, hingga regulasi perusahaan. Perannya penting karena para staf harus ahli dalam menganalisis kebutuhan, perencanaan, dan keputusan memilih vendor yang berdampak pada keberlangsungan bisnis.
Purchasing hanya berperan menangani pemesanan dan pembayaran. Peran tim di dalamnya tidak berkaitan secara langsung dengan keputusan bisnis. Biaya operasional bisa lebih rendah atau tinggi karena pengaruh strategi procurement. Misalnya, tim memutuskan pembelian langsung dilakukan dalam skala besar. Hasilnya, biaya per unit menurun drastis.
Prosedur End-to-End Procurement (Pengadaan Strategis)
Proses procurement merupakan aktivitas strategis yang bertujuan mendapatkan barang atau jasa dengan biaya, kualitas, dan vendor terbaik. Tim perlu membuat pilihan paling cerdas untuk memastikan produk yang dibeli berkualitas tinggi dan harganya wajar. Secara umum, proses pengadaan end-to-end ini dimulai dari identifikasi dan validasi kebutuhan bisnis, memastikan pengadaan selaras dengan keperluan operasional.
Fase krusial ini dilanjutkan dengan riset vendor mendalam yang berbasis data, diikuti oleh negosiasi dan manajemen kontrak yang mencakup kesepakatan harga, jadwal pengiriman, dan standar kualitas. Setelah transaksi berjalan, procurement diakhiri dengan evaluasi performa vendor untuk menilai kinerja pemasok, yang menentukan apakah kemitraan dapat dilanjutkan atau perlu mencari pemasok baru.
Alur Eksekusi dan Transaksi dalam Purchasing
Purchasing adalah bagian operasional dari procurement yang berfokus pada pembelian dan pemesanan barang. Tugasnya melibatkan interaksi langsung dengan pemasok untuk melakukan pemesanan, mengelola pengiriman, dan pembayaran. Alur kerja yang efisien ini dimulai dengan membuat purchase order, yaitu dokumen yang berisi detail pesanan, kuantitas, harga, hingga syarat tertentu.
Selanjutnya, dokumen tersebut harus diteruskan ke bagian keuangan untuk memastikan ketersediaan anggaran sebelum dilakukan pemesanan ke pemasok. Setelah purchase order masuk dan barang dikirim, tim akan menerima dan memeriksa pesanan (verifikasi jumlah, pemeriksaan cacat, dan kualitas). Proses ini diakhiri dengan mencatat transaksi saat vendor mengirimkan faktur, di mana pencatatan yang tepat sangat penting untuk memastikan proses pembayaran berjalan lancar.
Contoh Procurement dan Purchasing di Berbagai Jenis Bisnis
Di restoran, tim pengadaan harus memilih vendor untuk memasok bahan baku masakan, sedangkan di perusahaan IT pemilihannya berfokus pada dukungan software CRM terbaik. Lain halnya dengan pabrik manufaktur, divisi pengadaan bertugas mencari tender supplier yang menguntungkan.
Bagian purchasing bekerja dengan membeli bahan harian restoran secara rutin, memesan stok untuk retail elektronik, atau membeli peralatan kecil sesuai bisnis yang dijalankan. Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa skala, tanggung jawab, dan ruang lingkup pekerjaan antara keduanya terlihat jelas berbeda ketika sudah dipraktikkan.
Saatnya Mengoptimalkan Proses Procurement dan Purchasing untuk Efisiensi Bisnis
Kunci bisnis siap menghadapi transaksi yang lebih besar terletak pada optimalisasi pesanan dan proses di baliknya. Melakukan optimasi pada procurement dan purchasing dapat menurunkan biaya operasional, memperkuat hubungan vendor, dan meningkatkan kualitas barang/jasa yang diterima. Jadilah bisnis yang tidak menganggap enteng pengadaan barang demi pertumbuhan lebih baik di masa depan.
Efisiensi purchasing dan procurement yang Anda bangun sangat bergantung pada proses pencatatan dan pembayaran faktur yang mulus. Jika proses purchasing Anda sudah rapi, mulai dari purchase order hingga penerimaan barang, langkah terakhir yang krusial adalah memastikan pembayaran kepada vendor dan rekonsiliasi keuangan berjalan otomatis. Ini penting untuk menekan total cost of ownership.
